Порядок видачі підзвітних сум та звітування за ними

Підзвітні суми видаються за такими напрямами:

- на закупівлю продукції сільського господарства та заготівлю вторинної сировини;

Відповідно до п. 3.4 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого Постановою НБУ від 15.12.2004р. №637, видача готівки з каси здійснюється за видатковими касовими ордера [5].

Документи на видачу готівки повинні підписувати керівник та головний бухгалтер або працівник підприємства, уповноважений на це керівником. До видаткових ордерів можуть додаватися заява на видачу готівки, розрахунки тощо.

Якщо на доданих до видаткових касових ордерів документах, заявах, рахунках тощо є дозвільний напис керівника підприємства, то його підпис на видаткових касових ордерах не є обов’язковим.

Видачу готівки касир здійснює лише особі, зазначеній у видатковому касовому ордері.

Використання підзвітних коштів (як на відрядження, так і на господарські потреби) має бути підтверджене відповідними звітними документами (у т. ч. документами за операціями з платіжними картками). Такими документами слід вважати чек РРО, товарний чек, який дає змогу ідентифікувати продавця товару (надавача послуг), рахунки з готелів, проїзні документи (квитки на поїзд, авіаквитки, квитки на автобус міжміського сполучення, квитки на транспорт громадського користування внутрішньоміського сполучення тощо).

У разі застосування корпоративної пластикової картки звітними документами є: сліп, квитанція платіжного термінала, чек банкомата тощо [9, с. 97].

Строки звітування про використання підзвітних коштів згідно з Положенням про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого Постановою НБУ від 15.12.2004р. № 637 наведені в таблиці 1.

Строки звітування про використання підзвітних коштів

Напрямок використання коштів	Строки подання звіту про використання підзвітних сум
Відрядження (добові, проїзд і проживання)	До закінчення п’ятого банківського дня, що настає після дня, у якому особа завершує відрядження
Закупівля продукції сільського господарства та заготівлю вторинної сировини, окрім металобрухту	Не більше десяти робочих днів з дня видачі готівки під звіт, але при цьому не пізніше п’ятого банківського дня, що настає за днем закупівлі
Інші виробничі (господарські) потреби	Не більше двох робочих днів, включаючи день видачі коштів. Якщо гроші одержано одночасно на відрядження та на госппотреби, то строк подання звіту про використання підзвітних сум продовжують до завершення поїздки

Сума коштів, отримана під звіт для здійснення окремих цивільно-правових дій від імені та за рахунок особи, що їх надала, не підлягає обкладенню ПДФО у сумі фактичних витрат платника податку, понесених на здійснення таких дій і підтверджених документально, а саме: фіскальними або товарними чеками, касовими ордерами, товарною накладною, іншими розрахунковими документами або договором, які ідентифікують продавця товарів (робіт, послуг) та визначають суму таких витрат.

Видача відповідній особі готівкових коштів під звіт здійснюється за умови звітування нею у встановленому порядку за раніше отримані під звіт суми [5].

Службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства, об’єднання, установи, організації на певні строки до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи.

Витрати на відрядження особи, яка перебуває в трудових відносинах з платником податку, включаються до складу витрат платника податку лише за наявності документів, що підтверджують зв’язок такого відрядження з основною діяльністю підприємства, а саме: запрошень сторони, яка приймає і діяльність якої збігається з діяльністю підприємства, що направляє у відрядження; укладеного договору (контракту) та інших документів, які відрегульовують або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документів, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, які проводяться за тематикою, що стосується основної діяльності підприємства, яке відряджає працівника.

Відрядженому працівнику згідно з звітом використання підзвітних сум відшкодовуються витрати на наймання житлового приміщення та проїздом до місця відрядження і назад до місця постійної роботи, а також виплачуються добові.

Розмір добових витрат, що виплачуються працівникам, направленим у відрядження підприємствами, установами та організаціями усіх форм власності (крім підприємств, установ та організацій, що повністю або частково утримуються за рахунок бюджетних коштів), не може бути нижчим ніж норми добових витрат, установлених додатком до постанови Кабінету Міністрів України від 02.02.2011р. №98 "Суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів".

Розмір добових для небюджетних підприємств законодавством не встановлено, тому кожне підприємство встановлює такий розмір самостійно. Проте є податкові обмеження [8, с. 102].

Згідно з пп. 140.1.7 п. 140.1 ст. 140 Податкового кодексу до податкових витрат можуть відноситися добові для відряджень у межах України у розмірі не більш як 0,2 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження, а для відряджень за кордон - не вище 0,75 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження.

