Інструментальні засоби ARІS

Впровадженню процесного підходу на підприємстві із застосуванням процесних технологій ARІSS, як правило, передує важливий етап проведення пілотних проектів з опису бізнес-процесів і формалізації архітектури підприємства. Метою таких проектів є виявлення областей підвищення ефективності підприємства, вироблення цілей впровадження процесних технологій і, одночасно, визначення предметних областей застосування процесного підходу. До таких областей варто віднести формалізацію й оптимізацію процесів підприємства, регламентацію діяльності, процесно-орієнтоване управління вартістю процесів, оцінку операційних ризиків і т.д.

У результаті проведення ряду пілотних проектів по впровадженню системи процесного управління (BPMS) і прийняття в організації концепції управління процесами на базі технологій ARІS, перед нею виникає проблема розробки стратегії розвитку процесних технологій і методів управління бізнес-процесами. Таким організаціям доводиться будувати інфраструктуру управління процесами й розробляти процедури вдосконалювання бізнес-процесів, при цьому необхідно забезпечувати розвиток процесів, підтримку їхніх моделей в актуальному стані, доведення регламентів і моделей процесів до співробітників.

Важливим питанням, що супроводжує впровадження ARІS, є об’єднання різних областей процесних технологій, які зможе підтримати ця система. Наприклад, мова може йти про використання інструментальних засобів ARІS для оптимізації бізнес-процесів, і, одночасно, для впровадження системи управління операційними ризиками, регламентації діяльності й т.д. На перших етапах постановки системи процесного управління підприємству звичайно доцільно зосередитися лише на декількох напрямках, здатних принести максимальну віддачу в стислий термін. Наприклад, якщо на початкових етапах проекту основною метою впровадження BPMS є оптимізація бізнес-процесів, то паралельною областю застосування ARІS, здатної дати швидку віддачу й, одночасно не знижує ефективність досягнення основної мети, може стати автоматизація засобами ARІS створення регламентної документації.

Ефективне функціонування системи процесного управління (як на початкових етапах впровадження BPMS, так і на пізніх етапах її побудови) при залученні в процес все більшої кількості бізнес-напрямків підприємства, багато в чому залежить від можливостей програмного забезпечення, що забезпечує підтримку всього циклу процесного управління. Основною вимогою, пропонованим подібним до інформаційних систем, є наявність можливості проектування й аналізу процесів, а також підтримка функцій впровадження й контролінгу бізнес-процесів.

Найбільш ефективним рішенням, що реалізує підтримку цих функцій, є інструментальна система ARІS, що дозволяє автоматизувати весь цикл управління процесами підприємства. Дана система реалізує всі основні функції, що характеризують систему процесного управління: стратегічне управління (ARІS Strategy Platform), аналіз і оптимізація бізнес-процесів (ARІS Desіgn Platform), впровадження систем автоматизації бізнес-процесів (ARІS Іmplementatіon Platform), моніторинг і планування ресурсів для виконання процесів (ARІS Controllіng Platform).

Слід зазначити важливу характеристику ARІS, що стосується можливості підтримки процесу впровадження інформаційних систем для автоматизації бізнес-процесів (у цьому випадку мова йде про системи класу Workflow/BPM-Systems).

Зазначена характеристика дає можливість використовуючи результати опису бізнес-процесів в ARІS, проводити автоматичне настроювання BPM-систем, що, у свою чергу, дозволяє значно скоротити тимчасові й вартісні витрати на їхнє впровадження (наприклад, при використанні результатів опису процесів в ARІS трудозатрати на впровадження деяких ВРМ-систем можуть бути знижені до 80%).

Безумовно, побудова системи процесного управління є нетривіальним завданням. Після опису процесів і внесення необхідних коректувань, спрямованих на їхнє вдосконалювання, необхідно впровадити дані процеси й здійснювати управління ними. Для рішення даного завдання існує два основних підходи: регламентація процесів діяльності на основі опису процесів і контроль виконання регламентів, і автоматизація процесів діяльності й управління ними в інформаційній системі (Workflow/BPM-Systems). В обох випадках необхідно описувати процеси, підвищувати їхня прозорість і доводити до відома всіх співробітників компанії.

