В период прохождения практикиУправления МВД России по г. Ижевску я часто встречалась с ошибками неверного оформления документов

Краткое заключение.

В ГОСТе Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст описывается правильное расположение реквизитов и их описание, правильное расположение полей, использование различных форматов в отдельных видах документов.

1.2. Порядок подготовки и оформления справочно-информационных документов в органах государственной власти. Требования, предъявляемые к содержанию и оформлению справочно-информационных документов

Справочно-информационные документы содержат, как правило, текущую или справочно-аналитическую информацию о состоянии дел. Эти документы выполняют служебную, вспомогательную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам, поскольку не содержат поручений, не обязывают действовать строго предписанным образом, как распорядительные документы, а лишь сообщают сведения, которые могут побудить к принятию определенного решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия.

Сбор, обработка и обмен информацией в любой системе управления между всеми звеньями управленческого процесса – необходимое условие функционирования этой системы. Существуют различные источники информации, необходимой для принятия управленческих решений, но группа справочно-информационных документов играет здесь важнейшую роль.

Особенность этой группы документов состоит в том, что, как правило, они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю структурного подразделения, от руководителя подразделения к заместителю руководителя организации или руководителю организации; от подведомственной организации к вышестоящей. Предлагаемые различными источниками классификации данного вида документов достаточно противоречивы и неоднозначны, однако с определенной мерой условности всю совокупность этих документов можно разделить на справочно-информационные и справочно-аналитические документы.

Таблица 1. Справочно-информационные документы

Справочно-информационные документы	Справочно-аналитические документы
1. Докладная записка 2. Объяснительная записка 3. Служебное письмо 4. Предложение 5. Заявление 6. Представление 7. Переписка 8. Телеграмма, телефонограмма, телекс, факсограмма, электронное сообщение	1. Акт 2. Справка 3. Сводка 4. Заключение 5. Отзыв 6. Список 7. Перечень 8. Протокол

Часть из перечисленных документов, относящихся к справочно-информационной группе, не входят пока в УСОРД, не имеют унифицированной формы (сводка, заключение, отзыв, представление, характеристика) и оформляются согласно сложившейся управленческой практике.

Остальные виды этой группы документов оформляются в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. При оформлении документов справочно-информационной группы используются разные виды бланков. Так, служебное письмо оформляется на бланке письма, протокол, докладная записка, справка, акт – на общем бланке с указанием конкретного вида документа.

Особое место в этой системе занимает служебная корреспонденция (переписка) — обобщенное название различных по содержанию документов, выступающих в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями. Корреспонденция занимает весьма значительное место в документном массиве учреждений. Являясь связующим звеном между различными организациями, переписка занимает около 80 % входящей и исходящей документации.

Виды деловой переписки и их названия (письмо, телеграмма, телекс, факсограмма (факс), телефонограмма) определяются способами передачи деловой информации, которые подразделяются на два основных вида: почтовая связь и электронная связь.

Переписку отличает широкое видовое разнообразие: от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. Разнообразна переписка и по содержанию: запросы, уведомления, соглашения, претензии, напоминания, требования, разъяснения, подтверждения, просьбы, рекомендации, гарантии, приглашения и т.д.

При ведении переписки должны соблюдаться следующие требования:

• Письма оформляются на специальных бланках (бланках для писем) и подписываются руководителем организации или его заместителями в рамках предоставленной им компетенции;

• Письма должны составляться грамотно, аккуратно, без грубых помарок, исправлений;

• Независимо от содержания тон письма должен быть спокойным, выдержанным, информация должна излагаться официально-деловым языком, аргументировано, точно, полно, ясно, последовательно, кратко;

• Содержать объективные сведения об излагаемых событиях и фактах, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополняющие материалы (приложения).

Информационный обмен с помощью переписки следует использовать только в том случае, когда затруднен или невозможен иной способ обмена информацией (телефонные переговоры, личные встречи и др.). Однако, в современных условиях крайне низкого уровня исполнительской дисциплины в нашей стране, многие предпочитают именно такой способ общения, поскольку он дает возможность документально подтвердить, в случае необходимости, те или иные взаимоотношения и действия.

