Информация, ее виды и роль в менеджменте

Тема 13. Информация и коммуникации в менеджменте

1. Информация, ее виды и роль в менеджменте.

2. Понятие и характеристика коммуникаций.

3. Процесс коммуникаций.

4. Барьеры коммуникаций и пути их преодоления.

Рыночная экономика не может существовать без развитой информационной структуры, без информатизации бизнеса. Жесткие и изменчивые требования рынка предъявляют к менеджерам высокие требования, так как именно они, принимающие и реализующие решения, ответственны за успех своего предприятия. Владение информацией означает обладание реальной властью – ведь нехватка информации, как впрочем, и избыток ненужной, дезориентирует любую хозяйственную деятельность.

&	Существует прямая связь между информированностью и удовлетворенностью трудом. Так, хорошо информированные сотрудники довольны своей работой в 7 случаях из 10, а плохо информированные – только в 4.

Управление как информационный процесс состоит в обмене информацией между субъектом управления, управляемым объектом и внешней средой.

Понятие «информация» отличается от понятия «данные».

Данные – это факты и цифры, полученные вследствие прямого наблюдения за событиями.

Информация – это преобразованные в определенном контексте данные, представляющиеся содержательными и полезными для конкретных пользователей.

Закон Украины «Об информации» закрепляет права граждан Украины на информацию, закладывает правовые основы информационной деятельности. Основываясь на Декларации о государственном суверенитете Украины и Акте провозглашения ее независимости, Закон утверждает информационный суверенитет Украины и определяет правовые формы международного сотрудничества в области информации.

!	Под информацией данный Закон понимает документируемые или публично объявленные сведения о событиях и явлениях, которые происходят в обществе, государстве и окружающей среде.

Эффективность процесса управления во многом определяется уровнем качества информации. К характеристикам высококачественной информации относятся:

1. Временное измерение:

· своевременность - предоставление информации по мере необходимости;

· срочность – оперативное обновление информации;

· периодичность – доступность информации о прошлом, настоящем и будущем;

2. Содержательное измерение:

· точность – достоверность информации;

· уместность – соответствие информации требованиям конкретного пользователя;

· полнота – предоставление всей необходимой информации;

· краткость – обеспечение только требуемой информацией.

3. Формальное измерение:

· четкость – информация должна предоставляться в простой и понятной форме;

· детальность – обеспечение более подробной или итоговой информации;

· представительность – представление информации в описательной, цифровой или пространственно-наглядной форме.

В соответствии с Законом Украины «Об информации» выделяются следующие ее виды: статистическая информация, массовая информация, информация государственных органов и органов местного и регионального самоуправления, правовая информация, информация о личности, информация справочно-энциклопедического характера социальная информация.

Статистическая информация - это официальная документируемая государственная информация, дающая количественную характеристику событий и явлений, которые|какой| происходят в экономической|экономичный|, социальной, культурной и других сферах жизни Украины. Государственная статистическая информация подлежит систематической|систематичный| открытой публикации. Обеспечивается открытый доступ граждан, научных заведений и других заинтересованных организаций к|до| неопубликованным статистическим данным|данные|, которые|какой| не подпадают под действие ограничений, установленных данным Законом. Система статистической информации, ее источники|родник,исток| и режим определяются Законом Украины "О государственной статистике" и другими правовыми актами в этой отрасли.

Массовая информация - это публично распространяемая печатная и аудиовизуальная|аудиовизуальный| информация. Печатными средствами массовой информации являются периодические|периодичный| печатные издания (пресса) - газеты, журналы, бюллетени и тому подобное и разовые издания с определенным тиражом. Аудиовизуальными|аудиовизуальный| средствами массовой информации является: радиовещание, телевидение, кино, звукозапись, видеозапись и тому подобное. Порядок создания (основание) и организации деятельности отдельных средств массовой информации определяются законодательными актами об этих средствах.

Информация государственных органов и органов местного и регионального самоуправления - это официальная документируемая информация, которая|какой| создается в процессе текущей деятельности законодательной, исполнительной и судебной власти, органов местного и регионального самоуправления. Основными источниками|родник,исток| этой информации являются: законодательные акты Украины, другие акты, принимаемые Верховной Радой и ее органами, акты Президента Украины, подзаконные нормативные акты, ненормативные акты государственных органов, акты органов местного и регионального самоуправления.