Однак для багатьох компаній розробка процедур поширення інформації про процеси й механізмів залучення співробітників у процес їхнього вдосконалювання залишається складним завданням. Для її рішення компанії розробляють внутрішні системи регламентів і процедури їхньої актуалізації. Ефективність функціонування таких систем багато в чому залежить від форми надання інформації кінцевому користувачеві (графічні моделі, таблична й текстова інформація) і способу створення регламентної документації. Звичайно, автоматизація процесу регламентації, що реалізується на основі моделей бізнес-процесів, забезпечує більшу точність вихідної документації й значно скорочує витрати на її створення, однак інформація з моделей бізнес-процесів, перетворена в табличний і текстовий вид, багато в чому гублять свою наочність і ускладнюють розуміння процесів співробітниками.

У цьому контексті, графічна форма подання й поширення регламентів у корпоративному середовищі (у вигляді моделей бізнес-процесів) є найбільш ефективним способом доведення інформації до співробітників, однак його реалізація сполучена з наступними проблемами. Через складність методології й специфіки використання різних інструментальних засобів опису бізнес-процесів, а також істотної вартості програмного забезпечення, графічна форма подання процесів стає доступною, в основному, бізнес-аналітикам і власникам процесів, з іншого боку, моделі бізнес-процесів не завжди можливо поширювати на паперових носіях. Тому, для поширення в корпоративному середовищі компанії регламентуючої документації й моделей архітектури підприємства використовуються інструментальні засоби, призначені для публікації моделей в Інтранет/Інтернет мережах, наприклад ARІS Web Publіsher (WP), а також могутніший інструмент - ARІS Busіness Process Management Portal (BPMР).

Основне завдання цих засобів полягає в створенні готового Інтернет-порталу, що надає доступ співробітникам до інформації з баз даних ARІS, включаючи інформацію з ієрархії папок баз даних, значенням атрибутів моделей і об’єктів, прямим посиланням на документи в Інтранет/Інтернет і т.п. Важливими властивістю ARІS WP і ARІS BPMР є: можливість структурованого зберігання графічних моделей в HTML-форматі, наявність інструментарію для навігації по ієрархії моделей усередині сайту (у т.ч. можливість переходу на іншу модель по значку деталізації, реалізація перегляду даних (атрибутів) по окремих об’єктах і моделям і вв’язування окремих об’єктів на моделі з конкретними документами, розміщеними на мережних дисках (наприклад, по щиглику миші з ARІS WP можна переглянути посадову інструкцію співробітника, іншу регламентну документацію).

Одночасно слід зазначити, що репрезентативність нотацій ARІS надає можливість використати результати опису (моделі процесів, організаційної структури, довідники послуг і т.д.) не тільки аналітикам або власникам процесів, але також рядовим співробітникам і менеджерам компаній, а також дозволяє залучити керівництво підприємства в процес проектування й контролю бізнес-процесів. Такий підхід до поширення інформації про бізнес-процеси через web-публікації дозволяє знизити витрати на реалізацію методів її обробки (у т.ч. витрати на паперовий документообіг), значно підвищити ступінь поінформованості персоналу про архітектуру підприємства і його ролі в діючих процесах, а також дає можливість скоротити час і витрати на навчання нових співробітників.

Варто враховувати, що модель архітектури підприємства в ARІS (мається на увазі не тільки моделі процесів, але й організаційної структури, ІС, продуктів і т.д.) являє собою сукупність графічного подання й даних, що зберігаються в атрибутах моделей, об’єктів і зв’язків. Тому, якщо підприємство починає вести кілька паралельних проектів по впровадженню ARІS, може бути важлива організація збереження конфіденційності за окремим даними. Наприклад, моделі бізнес-процесів, що використовуються співробітниками для перегляду послідовності виконання операцій (як регламенти), можуть містити конфіденційні дані в атрибутах моделі по заробітній платі в проекті по керуванню вартістю бізнес-процесів. У цьому випадку застосування засобів ARІS WP стає скрутним, оскільки його засобами неможливо організувати обмеження доступу до частини web-публікації (тільки до всій), з іншої сторони дана можливість реалізована в аналогічних ARІS WP засобах - ARІS BPMР.

При створенні web-порталу його засобами існує можливість обмежити доступ не тільки до певних даних моделей (атрибутам і параметрам), але й до окремих моделей і груп. Така можливість, реалізована через розподілений по ролях доступ, дозволяє в значній мірі підвищити ефективність використання моделей архітектури підприємства, а також спростити процес публікації моделей на web-порталі.

