Служебные письма

Акт

Протокол

Протокол занимает особое место в системе организационно-распорядительной документации. С одной стороны, его можно отнести к информационно-справочным документам, т.к. Он содержит информацию о ходе обсуждения каких-либо управленческих вопросов, а с другой стороны, протокол содержит постановляющую часть и, таким образом, может рассматриваться как распорядительный документ.

Протокол – это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях коллегиальных органов, а также документ, составленный официальным лицом для удостоверения какого-либо факта.

Виды протоколов:

- Краткий – указывают обсуждаемы вопросы, фамилии докладчиков и выступающих и принятое решение. Применяются, если есть заранее подготовленные тексты всех докладов и выступлений и для записи малозначительных оперативных совещаний;

- Сокращенный – содержат краткую запись докладов и выступлений;

- Полный – весь ход заседаний записывается дословно, составляется на основе расшифровки стенографических или диктофонных записей.

Протоколы оформляются на общем бланке с заполнением следующих реквизитов: наименование структурного подразделения, наименования вида документа, дата, номер, место составления или издания, заголовок к тексту, текст, подписи, гриф утверждения (руководитель организации).

Датой протокола является дата заседания (если совещание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания – 21-24.01.2003); номером – порядковый номер заседания в пределах данной группы; местом составления – место, где проходило заседание. Заголовок к тексту включает наименование заседания или коллегиального органа и грамматически согласовывается со словом протокол.

Текст протокола состоит из вводной и основной частей.

Вводная часть начинается со слова председатель, которое пишется от границ левого поля с заглавной буквы, через тире указывают инициалы, фамилию и должность председателя. В следующей строке пишут секретарь и через тире инициалы, фамилию и должность. Затем пишут присутствовали и через двоеточие указывают инициалы и фамилии присутствовавших на заседании членов коллегиального органа, допускается указывать должности. Присутствовавших перечисляют по алфавиту фамилий в строку через один межстрочный интервал. Если присутствовавших больше 15, то после слова присутствовали указывают их количество и пишут список прилагается, а к протоколу прикладывают список присутствовавших. На многочисленных собраниях допускается указывать только общую цифру. Если для принятия решения требуется кворум, то сначала указывают сколько должно быть участников, а затем, сколько присутствовали. Ниже указывают приглашенные и перечисляют лиц, принимавших участие в заседании, но не являющихся членами коллегиального органа. Приглашенных перечисляют по алфавиту фамилий обязательно с указанием должностей в строку через один межстрочный интервал. Ниже в отдельной строке от границы левого поля указывают повестка дня и через двоеточие перечисляют пункты повестки дня, которые записываются с абзаца и нумеруются арабскими цифрами. Порядок расположения пунктов зависит от важности вопросов. пункт повестки формулируют с предлогом «о» или «об».В конце каждого пункта нужно указать фамилию и должность докладчика.

Основная часть текста протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Разделы нумеруются и строятся по схеме: слушали, выступили, решили (постановили).

Слово слушали оформляют без абзаца прописными буквами в отдельной строке с двоеточием на конце. Перед словом слушали указывают цифру, обозначающую пункт повестки дня. В следующей строке с абзаца указывают инициалы и фамилию докладчика в именительном падеже и через тире содержание доклада. Если имеется текст доклада, то после тире указывают – текст доклада прилагается.

Слово выступили пишется от границы левого поля прописными буквами в отдельной строке с двоеточием на конце. В следующей строке с абзаца указывается фамилия выступавшего и через тире содержание выступления. Фамилии выступивших можно подчеркнуть, чтобы выделить из остального текста. В разделе выступили записывают также вопросы к докладчику и ответы на них: фамилия – вопрос докладчик – ответ. Если неизвестна фамилия спросившего, записывают – вопрос из зала. Если есть заранее заготовленные тексты выступления, то вместо изложения содержания выступления, то после фамилии выступавшего пишут текст выступления прилагается.

Затем пишут слово решили прописными буквами в отдельной строке от границы левого поля с двоеточием на конце. Ниже с абзаца излагают текст решения по первому вопросу. Затем ставят цифру 2 от границы левого поля, пишут слово слушали и оформляют ход обсуждения второго вопроса.

