Управление документацией и ведение фонда документов

При управлении документацией выполняются следующие основные функции:

- определение потребности в документации;

- разработка, согласование, утверждение, введение в действие;

- пересмотр, повторное утверждение документов;

- учет, идентификация, рассылка, хранение;

-обеспечение актуализированными документами подразделений;

- внесение изменений;

- пересмотр статуса документов;

- отмена, изъятие документов, предотвращение использования устаревших документов.

Регистрация всех документов, хранение, выдачу в работу, внесение изменений выполняет руководитель службы качества.

Если в ИЛ имеются документы, которые не нужно регистрировать (для передачи заказчику, для использования в качестве справочного материала на совещании), они помечаются штампом «Для информации» и не подлежат обслуживанию по внесению изменений, но тем не менее являются официальными.

Документы системы качества, разработанные непосредственно в ИЛ имеют уникальную идентификацию. Она включает: обозначение документа; нумерацию страниц; общее количество страниц; наименование подразделения, разработавшего документ; дату выпуска и (или) пересмотра, отмены.

Внутренние документы разрабатываются ответственными исполнителями, при необходимости к разработке внутренних документов системы качества могут привлекаться другие компетентные сотрудники.

Внутренние документы системы качества разрабатываются в трех экземплярах.

1-й экз. (контрольный) хранится в архиве ИЛ.

2-й экз. (рабочий) находится у начальника ИЛ и используется персоналам ИЛ при проведении работ.

3-й экз. (рабочий) находится в Органе по аккредитации лабораторий.

Совокупность ТНПА на различных носителях представляет собой фонд ТНПА. Фонд ТНПА может быть представлен как действующими документами, так и проектами, отмененными документами и др. самое главное, чтобы каждый документ был идентифицирован, в том числе и по статусу:

- официальные источники (действующие, вводимые в действие);

- справочные (проекты ТНПА, отмененные ТНПА, не являющиеся учтенными экземплярами ТНПА и др.).

Внутри этих двух больших групп ТНПА можно классифицировать следующим образом: ТНПА по стандартизации (стандарты, ТУ), ведомственные документы (правила и нормы), методические указания, ТНПА по метрологии и др.

Процедуры управления ТНПА должны обеспечивать:

- поддержание фонда ТНПА в актуализированном состоянии;

- использование персоналом только учтенных актуализированных экземпляров ТНПА.

В свою очередь это обеспечивается:

- введением фонда ТНПА;

- проверкой документов перед выдачей сотрудникам лаборатории ответственным лицом либо самопроверкой;

- аудитом фонда ТНПА;

- своевременным изъятием из всех подразделений недействующих документов.

1. Ведение фонда ТНПА описывается следующими процедурами:

а) комплектование фонда ТНПА;

б) учет;

в) актуализация ТНПА;

г) хранение ТНПА.

Фонд ТНПА комплектуется действующими в республике ТНПА. Для эффективности выполнения работ лаборатория должна иметь все нормативные документы, указанные в области аккредитации, устанавливающие требования к продукции, методам испытаний.

Учет ТНПА. С целью обеспечения управления документацией необходимо производить учет всех ТНПА, находящихся в лаборатории, не только по наименованию (обозначению) документа, но и по количеству экземпляров данного документа, включая копии. Такой учет ТНПА можно осуществлять посредством создания специальных перечней ТНПА, журналов учета документов. Самой удобной формой ведения учета ТНПА является картотека, в карточках которой отражается весь жизненный цикл нормативного документа.

Более прогрессивным способом проведения работ по учету имеющихся в фонде ТНПА является автоматизация библиотечных функций (информационно-поисковая система «Стандарт»).

Каждый экземпляр должен иметь статус – «контрольный» или «рабочий». Контрольный экземпляр служит для справок и сверки рабочих экземпляров.

Актуализация ТНПА. Внесение изменений в ТНПА должно производиться только на основании официальных источников. Недопустимо самостоятельное изменение ТНПА. Изменения в обязательном порядке вносятся во все учтенные экземпляры (контрольные и рабочие) в соответствии с правилами внесения изменений в конкретные категории ТНПА.

Хранение ТНПА. В лаборатории должен быть определен порядок хранения ТНПА – либо размещение ТНПА по категориям и в порядке возрастания обозначений или учетных номеров, либо по группам однородной продукции и т.д. на специальных стеллажах, в папках, коробках и т.д. ТНПА, носящие справочно-информационный характер должны храниться отдельно от действующих нормативных документов.

2. Проверка документов перед выдачей

С целью исключения пользования неактуализированными или недействующими ТНПА пред выдачей должен быть осуществлен контроль документов.

3 Обеспечение применения учтенных экземпляров ТНПА

Данная процедура управления документацией должна гарантировать, что учтенные экземпляры соответствующих документов доступны на всех участках, где осуществляются основные операции.

4 Аудит фонда ТНПА.

Внутренний аудит процедур управления документацией должен быть включен в ежегодный план проверок. Аудит фонда ТНПА включает проверку действия ТНПА, актуальность их содержания.

5 Изъятие недействующих ТНПА.

Отмена (замена) ТНПА осуществляется на основе информации, публикуемой в информационных указателях ТНПА. Отмененные или замененные ТНПА должны оперативно изыматься из мест их использования по поступлению информации об отмене или замене ТНПА[7].

5 Разработка паспорта испытательной лаборатории

Паспорт является основным документом испытательной лаборатории. Он разрабатывается с учетом области аккредитации лаборатории. В структуру паспорта должны входить следующие сведения: область деятельности испытательной лаборатории (таблица 5.1); сведения о технических требованиях, режимах испытаний и применяемых средствах измерений и испытательном оборудовании при испытаниях, установленных в нормативных документах на методы испытаний (таблица 5.2); сведения о средствах измерений, используемых при проведении испытаний (таблица 5.3); сведения об испытательном оборудовании, используемом при проведении испытаний (таблица 5.4); оснащенность стандартами, образцами, используемыми при проведении испытаний (таблица 5.5); сведения о системе контроля результатов испытаний (таблица 5.6); кадровый состав (таблица 5.7); состояние производственных помещений (таблица 5.8).Структура паспорта приведена в Приложении В. Паспорт испытательной лаборатории представлен в Приложении Г.

Дата добавления: 2015-08-31