Також важливою функцією, реалізованою в ARІS BPMР, є автоматизація збереження версій змін у моделях процесів. Дана функція дозволяє нагромадити реальну базу знань про бізнес-процеси підприємства й кращу практику їхнього використання.

Крім цього, ARІS BPMР надає можливість генерації звітності й регламентної документації із середовища web-порталу за допомогою скриптів ARІS. У звичайному випадку, для того, щоб згенерувати звіт із системи ARІS, необхідно як мінімум наявність робочого місця аналітика з доступом до сервера баз даних ARІS. Якщо говорити про компанії з розподіленою філіальною мережею, то забезпечити якісний доступ до баз даних на сервері вкрай важко, а необхідність такого доступу у філіях може бути, наприклад, для генерації регламентних документів (посадових інструкцій) на місці. На практиці, при внесенні змін у бізнес-процеси, філію компанії за допомогою засобів ARІS BPMР одержує можливість відслідковувати зміни, що відбулися в бізнес-процесах і проводити їхній аналіз, а також самостійно, при необхідності, переформовувати необхідну регламентну документацію.

Проекти по впровадженню процесного підходу на базі технології ARІS вимагають ефективної інструментальної підтримки на всіх етапах проекту, таку підтримку забезпечують засоби ARІS для створення й управління корпоративними порталами з публікаціями моделей архітектури підприємства. Ці програмні рішення використає всі переваги засобів моделювання ARІS і доповнює їхнім потужним web-сайтом із власними базами даних, що працюють у режимі реального часу. Застосування засобів ARІS для публікації моделей архітектури підприємства дозволяє перебороти обмеження, зв’язані з часом і місцем знаходження підрозділів підприємства, а також закладає міцні основи для участі всіх співробітників компанії в оптимізації бізнес-процесів.

4.9.Автоматизовані системи управління бізнес-процесами (Work Flow)

На практиці системи управління ресурсами підприємств не показали ні очікуваної прозорості, ні високої швидкості. Крім того, пропоновані ними функціональні можливості не виходили за межі підприємств, оскільки для інтеграції різних ERP-додатків було потрібно дороге й складне проміжне ПЗ.

Системи автоматизації ділових процесів (Work Flow) були ще одним багатообіцяючим рішенням, однак і їм не вдалося повною мірою впоратися з підтримкою бізнес-процесів. Оскільки дані системи ґрунтуються на життєвому циклі документів і обробці форм, вони призначаються переважно для чітко зі статичних, простіше говорячи, канцелярських, процесів.

Системи Work Flow забезпечують прозорість, тому що підтримувані ними ділові процеси чітко сформульовані, і високу швидкість, тому що надавані ними визначення можна швидко впровадити й змінити. Однак за інтеграцію їм не можна поставити відмінну оцінку: є недоліки в плані доступу користувачів до інформації комп’ютерних систем і об’єднання цих систем.

Крім того, Work Flow - рішення виявляються занадто міцно прив’язаними до внутрішніх ділових процесів підприємства, на якому їх впроваджують, і з їхньою допомогою складно автоматизувати взаємини із клієнтами, постачальниками й іншими партнерами.

У цей час провідні компанії застосовують для підтримки наскрізних ділових процесів комбінацію декількох інтеграційних методів. Звичайно сюди як каркас входить обмін повідомленнями, на який нанизуються інтеграційні брокери, інтеграція корпоративних додатків (EAІ), брокери об’єктних запитів і монітори транзакцій. Але управління всім цим проміжним ПЗ й розробка необхідних адаптерів додатків – завдання складні й трудомісткі. Виробники проміжного ПЗ знають про це й постійно вдосконалюють свою продукцію, однак рішення як і раніше впроваджують, створюючи тим самим складну й некеровану інфраструктуру. Тому коректування ділового процесу часто приводить до неконтрольованого росту витрат.

У складних організаціях існують так звані наскрізні бізнес-процеси. Які ж бізнес-процеси доцільно розглядати в якості наскрізних і як домагатися їх покращання? Можна запропонувати декілька груп наскрізних бізнес-процесів:

– процеси обслуговування зовнішніх клієнтів;

– організація;

– процеси управління;

– процеси розвитку організації та розробка нових продуктів (послуг);

– процеси виробництва продукту (послуги), що виконуються як проекти.

