Кодирование экономической информации. Основные системы кодирования

Для того, чтобы информацию из документов можно было обрабатывать с помощью компьютеров, она должна быть предварительно закодирована. Кодирование предполагает ее предварительную классификацию.

Существуют следующие классификаторы:

- общегосударственные, создаваемые централизовано. Они используются для обработки информации в региональных и центральных органах управления (ОКПО, ОКП, СОАТО, ОКВЭД, СОГУ, ОКТЭП и т.д.);

- отраслевые, создаваемые для некоторых отраслей производства или видов деятельности (коды бухгалтерских счетов, коды видов оплаты и удержаний, виды операций с материальными ценностями и т.д.);

- локальные, предназначенные для информационного обслуживания отдельного предприятия или организации (табельные номера, коды структурных подразделений и т.д.).

Классифицирование – это деление множества объектов на классы в соответствии с нужным признаком. Если признаков несколько и между ними существует иерархическая соподчиненность, то получают иерархическую классификацию.

Если между признаками нет иерархической зависимости, то имеет место одноуровневая многопризначная (фасетная) классификация. Она используется для такого деления модели на классы, при котором ранг всех признаков одинаков. Классы-фасеты получают путем отнесения объектов в классы согласно значениям признаков одновременно. Например, множество студентов можно разделить по трем признакам: пол, успеваемость, место проживания (регион). В результате получатся независимые классы-фасеты. Полученные таким образом фасеты позволяют с помощью операций пересечения, объединения и др. получать ответы на различные вопросы.

Кодирование – это процесс присвоения условного обозначения объектам. Коды необходимы для автоматического поиска информации, ее группировки, сортировки и получения сводных результатов вычислений. Коды могут быть цифровыми, буквенными и буквенно-цифровыми.

Распространенными являются следующие системы кодирования; порядковая, серийная, позиционная, мнемоническая (код повторения), шахматный код.

Порядковая система кодирования предполагает присвоение всем позициям кодируемой номенклатуры порядковых номеров без пропусков. Кодируемые объекты при этом не должны изменяться.

Серийная система ориентирована на кодирование объектов, которые предварительно сгруппированы в серии. Сериям присваиваются номера с учетом их возможных расширений. Например, группа основных цехов – коды от 01 до 07, группа вспомогательных цехов – коды от 11 до 16 и т.д.

Позиционная система кодирования отражает иерархическую соподчиненность признаков классификации. В бухгалтерском учете распространены позиционные двух- и трехпризначные коды.

Мнемоническая система кодирования повторяет характеристики объекта. Например, коды гаечных ключей могут быть следующими: ключ 12 х 14 кодируется, как 1214, ключ 14 х 17 – как 1417 и т.д.

Шахматная система применяется для кодирования двухпризначных номенклатур (совокупность кодов первого и второго признака).

Штриховое кодирование.

Коды играют определяющую роль в процессе подготовки исходных данных и решении задачи. Эта роль заключается:

- в сокращении затрат на ввод исходных данных за счет перенесения справочных данных в макет ввода первичного документа;

- коды с помощью процедур сортировки позволяют выполнить различные группировки данных для получения многоуровневого накопления результатов;

- коды используются в процессе оформления входных документов.

Дата добавления: 2014-01-04