Записка — документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Существует 3 вида записок:

1) Докладная;

2) Объяснительная;

3) Служебная.

Текст состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к написанию записки, вторая — причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Эти документы подписываются составителем. Датой является дата их подписания составителем.

Обязательными реквизитами являются:

• 08 – Наименование организации;

• 10 – Наименование вида документа;

• 11 – Дата документа;

• 12 – Регистрационный номер документа;

• 14 – Место составления или издания документа;

• 18 – Заголовок к тексту;

• 20 – Текст документа;

• 22 – Подпись.

Заявление — документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника.

Работниками организации заявления составляются, как правило, по кадровым вопросам: о принятии на работу, об увольнении, о предоставлении отпуска и т.д.

Заявление адресуется руководителю организации или его заместителю (в крупных организациях — руководителю самостоятельного структурного подразделения). Заявление оформляется на стандартном листе бумаги.

Текст заявления начинается с изложения непосредственного существа вопроса: «Прошу перевести...», «Прошу предоставить...» и т.д., после чего излагаются детали затронутого вопроса. Заявление подписывается автором.

Обязательными реквизитами заявления являются:

• 08 – Наименование организации;

• 10 – Наименование вида документа;

• 11 – Дата документа;

• 12 – Регистрационный номер документа;

• 15 – Адресат;

• 22 – Подпись.

Представление — документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника организации.

Представления также оформляются на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами представления являются:

• 08 – Наименование организации;

• 10 – Наименование вида документа;

• 11 – Дата документа;

• 12 – Регистрационный номер документа;

• 15 – Адресат;

• 18 – Заголовок к тексту;

• 22 – Подпись.

Текст представления содержит следующую информацию: фамилия, имя, отчество; дата рождения; образование; занимаемая должность; структурное подразделение; стаж работы (общий; в данном подразделении; в данной должности); оценка служебной деятельности; повышение профессионального уровня; оценка деловых и моральных качеств; участие в общественной работе; мотивы назначения, перемещения или поощрения; должность и структурное подразделение, на которую предлагается назначить или перевести работника.

Представление подписывается руководителем подразделения и адресуется руководителю организации.

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Протокол составляют на основе рукописных, стенографических, магнитофонных и других записей, сделанных во время заседаний делопроизводственными работниками (секретарями, стенографистками) либо избранными на заседании секретариатами или секретарями.

Протокол оформляется на общем бланке с указанием конкретного вида документа. Регистрационным индексом протокола является порядковый номер заседания, датой – дата заседания.

Заголовком к тексту протокола является название коллегиального органа и обсуждаемый вопрос, которые должны согласовываться с наименованием вида документа: «протокол заседания совета директоров», «протокол совещания у директора завода».

Текст протокола состоит из вводной и основной частей.

Вводная часть начинается с указания председателя и секретаря заседания, а также присутствующих лиц на данном заседании или являющихся членами коллегиального органа. Фамилии и инициалы присутствующих перечисляют в алфавитном порядке, при необходимости указывают их должности.

Если есть приглашенные, их указывают отдельным списком, указывая должность, место работы. Если число приглашенных или присутствующих больше 15, то в протоколе указывают только общее число, а к протоколу прилагают список. На многочисленных собраниях указывают только общее число человек (150).

В вводной части указывают и повестку дня – перечень четко сформулированных вопросов, которые рассматриваются на данном заседании. Указываются вопросы в порядке их значимости и формулируются в именительном падеже.

Основная часть текста состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Разделы нумеруются и строятся по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ), которые печатаются от «нулевого» положения табулятора прописными буквами, после которых ставится двоеточие. На следующей строке с абзаца указывают инициалы и фамилию докладчика; если необходимо, то и название учреждения, ставят тире, а затем в форме прямой речи излагают содержание выступления или доклада.

В тех случаях, когда текст доклада прилагается, после фамилии пишется «текст доклада прилагается».