Тому в разі, якщо платник податків згідно з розпорядчими документами встановить менші розміри добових витрат, то у витратах підприємства враховуватиметься цей менший розмір витрат, що не є порушенням чинного законодавства, і від’ємна різниця не вважатиметься доходом платника податків.

Наведені норми встановлені для працівників підприємств усіх форм власності, крім державних службовців та осіб, які направляються у відрядження підприємствами, що повністю або частково утримуються за рахунок бюджетних коштів [13].

Станом на 01.01.2014р. розмір мінімальної заробітної плати становив 1218 грн. Таким чином, граничний розмір добових в розрахунку за кожен календарний день відрядження, які можуть включатися до податкових витрат у 2013 р.: по Україні - 243,60 грн.; за кордон – 913,50 грн.

Таке саме обмеження стосується оподаткування ПДФО (пп. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 Податкового кодексу).

Тобто якщо підприємство виплачує працівникові суму добових у розрахунку за кожен календарний день відрядження у розмірі не більше 243,60 грн. (по Україні) та 913,50 грн. (за кордон), така сума добових відноситься до складу податкових витрат і не оподатковується ПДФО за умови зв'язку відрядження з діяльністю підприємства.

Однак підприємство може виплачувати добові й у більшому розмірі. Сума перевищення обкладатиметься ПДФО і не включатиметься до складу податкових витрат. Причому потрібно враховувати, що сума перевищення з метою оподаткування ПДФО має збільшуватися на коефіцієнт, передбачений п. 164.5 ст. 164 Податкового кодексу: 1,176471 - якщо застосовується ставка 15%; 1,204819 - для ставки 17%.

Згідно з пп. 140.1.7 п. 140.1 ст. 140 Податкового кодексу сума добових визначається в разі відрядження:

- у межах України та країн, в'їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в'їзд), - згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами;

- до країн, в'їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в'їзд), - згідно з наказом про відрядження та відмітками уповноваженої службової особи Держприкордонслужби України в закордонному паспорті або документі, що його замінює.

За відсутності зазначених відповідних підтвердних документів, наказу або відміток уповноваженої службової особи Держприкордонслужби України в паспорті або документі, що його замінює, сума добових не включається до складу витрат платника податку. Ця ж сума добових підлягає оподаткуванню ПДФО (пп. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 Податкового кодексу).

Тобто підприємство може виплатити працівнику добові без достатнього документального підтвердження, але такі добові не можуть включатись до складу податкових витрат і підлягають оподаткуванню ПДФО.

Щодо нарахування та утримання єдиного внеску із сум добових, на підставі п. 6 розділу першого Переліку № 1170 витрати на відрядження, а саме добові (у повному обсязі), вартість проїзду, витрати на наймання житлового приміщення, належать до видів виплат, на які не нараховується єдиний внесок.

Інші (крім добових) витрати на відрядження відшкодовуються відрядженому працівникові.

Фактично підприємство може встановити ширший, ніж наведено в таблиці 1, перелік витрат, які відшкодовуватиме працівникові.

Підприємство може також встановити обмеження на певні види витрат. Орієнтуватися при цьому можна, наприклад, на обмеження, наведені в пунктах 1 - 4 та п. 12 розділу другого Інструкції №59, при відрядженнях у межах України (табл. 2), а при відрядженнях за кордон - на обмеження,наведені в пунктах 3 - 10 розділу третього цієї Інструкції.

Понесені працівником у відрядженні витрати мають бути підтверджені документально.

Невикористані суми готівки, виданої під звіт на господарські потреби, повинні бути повернуті підзвітною особою в касу підприємства не пізніше наступного дня після їх видачі, що оформляється прибутковим касовим ордером.

Видача готівки під звіт проводиться з кас підприємств за умови повного звіту конкретної підзвітної особи за раніше виданими під звіт сумами, тобто в разі подання до бухгалтерії звіту про використання підзвітних сум про витрачені (частково витрачені) кошти та одночасного повернення до каси підприємству залишку готівки, видано під звіт.

Якщо з каси підприємства підзвітній особі одночасно видано готівку на відрядження та для вирішення у цьому відрядженні виробничих питань (у тому числі й для закупівлі в населення сільськогосподарської продукції та заготівлі вторсировини), то підзвітна особа, незалежно від строку відрядження, протягом трьох робочих днів після повернення з відрядження має подати до бухгалтерії підприємства разом із невикористаним залишком готівки повний звіт про суми, що були їй видані для вирішення виробничих (фінансових) питань і безпосередньо на відрядження.

