Виды документов АТП по типу хранимой в них информации, схемы формирования отчетных документов

В настоящее время нет единых требований по составу и формам документов, однако их можно разделить (по типу хранимой в них информации) на 3 вида: нормативные, первичные и вторичные.

Нормативными являются те документы, сведения в которых в течение некоторого периода времени остаются неизменными (периодичности ТО, нормы расхода топлива, складские номера деталей, тарифы оплаты труда и т.п.).

К первичным относятся документы, в которых фиксируется информация о ходе текущей производственной деятельности (путевые листы, требования на получение запасных частей, ремонтные листы, билетно-учетные листы и т.д.). В них могут содержаться данные из нормативно-справочной документации.

К вторичным относятся документы, содержащие результаты выборки и группировки данных из первичных и нормативно-справочных документов (сведения о расходе запасных частей, ведомость премирования за экономию топлива, сводки о простоях автомобилей в ремонте, табели отработки водителей, доходы в разрезе маршрутов и т.д.).

Документы, являясь носителями информации, в процессе своего формирования проходят через ряд подразделений предприятия, каждое из которых вносит в него (или извлекает) определенные данные. Набор документов (в совокупности со схемой их движения) представляет собой документооборот, или информационные потоки предприятия. Полная схема документооборота конкретного предприятия сложна и специфична. Однако при проектировании информационной системы она обязательно должна быть построена и оптимизирована. Это позволит сделать информационную систему более простой, гибкой и надежной в эксплуатации.

При отсутствии на АТП вычислительных средств документы обрабатываются персоналом вручную. При этом для ускорения формирования отчетности ведется масса дополнительных накопительных журналов и ведомостей: журналы учета пробегов автомобилей, картотека учета пробегов шин, накопительный журнал учета почасовой работы водителей, карточки учета расхода топлива и пр. (рис.5).

Рис. 5. Схема формирования отчетных документов при ручной обработке данных

При использовании информационных технологий документооборот несколько изменяется. Это связано с тем, что в качестве основного хранилища информации используется база данных (БД) информационной системы (рис. 6), которая

обеспечивает хранение нормативно-справочной информации (НСИ), первичных документов и автоматическое формирование вторичных документов.

Рис. 6. Схема формирования отчетных документов при использовании

информационных технологий Эффективность перехода от ручной обработки данных к машинной, а также того или иного варианта машинной обработки информации можно количественно оценить с помощью следующих показателей:

■ объема (доли) информации, обрабатываемой персоналом вручную;

■ объема НСИ, хранимой в БД информационной системы:

■ объема текущей информации, заносимой в БД с клавиатуры за определенный интервал времени;

■ объема информации, передаваемой по каналам связи информационной системы.

Дата добавления: 2014-01-04