Лекція № 7

План

Лекція № 6

Тема. Державна уніфікована система документації

1. Мета створення Державної уніфікованої системи документації (ДУСД).

2. Методи уніфікації документів.

1. Метою створення ДУСД є:

- формування системи управлінської документації, що забезпечує функціонування державних органів влади і управління, підприємств, організацій та установ.

- реалізація єдиної технічної політики у сфері уніфікації управлінської документації.

- створення умов для організації взаємодії юридичних осіб різних форм власності на основі використання УФД;

- впорядкування інформаційних потоків між органами державної влади і управління та юридичними і фізичними особами незалежно від форм власності.

Основними завданнями створення ДУСД є:

- встановлення єдиних вимог до порядку розроблення, затвердження, реєстрації, ведення та впровадження УФД;

- визначення та встановлення раціонального складу форм документів, а також сукупності взаємозв'язаних техніко-економічних та соціальних показників, що містяться в цих формах.

ДУСД має у своєму складі:

- уніфіковані системи документації, які формують за предметно-функціональним підходом, з метою розв'язання основних завдань державного управління;

- державні стандарти України та нормативні документи розробників УСД, в яких вста­новлюються загальні вимоги до побудови УСД та реалізації процесів розроблення, затверд­ження, реєстрації, впровадження та ведення УФД;

- міністерства (відомства), підприємства, організації і установи, що організують та здійснюють роботи з уніфікації документації.

Склад уніфікованих систем документації, що належать до державної уніфікованої систе­ми документації, визначає перелік класів управлінської документації, встановлених у ДК 010.

Розроблення, впровадження та ведення уніфікованої системи документації відповідного
функціонального призначення організовує та забезпечує визначене міністерство або відомство (далі — розробник УСД).

Розробник УСД визначає перелік організацій, установ, спеціально створених робочих груп (далі — організацій-розробників УФД), що здійснюють розроблення і вдосконалення ок­ремих уніфікованих форм документів, які входять до складу УСД.

Уніфіковані системи документації складаються з:

- нормативних документів розробників УСД, в яких установлюється склад, зміст та по­рядок проведення робіт з уніфікації управлінських документів, що входять до складу УСД;

- уніфікованих форм документів.

Залежно від рівня затвердження уніфіковані форми документів у складі УСД поділяють на такі категорії:

- державні (міжвідомчі) уніфіковані форми документів;

- галузеві (відомчі) уніфіковані форми документів;

- уніфіковані форми документів підприємств, організацій (надалі — форми документів підприємств).

Уніфіковані форми документів усіх категорій повинні створюватись як на паперовому, так і на магнітному носії (у електронному вигляді).

Уніфіковані форми документів на паперовому носії даних необхідно проектувати на ос­нові формуляра-зразка як машиноорієнтовані, вводячи до них додатково зони машинозчиту­вальної інформації, яка б містила коди реквізитів документа і інші необхідні дані.

Вимоги до побудови формуляра-зразка встановлюють у ДСТУ 3844 «Державна уніфіко­вана система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови».

Загальне і науково-методичне керівництво та координацію робіт із створення та функціо­нування ДУСД здійснюють Державний комітет статистики України (Держкомстат України) та Міністерство економіки України (Мінекономіки України).

Організацію виконання робіт з розроблення, впровадження та ведення УСД, визначен­ня складу показників, що входять до форм документів відповідного функціонального призначення, на різних рівнях управління здійснюють розробники УСД відповідно до функцій, покладених на них Законами України, Постановами Кабінету Міністрів України та іншими нормативними документами.

Загальне і науково-методичне керівництво та координацію робіт з розроблення державних стандартів та нормативних документів у складі ДУСД здійснює Державний комітет стандартизації, метрології та сертифікації України (Держстандарт України).

Міністерства (відомства) України відповідальні за організацію та стан робіт з впровад­ження та застосування УСД у межах своєї системи (галузі).

Відповідальність за організацію та стан робіт з впровадження та застосування УСД на під­приємствах усіх форм власності покладається на керівництво цих підприємств.

Відповідальність за застосування форм документів, що не пройшли реєстрацію за вста­новленим порядком, покладається на керівників міністерств (відомств), підприємств, органі­зацій.

Науково-методичне керівництво роботами з уніфікації форм документів і контроль за їхнім застосуванням у відповідній галузі здійснюють міністерства (відомства) України.

Науково-методичне керівництво роботами з уніфікації форм документів і контроль за їхнім застосуванням на підприємствах здійснюють керівники або відповідні служби, призна­чені ними.

Порядок проведення робіт з міжнародного співробітництва у галузі уніфікації та стандартизації форм документів установлюють Держкомстат та Мінекономіки України з урахуванням організаційно-методичних документів міжнародних організацій, що займаються уніфікацією форм документів.

2. У процесі уніфікації документації застосовують методи змістовної та формальної уні­фікації.

Методи змістовної уніфікації спрямовані на:

- побудову єдиної моделі документів (формуляра-зразка) для груп однорідних задач;

- встановлення обмежуваних номенклатур чинних форм;

- створення уніфікованих форм документів;

- уніфікацію та стандартизацію назв і значень реквізитів документів та використовува­них показників.

Методи формальної уніфікації спрямовані на:

- уніфікацію структур документів;

- створення загальних синтаксичних та лінгвістичних правил побудови документів;

- уніфікацію методів контролю інформації в документах.

Назви показників техніко-економічної та соціальної інформації, а також реквізитів документів повинні бути побудовані за єдиними вимогами згідно з КНД 50-054.

Тема. Реквізит. Формуляр-зразок

Дата добавления: 2014-01-04