Критерії оцінки ефекту від автоматизації управлінської діяльності

У сучасних економічних умовах, коли багатьом компаніям доводиться балансувати на грані рентабельності, а конкуренція на ринку загострюється, втрати від неефективного управління стають особливо відчутними, здебільшого – невиправними. У великій компанії обсяг інформації, необхідної для прийняття управлінських рішень, дуже великий і надто багато параметрів при цьому є взаємозалежними.

Основні проблеми керівництва, які є причиною низької ефективності менеджменту:

– недостатня оперативність одержання інформації – рішення й управлінські впливи запізнюються;

– недостатня повнота і вірогідність одержуваної інформації – збільшується ризик помилкового рішення;

– недостатня наочність отриманої інформації – керівник змушений витрачати свою енергію на складання "портрета" проблеми з малоінформативних стовпчиків цифр замість вирішення проблеми;

– неможливість "пограти" даними – статичність одержуваних звітів, відсутність можливості моделювання ситуації приводять до того, що керівник "бачить", а не "передбачає".

Перераховані фактори визначають головну проблему керівника – його залежність від "постачальників" інформації. Керівникові потрібний універсальний і надійний помічник, що оперативно надає достовірні відомості про розвиток ситуації – комплексна система управління компанією. Це певне операційне середовище, здатне надати актуальну і вірогідну інформацію про всі бізнес-процеси компанії (у тому числі територіально віддалені і ті, що мають складну структуру), необхідну для планування операцій, їх виконання, реєстрацію й аналіз, середовище, що містить у собі технологічний регламент і управлінський досвід. У цьому середовищі реалізується повний ринковий цикл – від планування бізнесу до аналізу результатів діяльності компанії і наступного корегування планів.

Незважаючи на наявність пропозицій на ринку корпоративних систем, сьогодні жодний керівник не поспішає впроваджувати нові інформаційні технології без ретельного аналізу і визначення їх економічної ефективності і доцільності. Автоматизація кожного управлінського процесу має або зменшувати розмір витрат на управління, або змінювати деякі якісні характеристики управлінського процесу, що впливають на величину економічної вигоди, одержуваної компанією.

У загальному випадку витрати на управління складаються з фонду оплати праці керівників і вартості інформаційного забезпечення діяльності керівників. Однак існують ще два, можливо, найважливіші компоненти витрат на управління – це упущена вигода від неприйнятих вчасно рішень і оплата помилкових рішень.

Автоматизована система управління дозволяє поліпшити управління компанією. Якість управління може визначатися таким набором параметрів процесу прийняття рішень:

– середній час вироблення рішення (швидкість реакції);

– частота помилкових рішень (імовірність прийняття неправильного рішення);

– середні витрати на вироблення рішення;

– збиток від необґрунтованих рішень за певний період;

– швидкість виявлення помилок у прийнятих рішеннях.

Ефект від поліпшення кожного з наведених параметрів поділяється на обчислюваний і необчислюваний. Якщо при оцінці доцільності впровадження інформаційної системи спиратися тільки на аналіз прибутку на інвестований в автоматизацію капітал, то спотвориться чи пропаде весь сенс удосконалювання управлінських процесів. Ціна досягнення (унаслідок удосконалення параметрів процесу прийняття рішень) таких цілей, як підвищення якості обслуговування замовників, ріст конкурентоспроможності не піддається точному грошовому виміру.

Своєчасність прийняття й імовірність одержання правильного рішення, як правило, зростають, якщо вся інформація, необхідна для прийняття рішення, пропускається через корпоративну інформаційну систему, а не локалізується в паперових архівах і персональних комп'ютерах окремих служб і підрозділів. Цілком реальною є ситуація, коли комплексна автоматизація системи управління є єдиним можливим шляхом для виживання компанії в конкурентній боротьбі. Чітке визначення цілей, що мають бути досягнуті в результаті впровадження нових автоматизованих технологій управління, є відправною точкою при оцінці доцільності витрат на автоматизацію управлінської діяльності. Ціна, яку керівництво компанії готове заплатити за досягнення цих цілей, найчастіше є головним критерієм при винесенні рішення про інвестиції в конкретний проект автоматизації.

Ефективність економічної діяльності компанії в результаті комплексної автоматизації системи управління може виявлятися різним чином. Як можливі фактори, що визначають сукупний ефект від автоматизації, часто розглядаються:

– якісне поліпшення процесів підготовки і прийняття рішень;

– зменшення трудомісткості процесів обробки і використання даних;

– економія умовно-постійних витрат унаслідок можливого скорочення адміністративно-управлінського персоналу, необхідного для забезпечення процесу управління компанією;

– переорієнтація персоналу, вивільненого від рутинних завдань обробки даних, на більш інтелектуальні види діяльності (наприклад, ситуаційне моделювання варіантів розвитку компанії й аналіз даних);

– стандартизація бізнес-процесів у всіх підрозділах компанії;

– оптимізація виробничої програми компанії;

– скорочення термінів обертання оборотних коштів;

– встановлення оптимального рівня запасів матеріальних ресурсів і обсягів незавершеного виробництва;

– зменшення залежності від конкретних фізичних осіб, що є "власниками" інформації чи технологій обробки даних;

– одержання автоматизованої підтримки для заходів щодо опти-мізації оподатковування компанії;

– використання непомітних (прихованих) для виконавців технологій контролю виконуваної ними роботи, що не потребує надання довідок і звітів до встановленої дати.

