Порядок проходження вихідних документів

1. Проходження вихідних документів в установі включає створення проекту документу, його виготовлення, узгодження, візування (у необхідних випадках), підпис (затвердження), реєстрацію та відправлення.

2. Підготовка вихідного документа починається зі створення його проекту. Рукопис проекту документа передається в машбюро. Час створення проекту можна скоротити при використанні диктофона: створена фонограма оброблюється в диктофонно-машинописному бюро, а надрукований та завірений проект документа передається виконавцю.

3. Щоб уникнути почергового узгодження проекту та скоротити час на його підготовку, копії проекту необхідно направити всім особам, що беруть у створенні організації. На основі їх поправок у проект вносяться доповнення та зміни.

4. Підготовлений проект документа передають на підпис керівникові установи чи структурного підрозділу. До передачі на підпис виконавець перевіряє правильність змісту, оформлення документа, наявність віз та додатків, а також матеріалів, на основі яких він готується. Ці матеріали передають керівникові разом з проектом або вони знаходяться у виконавця та передаються керівнику на його вимогу. Наприклад, лист організації завжди прикріплюється до проекту відповіді на нього, який передається на підпис керівнику. У той же час проект листа може бути переданий на підпис без додатку цього наказу.

5. Вихідні документи підписуються керівниками установи або структурних підрозділів та відповідальними виконавцями.

Керівники установ повинні бути звільнені від необхідності Заглиблюватись у вирішення множини другорядних питань, а значить, підписувати відповідні документи. Для цього доцільно надати право керівникам структурних підрозділів та відповідальним виконавцям у межах їх компетенції, обмеженої положеннями про підрозділи та посадовими інструкціями, підписувати документи від імені установи. Такий порядок сприяє підвищенню відповідальності виконавців за надану їм частину роботи, оперативності діяльності установи та загальної культури діловодства, відповідає сучасному уявленню про організацію управлінського процесу в цілому.

Документи, які містять рішення з важливих питань діяльності установи, підписуються його керівниками.

Якщо при підписанні керівник вніс зміни або додатки до документу, виконавець переносить їх до копії, яка залишиться у справах установи.

Після реєстрації підписані документи передаються до експедиційної обробки та відправки. Відповіді на пропозиції, заяви, скарги громадян відправляють через бюро листів,

6. Документи передають до експедиції повністю оформленими; вони повинні
(при необхідності) мати відмітку про категорію поштового відправлення.

При експедиційному обробленні вихідних документів перевіряють правильність їхоформлення та наявність додатків до них, сортують документи за адресами поштових відправлень, проставляють адресу на конверті при упаковці, фальцюють (складають) документи, вкладають їх у конверти, заклеюють їх, визначають і проставляють вартість відправки, складають список на заказану пошту та здають у відділ зв'язку.

7. Перевіряючи правильність оформлення документів, встановлюють наявність необхідних реквізитів та правильність їх оформлення, відповідність числа та номерів додатків числу та номерам, вказаним у тексті, відповідність

дати відправки даті реєстрації тощо. Неправильно оформлені документи повертають виконавцеві.

8. Документи сортують за адресам з метою вкладення декількох відправлень, адресованих одному отримувачу, в один конверт. Для цього використовують сортувальний пристрій. Сортування за видами відправлень відбувається також для виділення кореспонденції, бандеролей та ін.

9. Документи, які відправляються за постійними адресами, відправляють у конвертах з попередньо надрукованою адресою.

10. Фальцювання документів, вкладення їх у конверти, заклеювання конвертів, визначення та поставлення вартості відправки доцільно виконувати за допомогою відповідних технічних засобів.

11. Документи, які надійшли в експедицію, відправляються в день їх надходження. В інструкції з діловодства повинні бути встановлені часи передавання

документів з підрозділів до експедиції (канцелярію, секретареві), передбачаючи відправку кореспонденції у день передавання.

Дата добавления: 2017-02-01