Підприємство, що відряджає працівника, здійснює реєстрацію особи, яка вибуває у відрядження, у спеціальному журналі за встановленою формою.

Обмеження витрат на відрядження згідно з Інструкцією №59

з/п	Витрати	Примітки
	За бронювання місця у готелі (мотелі) при відрядженні в межах України	У розмірі не більш як 50% вартості такого місця за одну добу згідно з поданими підтвердними документами в оригіналі
	На найм житлового приміщення за час вимушеної зупинки в дорозі, що підтверджуються відповідними документами	У загальному порядку, наведеному в попередніх рядках цієї таблиці
	Витрати, що перевищують граничні суми витрат на найм житлового приміщення, наведені в попередніх рядках цієї таблиці	Відшкодовуються з дозволу керівника згідно з оригіналами підтвердних документів
	На проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) до місця відрядження і назад	Відшкодовуються в розмірі вартості проїзду повітряним, залізничним, водним і автомобільним транспортом загального користування (крім таксі) з урахуванням усіх витрат, пов'язаних із придбанням проїзних квитків і користуванням постільними речами в поїздах, та страхових платежів на транспорті
	На проїзд транспортом загального користування (крім таксі) до станції, пристані, аеропорту, якщо вони розташовані за межами населеного пункту, де постійно працює відряджений працівник, або до місцеперебування у відрядженні	Відшкодовуються у повному розмірі
	На проїзд міським транспортом загального користування (крім таксі) відповідно до маршруту, погодженого керівником, та на орендованому транспорті за місцем відрядження	Відшкодовуються у повному розмірі
	На проїзд відрядженого працівника в м'якому вагоні, суднами морського та річкового транспорту, повітряним транспортом за квитками 1-го класу та бізнес-класу	Відшкодовуються в кожному випадку з дозволу керівника згідно з оригіналами підтвердних документів
	На перевезення багажу понад вагу, вартість перевезення якого входить до вартості квитка того виду транспорту, яким користується працівник	Відшкодовуються з дозволу керівника згідно з оригіналами підтвердних документів
	Витрати на оплату податку на додану вартість за придбані проїзні документи, користування в поїздах постільними речами та найм житлового приміщення понад установлені суми компенсації витрат у зв'язку з відрядженням	Відшкодовуються згідно з підтвердними документами в оригіналі
	Витрати, понесені у зв'язку з поверненням відрядженим працівником квитка на потяг, літак або інший транспортний засіб	Можуть бути відшкодовані з дозволу керівника підприємства лише якщо на те були поважні причини (рішення про відміну відрядження, відкликання з відрядження тощо), за наявності документа, що засвідчує вартість цих витрат

Видачу підзвітних сум можна проводити безпосередньо із каси підприємства, по грошовому чеку з поточного або валютного рахунку підприємства, грошовим переказом через органи зв’язку у місце знаходження підзвітної особи, за допомогою гарантованого платіжного доручення через банк[3].

- на термін будівництва (для працівників, які направляються для виконання в межах України монтажних, налагоджувальних, ремонтних і будівельних робіт);

- один рік - при направленні працівників за кордон за зовнішньоекономічними договорами (контрактами) для виконання монтажних, налагоджувальних, ремонтних, проектних, проектно-пошукових, будівельних, будівельно-монтажних і пусконалагоджувальних робіт, здійснення шефмонтажу та авторського нагляду під час будівництва, обслуговування та забезпечення функціонування національних експозицій на міжнародних виставках, проведення гастрольних та інших культурно-мистецьких заходів.

Після виконання доручення підзвітна особа повинна подати звіт про використання підзвітних коштів. До нього прикладають рахунки, квитанції, товарні чеки, залізничні квитки та інші документи, які підтверджують проведені витрати. На документах про придбання матеріальних цінностей повинні бути підписи осіб, які їх прийняли на відповідальне зберігання. Звіт про використання підзвітних коштів підписує підзвітна особа [13].

Схему розрахунків з підзвітними особами за відрядженнями відображено на рисунку 1.