Информация государственных органов и органов местного и регионального самоуправления доносится к сведению заинтересованных лиц|личность| путем:

- опубликования ее в официальных печатных изданиях или распространения информационными службами соответствующих государственных органов и организаций;

- опубликования ее в печатных средствах массовой информации или публичного объявления|оглашение| через|из-за| аудио-| и аудиовизуальные|аудиовизуальный| средства массовой информации;

- непосредственного доведения|доказывания| ее к|до| заинтересованным лицам|личность| (устно, в письменном виде или другими способами);

- предоставления возможности ознакомления с архивными материалами;

- объявления|оглашение| ее во время публичных выступлений|выступ| должностных лиц.

Источники|родник,исток| и порядок получения, использования|употребление|, распространения и хранения|сбережение,сохранение| официальной информации государственных органов и органов местного и регионального самоуправления определяются законодательными актами об этих органах. Законодательные и другие нормативные акты, которые касаются прав, свобод и законных интересов граждан, не доведенные до публичного сведения, не имеют юридической силы.

Правовая информация - это совокупность документируемых или публично объявленных сведений о праве, его системе, источниках|родник,исток|, реализации, юридических фактах, правоотношениях, правопорядке, правонарушении и борьбе с ними и их профилактике и тому подобное. Источниками|родник,исток| правовой информации является Конституция Украины, другие законодательные и подзаконные нормативные правовые акты, международные договоры и соглашения, нормы и принципы международного права, а также ненормативные правовые акты, сообщения средств массовой информации, публичные выступления|выступ|, другие источники|родник,исток| информации по правовым вопросам. С целью обеспечения доступа к|до| законодательным и других нормативных актов всем гражданам государство обеспечивает издание настоящих актов массовыми тиражами в кратчайшие сроки после набора ими действию.

Информация о личности|личность| - это совокупность документируемых или публично объявленных сведений о личности|личность|. Основными данными|данные| о личности|личность| (персональными данными|данные|) является: национальность, образование, семейное положение, религиозность, состояние|стан| здоровья, а также адрес, дата и место рождения. Источниками|родник,исток| документируемой информации о личности|личность| являются выданные|изданы| на ее имя документы, подписанные ею документы, а также сведения о личности|личность| |личность|, собранные государственными органами власти и органами местного и регионального самоуправления в пределах своих полномочий. Запрещается сбор|сборка,собирание| сведений о личности|личность| без ее предыдущего|предварительный| согласия, за исключением случаев, предусмотренных законом. Каждая личность|личность| имеет право на ознакомление с информацией, собранной о ней. Информация о личности|личность| охраняется Законом.

Информация справочно-энциклопедического характера - это систематизированные, документируемые или публично объявленные сведения об общественной, государственной жизни и окружающей естественной среде. Основными источниками |родник,исток| этой информации является: энциклопедии, словари, справочники, рекламные сообщения и объявления|оглашение|, путеводители, картографические материалы и тому подобное, а также справки, которые даются уполномоченными на то государственными органами и органами местного и регионального самоуправления, объединениями граждан, организациями, их работниками и автоматизированными информационными системами. Система этой информации, доступ к|до| ней регулируются библиотечным, архивным и другим отраслевым законодательством.

Социологическая информация - это документируемые или публично объявленные сведения об отношении отдельных граждан и социальных групп к общественным событиям и явлениям, процессам, фактам. Основными источниками|родник,исток| социологической информации являются документируемые или публично объявленные сведения|ведомость|, в которых|какой| отражены результаты социологических опросов, наблюдений и других социологических исследований. Социологические исследования осуществляются государственными органами, объединениями граждан, зарегистрированными в установленном порядке.

