Командировочные расходы, документальное оформление операций.

Подотчетные суммы, отчетность подотчетных лиц.

Если сотрудники предприятия используют средства, полученные из кассы, они должны сдавать отчет. На основании этого документа бухгалтерия предприятия списывает деньги на операционные или административные расходы.

По истечении трех дней с момента возвращения из командировки сотрудник должен отчитаться о полученных и израсходованных средствах. Для этого составляется авансовый отчет подотчетного лица, и к нему прикрепляются документы, подтверждающие расход средств: билеты на проезд, счета из гостиниц и др. Форма бланка утверждается руководителем. Неиспользованные суммы сдаются в кассу по приходному ордеру. Если сотруднику не хватило выданных средств, то перерасход также компенсируется из кассы, но по расходному ордеру. Если сотрудник вообще не предоставил отчет об использовании средств, то эта сумма удерживается из его зарплаты.

Подотчетные суммы отражаются в балансе на счете 71. Дебетовое сальдо показывает задолженность сотрудника организации. По обороту отображаются выданные суммы и возмещенный перерасход. По кредиту фигурируют использование средств и возврат остатка в кассу. Учет всех сумм ведется в журнале-ордере. Записи в него вносятся на основании ПКО, РКО, авансовых отчетов. Последние сдаются кассиру только после проверки бухгалтером арифметических расчетов и целевого использования средств.

Согласно ст.168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

· расходы по проезду;

· расходы по найму жилого помещения;

· дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

· иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Суточные являются дополнительными расходами, связанными с проживанием работника вне места постоянного жительства (ст.168 ТК РФ). Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

Если командированный работник для проведения расчетов использует банковскую карту, то к авансовому отчету обязательно должны быть приложены оригиналы всех документов, связанных с использованием банковской карты: квитанции банкоматов, слипы (квитанции электронного терминала) и др., в которых в обязательном порядке указывается фамилия держателя банковской карты.

Если оплата проездных документов (билетов) и бронирование гостиницы командированного работника производятся с банковской карты уполномоченного банком лица, и это подтверждено приложенными к авансовому отчету первичными документами (билетами и счетом из гостиницы), оснований считать, что расходы понесены не командированным лицом, не имеется.

Если нет ни проездных документов, ни документов о найме жилья, фактический срок нахождения в командировке подтверждается служебной запиской и (или) иным документом о фактическом сроке пребывания работника в командировке, содержащем подтверждение принимающей работника стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командировки).

Подтвердить электронный пассажирский авиабилет можно либо маршрут/квитанцией электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, либо посадочным талоном.

Дата добавления: 2017-02-01