Складання номенклатури справ.

РОЗДІЛ І. АРХІВНЕ ЗБЕРІГАННЯ ДОКУМЕНТІВ.

Архів – це організація чи її структурний підрозділ, який здійснює прийом і зберігання документів з метою виконання ретроспективної документальної інформації [11, 247].

Архівний підрозділ складає і постійно поповнює список органів – джерел комплектування, в якому зазначається категорія документів, які приймаються на зберігання.

Архівний документ – цедокумент, що припинив виконувати функцію задля якої був створений, але зберігається або підлягає зберіганню з огляду на його цінність для особи, суспільства чи держави. а також для власника, зокрема і як рухоме майно [4, 10].

Архівна колекція – це сукупність окремих документів різного походження, що мають наукову, історичну-культурну цінність і об’єднані за однією або кількома ознаками(тематичного, авторською, хронологічною, номінальною тощо).

Одним з різновидів архівної колекції є персональне зібрання документів видатних державних і громадських діячів, діячів науки і культури, до яких увійшли і документи про них. Створення таких зібрань призводить до порушення принципу неподільності архівних фондів, оскільки з них вилучаються окремі документи. Тому персональні архівні колекції створюють лише в окремих випадках.

Номенклатура справ – обов’язковий для кожної юридичної особи систематизований перелік назв справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання (Закон України «Про Національний архівний фонд та архівні установи») [5, 308].

Згідно із Правилами роботи архівних підрозділів, номенклатура справ – систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві установи, оформлених у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ.

Номенклатура справ – обов’язків для кожної установи систематизований і проіндексований список назв справ із зазначенням строків їх зберігання (ДСТУ 2732:2004).

Виокремлення складових номенклатури справ дає стверджувати, що призначення номенклатури справ (далі НС) – систематизація та індексація справ, за фіксування строків зберігання документів.

Номенклатура справ є обов’язковим для кожної установи інформаційним довідником, який складається для створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документів за змістом і видом та їх відбору для включення до складу Національного архівного фонду чи відомчого архіву.

Правила, вимоги та технологію створення номенклатури справ урегульовує низка нормативно-правових актів та методичних матеріалів, а саме: «Примірна інструкція з діловодства», затверджена Постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. № 1153», «Перелік типових документів, що утворюються в діяльність органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів», «Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємства, установ і організацій», «Методичні рекомендації щодо складання відомчих (галузевих) переліків документів із зазначенням термінів їхнього зберігання» [9, 23].

Відповідальність за складання номенклатури справ покладається на службу документаційного забезпечення управління за участю архіву установи.

Види номенклатур справ

Розрізняють три види номенклатур справ: типову, примірну (взірцеву) й індивідуальну.

Типова номенклатура справ складається для однорідних за характером діяльності і структурою установ. Вона встановлює типовий склад справ з єдиною системою індексації і є нормативним документом.

Типову номенклатуру справ створюються для галузі загалом, розробляє міністерство, інші центральні органи виконавчої влади, погоджують з Центральною експертно-перевірною комісією Держкомархіву України, затверджує керівництво відвідного міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади та керівництво Держкомархіву і підлягає державній реєстрації в Міністерстві юстиції України.

Примірна номенклатура справ встановлює примірний склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою, і має рекомендаційний характер.

Типові і примірні номенклатури справ розробляються вищими установами для мережі підвідомчих установ і використовуються ними як методичні посібники під час складання індивідуальних номенклатур.

Індивідуальна номенклатура справ розробляється на основі типової та примірної номенклатури справ. Вона покликана встановити перелік справ, що утворюються у діяльності конкретного підприємства, організації, установи, систему індексації справ, їх строки зберігання.

За обсягом документного масиву, включеного до систематизованого переліку, розрізняють зведену номенклатуру справ (див. Додаток 1) та номенклатуру справ структурного підрозділу (див. Додаток 2).

Зведена індивідуальна номенклатура справ установи складається, як правило, з номенклатури справ окремих структурних підрозділів та первинних громадських організацій, що діють в установі.

Номенклатура справ структурного підрозділу розробляє посадова особа, відповідальна за діловодство у структурному підрозділі, із залученням фахівців, підписує керівник структурного підрозділу та погоджує керівник архіву установи. Номенклатуру справ структурного підрозділу складають на підставі вивчення документів з усіх питань його діяльності.

Розміщення справ у номенклатурі структурного підрозділу мусить відповідати ступеню важливості питань, які вирішуються з урахуванням взаємозв’язку документів, що знаходяться в конкретних справах.