Информация, используемая в процессе управления, может быть также классифицирована по различным признакам:

1. По содержанию:

Ø экономическая – содержит данные об объемах производства, реализации, ценах и т.д.,

Ø финансовая – отражает движение денежных средств на предприятии, привлечение инвестиций, структуру затрат;

Ø плановая – содержит данные о запланированных показателях;

Ø учетная – содержит данные налогового и управленческого учета, касающегося деятельности организации;

Ø бухгалтерская – охватывает данные, использующиеся при осуществлении бухгалтерского учета;

Ø технологическая – раскрывает содержание технологии осуществления основных и сопроводительных производственных и хозяйственных операций;

Ø справочная – содержит общедоступные данные, использование которых облегчает осуществление всех видов деятельности;

Ø административная – отражает данные о правах, обязанностях, ответственности, правилах и процедурах в организации.

2. По источникам возникновения:

Ø внутренняя – бухгалтерская и статистическая отчетность, текущие наблюдения, специальные обследование;

Ø внешняя – информация, полученная от сотрудников предприятия, посредников, поставщиков, покупателей, деловых партнеров, средств массовой информации, промышленный шпионаж.

3. По месту образования и направлению информационных потоков:

Ø входящая – информация, охватывающая сведения, поступающие в торговую организацию (сопроводительные документы, законодательные акты)

Ø исходящая – информация, поступающая от торговой организации (реклама, заявки на поставку товаров)

4. По степени надежности:

Ø достоверная информация – объективно и правдиво характеризует определенное явление;

Ø вероятностная информация – имеет сомнительное происхождение, субъективный характер и требует проверки. Ее характер может быть обусловлен принципиальной невозможностью получить от существующего источника точные сведения, поскольку, например, имеющиеся методы не позволяют это сделать; неизбежными искажениями при передаче информации; заведомым распространением изначально ложных сведений.

5. По периоду действия:

- разовая – используется лишь один раз в специфической ситуации;

- периодическая – используется и формируется систематически, в зависимости от потребностей;

- долгосрочная – используется на протяжении длительного периода времени.

6. По полноте охвата явления:

- полная – всесторонне и в полной мере раскрывает сущность явления;

- частичная – отражает лишь определенный аспект явления, не давая его целостной характеристики;

- излишняя – содержит данные, которые являются лишними не нужными для использования в конкретной ситуации.

7. По способам распространения: устная, письменная и комбинированная.

Согласно Закону Украины «Об информации» |родник,исток|источниками|родник,исток| информации являются предусмотренные или установленные данными Законом носители информации: документы и другие носители информации, которые|какой| являют собой материальные объекты, которые хранят|беречь| информацию, а также сообщение средств массовой информации, публичные выступления|выступ|.

Документ - это предусмотренная законом материальная форма получения, хранения|сбережение,сохранение|, использования|употребление| и распространения информации путем фиксации ее на бумаге, магнитной, кино-|, видео-|, фотопленке или на другом носителе. Первичный документ - это документ, который заключает в себе исходную|выходной| информацию. Вторичный документ - это документ, который являет собой результат аналитико-синтетической и другой переработки одного или нескольких документов.

Режим доступа к|до| информации - это предусмотренный правовыми нормами порядок получения, использования|употребление|, распространения и хранения|сбережение,сохранение| информации. В зависимости от режима доступа информация подразделяется на открытую информацию и информацию с ограниченным доступом. Государство осуществляет|свершать,совершать| контроль за режимом доступа к|до| информации. Задача|задача| контроля за режимом доступа к|до| информации заключается в обеспечении соблюдения требований|востребование| законодательства об информации всеми государственными органами, предприятиями, учреждениями и организациями, недопущении необоснованного отнесения|унос| сведений|ведомость| к|до| категории информации с ограниченным доступом.

Доступ к|до| открытой информации обеспечивается путем: систематической|систематичный| публикации ее в официальных печатных изданиях (бюллетенях, сборниках); распространение ее средствами массовой коммуникации; непосредственного ее предоставления заинтересованным гражданам, государственным органам и юридическим лицам. Порядок и условия предоставления гражданам, государственным органам, юридическим лицам и представителям общественности сведений|ведомость| за запросами устанавливаются данным Законом или договорами (соглашениями), если предоставление информации осуществляется на договорной основе|основание|. Ограничение права на получение открытой информации запрещается законом. Подавляющим правом на получение информации пользуются граждане, которым|какой| эта информация необходима для выполнения своих профессиональных долгов.