Безумовно, керівника цікавлять не гіпотетичні перспективи ("у мене буде точніше, швидше і якісніше"), а конкретні фінансові результати від упровадження інформаційних технологій.

З економічного погляду явна вигода від реалізації проекту комплексної автоматизації є різницею між отриманим ефектом і понесеними витратами. Як уже зазначалося, правильна оцінка отриманого ефекту може бути зроблена тільки керівництвом компанії при зіставленні досягнутих результатів з поставленими цілями удосконалювання системи управління. Попередня оцінка економічної вигоди, яку може одержати компанія від автоматизації процедур управління, виконується експертним шляхом.

Експертні оцінки можливого зниження витрат і економічної вигоди від автоматизації процедур управління для конкретної компанії звичайно формуються на стадії проведення консалтингових робіт. Як показує досвід, часто є "заморожені" активи, що утворилися внаслідок затримки при виконанні договорів, відсутності централізованого контролю за наднормативними запасами на складах і т.д. Ці суми складають приблизно 3-7% місячного обороту компанії, і виявити їх можна лише за допомогою комплексної інформаційної системи, що пов’язує воєдино інформацію про стан справ у всіх підрозділах компанії. Обсяг таких активів у десятки, а іноді й у сотні разів перевищує суми, необхідні для комплексної автоматизації компанії.

4.5.Системи підтримки прийняття рішень (СППР)

Системи підтримки прийняття рішень DSS (Decision Support System) являють собою тип інформаційних систем, у яких за допомогою досить складних запитів здійснюється добір і аналіз даних у різних розрізах і за різними показниками – часовими, географічними. Крім традиційних засобів доступу до баз даних, розвинені системи DSS містять:

– витяг даних з різних джерел, включаючи неструктуровану інформацію;

– багатомірний аналіз даних;

– обробку статистики;

– моделювання правил і стратегій діяльності;

– ділову графіку для унаочнення результатів аналізу;

– аналіз "що коли";

– штучний інтелект.

Засоби штучного інтелекту складають експертну підсистему, що ґрунтується на правилах чи прецедентах з бази знань і відповідних механізмах висновку. У загальному випадку вимога оперативності не є обов’язковою для таких систем з урахуванням складності трансакцій і аналітичної обробки.

У класі систем підтримки прийняття рішень виділяється окремий клас систем оперативної аналітичної обробки OLAP (OnLine Analysis Processing). Тут оперативність обробки досягається за рахунок застосування багатопроцесорної обчислювальної техніки, спеціальних OLAP-серверів, досконалих методів багатомірного аналізу і спеціальних сховищ даних (Data Warehouse), що накопичують інформацію з різних джерел за великий період часу і забезпечують до них оперативний доступ. Крім готових OLAP-систем для конкретних галузей, наприклад фінансової, існують інструментальні набори для розробки подібних додатків на базі СКБД чи OLAP-серверів і сховищ даних.

Ефективність і гнучкість інформаційної технології багато в чому залежать від характеристик інтерфейсу системи підтримки прийняття рішень. Інтерфейс визначають виходячи з мови користувача; мови повідомлень комп’ютера, що організує діалог на екрані; знань користувача.

Мова користувача – це ті дії, які виконує користувач стосовно системи шляхом використання можливостей клавіатури, джойстика, миші, голосових команд тощо. Найбільш простою формою мови користувача є створення форм вхідних і вихідних документів. Одержавши вхідну форму (документ), користувач заповнює її необхідними даними і вводить у комп’ютер. Система підтримки прийняття рішень здійснює необхідний аналіз і видає результати у вигляді вихідного документа заданої форми.

Мова повідомлень – це те, що користувач бачить на екрані дисплея (символи, графіка), друковані дані, звукові сигнали і т.ін. Важливим показником ефективності інтерфейсу, що використовується, є обрана форма діалогу між користувачем і системою. Тепер найбільш поширеними є такі форми діалогу: режим "питання – відповідь", командний режим, режим меню, режим заповнення пропусків у формах, запропонованих комп’ютером. Кожна форма залежно від типу завдання, індивідуальності користувача і рішення, що приймається, може мати свої переваги і недоліки. Тривалий час єдиною реалізацією мови повідомлень були надруковані чи виведені на екран звіт або повідомлення. Потім з’явилася нова можливість подання вихідних даних – тривимірна графіка, що надає можливість створювати на екрані й папері кольорові графічні зображення в тривимірному вигляді. її використання значно підвищує наочність і інтерпретацію даних, стає все більш популярною в інформаційній технології підтримки прийняття рішень.

Знання користувача – це обсяг відомостей і навичок, який повинен мати користувач, працюючи із системою. До них належать не тільки план дій, що знаходиться в голові у користувача, але й підручники, інструкції, довідкові дані, що видає комп’ютер.

Удосконалення інтерфейсу СППР визначається успіхами в розвитку кожного з трьох зазначених компонентів. Інтерфейс повинен мати такі можливості: маніпулювати різноманітними формами діалогу, змінюючи їх у процесі ухвалення рішення на вибір користувача; передавати дані до системи різноманітними засобами; одержувати дані від різноманітних пристроїв системи у різних форматах; гнучко підтримувати користувача (надавати допомогу за вимогою, підказувати).

Дата добавления: 2014-01-04