Рациональное чтение

Дневник

Деловой календарь

Деловой календарь необходим каждому руководителю, это философия информа­ционного порядка, инструмент для эффективного достижения целей в служеб­ной деятельности и личной жизни. В деловом календаре структурируются цели, разрабатываются сценарии, ликвидируются «накладки», совмещается функцио­нальное и календарное планирование.

Сначала мы формируем свои цели, а затем наши цели формируют нас.

Планирование времени осуществляют на нескольких уровнях. Перспективный план захватывает несколько лет. Это желание достичь своих глобальных целей. Годовой план — это набор конкретных мероприятий с примерными сроками их исполнения. Месячный план детализирует конкретные мероприятия с точностью до дня исполнения, выделяет резервы времени, отмечает важные для дел дни. Дневной план фиксирует последовательность мероприятий с отображением вре­мени начала и окончания. Вся система планирования — это постепенное уточне­ние вида и сроков работ, последовательное заполнение ресурсов времени. Прин­ципиально важно составлять план в письменном виде. Это разгружает память, исключает совпадение дел.

Оформление плана является важнейшим моментом. Если вы не можете прочи­тать свой план, мучительно вспоминаете, это означает, что систему закрепления плана следует менять.

Полезными являются пометки типа «срочно» —!!, «важно» —!, «выяснить» —?, «перенесено» — X и т. д. Для отдельных мероприятий необходимо отмечать не только наименование и время начала, но и цели, фамилии, что следует сделать, время окончания.

Наиболее опытные менеджеры в ходе своей деятельности постоянно ведут днев­ник основных событий, мероприятий, где фиксируют свое мнение и достигнутый результат.

Удивительное свойство ведения дневника выявили американские психологи. Они установили, что регулярное изложение своих мыслей на бумаге благотворно влияет на здоровье, снимая состояние депрессии и излишнее напряжение. Это оказывается простое средство, хотя и требующее некоторого времени. Исследо­вания показывают, что сразу после фиксирования своих мыслей на бумаге у че­ловека снижается давление, нормализуется пульс (причем это не зависит от воз­раста). Дневник позволяет ликвидировать некоторые спорные вопросы деловой деятельности в дальнейшем. Рекомендуется вести запись в течение 20 минут в конце дня, соединяя плановый график и дневник.

Не менее 30% времени руководителя тратится на чтение деловых писем, доку­ментов, публикаций, научных работ. Рациональное чтение позволяет выиграть время, а для этого следует использовать некоторые стандартные приемы.

Метод селекции материала. Весь материал читать не обязательно. В каждом тексте следует выделить основной блок, который показывает ориентацию мате­риала и его полезность. Возможны несколько групп ценности печатных материа­лов: материал необходим для изучения срочно; материал нужен, но не сегодня; материал следует отдать другому сотруднику; материал явно бесполезен.

Метод выбора нужной информации. При просмотре материала следует выде­лить его структуру, пропустить вспомогательные части, выделить смысл текста, обратить внимание на ключевые слова. В тексте обычно имеются силовые указа­тели типа «особенно», «следовательно», «это дает», «результатом будет» и т. д. Мешают скорости чтения привычка повторять текст «про себя», возвращаться к прочитанному материалу, слежение за текстом пальцем или карандашом, не­удобная поза, плохое освещение.

Дата добавления: 2014-01-04