Информация с ограниченным доступом по своему правовому режиму подразделяется на конфиденциальную и тайную. Конфиденциальная информация - это сведения|ведомость|, которые|какой| находятся во владении, пользовании|использование| или распоряжении отдельных физических или юридических личностей и распространяются|ширятся| за их желанием в соответствии с|соответственно| предусмотренными ими условиями. Граждане, юридические лица, владеющие|обладать| информацией профессионального, делового, производственного, банковского, коммерческого и другого характера, полученной на собственные средства|стоимость,средство|, или такой, которая|какой| является предметом их профессионального, делового, производственного, банковского, коммерческого и другого интереса и не нарушает|возбуждать| предусмотренной законом тайны, самостоятельно определяют режим доступа к|до| ней, включая принадлежность ее в категорию конфиденциальную, и устанавливают для нее систему (способы) защиты. Исключение составляет информация коммерческого и банковского характера, а также информация, правовой режим которой|какой| установлен Верховной Радой Украины по предоставлению Кабинета Министров Украины (по вопросам статистики, экологии, банковских операций, налогов и тому подобное), и информация, укрывательство которой|какой| представляет угрозу жизни и здоровью людей. К|до| тайной информации принадлежит информация, содержащая сведения|ведомость|, составляющие государственную и другую предусмотренную законом тайну, разглашение которой|какой| наносит вред личности|личность|, обществу и государству. Отнесение|унос| информации к|до| категории тайных сведений|ведомость|, составляющих государственную тайну, и доступ к|до| ней граждан осуществляется в соответствии с|соответственно| законом об этой информации. Порядок обращения тайной информации и ее защиты определяется соответствующими государственными органами при условии сдерживания требований|востребование|, установленных данным Законом. Порядок и сроки|термин| обнародования тайной информации определяются соответствующим законом.

Доступ граждан к|до| информации о них. Граждане имеют право: знать в период сбора|сборка,собирание| информации, какие сведения о них и с какой целью собираются, как, кем и с какой целью они используются; доступу к|до| информации о них, отрицать|оспаривать| ее правильность, полноту, уместность и тому подобное. Государственные органы и организации, органы местного и регионального самоуправления, информационные системы которых|какой| вмещают информацию о гражданах, обязаны предоставлять ее беспрепятственно и бесплатно по требованию лиц|личность|, которых|какой| она касается, кроме случаев, предусмотренных законом, а также принимать меры относительно|касательно| предотвращения несанкционированного доступа к|до| ней. В случае нарушений этих требований|востребование| Закон гарантирует защиту граждан от нанесенного им вреда использованием|употребление| такой информации. Запрещается доступ посторонних|сторонний| лиц|личность| к|до| сведениям о другом лице|личность|, собранным в соответствии с|соответственно| действующим законодательством государственными органами, организациями и должностными лицами. Хранение|сбережение,сохранение| информации о гражданах не должно длиться|продолжаться| дольше, чем это необходимо для законно установленной цели. Все организации, которые|какой| собирают информацию о гражданах, должны к|до| началу работы с ней осуществить в установленном Кабинетом Министров Украины порядке государственную регистрацию соответствующих баз данных. Необходимое количество данных|данные| о гражданах, которые|какой| можно получить законным путем, должно быть максимально ограниченным и может использоваться лишь|только| для законно установленной цели. Отказ в доступе к|до| такой информации, или укрывательство ее, или незаконные сборы|сборка,собирание|, использование|употребление|, хранение|сбережение,сохранение| или распространение могут быть обжалованы в суде.

