Пример декомпозиции бизнес-процесса в методологии IDEF0

Уровень вложенности подпроцессов не ограничен, что позволяет описывать функциональную модель процесса любой сложности. Средства описания процесса Workflow реализуют соответствующую возможность, как правило, путем запуска дочерних процессов в указанных операциях родительского процесса и согласования получаемых результатов с последующими операциями.

Формирование функциональной модели бизнес-процессов является первым шагом подготовки к внедрению системы класса Workflow. Хотелось бы обратить внимание на следующие немаловажные обстоятельства.

Рисунок 8.12 – Диаграмма декомпозиции

Внедрение системы класса Workflow базируется не на маршрутизации прохождения документов и не на автоматизации группы операций или вида действий, а на описании бизнес-процесса, ради эффективного выполнения которого, собственно, и осуществляется маршрутизация документов и/или автоматизация операций.

Технология Workflow не накладывает каких-либо специальных ограничений на уровень детализации бизнес-процесса и/или степень автоматизации выполняемых операции.

В качестве элементарной операции можно использовать как рутинное, формальное действие, например «зарегистрировать учетные данные клиента», так и творческую, нетривиальную задачу, скажем «разработать технологию подъема Титаника». Следует лишь определить IDEF-дуги, связывающие эту операцию с другими в рамках рассматриваемого процесса.

При всей важности функционального моделирования, тем не менее, представленных в функциональной модели данных еще недостаточно для полного определения процесса. Третьим требованием представления бизнес-процесса в виде процесса Workflow является НАЛИЧИЕ ПРАВИЛ выполнения процесса, которые можно сформулировать и формально описать. В первую очередь соответствующие правила касаются последовательности выполнения операций, условий и предусмотренной реакции на внешние события.

Для того чтобы пояснить принципы формирования правил, рассмотрим категории операций, выполняемых в рамках бизнес-процесса (рис. 8.13).

Категории операций, выполняемых в рамках бизнес-процесса, и примеры.

Будем рассматривать операции, выполняемые группой исполнителей. В качестве направлений систематизации выберем согласованность времени выполнения (синхронно, асинхронно) и области действия (локальная или распределенная). Для выполнения синхронных локальных операций требуется наличие всех исполнителей в одно время и в одном месте. Синхронные распределенные операции выполняются в одно и то же время исполнителями,

Рисунок 8.13 – Категории операций, выполняемых в рамках бизнес-процесса

которые могут находиться в разных местах. Асинхронные локальные операции выполняются членами группы в одном, определенном месте, но в различное время. И, наконец, асинхронные распределенные операции выполняются членами группы исполнителей в различных местах и в различное время.

Объектом автоматизации технологии Groupware являются три первых категории операций. В рамках технологии Workflow рассматриваются операции, относящиеся к последней категории, - распределенные и асинхронные. Причем эти операции могут выполняться последовательно или параллельно, иметь сколь угодно сложную логику, согласовываться по времени, данным и исполнителям.

Четвертым и последним требованием представления бизнес-процесса в виде процесса класса Workflow является ПЕРИОДИЧНОСТЬ ВЫПОЛНЕНИЯ. В отличие от предыдущих требований, это требование носит чисто экономический характер.

Инструментальные средства описания процесса. С точки зрения системы, каждая операция, входящая в состав процесса, содержит задание, выполнение которого предполагает ввод и/или обработку информации. Типовыми параметрами описания операции являются следующие:

- адресат - пользователь или группа пользователей, получающих задание, при этом указываются права на пересылку задания другому пользователю и права на копирование данных, относящихся к заданию;

- экранная форма, содержащая представление данных и функций, используемых пользователем при выполнении задания;

- предельный срок выполнения задания, определяющий, до какого времени соответствующая операция должна быть выполнена;

- действия системы при инициализации и завершении операции.

Последовательность выполнения операций и условия их перехода от одной к другой составляют алгоритм выполнения процесса. Помимо уже рассмотренных операций в описании алгоритма, как правило, используются:

- логические условия;

- внешние по отношению к процессу события;

- средства создания параллельных ветвей;

- точки встречи, позволяющие согласовать результаты параллельно выполняемых операций;

- автоматические операции - операции, выполняющиеся без участия пользователя и запускающие на сервере внешнюю процедуру обработки циркулирующих в процессе данных;

- сценарии - специальные экранные формы, содержащие вызов функций, операторов системы и внешних программ, используемых пользователем при выполнении различных операций.