Аналогично оформляются разделы «ВЫСТУПИЛИ» и «РЕШИЛИ» («ПОСТАНОВИЛИ»). Последний отделяется 2-4 интервалами. Текст решения печатают с абзаца, подразделяют (если это необходимо) на пункты, которые нумеруют арабскими цифрами и печатают с абзаца каждый пункт. Если решением или одним из пунктов утверждается какой-либо документ, то последний прилагается к протоколу. Стиль протокольных решений – распорядительный, лаконичный, не допускающий двойного толкования. Если какой-либо из вопросов повестки дня на данном заседании не рассматривался, это должно быть зафиксировано в протоколе.

Протоколы всегда имеют две подписи – председателя и секретаря. Некоторые протоколы подлежат утверждению руководителем учреждения, например протоколы заседания центральной экспертной комиссии организации.

Основными реквизитами протокола являются:

• 08 – Наименование организации;

• 10 – Наименование вида документа;

• 11 – Дата документа;

• 12 – Регистрационный номер документа;

• 14 – Место составления или издания документа;

• 18 – Заголовок к тексту.

Справка – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий.

Справки бывают личного и служебного характера. В справках личного характера описываются или подтверждаются факты или события, касающиеся конкретного лица. В справках служебного характера приводится информация по тем или иным направлениям деятельности организации.

Справка может быть внутренняя и внешняя. Если справка выходит за пределы учреждения, то оформляется на общем бланке с указанием конкретного вида документа.

Справка должна иметь заголовок. Заголовок к тексту справки строится по схеме «О чем?» и включает указание периода времени, к которому относятся изложенные в тексте справки сведения.

Служебная справка может состоять из нескольких разделов, оформляться в виде таблицы, иметь пояснения и ссылки. Подписывает служебную справку руководитель структурного подразделения.

Для личных справок используют трафаретные тексты. Текст такой справки целесообразно начинать указанием в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, которому выдается справка. Не рекомендуется использовать обороты типа: «выдана настоящая», «действительно учится» и т.д. Не следует загромождать текст указанием организации, куда будет представлена справка. Для этой цели необходимо использовать реквизит 14 «Адресат». Справка личного характера, содержащая сведения финансового характера (размер оклада, стипендии), должна быть подписана руководителем и главным бухгалтером. При необходимости она заверяется печатью.

Основные реквизиты справки:

• 08 – Наименование организации или структурного подразделения (для внутренней справки);

• 10 – Наименование вида документа;

• 11 – Дата документа;

• 12 – Регистрационный номер документа;

• 18 – Заголовок к тексту;

• 15 – Адресат;

• 21 – Отметка о наличии приложения;

• 22 – Подпись.

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события (акты аварий, приема-передачи дел, инвентаризации и т.д.).

Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей. В вводной части указываются основания для составления акта и лица, составлявшие акт и присутствовавшие при этом. Акт может быть составлен по указанию вышестоящей организации, руководителя своей организации или на основании распорядительного документа. Этой части текста предшествует слово «основание», например: Основание: приказ директора техникума от 10.02.2000 № 15.

После слова «составлен» указывают наименование комиссии, должности, фамилии, имена, отчества лиц, составивших акт. Если акт составлен комиссией, первой указывается фамилия председателя, остальные - в алфавитном порядке. Кроме членов комиссии при составлении акта могут присутствовать другие лица, поэтому после перечисления членов комиссии пишется слово «присутствовали» и указываются в алфавитном порядке их должности, инициалы и фамилии.

В констатирующей части акта излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, в отдельных случаях - выводы и предложения. Это – акты проверок, обследований и т. д. Эту часть разрешается оформлять в виде таблицы.

В конце текста помещаются данные о количестве оформленных экземпляров акта, месте их нахождения или адресатах, которым они направлены.

Акт подписывают все лица, участвовавшие в его составлении без указания должности. Первой проставляется подпись председателя, далее - членов комиссии, фамилии которых перечисляются в алфавитном порядке. Наименования должностей подписавших акт не указывают, и первую часть реквизита «Подпись» в акте проставляют следующим образом:

Председатель

Члены комиссии

Обязательными реквизитами акта являются:

• 10 – Наименование вида документа;

• 11 – Дата документа;

• 12 – Регистрационный номер документа;

• 14 – Место составления или издания документа;

• 18 – Заголовок к тексту;

• 21 – Отметка о наличии приложения;

• 22 – Подпись;

• 16 – Гриф утверждения документа.