Под информационным запросом (в дальнейшем - запросом) относительно|касательно| доступа к|до| официальным документам в данном Законе понимается обращение с требованием|востребование| о предоставлении возможности ознакомления с официальными документами. Запрос может быть индивидуальным или коллективным. Он подается|дается| в письменной форме. Гражданин имеет право обратиться к|до| государственным органам и требовать предоставления любого|какой-нибудь| официального документа, независимо от того, касается настоящий документ его лично или нет, кроме случаев ограничения доступа, предусмотренных данным Законом. Под запросом относительно|касательно| предоставления письменной или устной информации в данном Законе понимается обращение с требованием|востребование| предоставить письменную или устную информацию о деятельности органов законодательной, исполнительной и судебной власти Украины, их должностных лиц по отдельным вопросам. Граждане Украины, государственные органы, организации и объединения граждан (в дальнейшем - вопрошатели) подают|давать| запрос соответствующему органу законодательной, исполнительной и судебной власти, его должностным лицам. В запросах должна быть отмечена фамилия, имя и отчество вопрошателя, документ, письменная или устная информация, которая его интересует, тот адрес, по которому|какой| он желает получить ответ. Органы законодательной, исполнительной и судебной власти Украины, их должностные лица обязаны предоставлять информацию, касающуюся их деятельности, в письменном виде, устно, по телефону или используя публичные выступления|выступ| своих должностных лиц.

Право собственности на информацию - это урегулированные законом общественные отношения по владению, использованию|использование| и распоряжению информацией. Информация является объектом права собственности граждан, организаций (юридических лиц) и государства. Информация может быть объектом права собственности как в полном объеме, так и объектом лишь|только| владения, пользования|использование| или распоряжения. Владелец|собственник| информации относительно|касательно| объектов своей собственности имеет право осуществлять|свершать,совершать| любые|какой-нибудь| законные действия. Основаниями возникновения права собственности на информацию является: создание информации своими силами и за свой счет; договор на создание информации; договор, который содержит условия перехода права собственности на информацию к|до| другому лицу|личность|. Информация, созданная несколькими гражданами или юридическими лицами, является коллективной собственностью ее творцов. Порядок и правила пользование|использование| такой собственностью определяются договором, заключенным между совладельцами|сособственник|. Информация, созданная организациями (юридическими лицами) или приобретенная ими другим законным способом, является собственностью этих организаций. Информация, созданная на средства|стоимость,средство| государственного бюджета, является государственной собственностью. Информацию, созданную на правах индивидуальной собственности, можно отнести к|до| государственной собственности в случаях передачи ее на хранение|сбережение,сохранение| в соответствующие банки данных|данные|, фонды или архивы на договорной основе|основание|. Владелец|собственник| информации имеет право назначать лицо|личность|, которое|какой| осуществляет|свершать,совершать| владение, использование|употребление| и распоряжение информацией, и определять правила обработки информации и доступ к|до| ней, а также устанавливать другие условия относительно|касательно| информации.

Информация может выступать в качества товара, продукции или услуги.

Информация как товар. Информационная продукция и информационные услуги граждан и юридических лиц, которые|какой| занимаются информационной деятельностью, могут быть объектами товарных отношений, которые регулируются действующим гражданским и другим законодательством. Цены и ценообразования на информационную продукцию и информационные услуги устанавливаются договорами, за исключением случаев, предусмотренных Законом.

Информационная продукция - это материализованный результат информационной деятельности, предназначенный для удовлетворения информационных потребностей граждан, государственных органов, предприятий, учреждений и организаций.

Информационная услуга - это осуществление в определенной законом форме информационной деятельности по доведению|доказыванию| информационной продукции до потребителей с целью удовлетворения их информационных потребностей.

Участниками информационных отношений являются граждане, юридические лица или государство, приобретающие предусмотренные законом права и обязанности|долг| в процессе информационной деятельности. Основными участниками этих отношений является: авторы, потребители, распространители, хранители (охранники) информации.

Участники информационных отношений имеют право получать (производить|выделывать,вырабатывать|, добывать), использовать, распространять|ширить| и хранить|беречь| информацию в любой|какой-нибудь| форме с использованием любых|какой-нибудь| средств, кроме случаев, предусмотренных законом. Каждый участник информационных отношений для обеспечения его прав, свобод и законных интересов имеет право на получение информации о: деятельности органов государственной власти; деятельности народных депутатов; деятельности органов местного и регионального самоуправления и местной администрации; то, которое касается его лично.

Дата добавления: 2014-01-03