Семинар 5 (Тема 8) Проектирование организационных форм и систем

Цель занятия: ознакомиться с понятием организационного проектирования, методами проектирования организационных структур управления, с проблемным подходом к построению оргструктур и основными подходами к организации работ по разработке внутрифирменных организационных регламентов.

План:

1. Понятие «организационное проектирование»

2. Определение целей задач и этапов проектирования. Матрицы организационных проекций.

3. Факторы, влияющие на эффективность организационной структуры управления.

4. Содержание организационно-управленческих проблем оргпроектирования.

5. Содержание политических проблем оргпроектирования.

6. Главные направления и причины сопротивления перестройкам.

7. Пути и методы их преодоления.

8. Проблемы совершенствования организационной структуры.

Опрос, деловая игра

6.2. Практические задания по дисциплине «Теория организации»

Задание 1. Проведите анализ организационной структуры Вашей организации по всем элементам проектирования (разделение труда, тип организационной структуры, масштаб управляемости и иерархия уровней управления, делегирование полномочий, централизация и децентрализация управления). Требуются ли структурные изменения в Вашей организации? Актуальны ли для Вашей организации типичные проблемы структурирования?

Задание 2. Рассмотрите ситуации и ответьте на вопросы.

1. Руководитель небольшой исследовательской организации получил кредит на закупку нового научного оборудования. Он сам не является специалистом по всем видам приборов, которые собирается приобрести. Целесообразно ли в данном случае делегировать право принимать решение о закупке определенных моделей приборов специалистам в соответствующих областях?

2. Директор книжного магазина при известном издательстве решил продавать в магазине профильную литературу других издательств, многие их которых не имеют своих сетей сбыта и готовы предоставлять свою печатную продукцию на реализацию на весьма выгодных условиях. Целесообразно ли делегирование полномочий, касающихся принятия решений относительно приема конкретных изданий на реализацию, ведущему товароведу магазина или директору стоит сохранить эти полномочия за собой?

Задание 3. Закон синергии, внешний потенциал организации

Каждый ресурс компании имеет свои качественные и количественные характеристики: объем, вес, производительность, цену, технический или профессиональный уровень. Совокупность ключевых характеристик определяет потенциал конкретного ресурса.

Для организации как социальной системы справедлив закон синергии, который гласит: для любой системы существует такой набор ресурсов, при котором ее потенциал будет в два или более раз больше или меньше суммы потенциалов входящих в нее ресурсов. На практике эффект положительной и отрицательной синергии проявляется достаточно редко. Чаще можно наблюдать ситуации, когда хорошо подобранные ресурсы повышают общий потенциал системы на 50-60 %, или плохо подобранные ресурсы снижают общий потенциал системы в том же объеме. Приведем набор типовых ситуаций, в какой-то мере характеризующих приближение деятельности компании к положительному синергетическому эффекту:

- Длительная качественная работа оборудования без поломок;

- Использование замороженных ресурсов, в том числе находящихся в личном пользовании;

- Доверительные отношения между сотрудниками;

- Снижение простудных и сердечно-сосудистых заболеваний;

- Поддержка коллективной, а не сдельной оплаты труда;

- Соотношение разработанных и внедренных рационализаторских предложений и изобретений;

- Уменьшение объема услуг сторонних организаций;

- Рост числа предложений по совершенствованию производства и управления;

- Стимулирование интереса работников к повышению профессионального образования;

- Активное приобретение работниками акций вашей компании;

- Выработка и поддержка традиции организации;

- Усиление технологической и организационной дисциплины;

- Усиление лояльности к своей организации и непосредственному руководству;

- Сокращение количества оперативных совещаний и увеличение количества стратегических;

- Благотворительная деятельность;

- Постоянный спрос на продукцию;

- Хорошее настроение в коллективе;

- Улыбчивость работников;

Задание.

Проанализируйте деятельность выбранной вами организации по всем перечисленным пунктам. Проставьте баллы от 0 до 10 по каждому. Суммируйте. Дайте оценку синергетического эффекта в организации.

Задание 4. Закон самосохранения, внешний потенциал организации.

Каждая система стремится сохранить себя и использует для достижения этого весь свой потенциал. Особое значение закон самосохранения имеет для социальных систем. Данный закон может быть представлен в виде соотношения:

S(R1i + R2i) > S(V1i + V2i), где R1i – внутренний потенциал (ресурс); R2i – внешний потенциал организации в i-ой области (экономика, политика, финансы и т.д.), способствующий ее развитию (возможности организации). V1i – внутренний потенциал организации; V2i – потенциал внешней среды в i-ой области, стремящийся ликвидировать организацию или нанести ей ощутимый вред (угрозы для организации).