Такие документы, как заявление, объяснительная записка, представление, характеристика, предложение, жалоба, оформляются автором на чистом листе бумаги. Документы этой группы отличаются друг от друга структурой изложения и объемом текста. В большинстве своем документы этой группы состоят из одного-двух листов (служебные письма, телеграммы, телефонограммы, заявления, акты, характеристики и др.).

Исключение составляют такие документы, как протоколы, заключения, справки служебного характера, отзывы, которые могут быть многостраничными. Как правило, справочно-информационные документы имеют одну подпись, за исключением протокола (две подписи) и акта (подписывается комиссией).

Объяснительная записка — документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу.

Обязательными реквизитами акта являются:

• 10 – Наименование вида документа;

• 11 – Дата документа;

• 12 – Регистрационный номер документа;

• 14 – Место составления или издания документа;

• 18 – Заголовок к тексту;

• 21 – Отметка о наличии приложения;

• 22 – Подпись;

• 16 – Гриф утверждения документа.

Предложение — документ, представляющий собой разновидность докладной записки, который содержит перечень конкретных предложений по определенному вопросу.

Предложения составляются аналогично докладным запискам, но, как правило, по заданию руководства. Текст предложения не содержит аналитической части, а только вводную (обоснование) и заключительную (перечень предложений).

Электронное сообщение — документ, переданный «электронной почтой» по системе связи между ЭВМ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора (телетекст) или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере (машинограмма).

Электронная почта используется как для передачи сообщений внутри одного учреждения, так и между различными организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

Адресат электронной почты получает изображение полученного документа (электронного сообщения) на экране монитора или в виде копии на бумажном носителе, отпечатанной на принтере.

Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный «почтовый ящик» (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя. Обмен электронными сообщениями осуществляется через эти «почтовые ящики» практически в режиме реального времени.

Электронное сообщение состоит из адреса (или нескольких адресов получателей); заголовка, содержащего служебную информацию, и текста. Адрес в системе электронной почты состоит из имени электронного почтового ящика (которое обычно совпадает с регистрационным именем пользователя) и домена, который описывает место (компьютер или локальную систему), где этот электронный почтовый ящик находится. Имя и домен разделяются знаком «@». Домен, в свою очередь, состоит из нескольких поддоменов, разделенных точками. Последний поддомен – это код страны из двух букв, предпоследний обозначает город — msk (Москва) или организацию внутри страны и т.д.

Обязательными реквизитами электронного сообщения являются:

• 08 – Наименование организации;

• 10 – Наименование вида документа;

• 11 – Дата документа;

• 12 – Регистрационный номер документа;

• 20 – Текст;

• 22 – Подпись;

• 15 – Адресат;

1.3.Типичные ошибки, допускаемые при оформлении справочно-информационных документов

К сожалению, составители справочно-информационной документации зачастую допускают массу ошибок. Их можно подразделить на следующие виды: структурные, синтаксические, морфологические, стилистические, технические.

1. Структурные ошибки – ошибки, связанные с логикой построения документа. Они возникают в результате отсутствия разработанных типовых документов.

Вновь создаваемый документ не должен дублировать другой, унифицированный документ. Например, нет смысла в составлении письма, удостоверяющего личность сотрудника в его служебной командировке, если существует форма командировочного удостоверения. Источником структурных ошибок является неверное построение письма, несоразмерное расположение его частей.

Каждый аспект содержания должен занимать определённое место в логической структуре письма и не должен совпадать с другим аспектом. Несоблюдение этого условия приводит к длинным введениям и сложным системам мотивировок. Не следует текст письма начинать с повторения того, что отражено в индексах, даже отправления и теме письма. Нет необходимости указывать наименование предприятия рядом с должностью лица, подписавшего письмо, поскольку это уже указано на бланке или в прямоугольном штампе, поставленном в верхнем левом углу письма.

2. Синтаксические ошибки – это ошибки или недочеты в построении словосочетаний или предложений, нарушающие правила связи слов или ведущие к синтаксической омонимии и, как следствие, к двусмысленности высказывания. Информационная роль порядка слов в текстах официально-делового стиля возрастает к концу предложения.