Использование инструментальных средств описания процессов в большинстве современных систем класса Workflow не требует от разработчика каких-либо знаний в области программирования или систем управления базами данных. Например, в системе Staffware средством такого класса является графический построитель процедур для Windows, работа которого основана на технологии пиктограмм и режиме drag-and-drop.

При выполнении процесса Workflow информация передается от пользователя к пользователю в виде некоторого упорядоченного множества данных. Каждая операция использует подмножество этих данных, состав которого, а также способ представления данных задаются соответствующей экранной формой. Создание форм является прерогативой разработчика процессов, а инструментальные средства для разработки форм являются важным компонентом системы Workflow. Главным требованием к экранным формам, циркулирующим в системе, является их «интеллектуальность» - возможность динамически изменять состав, содержание и формат представления данных.

Большинство систем поддерживают самые разнообразные типы данных. Очень важными являются данные типа «файл», благодаря которым обеспечивается возможность ассоциировать с формой файлы, находящиеся вне системы. Разработчик указывает операции, на которых эти файлы должны порождаться, и регламентирует возможность внесения в них изменений.

Значения данных представляются в экранной форме в виде полей. При этом различаются:

- демонстрационные поля - поля, содержащие значения, для которых не допускается редактирование;

- обязательные поля - поля, которые необходимо заполнить в процессе выполнения задания;

- необязательные поля - поля, значения которых могут быть введены пользователем, однако это не является необходимым условием выполнения задания;

- вычисляемые поля - поля, значения которых вычисляются в соответствии с заданными правилами;

- невидимые поля - вычисляемые, но неотображаемые на экране.

Построение форм представления данных является составной частью описания операций, составляющих процесс Workflow, и включает:

- задание и форматирование текста, образующего форму;

- определение требуемого подмножества данных;

- указание способа их представления в форме;

- описание условий и обстоятельств, определяющих содержание формы.

Кроме того, для каждого поля могут быть заданы:

- справка-пояснение того, как это поле заполнить; справочная информация будет выдаваться на экран по требованию пользователя;

- диапазон или список допустимых значений;

- одна или несколько таблиц, определяющих взаимосвязи между значениями полей формы.

Использование таблиц позволяет организовать согласованную работу с логически связанными полями данных, например такими, как название компании и ее почтовый адрес.

В большинстве современных систем класса Workflow присутствуют высокоуровневые инструментальные средства создания и редактирования экранных форм. Например, в Staffware таким средством является графический построитель форм для среды Windows.

Управление выполнением процесса. Любой конкретный случай выполнения процесса называется экземпляром или вариантом. Выполнение любого экземпляра состоит в рассылке пользователям заданий в виде экранных форм и управлении процессом их заполнения в соответствии с предусмотренным алгоритмом. При этом система класса Workflow обеспечивает:

- одновременное выполнение множества экземпляров каждого процесса;

- передачу заданий между операциями процесса посредством системы электронной почты;

- обмен произвольными сообщениями между пользователями;

- доступ к функциям системы и внешним программам, предусмотренным для пользователя разработчиком процесса;

- взаимодействие путем обмена данными с внешними программами на сервере и клиенте.

Работа пользователя с любой формой состоит из следующих действий:

- просмотр содержимого;

- заполнение и/или редактирование полей;

- печать формы;

- выпуск формы для последующей обработки.

Часто при заполнении экранных форм поддерживается технология электронной подписи.

В процессе эксплуатации система Workflow накапливает задания, ожидающие обработки, и формирует очереди заданий различных типов как для каждого пользователя, так и для группы. Автоматически производится периодическое обновление очередей и уведомление пользователя о наличии в очереди новых, еще непросмотренных заданий, заданий с высоким приоритетом или заданий с установленным предельным сроком выполнения. Например, в системе Staffware для работы с очередью заданий имеется специальное окно.

Набор операций для работы с очередью заданий содержит следующие операции:

- выбор задания;

- переход к заполнению экранной формы выбранного задания;

- выпуск выбранного задания – информирование системы об его выполнении;

- пересылка выбранного задания другому пользователю в случае невозможности его выполнения;

- установка критериев сортировки заданий в очереди;

- ограничение списка отображаемых заданий посредством критерия-фильтра;

- управление периодом обновления очереди.