Левая часть формулы носит название «потенциал созидания» (С), а правая – «потенциал разрушения» (Р). Таким образом, сумма созидательных ресурсов организации всегда стремится быть больше суммы разрушительных ресурсов. Формулу можно представить в виде: С>Р.

Если это соотношение длительное время не может быть выполнено, то организация прекращает свое существование либо добровольно, либо принудительно.

Угрозы и возможности, с которыми сталкивается организация, можно выделить в 7 областей (наиболее общих):

1. Экономические факторы (здесь рассматривают темпы инфляции, уровень занятости, платежеспособность предприятия, стабильность денежной единицы, налоговую ставку и т.д.).

2.Политические (анализируются отношения политиков к предпринимательской деятельности, к некоммерческим организациям, соглашения по тарифам и торговле между странами, нормативные акты местных органов власти и центрального правительства, кредитная политика местных властей, ограничения на получение ссуд и наем рабочей силы и т.д.)

3. Рыночные факторы (исследуют демографические условия, уровень доходов населения и их распределение, жизненный цикл изделия, уровень конкуренции в отрасли, долю рынка, занимаемую организацией и т.д.).

4. Технологические (изменение технологии за пределами организации, изменение конструкционных материалов, применение вычислительной техники для проектирования новых товаров и услуг, изменения в технологии сбора, обработки и передачи информации). Анализ технологической внешней среды особенно важен потому, что изменения в ней могут поставить организацию в безнадежное положение в условиях конкуренции.

5. Международные (изменение валютного курса, изменение политики других стран, предусматривающее усилия по защите или расширению национального рынка).

6. Факторы конкуренции (любая организация должна изучать своих реальных и потенциальных конкурентов).

При изучении конкурента необходимо ответить на вопросы.

· Удовлетворен ли конкурент своим настоящим положением?

· Какие вероятные изменения произойдут в стратегии конкурента в будущем?

· В чем уязвимость конкурента?

· Какие действия данной организации могут спровоцировать эффективные действия конкурента?

7. Факторы социального поведения (меняющиеся ценности, установки, отношения, ожидания и нравы общества).

Задание

Составьте перечень внешних опасностей и возможностей, с которыми сталкивается организация. Для наглядности и облегчения работы все факторы можно разместить в два столбца: один - факторы возможностей, другой - факторы угроз, факторы в столбцах расположите по степени убывания значимости.

Далее необходимо оценить, обладает ли организация внутренними силами, чтобы воспользоваться внешними возможностями, и какие внутренние слабости могут осложнить будущие проблемы, связанные с внешними опасностями. Метод, при помощи которого осуществляется диагноз внутренних проблем, называется управленческим обследованием.

Задание 5. Внутренний потенциал организации.

Для анализа сильных и слабых сторон организации чаще всего исследуют пять функциональных зон: маркетинг, финансы (бухгалтерский учет), производство, персонал, организационную культуру и имидж организации.

При анализе функций маркетинга выделяются семь важнейших элементов исследования.

1. Доля рынка и конкурентоспособность. Это один из основных показателей, характеризующих успешную деятельность организации, т.к. есть определенная зависимость между долей рынка организации и эффективностью ее работы (прибыльностью).

2. Разнообразие и качество ассортимента. Этот элемент во многом определяет устойчивость организации.

3. Рыночная демография. Это сложная задача исследования изменений на рынке и в структуре клиентов. Еще больше осложняет ее социальное расслоение общества, изменение уровня доходов и изменение общественных ценностей.

4. Рыночные исследования и разработки. Для поддержания постоянной конкурентоспособности организации необходимо вести широкие исследования и разработки новых товаров и услуг, а также новых рынков.

5. Предпродажное и послепродажное обслуживание клиентов. Такие услуги способствуют большему количеству продаж, формируют и сохраняют лояльность покупателей к фирме, позволяет устанавливать повышенные продажные цены.

6. Сбыт, реклама и продвижение товара. Организация может рассчитывать на успех на рынке только в том случае, если она имеет активных и компетентных сбытовиков, агрессивную, творчески организованную рекламу и продвижение товаров и услуг.

