Анализ применения информационных технологий на предприятии

Схема маршрута движения основных документов

Понятие документооборота.

Анализ информационных потоков предприятия.

Документооборот - движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.

Документооборот образуют потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (созданных и действующих в пределах организации) документов.

Движение потоков документов должно быть прямоточным, то есть исключающим возвратные, зигзагообразные и другие маршруты. Следует руководствоваться принципом однократного пребывания документа в одном подразделении или у одного исполнителя.

При проектировании рациональных документопотоков составляют схемы движения основных групп и видов документов, что позволяет установить наиболее рациональные маршруты движения документов, определить этапы их обработки, порядок обработки, установить на этой основе единый порядок работы с документами в учреждении.

Движение документов в аппарате управления определяется содержанием информации, которую они несут. Информация, а следовательно – документы, распределяются в учреждении в соответствии с функциями подразделений и исполнителей.

Главное условие рациональной организации документооборота – грамотное разделение функций в аппарате управления и документальное его закрепление.

Электронный документооборот — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Электронный документ — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной цифровой подписью и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

На предприятии ЗАО «ШЭФ» используется схема движения документооборота представленная на рис.2.

Рис.2 Схема движения документооборота

Дата добавления: 2015-08-31