В предложении «ООО «Прогресс» выполнил план 20 декабря» – содержится указание, к какому сроку завод выполнил план. В предложении «К 20 декабря ООО «Прогресс» выполнил план» – констатируется, что завод план выполнил. В ином варианте, в предложении «К 20 декабря выполнил план ООО «Прогресс» – указывается, какой именно завод выполнил план.

При построении сложных предложений следует учитывать, что наиболее употребительны сложные предложения с союзами «что; который; если; вследствие того, что; при условии; чтобы; где; как».

Нередко составители деловых писем неоправданно усложняют текст. Появляются письма, насыщенные сложноподчиненными предложениями с однотипными придаточными частями, длиннейшими перечислениями, сложно построенными вставными конструкциями, развернутыми цитатами (например, из предварительной деловой беседы или телефонного разговора) и т.д.

Придаточные предложения могут быть заменены синонимичными причастными и деепричастными оборотами. Этим достигаются сжатость и лаконизм текста. Например:

«Направляем Вам для сведения Основные положения Единой государственной системы делопроизводства, одобренные Федеральным агентством…» (вместо: «которые одобрены»).

Наиболее частая ошибка – неправильное использование предлогов. В деловой письменной и устной речи получили большое распространение словосочетания с предлогом «о» и с зависимыми существительными в предложном падеже типа: «вопрос о доверии; решение о кадрах; соглашение с…» и т.д. Однако наблюдаются случаи неправильного использования предлога «о», что создаёт языковые помехи.

Составители деловых писем нередко не различают случаев, когда речь идёт об учреждении, а когда о здании. Например: «В наше предприятие направлены на практику студенты-первокурсники» (правильно: «На наше предприятие…»).

Неправильное использование предлогов связано:

1) С незнанием значения, выражаемого предлогом;

2) С ошибочным выбором падежа существительного;

3) С неправильным написанием.

Одной из главных ошибок при составлении документа является привнесение в него элементов других стилей: в деловом тексте предпочтительно использовать предлог по причине, а не потому что, словосочетание задать вопрос, а не спросить и под. Но при этом необходимо помнить, что использование средств официально-делового стиля в ситуациях повседневного общения или общения в официальной обстановке, но не на темы, описываемые документами, недопустимо. Немотивированное обращение к средствам официально-делового стиля носит название канцелярита (этот термин принадлежит К.И.Чуковскому) и является свидетельством неразвитости языковой личности, неумения говорящего менять свою речь в зависимости от задач общения.

3. Морфологические ошибки

Составителям деловых писем следует учитывать, что краткие формы имен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи. Полные формы прилагательных (в форме именительного падежа) в подобных текстах оказываются неуместными, ощущаются как разговорные и даже просторечные.

В случае употребления форм кратких имен прилагательных на «-ен» и «-енен» следует учитывать, что в официально-деловой речи предпочтительно употребление форм на «-енен».

При употреблении количественных числительных в деловых письмах, а также в телефонном разговоре, деловой беседе, при чтении деловых текстов в официальной обстановке следует помнить, что все количественные имена числительных склоняются; при этом изменяются все части сложных и составных числительных: «до семисот рублей», «с семьюстами семьюдесятью семью рублями» и т.д. Несклонение или неполное склонение сложных и составных числительных, распространенное в устной речи, является нарушением норм официально-деловой письменной речи.

4. Лексические ошибки

Основное количество ошибок в текстах делового стиля относится к лексическим. Природа их кроется в ряде случаев в недостаточной грамотности составителей документов, деловых писем.

Отдельные термины и профессиональные слова бывают знакомы лишь узкому кругу лиц определенной профессии, поэтому требуется обязательная расшифровка их в тексте.

Стремление придать словам большую значимость выливается в «терминологическую игру», приводящую к разнообразным ошибкам. Часто встречаются обороты, которые в стилистике именуются расщеплением сказуемого: вместо «премировать» пишут «производить премирование», вместо «монтировать» – «производить монтаж», вместо «внедрить» – «осуществить внедрение».

