Управление проектом

Оформление инновационных проектов

Любой инновационный проект нуждается в финансировании. Проекты могут финансироваться по линии Государственной научно-технической программы, путем получения грантов

Каждый проект должен иметь четкое название, сопровождаться краткой аннотацией. В проекте указывается число исполнителей; сроки выполнения (год начала и год окончания); объем финансирования в расчете на год. Важное значение придается информации о руководителе и основных исполнителях проекта, организации, через которые осуществляется финансирование; организация, в которой выполняется работа.

Далее следует содержание проекта в соответствии с пунктами, изложенными выше.

Если проект представляется на конкурс, оформляется соответствующая заявка. Условия конкурсов публикуются в печати. Должна быть обоснована смета расходов на выполнение проекта - общий объем финансирования в расчете на каждый год, в том числе:

¨ заработная плата (не более 50% общего объема);

¨ начисления на заработную плату;

¨ приобретение оборудования и материалов;

¨ услуги сторонних организаций (в том числе на издание трудов по данному проекту);

¨ командировочные расходы;

¨ накладные расходы (не более 20% общего объема).

В общем виде смета расходов может быть оформлена с выделением прямых и накладных расходов Проведение работ осуществляется в соответствии с договором с финансирующей организацией и техническим заданием.

В техническом задании указываются тема работы (название проекта, год, организация, в которой выполняется работа, исполнители, руководитель темы, сроки выполнения, стоимость работ, цель работы, имеющийся научный задел, ожидаемые результаты, их научно-техническая и практическая ценность, содержание работы (этапы), наименование этапов, сроки их выполнения, стоимость, результат и вид отчетности, перечень представляемой научной, технической и другой документации по окончании работ, рекомендации по использованию результатов.

Особое внимание нужно обратить на характеристику ожидаемых результатов и оценку имеющегося у разработчиков задела. Форма их изложения должна обеспечивать экспертизу результатов.

Завершение работ по проекту оформляется актом закрытия (промежуточного, годового этапа и т.п.).

Проекты, представленные на конкурс, проходят многоэтапную независимую экспертизу, по результатам которой выносится решение по объему финансирования проекта.

Управление проектом является сложной задачей. Рабочая группа, созданная для реализации проекта, решает новые задачи, отличающиеся от задач, решаемых существующими функциональными подразделениями. Между рабочей группой и всей организацией существует устойчивая связь, так как реализация проекта должна осуществляться в сотрудничестве с существующими подразделениями и результат должен быть интегрирован в имеющуюся структуру. Например, введение дистанционной системы образования в вузе должно происходить в сотрудничестве с деканатами, кафедрами и другими подразделениями.

Каждый член рабочей группы имеет, как правило, двух руководителей (руководителя группы и руководителя функционального подразделения). Для управления проектом может быть выделен руководитель. Структура группы по проекту зависит от сложившейся ситуации. Если, например, проект не является сложным (модификация продукта), то создается ограниченная рабочая группа, в состав которой входят отделы разработки новой продукции, производства, маркетинга и обслуживания. Такая группа подчиняется руководителю соответствующего отдела.

Если же речь идет о радикальных нововведениях, в составе группы могут быть выделены:

- технический ("рабочий") руководитель, решающий, что и когда должны делать сотрудники;

- научный ("профессиональный") руководитель, отвечающий за качество выполнения работы;

- руководитель-организатор, обеспечивающий личные интересы сотрудников (зарплата и т.п.).

Руководители образуют координационную группу, в задачи которой входит:

- определение цели проекта;

- назначение руководителей рабочих групп;

- создание рабочих групп;

- постановка задачи;

- контроль за реализацией проекта (качество, время, расходы);

- принятие решения о продолжении;

- роспуск рабочих групп.

Рабочие группы отвечают за выполнение своей части проекта; планирование и контроль, составление отчетов для координирующей группы и всей организации. При отборе кандидатур в рабочую группу руководствуются следующими критериями: компетентность и опыт; наличие специальных знаний в проблемной области; возможность привлечения к работе; власть и авторитет в организации; способность разрешать конфликтные ситуации; отношение к делу; личный интерес и мотивация.

В практике менеджмента применяется много методик управления рабочей группой. Среди них: планирование (особенно планирование бюджета и контроля за затратами; управление информационными потоками и т.п.). Однако эти методики не являются специальными для рабочей группы, они применяются для управления любыми процессами. Универсальной является процедура организации совещаний по проекту, принятия решений и т.п.

Специфическими инструментами управления проектом являются:

1. Определение проекта и постановка задачи. Четкая формулировка проблемы и постановка задачи важна для:

- осмысления проекта и установления этапов выполнения;

- выделения важнейших проблем;

- создания модели обмена информацией;

- определения ожидаемых результатов;

- разработки рекомендаций после завершения работ.

2. Установление промежуточных этапов (разделение проекта на отдельные фазы). На отдельных этапах выполнения проекта принимаются решения:

- нужно продолжать или скорректировать задания;

- не надо ли уточнить последний этап;

- форма завершения последнего этапа.

Подразделение на этапы позволяет контролировать ход выполнения проекта. Наглядно этапы прохождения проекта представлены на схеме 5.2:

Все разделение проекта на этапы должно быть тщательно продумано. Одной из причин неудач в реализации проекта является нечеткая организация сотрудничества и согласованности внутри рабочей группы, а также между рабочей группой и организацией.

Схема 5.2. Этапы прохождения проекта

Дата добавления: 2014-01-04