7. Прибыль. Это обобщающий показатель эффективности деятельности коммерческой организации. Некоммерческие организации первостепенное значение придают эффективности своих операций.

Финансы (бухгалтерский учет). Детальный анализ финансового состояния организации помогает выявить уже имеющиеся и потенциальные слабости организации (выявляются методом финансовой ревизии).

Производство. При анализе производства необходимо получить ответ на некоторые ключевые вопросы.

1. Может ли организация производить товары и услуги по более низким ценам, чем конкурент? Если нет, то почему?

2. Какой доступ она имеет к новым материалам? Зависит ли она от единственного поставщика или у нее есть выбор?

3. Является ли оборудование фирмы современным? Хорошо ли оно обслуживается?

4. Подвержена ли продукция организации сезонным колебаниям спроса?

5. Какая величина материальных запасов необходима организации?

6. Насколько эффективно спроектирован процесс производства? Можно ли его улучшить?

7. Рассчитана ли система закупок на снижение материальных запасов и ускорение реализации продукции?

8. Может ли организация обслуживать те рынки, которые не могут обслуживать ее конкуренты?

Персонал (человеческие ресурсы). Чтобы выявить проблемы, связанные с человеческими ресурсами, необходимо ответить на следующие вопросы.

1. Какова компетентность и подготовка высшего руководства организации? Для ответа на этот вопрос целесообразно использовать тесты (прил. 1.1).

2. Имеется ли в организации эффективная система вознаграждения?

3. Спланирован ли порядок преемственности руководящих должностей?

4. Эффективна ли система подготовки и повышения квалификации руководящих работников?

Для ответа на вопросы 2-4 необходимо провести опрос работников организации, отличающихся по должностям. Опрос проводится по форме, представленной в приложении 1.2

Организационная культура и имидж организации.

Культура организации отражает преобладающие в ней модели поведения, обычаи, нравы и ожидания. Руководство использует эту культуру для привлечения работников определенного типа и для стимулирования определенных типов поведения.

Задания

Для повышения уровня самосохранения вашей организации необходимо определить:

1. функциональные зоны, которые требуют немедленного вмешательства;

2. зоны, которые могут подождать;

3. зоны, на которые можно опираться, чтобы использовать возможности, имеющиеся во внешней среде.

Задание 6.

На основе личных впечатлений от посещения какой-либо организации (или ее структурного подразделения - приемной, приемного пункта, представительства, филиала, кассы и т.п.), с работниками которой приходилось непосредственно иметь дело, оцените степень рациональности и/или упорядоченности в ее устройстве и функционировании в части выполнения той функции, что связана с целью Вашего визита (обращения, нахождения, договора и т.п.). При этом среди таких организаций могут быть:

- образовательные учреждения (школы, училища, техникумы, колледжи, ВУЗы и др.);

- медицинские и санитарно-гигиенические учреждения (поликлиники, диагностические центры, клиники, амбулатории, больницы, бани, парикмахерские и др.);

- финансово-кредитные учреждения: банки, акционерные и страховые общества;

- фабрики и заводы, кооперативы и товарищества;

- муниципальные учреждения: ремонтно-эксплуатационные конторы и управления, бюро технической инвентаризации, ремонтные мастерские;

- учреждения культуры (библиотеки, музеи, театры и др.);

- спортивные общества и секции, стадионы, плавательные бассейны, катки и др.

- предприятия бытового обслуживания населения (ателье по пошиву одежды, приемные пункты прачечных и химчисток и т.п.);

- учреждения торговли и общественного питания (магазины, торговые дома, рынки, столовые, кафе, рестораны, бары и др.);

- учреждения транспорта и связи, рекреационные компании (отделения связи, транспортные агентства, туристические фирмы и др.);

- а также другие организации, не исключая и органы власти и управления.

1) классифицируйте учреждения, в которые приходилось Вам обращаться или бывать, по их принадлежности к различным типам или классам организаций.

2) Проранжируйте - расположите в последовательности снижения относительной частоты (удельного веса) обращений (посещений) классы организаций, в учреждениях относящихся к которым Вам приходилось бывать или вступать в определенные отношения.

3) Классифицируйте наблюдаемые Вами внутриорганизационные отношения в учреждениях (“присутственных местах”), где Вам доводилось бывать.

4) Дайте в форме таблицы долевое или процентное соотношение (примерное, ориентировочное) разновидностей порядка, какие имеются в знакомых Вам (по учебе, работе, посещениям и др.) организациях, с разнесением их также по выделенным классам (учебные, производственные, хозяйственные, муниципальные и др.).