Протокол подписывают председатель и секретарь.

Схема протокола

эмблема

Наименование организации

ПРОТОКОЛ

________ № __________

г. Ижевск

Заседания ………

Председатель – И.О. Фамилия

Секретарь – И.О. Фамилия

Присутствовали: 17 человек (список прилагается)

Приглашенные: должность И.О. Фамилия, -//-, -//- (по алфавиту фамилий)

Повестка дня:

1. О … (И.О. Фамилия)

2. Об … (И.О. Фамилия)

1. СЛУШАЛИ:

И.О. Фамилия – текст доклада

ВЫСТУПИЛИ:

И.О. Фамилия – содержание выступления

И.О. Фамилия – текст выступления прилагается

РЕШИЛИ:

1.1…

1.2…

2. СЛУШАЛИ:

…………..

ВЫСТУПИЛИ:

……………

РЕШИЛИ:

…………...

Председатель == И.О. Фамилия

Секретарь ++ И.О. Фамилия

Акт – это официальный документ, составленный группой лиц (преимущественно комиссий) для подтверждения установленных ими фактов. В некоторых случаях акт может быть составлен одним лицом. Акты документируют деятельность как постоянно действующих комиссий, так и специально созданных. Во всех случаях в актах отражают только те факты, которые были обнаружены в ходе работы комиссии.

Акт оформляется на общем бланке и содержит реквизиты: наименование структурного подразделения или наименование организации, наименование вида документа, дата, номер, место составления или издания, заголовок к тексту, текст, подписи, гриф утверждения.

Дата и место составления акта должны соответствовать дате и месту актируемого события. Заголовок к тексту формируется в родительном или предложном падеже.

Текст состоит из вводной и констатирующей частей.

В водной части указывается основание составления акта и лиц, его составивших и присутствовавших при этом. Вводная часть начинается со слова основание, которое пишется от границы левого поля с заглавной буквы с двоеточием на конце. В этой же строке указывают наименование дату и номер документа, послужившего основанием для составления акта. Акт может быть составлен и по устному указанию. После слова составлен указывают наименование комиссии, составившей акт. Затем перечисляют состав комиссии. Первым указывают председателя. Указывают его должность, инициалы, фамилию, затем перечисляют должности, инициалы, фамилии членов комиссии по алфавиту фамилий. Зона под словами члены комиссии остается свободной. Ниже перечисляют должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших при составлении акта.

В констатирующей части записываются сроки, формы, методы проделанной работы, установленные факты, если необходимо, то даются рекомендации, предложения, выводы.

В конце текста записываются сведения о количестве экземпляров акта и местонахождение каждого из них.

Подписывают акт все лица, участвовавшие в его составлении: 1 – председатель комиссии; 2 - члены комиссии (по алфавиту фамилий). Лицо, имеющее замечание к тексту акта подписывает его с указанием своего несогласия. Замечания можно изложить на отдельном листе, а если позволяет место, то расположить ниже подписей.

Акт может быть утвержден руководителем организации или вышестоящего органа. В этом случае рекомендации и предложения становятся обязательными для выполнения.

Все лица, упомянутые в акте, особенно те, к работе которых высказаны замечания, должны быть ознакомлены с его содержанием под расписку.

Схема акта

эмблема

Наименование организации

АКТ

________ № __________

г. Ижевск

Приема-передачи……….

Основание: приказ директора завода от 00.00.0000 № 0.

Составлен комиссией (в составе):

Председатель – должность И.О. Фамилия

Члены комиссии: 1. Должность И.О. Фамилия

2. Должность И.О. Фамилия

Присутствовали: должность И.О. Фамилия, должность И.О. Фамилия, должность И.О. Фамилия, должность И.О. Фамилия

Текст (констатирующая часть)

Составлен в 2-ух экземплярах:

1-ый экз. – в дело №..

2-ой экз. - …….