Першою, як правило, розміщується група справ, яка містить документи вищих установ, далі – група організаційно-нормативної документації (статути, положення тощо), потім – розпорядча документація самої установи (постанови, накази, розпорядження тощо), планово-звітна документація і листування.

Принципи складання номенклатури справ

Складання номенклатури справ може ґрунтуватися на двох принципах – структурному та функціональному [5, 311].

За першим принципом – структурним – групування документів відбувається за чітко встановленим штатним розкладом чи переліком структурних підрозділів. У такому разі розділами класифікаційної схеми є назви структурних підрозділів: адміністрація, канцелярія, бухгалтерія, відділ кадрів, економічний відділ, плановий відділ тощо.

Переважно такий принцип побудови номенклатури справ обирають за чітко встановленої організаційної структури підприємства, побудованої за лінійним принципом.

Функціональний принцип (за напрямом діяльності) використовують, коли розподіл посадових обов’язків в організації здійснюється не за лінійним, а за функціональним або лінійно-функціональним принципами. Підзаголовками у такому разі є управлінські функції і галузі, розміщувані за ступенем вагомості: розпорядча діяльність, організація управління, планування, фінансування, кредитування, інвестування, кадрове забезпечення, збут та постачання тощо.

Цим принципом побудови зведеної номенклатури справ керуються в установах, що не мають поділу на структурні підрозділи, а розподіл повноважень відбувається на рівні посадових осіб, здебільшого в суб’єкті господарської діяльності недержавної власності.

Номенклатура справ може ґрунтуватися на змішаному принципі. Наприклад, розділами класифікаційної схеми примірної номенклатури справ професійних ліцеїв, побудованої у такий спосіб, можуть бути: дирекція – 01; навчально-виробнича робота – 02; навчально-виховна робота – 03; виробниче навчання – 05; фізичне виховання – 06; господарська частина – 07; бібліотека – 08; бухгалтерія – 09.

Структура номенклатури справ

Текстова частина номенклатури справ подається в табличній формі, графами якої є:

- індекси справ;

- заголовки справ;

- строки зберігання та номер статті за переліком;

- примітки.

До цього переліку в індивідуальних номенклатура справ може додаватися графа Кількість справ.

Індекси справ

Кожна справа, включена до номенклатури, має умовне позначення арабськими цифрами – індекс справи. Індекс справи в номенклатурі складається відповідно до штатного розкладу або переліку структурних підрозділів та порядкового номера справи в межах підрозділу. У разі наявності в справ томів (частин) індекс ставиться на кожному томі із зазначенням: т. 1, т. 2 тощо. Крім розділів, номенклатура справ може містити підрозділи. Індексування відповідно до прийнятих у діловодстві норм здійснюється арабськими цифровими позначками шляхом нанизування від більшого до меншого. Так, розділ 01 «Розпорядча діяльність» може містити підрозділ 01.1 «Керівництво», до складу якого входять заголовки справ з індексами 01.1-01, 01.1-02, 01.1-03 тощо [5, 312].

Після виконання документів вони групуються у справи, яким надаються найменування (заголовки), що в стислій узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів у справах.

Формування заголовків справ

Основною частиною заголовка справи є виклад питання (предмет), з якого вона формується.

Заголовок справи складається з:

- назви виду справи (листування, журнал) або різновиду документів (накази, протоколи);

- назви установи та її структурного підрозділу, що є автором документів;

- назви установи або її структурного підрозділу, до яких адресовані або від яких одержані документи;

- стислого змісту документів справи;

- назви регіону або країни, з якими пов’язаний зміст документів справи;

- дати періоду, до якого належать документи справи;

- вказівки на наявність копій документів у справі.

Приклад: 1. «Листування з Торгово-промисловою палатою України з питань зовнішньоекономічної діяльності підприємств недержавної форми власності за 2002 рік». 2. «Журнал реєстрації вхідних документів (повна назва організації) за 2002 рік».

У заголовках особових (персональних) справ, що містять документи, які становлять цілісне за змістом і послідовне ведення одного конкретного питання, вживається термін «справа». Наприклад: 1. «Особова справа Володимира Івановича Постойка».

У заголовках справ, що містять документи з одного питання, але не пов’язані послідовністю ведення діловодства, вживається термін «документи», а після нього в дужках наводяться основні види документів справи. Наприклад: «Документи (розрахунки, аналізи, довідки) про стан і вдосконалення оплати праці, застосування різних форм оплати праці; про темпи росту продуктивності праці та середньої заробітної плати».

Термін «документ» уживається також у заголовках справ, що місять документи-додатки до будь-якого законодавчого, нормативного або розпорядчого актів. Наприклад: «Документи до Закону України «Про діловодство».