После выпуска или пересылки задания оно автоматически удаляется из очереди.

В управлении и выполнении процесса Workflow участвуют следующие классы пользователей:

- администратор системы - поддержка и сохранение целостности всех данных, не относящихся к процессам, например данных о пользователях;

- разработчик процесса - разработка, тестирование и поддержка конкретного процесса;

- владелец процесса - редактирование конкретного процесса;

- менеджер - контроль исполнения экземпляров процесса посредством регистрационных отчетов и сервисных программ;

- пользователь - доступ к системе через очередь заданий, функция запуска экземпляра конкретного процесса и справочная подсистема.

Каждый пользователь имеет уникальный код, пароль и относится к некоторой группе пользователей. Средства управления доступом системы Workflow ограничивают доступ к операциям, функции запуска экземпляров процесса и возможностям администрирования для определенных пользователей или групп пользователей. Кроме того, большинство систем предоставляют возможность управления доступом на уровне ролей, в соответствии с которой права доступа могут назначаться не физическим лицам или подразделениям, а должностям (ролям).

Для контроля и управления текущим состоянием выполнения экземпляров процесса в системах Workflow предусмотрены следующие функции:

- регистрационные журналы;

- отчеты о состоянии;

- пересмотр данных;

- административные отчеты.

Регистрационный журнал представляет собой внутренний отчет системы, в котором для каждого экземпляра процесса фиксируются дата и время каждой транзакции, выполненное действие и исполнитель. С помощью регистрационного журнала в любой момент времени можно получить информацию о том, что происходило и происходит при выполнении конкретного экземпляра процесса.

Отчет о состоянии - это внутренний отчет системы, в котором отражается текущее состояние каждой операции каждого процесса. Различается четыре типа состояний: выпущена, не выпущена, отозвана или не отправлена. Кроме того, для любой операции можно получить данные о текущих значениях полей. Функция пересмотра данных отличается от отчета о состоянии лишь тем, что позволяет модифицировать значения полей и таким образом управлять выполнением экземпляра процесса.

Административные отчеты используются для сбора и обобщения информации, относящейся к нескольким (всем, текущим или завершенным) экземплярам данного процесса. Типичными примерами административных отчетов являются отчеты об объеме продаж в регионе, о суммарном объеме всех принятых заказов или о количестве просроченных договоров. Структура и алгоритм административных отчетов определяются разработчиком процесса.

Особенности программной реализации. Естественно, что каждая конкретная программная реализация системы класса Workflow имеет множество своих особенностей. Приведем, например, краткое описание некоторых особенностей программной реализации для системы Staffware.

Как и большинство систем класса Workflow система Staffware имеет архитектуру клиент-сервер. Сервер Staffware работает в среде Unix или NT, а для рабочего места клиента может использоваться алфавитно-цифровой терминал Unix, ПК в среде Windows или Macintosh. В качестве основы для управления данными система Staffware предоставляет несколько вариантов: собственную систему управления, базирующуюся на файловой системе сервера, СУБД Oracle или Informix. Для предприятий, имеющих сложную и территориально-распределенную структуру, важной является поддержка системой Staffware многосерверной конфигурации, в которой часть серверов может работать под Unix, другая - под NT, третья - под любой из этих операционных систем плюс СУБД Oracle, а четвертая - аналогично предыдущей, но с СУБД Informix.

Система Staffware является открытой - специальные средства обеспечивают запуск внешних программ на сервере и клиенте, двусторонний обмен данными между Staffware и процессом на сервере, а также динамический обмен данных (Dynamic Data Exchange - DDE) с приложениями, работающими под Windows. Кроме этого, имеются библиотеки функций уровня прикладного программирования (API) под Unix и Windows, позволяющие разработчикам прикладных программ получить доступ к системным функциям Staffware.

Имеется также специальная версия, ориентированная на работу в сети Internet, - Staffware W4 (Workflow on Word Wide Web), обеспечивающая Web-клиенту системы доступ через глобальную сеть к формам, очереди заданий, административным отчетам и регистрационным журналам. При этом в качестве клиентского программного обеспечения может использоваться любой стандартный Web-браузер.

