Документальное оформление движения основных средств

Для подтверждения совершения хозяйственной операции должен быть документ, составленный по унифицированной форме, это обязательное условие для того, чтобы документ был принят к учету. В то же время сложившаяся судебная практика свидетельствует о том, что учет основных средств может быть проведен первичными учетными документами, составленными в свободной форме. Формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, с 01.01.2013 не являются обязательными к применению.

Обязательными реквизитами первичного учетного документа в соответствии с Законом N 402-ФЗ являются:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных п. 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Если кто–то решит составлять документы в свободной форме, нельзя допускать удаления отдельных реквизитов из унифицированных форм, но можно при необходимости вносить дополнительные реквизиты, которые должны быть утверждены в учетной политике организации. Составлять документы в свободной или в унифицированной форме, решает бухгалтер. Однако не стоит давать шанс проверяющим из налоговой службы для дополнительных придирок. Вот почему проще и удобнее заполнить унифицированную форму.

Перечень унифицированных форм первичной учётной документации по учёту основных средств представлен в таблице 9.

Таблица 9 – Формы первичной документации по учёту основных средств

Номер формы	Наименование формы
ОС-1	Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)
ОС-1а	Акт о приеме-передаче здания (сооружения)
ОС-1б	Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений)
ОС-2	Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств
ОС-3	Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств
ОС-4	Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств)
ОС-4а	Акт о списании автотранспортных средств
ОС-4б	Акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств)
ОС-6	Инвентарная карточка учета объекта основных средств
ОС-6а	Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств
ОС-6б	Инвентарная книга учета объектов основных средств
ОС-14	Акт о приеме (поступлении) оборудования
ОС-15	Акт о приеме-передаче оборудования в монтаж
ОС-16	Акт о выявленных дефектах оборудования

Формы NN ОС–1 «Акт о приеме–передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)», ОС–1а «Акт о приеме-передаче здания (сооружения)», ОС–1б «Акт о приеме–передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений)» применяются для оформления зачисления в состав основных средств отдельных объектов, для учета ввода их в эксплуатацию, а также для исключения из состава основных средств при передаче другой организации.

Приказом руководителя организации назначается приемочная комиссия, которая и составляет указанный акт в одном экземпляре. При передаче основных средств другому предприятию акт составляется в двух экземплярах: для предприятия, сдающего основные средства, и предприятия, принимающего их.

Оформление акта по форме N ОС-1б о приемке нескольких объектов основных средств допускается лишь при учете хозяйственного инвентаря, инструмента, оборудования, а также если эти объекты однотипны, имеют одинаковую стоимость и приняты в одном календарном месяце. К акту необходимо приложить техническую документацию, относящуюся к каждому объекту. Акт утверждает руководитель организации.

На основании этих документов бухгалтерия делает соответствующие записи в инвентарных карточках (книгах) учета основных средств, после чего техническая документация передается в технический (производственный) отдел организации, использующий это оборудование.

Во всех формах по учету основных средств нормы амортизации указываются за месяц. Для записи суммы амортизационных отчислений в формах предусматриваются свободные строки.

Форма N ОС – 2 «Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств» применяется для оформления внутреннего перемещения основных средств из одного цеха или участка в другой, а также для оформления передачи основных средств со склада в эксплуатацию.

Накладную на внутреннее перемещение основных средств выписывает в двух экземплярах работник участка (цеха) – сдатчик. Первый экземпляр с распиской получателя и сдатчика передают в бухгалтерию, а бухгалтерия на основании полученной накладной на внутреннее перемещение делает запись в инвентарной карточке (книге) учета основных средств и перекладывает инвентарную карточку в соответствующее место картотеки. На основании второго экземпляра накладной на внутреннее перемещение основных средств сдатчик делает соответствующие отметки в инвентарном списке основных средств по месту нахождения или эксплуатации о выбытии объекта.

Форма N ОС – 3 «Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств» применяется для оформления сдачи–приемки основных средств из капитального ремонта, реконструкции или модернизации.

Акт по форме N ОС – 3, подписанный работником участка, уполномоченным на приемку основных средств, и представителем организации, производящей капитальный ремонт или модернизацию, сдают в бухгалтерию организации, где делают соответствующие записи в инвентарных карточках учета основных средств о произведенном капитальном ремонте. В технический паспорт соответствующего объекта основных средств должны быть внесены необходимые изменения в характеристику объекта. Если ремонт, реконструкцию или модернизацию выполняет сторонняя организация, то акт составляют в двух экземплярах: второй экземпляр передают организации, производившей капитальный ремонт.

Формы N N ОС – 6 «Инвентарная карточка учета объекта основных средств» и ОС – 6а «Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств» применяются для учета зданий, сооружений, передаточных устройств. Инвентарные карточки в соответствии с формами N ОС – 6 и ОС-6а ведут в бухгалтерии на каждый объект; заполняют в одном экземпляре на основании акта приемки-передачи основных средств (форма N ОС-1), технической и другой документации на данный объект.

Записи в карточку о законченных работах по достройке, дооборудованию, реконструкции, капитальному ремонту данного объекта делают на основании акта приемки-сдачи отремонтированных или модернизированных объектов (форма N ОС – 3 «Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств»). В разделе «Краткая индивидуальная характеристика объекта основных средств» формы N ОС – 6 записываются только основные качественные и количественные показатели основного объекта, а также относящиеся к нему важнейшие пристройки, приспособления и принадлежности. Если качественные и количественные показатели характеристики объекта в результате реконструкции и дооборудования значительно изменены, то прежнюю инвентарную карточку, по которой учтен данный объект, можно заменить новой. Старую инвентарную карточку сохраняют как справочный документ.

Форма N ОС – 14 «Акт о приеме (поступлении) оборудования» применяется для оформления и учета поступившего на склад оборудования с целью последующего использования его в качестве объекта основных средств. Акт по форме N ОС – 14 составляется комиссией, уполномоченной на прием основных средств, в двух экземплярах, утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом. В случае невозможности проведения качественной приемки оборудования при его поступлении на склад акт о приеме оборудования является предварительным, составленным по наружному осмотру. Качественные и количественные расхождения с документальными данными организаций, поставивших оборудование, а также факты боя и лома отражаются в соответствующих актах.

Форма N ОС – 15 «Акт о приеме-передаче оборудования в монтаж» оформляется при передаче оборудования в монтаж. При проведении монтажных работ подрядным способом в состав приемочной комиссии входит представитель подрядной монтажной организации. В этом случае отдельный акт на передачу оборудования в монтаж по форме N ОС – 15 не составляется. Представитель монтажной организации расписывается в акте о получении оборудования на ответственное хранение, и ему передается копия этого акта. Зачисление смонтированного и готового к эксплуатации оборудования в состав основных средств организации оформляется в установленном порядке по форме N ОС – 1 или ОС – 16.

Акт по форме N ОС – 16 применяется в случае выявления дефектов оборудования в процессе его монтажа, наладки или испытания, а также по результатам контроля.

Основные средства могут отражаться в бухгалтерском учете организации в составе материально–производственных запасов. Однако здесь есть ограничение: стоимость объекта не должна превышать лимита, установленного в учетной политике организации, - не более 40 000 руб. за единицу. В целях обеспечения сохранности этих объектов должен быть организован надлежащий контроль за их движением: операции с такими объектами оформляются первичными документами для учета материально-производственных запасов - формы N N М–4 «Приходный ордер» и М–17 «Карточка учета материалов». Юридически грамотный, разумный и надлежащий учет основных средств, несомненно, способствует упорядочению и прозрачности финансового оборота организации.

Дата добавления: 2015-08-31