При использовании иностранного слова необходимо точно знать его смысл. Часто в деловой язык попадают иностранные слова, обозначающие понятия, за которыми уже закреплен русский эквивалент. Например, пишут: «срок выполнения может быть пролонгирован» вместо «продлен»; «презентовать» вместо «представить».

Неуместное употребление иноязычной лексики, как правило, ведёт к тавтологии.

Тавтологией называются смысловые повторы, которые возникают в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова: польза от использования навесных агрегатов; следует учитывать следующие факторы; данное явление полностью проявляется в условиях… Тавтологические повторы делают фразу неблагозвучной. Кроме того, они затрудняют её восприятие, поскольку привлекают к себе особое внимание.

5. Плеоназм

Плеоназмом (греческое pleonasmos – излишество) называется оборот речи, содержащий однозначные или близкие по смыслу слова.

Например, памятный сувенир (сувенир – подарок на память), передовой авангард (авангард – те, кто идёт впереди), совместное сотрудничество (сотрудничество – совместная работа, совместное решение проблем). Часто встречаются выражения: промышленная индустрия (в слове «индустрия» уже заключено понятие «промышленная»). Как отмечалось выше, одной из причин плеоназма является неуместное употребление иностранной лексики.

Глава 2. Особенности подготовки и оформления справочно-информационных документов в органах государственной власти на примере Управления МВД России по г. Ижевску

2.1. Характеристика основных групп документов, образуемых в процессе деятельности Управления МВД России по г. Ижевску

В деятельности Управления МВД России по г. Ижевску создается комплекс организационно-распорядительных документов: приказы, директивы, распоряжения, положения, правила, инструкции, решения коллегии МВД России. Справочно-информационные документы: протоколы заседаний (совещательных, консультативных органов), акты, аналитические справки, записки (служебные, объяснительные, докладные, аналитические), договоры (контракты, соглашения), служебная переписка и другие.

Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах консультативных и совещательных органов, иных заседаний и совещаний.

Взаимные обязательства органов внутренних дел и их контрагентов, а также их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов, протоколов и других документов.

В зависимости от конкретных задач в деятельности органа внутренних дел создаются иные виды документов: планы, программы, отчеты и другие.

В установленных законодательством случаях Министерством могут издаваться акты совместно с другими органами власти по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются и публикуются как единый документ (приказ, протокол, положение и другие).

Такие документы как, планы, графики работы, повестки заседаний коллегии (комиссий, рабочих групп, совещаний, семинаров, советов) могут утверждаться без издания приказа.

Методические рекомендации по направлениям деятельности – утверждаются руководителем (начальником) органа внутренних дел или его заместителем, несущим ответственность за соответствующее направление деятельности;

Согласно Приказу Министерства внутренних дел Российской Федерации от 25 сентября 2012 г. N 886 г. Москва "Об утверждении Порядка разработки и утверждения должностных регламентов (должностных инструкций) и их примерной формы" должностной регламент должен содержать следующие разделы:

1. Общие положения;

2. Права;

3. Обязанности;

4. Ответственность.

В разделе "Общие положения" предусматривается перечень основных нормативных правовых актов, правовых актов органа, организации, подразделения системы МВД России, в соответствии с которыми определяются права по замещаемой должности, служебные обязанности и ответственность сотрудника.

В разделе "Права" предусматриваются права сотрудника по замещаемой должности.

В разделе "Обязанности" предусматриваются служебные обязанности сотрудника по замещаемой должности.

В разделе "Ответственность" предусматривается ответственность сотрудника за несоблюдение требований, установленных законодательством Российской Федерации, нормативными правовыми актами МВД России, а также должностного регламента (должностной инструкции).

Должностной регламент (должностная инструкция) составляется в двух экземплярах, с каждым из которых сотрудник должен быть ознакомлен под расписку. Один экземпляр передается сотруднику, другой хранится в органе, организации, подразделении системы МВД России или в их структурных подразделениях.

Должностные инструкции (должностные регламенты) сотрудников – утверждаются руководителями (начальниками) соответствующих подразделений.

Должностные регламенты федеральных государственных гражданских служащих, работников – утверждаются представителем нанимателя, лицом, исполняющим его обязанности.

