Дополнение к Лекции №1

Цель данного курса дать учащимся необходимый объем современных теоретических знаний и сформировать практические навыки по подготовке и оформлению организационно-распорядительной и справочно-информационной документации в соответствии с Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004.

Основными задачами изучения дисциплины являются формирование у учащихся уровня знаний и умений, позволяющих выпускнику владеть делопроизводственными понятиями и категориями, нормативными и методическими документами в сфере делопроизводства; подготовка специалистов, способных правильно составлять и оформлять официальные документы, планировать и прогнозировать их движение, выбирать наиболее эффективные способы организации документооборота.

Дисциплина «Деловая документация» является дисциплиной общепрофессионального цикла, тесно связанной с такими дисциплинами, как «Оформление кадровой документации», «Юридическая служба в организации», «Белорусский язык (профессиональная лексика)», «Организация работы суда».

Документ является одним из основных инструментов реализации аппаратом управления своих управленческих функций. Создание документов, организация их движения, исполнения, текущего (оперативного) хранения составляют содержание понятия делопроизводство.

По СТБ П 2059‑2010 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» д елопроизводство – деятельность, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами. В свою очередь, документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам, а организация работы с документами – организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности организации. Забегая вперед: документооборот – движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или направления в дело.

Дело – это совокупность документов или документ по одному вопросу, помещенные в твердую обложку, оформленную соответствующим образом.

Официальный документ – это документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Подлинник официального документа – первый или единственный экземпляр официального документа.

Оригинал – документ, созданный впервые.

Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника официального документа, созданный взамен утраченного или поврежденного и имеющий юридическую силу.

Копия документа – документ, полностью или частично воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их.

Заверенная копия официального документа – копия документа, на которой проставлены необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Дублетный документ – один из экземпляров размноженного документа.

Понятие об унификации, стандартизации и классификации.

Совершенствование делопроизводственных процессов достигается разными способами, главным из которых является унификацияформ документов, приемов фиксирования информации и ее обработки.

Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.

Унификация документов тесно связана с таким понятием, как стандартизация. Суть термина стандартизация характеризуется тремя основными моментами:

o установление на длительный промежуток времени общегосударственных общеобязательных норм создания документов (причем не только вводятся нормы, но и гарантируется их соблюдение);

o унификация свойств и качеств всех документов, введение для них единых размеров, форм, правил и требований;

o закрепление и распространение лишь тех качеств и свойств документов, которые обеспечивают наибольший управленческий эффект.

Иначе говоря, стандартизация – это формально-юридическое закрепление результатов унификации в виде общеобязательных норм.

Разрабатываемые унифицированные формы документов объединяются в унифицированные системы документации (УСД). УСД – это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности (статистике, финансовой деятельности, бухгалтерском учете и др.)

Одной из УСД является унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД).

Дата добавления: 2014-01-04