Председатель == И.О. Фамилия

Члены комиссии == И.О. Фамилия

++ И.О. Фамилия

Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности. Письмо – самый распространенный вид документа, используемый для обмена информацией.

Направление писем осуществляется по требованию вышестоящих органов, по просьбе других учреждений, по просьбе граждан, при осуществлении оперативных связей (по инициативе самих работников).

Требования к письмам:

Письмо оформляется на бланке письма с заполнением реквизитов: наименование структурного подразделения, дата, номер, ссылка на регистрационный номер и дату (для ответных писем), адресат, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка об исполнителе, письма часто содержат отметку о наличии приложения, гарантийные письма содержат печать.

Текст письма должен быть посвящен одному вопросу; если нужно сделать несколько сообщений одному корреспонденту, то составляют несколько писем и вкладывают в один конверт.

Письмо не должно быть большим по объему (основная масса писем до 1 стр.); в исключительных случаях, когда речь идет о сложных проблемах, требующих детального описания, анализа, письмо может содержать до 5-ти страниц текста. Письма оформляют на листах формата А4, если текст не превышает 7 строк, используют формат А5.

С точки зрения композиции текста письма разделяют на сложные и простые.

Сложные создаются в тех случаях, когда необходимо детальное описание ситуации, ее серьезный анализ или изложение мнений и доказательств.

Простые письма составляются в простых управленческих ситуациях, не требующих детального изложения событий, фактов, обстоятельств. Простые письма обычно состоят из одной или двух смысловых частей.

Письмо, состоящее из одной части – это просьба без пояснения, напоминание или сообщение без обоснования, выражение благодарности, сочувствия и т.д.

Если письмо состоит из двух частей, то первая часть – это обоснование, изложение причин написания, мотивировка, а вторая часть – заключение, т.е. просьба, отказ, согласие, требование и т.д.

В качестве обоснования может выступать и другой документ. В отказе желательно сообщить корреспонденту, чем вы можете компенсировать отказ.

Сложные письма – это письма, состоящие из 3 и более частей. Текст таких писем состоит из вступления, основной части и заключения.

Вступление дает формулировку темы, объясняет причины написания письма.

Основная часть (доказательство) включает раскрытие и анализ темы. Раскрытие дается, как правило, через описание сложившейся ситуации. События и факты должны описываться в хронологической последовательности. Здесь же приводятся доказательства и аргументы, которые позволяют сделать автору вывод в заключительной части письма.

В заключении подводится итог рассмотрения темы, представляющий собой выводы в виде предложений, требований, просьб, отказов и т.д. Заключение может содержать и несколько выводов, которые дополняют друг друга.

Текст сложного письма может содержать еще одну часть, которую принято называть опровержением, т.е. доказательством от противного. В нем автор как бы предупреждает возможность появления у адресата противоположной точки зрения. В сложных письмах каждая смысловая часть представляет собой самостоятельный абзац или несколько абзацев.

Тон письма должен быть нейтральным, изложение текста – лаконичным. В письмах не следует проявлять ярко выраженный эмоциональный тон, придавать им личный характер. в письмах не допускаются рассуждения, повествования, домыслы, неуместные лишние детали, т.к. многословие не способствует усвоению сути, основного смысла письма. Служебные письма пишут в доброжелательном тоне, обязательно в вежливой форме. Недопустимо проявление грубости, иронии, насмешки, даже в тех случаях, когда речь идет о принципиальном несогласии. В тексте служебных писем следует избегать вычурности слога, оборотов ложной вежливости (не откажите в любезности). Для достижения убедительности, точности и однозначности понимания текста следует использовать устоявшиеся в управленческой практике языковые формулировки (в порядке обмена, в соответствии с предварительной договоренностью, в связи с проведением совместных работ и т.п.).

Текст письма может дополняться формулой личного обращения к адресату, что характерно для коммерческих писем (уважаемый, уважаемая). Если письмо адресовано должностному лицу, то можно использовать разные средства. Никогда нельзя обращаться так: уважаемый господин Ф.С. Иванов.

Если письмо начато с формулы личного обращения, оно обязательно заканчивается формулой вежливости: с уважением и т.д. Формула вежливости отделяется от текста 2-3 интервалами.