Среди множества дополнительных функций отметим следующие:

- выход на любую внешнюю систему электронной почты, в том числе по протоколам X400 и SMTP;

- многопользовательский режим отладки и тестирования новых процессов;

- возможность копирования и восстановления описания процесса из копий;

- набор функций сохранения и восстановления системы;

- управление внутренним набором символов Staffware;

- управление рабочим календарем;

- доступ к системным переменным и функциям;

- управление режимом работы с окнами.

Место технологии Workflow в организации бизнеса. Для определения места технологии Workflow в организации бизнеса воспользуемся подходом, предложенным С. Джостеном (S. Joosten) и его коллегами, и рассмотрим динамику изменения основных компонентов бизнес-системы (рис. 8.14).

Операции. Транзакции. Приложения

Рисунок 8.14 – Динамика изменения основных компонентов бизнес-системы

Динамика изменения основных компонентов бизнес-системы. Наиболее устойчивым компонентом является миссия предприятия, определяющая назначение компании, ее значимость для общества и направление деятельности. С точки зрения организации бизнеса, изменение миссии эквивалентно построению новой компании.

Практически столь же устойчивой является иерархия целей предприятия и стратегия его развития. Изменения в стратегии являются, как правило, следствием таких внешних событий, как технологическая революция, радикальное изменение условий рынка или законодательства.

Критические факторы успеха и состав тактических задач по реализации сформированных планов периодически пересматриваются на основе анализа тенденций развития рынка и статистики результатов деятельности.

Определение результатов деятельности и подсчет значений показателей эффективности проводится столь часто, сколь это возможно для конкретного сектора рынка, групп изделий, услуг, клиентов, поставщиков и т. д. Однако и в этом случае достоверные данные являются результатом накопленной статистики, хотя и за менее продолжительный период.

Все последующие компоненты входят в состав корпоративной информационной системы, в задачу которой входит информационная поддержка выполнения бизнес-процессов и принятия управленческих решений. При этом динамику развития этой системы в наибольшей степени определяют собственно бизнес-процессы.

С точки зрения организации бизнес-системы основной задачей технологии Workflow является отделение правил выполнения бизнес-процессов от прикладных систем и систем управления базами данных, что обеспечивает принципиально большую гибкость и адаптируемость информационной системы. Иными словами, технология Workflow предоставляет возможность оперативной модификации правил выполнения бизнес-процессов без перестройки прикладного программного обеспечения и/или изменения структуры корпоративной базы данных.

Другим важным направлением использования технологии Workflow служит интеграция различных приложений и данных вокруг бизнес-процесса. В этом отношении Workflow можно рассматривать как определенный шаг в развитии архитектуры открытых систем. Стандарты, разработанные WfMC, подтверждают эффективность и результативность усилий, нацеленных на развитие этого направления.

Стратегия внедрения и использования. Внедрение системы класса Workflow в практику работы предприятия всегда представляет собой проект, реализация которого не может быть возложена лишь на отдел информационных технологий. Более того, объем работ этого отдела в рамках соответствующего проекта редко превышает 25 %.

Какова иерархия целей такого проекта? Как эффективно организовать работы по сопровождению и развитию системы?

Эти вопросы стали предметом специального исследования, названного WA-12 и, выполненного рядом компаний, в числе которых Data General, Deloitte&Touche, Staffware и др. По данным исследования WA-12, типовыми целями проекта внедрения системы класса Workflow являются:

- сбор, организация хранения и доступа к документам и данным, используемым при выполнении бизнес-процессов. При этом если системы типа «электронный архив» уделяют основное внимание вопросам регистрации, учета, индексации, хранения и поиска документов, то системы класса Workflow устанавливают связь между документами и операциями бизнес-процесса, управляют правилами прохождения документов, доставкой «тому, кому нужно, и тогда, когда нужно»;

- управление выполнением бизнес-процессов. Хотя в исследовании WA-12 эта цель заняла второе место, большинство исследователей рассматривают ее как важнейшую. Внедрение технологии Workflow позволяет организовать конвейер обработки информационных, финансовых и материальных потоков на основе согласованного выполнения операций, работ и заданий, не ограничивая при этом творческую и деловую активность исполнителей, ответственных за конкретный участок работ;

- получение достоверной информации о деятельности компании, анализ которой служит основанием для принятия управленческих решений и своевременной корректировки стратегии развитии.