У заголовках справ із листуванням зазначаються кореспондент та короткий зміст документів. Наприклад: «Листування з Міністерством праці і соціальної політики України стосовно змін щодо фінансування Центру соціально-трудової реабілітації інвалідів».

У заголовках справ, що містять листування з однорідними кореспондентами, їх не перелічують, а зазначається їх загальна назва. Наприклад: «Листування з навчальними закладами про умови оплати за навчання у вищих навчальних закладах, технікумах і виплату коштів молодим спеціалістам».

У заголовках справ із листуванням із різними кореспондентами вони не зазначаються. Наприклад: «Листування про збут і постачання продукції».

Найменування населених пунктів подають у такому порядку: село (селище), місто, район, область.

У заголовках справ, що містять планово-звітну документацію, зазначають період (місяць, квартал, рік), в якому створено документ. Наприклад: «План організаційно-технічних заходів підприємства на 2000 рік».

До зведеної номенклатури справ установи включають:

- назви справ, що фактично сформовані в діловодстві ат відображають усі документовані ділянки роботи установи, зокрема справи тимчасово діючих органів установи;

- незакінчені в діловодстві справи, що надійшли від установ-попередників для їх продовження, зокрема реєстраційно-довідкові та контрольні картотеки, номенклатури справ;

- справи, вирішення яких триває понад один рік або які формують упродовж декількох років (наприклад, протоколи засідань керівних органів первинних громадських організацій), обліковують у зведеній номенклатурі спав кожного року упродовж усього терміну їх вирішення або формування;

- одну чи кілька справ із грифом «Для службового користування», якщо в діяльності установи створюється незначна кількість документів із зазначеним грифом. Строк зберігання такої справи не встановлюється, а у відповідній графі номенклатури справ проставляється позначка «ЕПК» [5, 314].

До номенклатури справ не включають:

- друковані видання;

- довідники (зокрема, телефонні);

- бюлетені;

- реферативні журнали;

- експрес-інформацію.

Установлення строків зберігання документів

Заповнення графи «Строк зберігання і номер статей за переліком» проводиться з урахуванням наукової та історико-культурної цінності документів відповідно чинних Типового та відомчих переліків документів, переліків документів, що підлягають передаванню на архівне зберігання, а також створеного на основі Типового переліку документів установи, затвердженого її керівником.

Зазначені строки зберігання документів обов’язково уточнюються та перевіряються експертною комісією під час проведення експертизи цінності документів за Переліком типових документів із зазначенням строків зберігання або ж за переліком документів у станови, створеним на основі типового.

Для документів, які не передбачені чинними переліками, строки зберігання встановлюються на підставі їх вивчення експертною комісією центрального або місцевого органу державної влади.

У такому разі у номенклатурі справ роблять помітку: «Термін зберігання встановлений (назва ЕПК державного архіву, протокол №____ від ________)».

Постійний строк зберігання мають справи, які відображають основні напрями діяльності організації. Постійний строк зберігання доцільно встановлювати також для справ, які складаються з документів, надісланих місцевими організаціями до центральних органів державної виконавчої влади, об’єднань громадян.

Окрім постійного і тимчасового термінів зберігання, для деяких справ практичного застосування можуть також установлюватися терміни такі, як «Доки мине потреба», «До заміни новими».

Крім того, довготривалі строки зберігання справ, які складаються з документів, що мають практичне застосування, можуть застерігатися такими примітками: «За умови закінчення терміну угоди», «Після закінчення розрахунків», «Після закінчення ревізії» тощо.

Позначка «ЕПК» проставляється у номенклатурних справах у разі, коли вона передбачена Типовим або відомчим переліками документів, а також, коли утруднено визначення конкретних строків зберігання тієї чи іншої справи, що містить різні документи.

Оформлення приміток у номенклатурі справ

У графі «Примітки» обумовлюються такі питання:

- особливості формування справ, установлення строків їх зберігання;

- внесення нових справ;

- перехідні справи;

- відомості посадових осіб, відповідальних за формування справи;

- передання справи в архів установи або іншим установам для подальшого формування справи [5, 316].

Методика складання індивідуальної зведеної номенклатури справ та номенклатури справ структурного підрозділу

Номенклатури справ складають на підставі вивчення функцій і напрямів діяльності установи. Для цього використовують положення (статути) про установу та її структурні підрозділи; штатні розклади; типові або примірні номенклатури справ; індивідуальні номенклатури та описи справ за минулі роки; класифікатори документів і кореспондентів; реєстраційно-облікові та контрольні картотеки; Типовий та відомчі переліки документів із зазначенням строків їх зберігання, бізнес-плани.