5) Какие недостатки (непорядки) Вам “бросились в глаза” при первом посещении организации, в которой затем приходилось регулярно бывать, а какие обнаружили позднее? Как полагаете, были ли они и раньше, но Вы их не замечали, или они возникли потом? - Если “да”, то почему?

6) Что Вам особенно понравилось в постановке дела в какой-либо организации, причем, настолько, что Вы стали ее рекомендовать своим друзьям и знакомым? Что заслуживало бы распространения на все другие организации подобного же типа? - Обоснуйте свое заключение.

7) Что Вам особенно не понравилось в порядке работы (временном режиме, действующих правилах, действиях персонала) какой-либо организации? Какие замеченные недостатки (непорядки) оттолкнули Вас как клиента (контрагента, покупателя) от организации так, что Вы перестали в ней бывать (пользоваться ее услугами)? Является ли Ваша реакция, по зрелому размышлению, свидетельством амбициозности Ваших требований или симптомом нерациональной постановки дела?

8) Что бы Вы предприняли для наведения порядка в какой-либо неупорядоченной социальной организации, если бы были там по своему официальному статусу “организатором” (собственником, президентом компании, генеральным директором, директором, председателем правления, главным функционером, администратором, начальником линейного подразделения, сотрудником службы организационного развития)? - Обоснуйте свои рекомендации.

Задание 7.

1. Исходя из приведенного перечня функций управления и наименований структурных подразделений предприятия составить организационную структуру управления предприятием.

2. Заполнить табл.1, распределив функции управления по подразделениям:

Таблица 1

Состав функций управления	Наименование соответствующих подразделений (исполнителей)

3. Выбрать тип организационной структуры управления и сделать схему управления предприятием, пользуясь табл. 2 и 3.

Таблица 2

№ п/п	Состав функций управления
	Общее линейное руководство
	Подбор, расстановка и воспитание кадров
	Планирование и регулирование производством
	Техническая подготовка производства
	Техническое обслуживание производства
	Капитальное строительство
	Материально-техническое снабжение
	Контроль качества продукции
	Организация и оплата труда
	Сбыт (реализация) готовой продукции
	Финансовая деятельность
	Бухгалтерский учет
	Делопроизводство и хозяйственное обслуживание
	Социальное развитие коллектива

Таблица 3

Перечень структурных подразделений предприятия (сокращенный)

№ п/п	Структурные подразделения предприятия
	Отдел кадров
	Мастера, начальники участков
	Отдел главного механика
	Отдел труда и заработной платы
	Отдел технического обучения
	Начальники цехов и их заместители
	Отдел главного конструктора
	Отдел технического контроля
	Финансовый отдел
	Директор, его заместители
	Отдел главного энергетика
	Диспетчерский отдел
	Отдел сбыта
	Административно-хозяйственный отдел
	Отдел главного технолога
	Транспортный отдел
	Отдел механизации и автоматизации
	Главная бухгалтерия
	Планово-экономический отдел (ПЭО)
	Отдел капитального строительства
	Отдел материально-технического снабжения
	Отдел социальной психологии и организации управления

Задание 8

1. Исходя из приведенного перечня структурных подразделений и должностей, построить схему управления производственным предприятием.

2. Распределить структурные подразделения на производственные и функциональные органы, составить табл. 4.

Таблица 4

Наименование органов	Перечень подраздела
Производственная
Функциональная

3. Построить схему управления (табл. 5)

Таблица 5

№ п/п	Структурные подразделения и должности (сокращенно)
	Конструкторский отдел
	Планово-экономический отдел (ПЭО)
	Отдел главного механика
	Главный инженер
	Генеральный директор
	Совет директоров
	Главный бухгалтер
	Отдел главного технолога
	Отдел техники безопасности
	Начальник производства № 1
	Зам. ген. директора по снабжению и сбыту
	Отдел труда и заработной платы (ОТ и З)
	Начальник производства № 2
	Зам. ген. директора по экономике
	Цех № 1, производства № 1
	Цех № 2, производства № 1
	Цех № 1, производства № 2
	Цех № 2, производства № 2
	Цех № 3, производства № 2
	Зам. ген. директора по производству
	Финансовый отдел
	Отдел технического контроля (ОТК)
	Отдел сбыта
	Отдел снабжения

Дата добавления: 2017-01-13