Архивные документы: описи дел постоянного, долговременного срока хранения и по личному составу, акты передачи архивных дел на постоянное хранение, приема-передачи дел, акты уничтожения документов с истекшими сроками хранения и другие – утверждаются должностным лицом, возглавляющим экспертную комиссию;

В структурном подразделении отдел делопроизводства и режима существуют некоторые задачи и функции:

· Организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления органами внутренних дел;

· Организация контроля за обеспечением режима секретности и защитой сведений ограниченного распространения при работе с документами и информацией в органах внутренних дел.

Планы работы структурных подразделений – утверждаются руководителем (начальником) этого подразделения;

Положения об управлениях (отделах) в составе структурного подразделения органа внутренних дел – утверждаются руководителем (начальником) этого подразделения.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на потоки: требующие обязательного рассмотрения руководителем Управления МВД России по г. Ижевску; направляемые непосредственно в структурные подразделения Управления МВД России по г. Ижевску, ответственным исполнителям, и осуществляется исходя из оценки их содержания на основании установленного в Управлении МВД России по г. Ижевску распределения служебных обязанностей.

2.2. Особенности подготовки и оформления справочно-информационных документов в Управлении МВД России по г. Ижевску

Документы в Управлении МВД России по г. Ижевску оформляются в точном соответствии с Приказом МВД России от 20 июня 2012 г. № 615 «Об утверждении инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации».

В соответствии с пунктом 19 Приказа МВД России от 20 июня 2012 г. № 615, оформление документов осуществляется с соблюдением следующих правил:

1) Обеспечение юридической силы документов;

2) Оперативное и качественное их исполнение и поиск;

3) Возможность обработки с помощью средств вычислительной техники;

4) Создание как исторического источника информации.

При подготовке документов существуют некоторые требования.

Документ не должен противоречить законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и нормативным правовым актам МВД России. Применяемые термины должны соответствовать терминологии, используемой в законодательных и иных нормативных правовых актах Российской Федерации и нормативных правовых актах МВД России, и употребляться в одном и том же значении.

Документ должен быть написан кратко, точно, логично, без помарок и исправлений, в официально-деловом стиле.

Документ должен основываться на фактах и содержать конкретные и реальные предложения или указания и не должен дублировать положения ранее изданных нормативных правовых актов.

Документ должен быть оформлен в соответствии с существующими государственными стандартами и требованиями настоящей Инструкции, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов с соблюдением порядка их расположения.

В основном, документирование в Управлении МВД России по г. Ижевску осуществляется с использованием технических средств, в том числе средств вычислительной техники. Но при отсутствии технических средств или в случаях предусмотренных законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами МВД России, допускается изготовление рукописных документов. Кроме того, отдельные документы внутреннего обращения допускается писать от руки (такие как: рапорт, заявление, объяснение).

Документы в Управлении МВД России по г. Ижевску отличаются от документов, оформленных по ГОСТу Р 6.30-2003. При оформлении документов Управления МВД России по г. Ижевску рекомендуется применять текстовый редактор Microsoft Word версии 2003 и выше или другой, совместимый с ним, с использованием шрифтов Times New Roman (Times New Roman Cyr) размером N 13-15 через 1 – 1,5 межстрочных интервала. Шрифт в документе должен быть единым по размеру, за исключением особенностей, предусмотренных пунктом 28 настоящей Инструкции.

В состав реквизитов документов Управления МВД России по г. Ижевску, не входит реквизит 02 – Герб субъекта Российской Федерации, но в соответствии с Приказом № 615 от 20 июня 2012 г. «Об утверждении инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации» добавлен реквизит 31 – Гриф ограничения доступа к документу.

В Управлении МВД России по г. Ижевску в основном используют угловое расположение оформления реквизитов бланка.

В Управлении МВД России по г. Ижевску составляются документы, в соответствии с Приказом Федеральной службы исполнения наказаний от 10 августа 2011 г. № 463 “Об утверждении Инструкции по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы”, на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210x297 мм) либо в виде электронных документов, кроме того эти документы должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, или в виде электронного документа имеет следующие размеры полей:

Левое – 30 мм;

Правое – 12,5 мм;

Верхнее – 20 мм;

Нижнее – 20 мм.