На першому етапі визначають та уточнюють організаційну структуру, функції структурних підрозділів, установи, на які поширюватиметься дія, принципи розподілу повноважень під час виконання ними управлінських функцій.

На другому етапі розробки номенклатури справ проводиться вивчення та узагальнення інформації зібраних нормативно-методичних документів, вивчення складу та змісту документів, які утворюються в структурних підрозділах.

Після проведення підготовчих робіт укладачі обирають класифікаційну схему номенклатури справ, яка може бути побудована за структурним або функціонально-виробничим принципам. За наявності в організації, на яку поширюється дія номенклатури справ, структурних підрозділів, зазвичай, обирається структурна схема побудови номенклатури справ, розділами якої стають назви структурних підрозділів, розташовані відповідно до штатного розкладу.

Далі формують заголовки справ у номенклатурі структурного підрозділу, впорядковуючи їх розміщенням за ступенем вагомості вирішуваних питань з урахуванням взаємозв’язку документів, включених до конкретних справ. Як правило, першою розміщується група справ, що включає документи органів вищого рівня, далі група організаційно-розпорядчої документації самої установи (накази, рішення, розпорядження тощо), планово-звітна документація і листування.

Відповідно до сформованих заголовків справ за Переліком типових документів проставляють строки зберігання документів із посиланням на номер статті за переліком.

Номенклатури справ структурних підрозділів після їх розгляду й аналізу зводяться службою діловодства установи в єдину (зведену) номенклатуру справ установи.

Порядок оформлення номенклатури справ.

Зведену номенклатуру справ складаються в чотирьох примірниках, у кожного яких повинен бути гриф погодження з відповідним державним архівом або органом вищого рівня, якщо в установі не створюються документи Національного архівного фонду України.

Перший (контрольний) примірник зведеної номенклатури справ зберігають у службі діловодства установи.

Другий передають до архіву установи для контролю за формуванням справ у структурних підрозділах.

Третій надсилають до відповідного державного архіву або органу вищого рівня, з яким погоджувати зведену номенклатуру справ.

Четвертий розподіляють за розділами між структурними підрозділами установи.

Установи недержавної форми власності можуть складати зведену номенклатуру справ у трьох примірниках, а якщо в них немає структурного поділу – у двох примірниках.

Номенклатуру справ структурного підрозділу установи складають у трьох примірниках, на кожному з яких обов’язково проставляють гриф погодження з експертною комісією і керівником архіву установи.

Перший примірник номенклатури справ зберігають у структурному підрозділі. Другий – передають у службу діловодства установи. Третій примірник використовується для формування справ і пошуку потрібних документів.

Зведену номенклатуру справ установи, як і номенклатуру справ структурних підрозділів, щорічно не пізніше грудня переглядають і уточнюють. Після внесення змін її передруковують за затверджують у керівника установи (структурного підрозділу). Впроваджують – з 1 січня нового року. У разі створення, реорганізації, відкриття нових напрямів діяльності вносять зміни чи затверджують нову номенклатуру справ. Зазвичай під час оформлення номенклатури справ резервують додаткові індекси справ, залишаючи вільні місця, для внесення змін та доповнень, що можуть бути спричинені виробничими потребами.

Зведена номенклатура справ підлягає погодженню з відповідним державним архівом або органом вищого рівня один раз на п’ять років або невідкладно в разі істотних змін у власності майна, структурі, функціях.

Наприкінці року особа, відповідальна за діловодство у структурному підрозділі, організації, до номенклатури справ складає підсумковий запис про кількість і категорії справ, фактично сформованих за рік у структурному підрозділі, а керівник служби діловодства подає таку саму інформацію про кількість справ установи загалом. Підсумковий запис зведеної номенклатури справ засвідчують підписом укладача (керівником служби діловодства) та керівника архіву установи.

Реквізити індивідуальної номенклатури справ є 01, 03, 04, 05, 07, 08, 10, 11, 12, 14, 17, 19, 21, 23, 24 (за потреби), 25.

Гриф затвердження проставляють на титульному аркуші номенклатури справ. Якщо обсяг номенклатури справ незначний (до 5 аркушів), титульний аркуш не складають, гриф затвердження розташовують на першому аркуші номенклатури.

Гриф погодження згідно ДСТУ 4163-2003 розміщують на останньому аркуші номенклатури справ нижче від реквізиту «Підпис укладача».

Щоб полегшити практичне користування номенклатурою справ до неї складають методичні рекомендації щодо її застосування.

Складання номенклатури справ – це відповідальний етап в організації діловодства. Покладена в основу багатьох документ них операцій: документообігу, реєстрації, оперативного зберігання, вона має перспективне спрямування в організації роботи з документами.

Дата добавления: 2017-02-01