Номенклатура дел

Образец номенклатуры дел

ПРИМЕР 3

Подготовка номенклатуры дел

Примерная форма журнала регистрации исходящих документов

ПРИМЕР 2

Номер	Дата	Кому направлен (адресат)	Краткое содержание	Исполнитель	Куда помещен документ (№ дела)	Отметка об исполнении
	25.05.2012	Арбитражный суд	О направлении ходатайства	Ковалева А.И.	04-12	Отправлено почтой

Если в организации используется СЭД, то, разумеется, регистрация проходит в электронном виде с применением СЭД.

Когда работа над документом завершена (т. е. на письмо-запрос дан ответ, сведения в соответствии с информационным письмом используются в работе, согласно письму-просьбе выполнены все необходимые действия и т. п.), требуется исполненные документы поместить в подходящее дело по номенклатуре дел.

Номенклатура дел (Пример 3) представляет собой перечень заголовков дел с указанием сроков хранения, составленный по установленной форме. Ее ведение является обязательным, т. к. она позволяет систематизировать и упорядочить документы в текущем делопроизводстве для обеспечения их оперативного поиска и использования. Также ее можно использовать для учета документов временных сроков хранения, отбора их к передаче в архив или на уничтожение.

Закрытое акционерное УТВЕРЖДАЮ

общество «Блиц» Генеральный директор

(ЗАО «Блиц») Никифоров С.В. Никифоров

24.12.2011

24.12.2011 № 1

Москва

На 2012 год

Индекс дела	Заголовок дела (тома, частей)	Количество дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню*	Примечание
…	…		…
02. Отдел кадров
02-02	Штатные расписания и изменения к ним. Копии		3 года Ст. 71 б	Подлинники в деле 01-02
02-03	Приказы генерального директора по основной деятельности. Копии		До минования надобности Ст. 19 а	Подлинники в деле 01-04
02-04	Приказы генерального директора по личному составу (о приеме, перемещении, увольнении и др.)		75 лет ЭПК Ст. 19 б
02-05	Приказы генерального директора о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков		5 лет Ст. 19 б
03. Бухгалтерия
03-01	Годовой бухгалтерский отчет (баланс)		Постоянно Ст. 351 б
03-02	Квартальные бухгалтерские отчеты (балансы)		5 лет Ст. 351 в	При отсутствии годовых – постоянно
03-03	Договоры о материальной ответственности		5 лет Ст. 457	После увольнения материально ответственного лица
…	…		…

Начальник общего отдела Турчинская К.Е. Турчинская

Ответственный за архив

Боровичка А.О. Боровичка

20.12.2011

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

от 22.12.2011 № 3

* Какой именно перечень – обычно оговаривают во введении.

После завершения делопроизводственного года необходимо заполнить графу 3 с проставлением количества заведенных дел напротив каждого заголовка и обобщить данные сведения в итоговой записи к номенклатуре дел.

Самое сложное при составлении номенклатуры дел – сформулировать заголовки дел (они должны отражать всю документируемую деятельность с включением в нее всех подразделений организации) и правильно определить сроки хранения дел на основании действующих нормативных документов. На сегодняшний день действуют два типовых перечня, регламентирующих сроки хранения документов:

• Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558;
• Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182.

Дополнительно можно использовать ведомственные перечни (если они составлены для вашей сферы деятельности).

Сводная номенклатура дел организации на предстоящий год разрабатывается в IV квартале каждого года. Утверждение номенклатуры включает следующие основные этапы:

• подписание руководителем службы делопроизводства;
• визирование ответственным за архив организации;
• согласование с экспертной комиссией организации с составлением протокола заседания экспертной комиссии;
• рассмотрение экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения – не реже 1 раза в 5 лет (данный этап можно пропустить, если организация не передает документы на государственное хранение, т. е. не является источником комплектования государственного архива);
• утверждение руководителем организации (приказом или с помощью грифа утверждения на самом документе).

Конечно, для составления номенклатуры дел требуется владеть определенными знаниями и навыками. При ее составлении необходимо приложить максимум усилий, поскольку правильно составленная номенклатура дел способствует эффективному ведению делопроизводства.

Дата добавления: 2017-01-13