Текст документа печатается через 1 - 1,5 межстрочных интервала, без переноса слов по правому полю.

В соответствии с Приказом Федеральной службы исполнения наказаний от 10 августа 2011 г. № 463 “Об утверждении Инструкции по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы” докладная записка имеет иное название документа – рапорт.

В рапорте зафиксирована информация как служебного, так и личного характера (о нарушении служебной дисциплины, о происшествии, о предоставлении отпуска и т.п.).

Рапорт оформляется на стандартном листе бумаги формата А4, заголовка не имеет, текст должен быть лаконичным. Суть ходатайства, информации либо просьбы, содержащейся в рапорте, целесообразно использовать в самом начале текста, после чего должны следовать аргументы.

Слово «Рапорт» пишется (печатается) с заглавной буквы, вразрядку, точка в конце не ставится.

2.3. Ошибки, допускаемые сотрудниками и работниками Управления МВД России по г.Ижевску в процессе подготовки и оформления справочно-информационных документов

В период прохождения практики в Управлении МВД России по г.Ижевску мной были изучены справочно-информационные документы, создаваемые сотрудниками Управления МВД России по г.Ижевску и выявлены типичные ошибки сотрудников, которые заключаются в следующем.

неправильное расположение реквизитов и полей, несоблюдение субординации, орфографические и технические ошибки.

1.

Глава 3. Основные направления совершенствования деятельности по подготовке и оформлению справочно-информационных документов в органах государственной власти на примере Управления МВД России по г. Ижевску

Демосфен говорил: «Ни в чем не ошибаться – свойство богов». Людям свойственно ошибаться, допускать просчеты, принимать неверные решения.

Совсем избежать ошибок не может никто, однако предупредить их допущение вполне возможно. Для этого нужно лишь понимать, что и как можно сделать неправильно и очень стараться этого не делать.

Исключение дублирования документа

Важную роль, при составлении документа, играет поэтапность составления документа. Важно знать, что любой официальный документ должен быть составлен в соответствии со строгой внутренней структурой. Поэтому сотрудникам Управления МВД России по г. Ижевску необходимо изучить структуру документа. Структура основана на:

1) Краткое вступление;

2) Суть основной, главной части;

В документах было неверно указано расположение реквизитов, они расставлялись в произвольном порядке или вообще отсутствовали. Официальные требования к оформлению документов подчиняются строгим канонам стандартов и нормативов. Отсутствие хотя бы одного из структурных элементов может значительно усложнить судьбу подготовленного документа. Чтобы избежать подобные ошибки необходимо детально изучить Приказ МВД России от 20 июня 2012 г. № 615 «Об утверждении инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации» не только делопроизводителям, но и сотрудникам, которые составляют документы.

Неаккуратно оформленные документы, с изобилием орфографических, синтаксических и стилистических ошибок резко снижают реноме организации, которая составила этот документ. Я считаю необходимым со стороны руководителя обеспечить надлежащий контроль над аккуратностью и лингвистикой, чтобы не повторять эти ошибки.

Правила служебного этикета требуют, чтобы документы были подготовлены на основании точных фактов, содержали объективную и легко доказательную информацию и были убедительными. Несмотря на то, что деловой документ грешит сухостью и официальностью, он обязан быть составлен по всем правилам вежливости и уважительности, в том числе объяснительные записки, претензии, исковые заявления, требования об оплате и другие служебные документы с негативной окраской. В связи с этой проблемой необходимо постоянно повышать свой профессионализм.

Нельзя не заметить, что при составлении официального документа допускается формализм, несомненная важность заключается в цели документа. Подготовка документа всегда должна начинаться с четко обозначенной цели: привлечь чье-то внимание, указать на несоответствие, подписать, выразить признательность или несогласие, побудить к какому-то конкретному действию. Перспективой для решения данной проблемы является проведение дополнительных занятий в системе подготовки и консультаций с делопроизводителями.

К оформлению перечисленных документов стоит подойти со всей серьезностью. И самое главное – соблюдать их требования, поскольку любое нарушение может привести к жалобе и тогда проверяющие нагрянут с внеплановой проверкой.

Дата добавления: 2015-08-31