Вказаний перелік не є вичерпним. Більше того, хтось може з ним не погодитись. Але в даному разі нам важлива не абсолютна істина, а підходи до розробки методик, що реально працюють на практиці. Крім того, пріоритети вибору наскрізних процесів з метою поліпшення можуть змінюватись з плином часу та зміною зовнішньої і внутрішньої ситуації.

Аналіз бізнес-процесів. Керівникам компанії потрібна чітка і доволі прозора картина свого бізнесу задля здійснення цілей подальшого розвитку. Для того щоб ця картина проявилася у ході виконання проекту, слід відповісти на такі питання:

– як організовано бізнес компанії;

– які бізнес-процеси виконуються для отримання результатів;

– хто з керівників і як за них відповідає;

– де виникають вузькі місця і проблеми;

– як від чинної перейти до перспективної системи бізнесу?

Зрозуміти, як організовано бізнес, можна отримавши і проаналізувавши інформацію про те, які бізнес-процеси в компанії виконуються і хто за них відповідає. Тобто слід структурувати діяльність компанії у вигляді бізнес-процесів і проаналізувати дану організаційну структуру з точки зору розподілення відповідальності керівників за бізнес-процеси та участі підрозділів у цих бізнес-процесах. Схему в ланцюжках створення цінності побудувати доволі просто. Перш за все:

– виявити клієнтів компанії;

– визначити, які продукти компанії використовують ці клієнти і в чому саме цінність цих продуктів компанії для клієнтів;

– виявити потік перетворення продуктів (послуг), підсумком якого є продукти, що використовують клієнти компанії.

У міру створення кінцевого продукту кожне перетворення проміжних продуктів здійснюється за рахунок певного бізнес-процесу. Таким чином, аналіз потоку продуктів дає змогу виявити бізнес-процеси, пов’язані з матеріальними перетвореннями.

“Плюси” методу:

– основою схеми ланцюжків створення цінності є продуктовий потік;

– фокус аналізу – на результаті (продуктах, послугах) процесів;

– чіткість і логіка при визначенні керівних процесів (управління);

– безперервне ув’язування діяльності підрозділів “наскрізним” чином (тобто ланцюжки цінності є міжфункціональними за суттю);

– “прозора” можливість декомпозиції процесів;

– чіткість і структурованість картини в цілому (можливість побудови схеми бізнес-процесів організації).

До “мінусів” методу можна віднести:

– складність схем для візуального сприйняття;

– схеми не показують динаміки бізнес-процесів (складно здійснити прив’язування процесів до часу виконання, наприклад, показати одночасно виконувані процеси);

– високі вимоги до кваліфікації співробітника, який виконує побудову схеми, і розуміння ним методики.

Метод Work Flow (потік робіт) описання бізнес-процесів є досить поширеним і, як правило, використовується для описання бізнес-процесів на доволі детальному рівні розгляду (рівень функцій підрозділів і операцій, що їх виконують окремі співробітники). Сутність методу Work Flow – у відображенні на схемі послідовно виконуваних функцій (робіт, операцій).

У схемі такого типу можуть бути певні недоліки, а саме:

– проблематично відобразити матеріальні потоки;

– не завжди помітна динаміка процесів;

– не завжди детально показано, як мають виконуватися ключові операції процесу (тобто не зроблено акцент на ключові операції);

– деякі важливі операції можуть опинитися за межами процесу.

“Плюси” методу:

– можливість відображення бізнес-процесів у динаміці;

– чіткість описання діяльності на рівні операцій, що їх виконують співробітники;

– можливість використання для регламентації процесів на нижньому рівні.

“Мінуси”:

– суб’єктивність визначення меж бізнес-процесу;

– погано структуроване та “непрозоре” описання бізнесу за допомогою набору Work Flow моделей (“моделей багато, а як усе разом працює — не зрозуміло”);

– часто надлишкова “алгоритмічність” уяви, що недоцільно з точки зору бізнесу.

Метод Work Flow придатний для регламентації бізнес-процесів на рівні операцій, виконуваних співробітниками. Моделі Work Flow дають змогу ефективно описувати міжфункціональні (“наскрізні”) бізнес-процеси. Проте для структурування бізнесу компанії в цілому та побудови системи бізнес-процесів моделі Work Flow їх застосувати не можна. Для структурування аналізу та розробки пропозицій із реорганізації бізнесу компанії доцільно використовувати метод побудови ланцюжків створення цінності.

Дата добавления: 2014-01-04