Подані звіти про використання підзвітних сум перевіряють в бухгалтерії в частині обґрунтованості здійснених платежів і визначають суму витрат, яка має бути затверджена керівником підприємства. Після затвердження звіту про використання підзвітних сум бухгалтерія повністю розраховується з підзвітною особою. Якщо сума авансу перевищує суму витрат за звітом про використання підзвітних сум, то різниця повертається в касу, якщо навпаки, то відшкодовуються перевитрати шляхом видачі грошей з каси. У випадках неповернення підзвітних сум вони мають бути утримані із оплати праці.

Наказ про відрядження

Видатковий касовий ордер

Головна книга

Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт

Підтверджувальні документи

Журнал № 3 розділ І

Рис. 1. Схема розрахунків з підзвітними особами за відрядженням

Таким чином, є дві окремі події: перша - видача та повернення коштів, друга - подання звіту. Правильно визначити підзвітну суму для повернення без затвердженого звіту неможливо. Через те нерекомендовано розподіляти ці дві події на окремі операції, слід надалі продовжувати оформляти звіти з підзвітними особами у звичні строки.

Підзвітна особа заповнює всі графи звіту, крім: "Звіт перевірено", "Залишок унесений (перевитрата видана) у сумі за касовим ордером", бухгалтерських проведень, розрахунку суми утриманого податку за несвоєчасно повернуті витрачені кошти на відрядження або під звіт, які заповнюються особою, що надала такі кошти; "Звіт затверджено", які підписуються керівником (податковим агентом) [11, с. 122].

За фактом витрачання коштів на відрядження як у межах України, так і за кордоном підзвітна особа складає звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт.

До Звіту обов'язково додаються підтверджувальні документи: посвідчення про відрядження; проїзні документи (транспортні квитки, багажні квитанції, страхові документи); документи про наймання житла; чеки, квитанції.

Згідно з ПКУ Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, подається до закінчення п’ятого банківського дня, що настає за днем, коли платник податку завершує таке відрядження або виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, що видала кошти під звіт.

Форма Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та Порядок його складання, затверджений наказом Міністерства фінансів України від 05.12.2012р. №1276.

За наявності надміру витрачених коштів їх сума повертається платником податку в касу або зараховується на банківський рахунок особи, яка їх видала, до або під час подання зазначеного звіту (п. 170.9.2 ПКУ).

Залишок невикористаних коштів, згідно зі Звітом, підлягає поверненню до каси установи в термін його здавання у тій валюті, в якій було видано аванс. У бухгалтерії установи здійснюють перевірку Звітів: перевіряють правильність оформлення первинних документів, здійснюють арифметичну перевірку, визначають законність зроблених витрат. Керівник установи зобов'язаний не пізніше п'ятьох робочих днів прийняти рішення щодо затвердження перевірених звітів.

Суми надмірно витрачених грошових коштів, отриманих платником податку на відрядження або під звіт, та не повернених в установлений строк згідно з п. 170.9 Податкового кодексу України від 02.12.2010 р. підпадають під оподаткування:

- на відрядження - у сумі, що перевищує суму витрат платника податків на таке відрядження, розраховану згідно з розділом III ПКУ;

- під звіт для виконання окремих цивільно-правових дій - у сумі, що перевищує суму фактичних витрат платника податків на виконання таких дій.

Сума податку, нарахована на суму такого перевищення, утримується особою, яка видала такі кошти, за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) платника податку за відповідний місяць, а в разі недостатності суми доходу - за рахунок оподатковуваних доходів подальших звітних місяців до повної сплати суми такого податку.

Таким чином, сума надмірно витрачених коштів, виданих на відрядження або під звіт, не здана у зазначений строк, підлягає оподаткуванню на доходи за ставкою 15% - із суми, що не перевищує 10-кратний розмір мінімальної заробітної плати, установленої законом на 1 січня звітного податкового року, і 17% - із суми перевищення.

Відповідно до п. п. 164.5 Податкового Кодексу України об'єкт оподаткування і база оподаткування для коштів, надміру витрачених платником податку на відрядження або під звіт та не повернутих у встановлені законодавством строки обчислюється за такою формулою (1):

Сп — ставка податку, встановлена для таких доходів на момент їх нарахування.

Коефіцієнт для ставки податку 15% становитиме 1,176471 (100: (100 — 15)), а для ставки 17% — 1,204819 (100: (100 — 17)).

Отже, ПДФО розраховується за формулою (2), наведеною у ПКУ [1].

СК — сума коштів, яку не було повернуто вчасно.

Таким чином, суб’єктам господарювання необхідно дотримуватися визначених законодавством норм щодо регулювання розрахунків з підзвітними особами для уникнення можливих неприємностей у випадку проведення перевірок контролюючими органами.