- интеграция отдельных «островков автоматизации», существующих в различных подразделениях предприятия, в единую информационную систему поддержки выполнения бизнес-процессов. Такая интеграция позволяет избежать дублирования и несогласованности данных, используемых в различных подразделениях.

Необходимо отметить, что проект анализа деятельности и реорганизации бизнес-процессов предприятия и проект внедрения системы класса Workflow представляют собой далеко не одно и то же.

Первый из них предполагает детальный и всесторонний анализ четырех верхних уровней пирамиды. Второй обеспечивает решение задачи следующего, пятого уровня. Тем не менее, оба проекта рассматривают бизнес-процессы предприятия и предполагают их выявление и описание.

Предположим, однако, что соответствующие работы выполнены, система инсталлирована, бизнес-процессы описаны, организационные вопросы решены, проведено тестирование и осуществлен переход к промышленной эксплуатации системы. Начиная с этого момента, главной задачей является поддержание системы в актуальном состоянии, отражающем особенности текущего состояния рынка, стратегию и тактику деятельности предприятия.

Технология выполнения соответствующих работ разработана весьма подробно. Ее квинтэссенцией является цикл управления эксплуатацией и развитием системы класса Workflow, представленный на рис. 8.15.

Рисунок 8.15 - Цикл управления эксплуатацией и развитием системы класса WorkFlow

Цикл управления эксплуатацией и развитием системы класса Workflow. Выполнение множества процессов Workflow (блок «Выполнение») сопровождается сбором статистики, представленной в отчетах различных типов. Эти отчеты служат основой для выявления типовых маршрутов выполнения процессов, распределения затрат, причин нарушения сроков выполнения отдельных операций (блок «Разбор»). Полученные данные сравниваются с требованиями, предъявляемыми к системе, проводится оценка эффективности эксплуатации (блоки «Сравнение» и «Требования»). На основании результатов сравнения проводится перенастройка описанных процессов, уточнение интерфейсов с прикладными программами и базами данных, уточнение состава отчетов (блок «Настройка»). Отредактированные версии процессов поступают в блок «Выполнение», а соответствующие им изменения в правилах организации бизнеса (блок «Изменения») влияют на требования, предъявляемые к системе (блок «Требования»).

Основное количество внедрений систем класса Workflow в России сосредоточено сегодня только вокруг задачи управления документооборотом. Нисколько не отрицая важность и актуальность этой задачи, необходимо обратить внимание на то, что возможности технологии Workflow существенно шире: она позволяет сделать бизнес более эффективным и, соответственно, эффект от внедрения может быть существенно более значимым.

Контрольные вопросы

1. Управляющие информационные системы и их базовые функции.

2. Приведите основные характеристики корпоративных управляющих систем.

3. Перечислите базовые функции управляющей информационной системы.

4. Системы управления процессами бизнеса (Business-Process Management – BPMS).

5. Перечислите основные составные части BPMS.

6. Каковы преимущества внедрения процессно-ориентированой системы управления бизнес-процессами?

7. Автоматизированы системы управления процессами бизнеса (Work Flow).

Рекомендуемая литература

1. William S. Davis. The Information System Consultant's Handbook. Systems Analysis and Design / S. Davis William, C. Yen David. - CRC Press, 1998. - 800 р.

2. Данилевский Ю. Г. Информационная технология в промышленности / Ю. Г. Данилевський, И. А. Петухов, B. C. Шибанов. - Л.: Машиностроение, 1988. – 452 с.

3. Устинова Г. М. Информационные системы менеджмента / Г. М. Устинова. – СПб: Изд-во «ДиаСофт ЮП», 2000. – 368 с.

4. Громов Г. Р. Очерки информационной технологии / Г. Р. Громов. - М.: ИнфоАрт, 1992. – 452 с.

5. Информационные системы в экономике / Под ред. В. В. Дика. - М.: Финансы и статистика, 1996. – 358 с.

6. Иванов П. Управление информационными системами: базовые концепции и тенденции развития / П. Иванов // Открытые системы. - № 4. – 1999. - С.37-43.

7. Глущенко И. И. Стратегическое управление инновационной деятельностью / И. И. Глущенко. – М.: ТОО НЦП «Крылья», 2006. – 356 с.

8. Компьютерно-интегрированные производства и CALS технологии в машиностроении. - М.: Федеральный информационно-аналитический центр оборонной промышленности. 1999. – 510 с.

Дата добавления: 2014-01-04