Формы изложения текста письма:

1. От 1 лица единственного числа – прошу, предлагаю, сообщаю – на должностных бланках преимущественно или когда письмо носит личный оттенок (на бланке должностного лица);

2. От 1 лица множественного числа – приглашаем, напоминаем;

3. От 3 лица единственного числа – межрайонная налоговая инспекция напоминает.

Особенностью стиля деловых писем является употребление распространенных предложений, осложненных причастными, деепричастными оборотами, вводными словами и предложениями. Средние размеры предложений значительно превышают размеры предложений в других стилях речи.

При оформлении ответных писем особое внимание обращают на реквизит адресат. Ответ должен быть адресован тому должностному лицу, которое подписало запрос. Подпись на ответном письме должна соответствовать рангу должностного лица, подписавшего входящий документ.

Разновидности деловых писем:

1. Письмо, требующие ответа;

2. Письма, не требующие ответа;

3. Сопроводительные письма;

4. Совместные письма.

1. Требуют ответа: письмо-запрос, письмо-просьба, письмо-предложение, письмо-требование.

Письмо-запрос содержит просьбу о предоставлении каких-либо сведений.

Письмо-просьба содержит просьбу о совершении каких-либо действий.

Используемые обороты: просим Вас, пожалуйста, сообщите, мы будем благодарны, если Вы…

В письме-предложении автор предлагает адресату предпринять какие либо действия или принять участие в совместных действиях. Используемые фразы: предлагаю Вам, мы рады предложить Вам, мы уверены, что Вы заинтересуетесь и т.д.

Письмо-требование содержит требование выполнить взятые обязательства. К их разновидностям относятся рекламационные и претензионные письма.

Рекламационные письма направляют по поводу недостаточного качества продукции или изделий, а претензионные – по поводу всех других вопросов.

2. Письма, не требующие ответа: письмо-ответ, письмо-отказ, информационное письмо, письмо-подтверждение, письмо-предупреждение, письмо-извещение, письмо-приглашение, письмо-напоминание, гарантийное письмо, циркулярное письмо.

Письмо ответ содержит запрашиваемые сведения или информацию о выполнении требуемых действий.

Письмо-отказ содержит отрицательный ответ, не предполагающий дальнейшей переписки (не имеем возможности, не представляется возможным).

И в ответе и в отказе должен содержаться реквизит ссылка на регистрационный номер и дату.

Информационное письмо имеет справочный характер, составляется для сообщения каких-либо сведений, его разновидность – рекламные письма. Используемые фразы: доводим до Вашего сведения, сообщаем Вам, доводим до сведения и руководства в работе.

Письмо-подтверждение составляется для уведомления отправителя о получении ценностей, документов или для подтверждения фактов.

Письмо-предупреждение сообщает, что в случае невыполнения взятых адресатом обязательств автор документа предпримет определенные действия.

Письмо-приглашение содержит приглашение принять участие в каком-либо мероприятии (приглашаем Вас, просим принять участие, мы рады пригласить Вас).

Письмо-извещение составляется для сообщения какого-либо факта (сообщаем, доводим до сведения, ставим в известность).

Письмо-напоминание содержит напоминание о приближении или истечении какого-либо срока, в связи с чем необходимо предпринять определенные действия.

Гарантийное письмо в большинстве случаев содержит просьбу продать какие-то ценности или услуги и гарантирует их оплату. В некоторых случаях гарантийные письма содержат гарантию выполнения взятых автором обязательств (оплату гарантируем). Гарантийное письмо оформляется на бланке с указанием реквизитов с указанием банковских операций. Если такого бланка нет, то банковские реквизиты указываются в конце текста письма. Гарантийное письмо подписывают руководитель и главный бухгалтер, их подписи удостоверяют гербовой или заменяющей ее печатью.

Циркулярные письма обычно рассылает вышестоящая организация, которая сообщает подведомственным предприятиям определенные сведения или установки, касающиеся деловых вопросов или задач и носящие распорядительный характер.

Дата добавления: 2017-01-14