Системи документообігу

Інформація, що циркулює в системі управління, об’єднується в смислові і групи і фіксується на певному матеріальному носії. Таке об’єднання носить і назву документування, а сам носій інформації, призначений для використання в ІС, відповідно визначається як документ. Звідси випливає і визначення документообігу.

Документообіг – процес проходження документів всередині системи управління – від джерела їх формування до використання в управлінні.

В АІС документи можуть надходити з зовнішнього середовища від клієнтів, постачальників, споживачів, вищої контролюючої організації, банків.

Документи можуть бути також внутрішніми. Всі документи поділяють на:

– документи загального призначення – накази, інструкції, циркулярні листи, розпорядження;

– специфічні для діяльності об’єкта, які можуть бути вхідними, вихідними та внутрішніми.

Система документообігу має надавати можливість підготовки документів, вхідного і вихідного контролю, обліку проходження документів, ведення архівів та перетворення форматів. Документ є головним засобом подання юридично оформлених відомостей про об’єкт управління. Документи становлять основну частину інформаційних потоків у системі управління.

Нині функціонує уніфікована система документації (УСД), що включає 16 уніфікованих систем документації з 4500 уніфікованими формами документів (планової, звітно-статистичної, первинно-облікової, організаційно-розпорядчої, розрахунково-грошової документації та ін.). Призначення УСД полягає у сприянні виконанню основних функцій управління економікою.

Уніфікована система документації – це комплекс взаємозв’язаних документів, кожному з яких присвоєно код відповідно до класифікатора управлінської документації.

Як новий елемент в ІС АРМів реалізується функція автоматизації підготовки документів.

Неодмінною умовою реалізації цієї функції є організація єдиної бази даних (БД) об’єкта управління та організація файлів-класифікаторів ТЕПів – файлів НДІ в ІС АРМів управлінських працівників.

В умовах застосування ПК і створених на їх основі АРМів управлінського персоналу впроваджується нова людино-машинна діалогова форма управління, що грунтується на таких принципах:

– автоматизація документування господарських процесів і явищ;

– організація файлової системи АРМів;

– чергування сеансів активного діалогового режиму „Користувач-ПК" й автоматичного режиму при формуванні вихідних документів.

Управлінський процес в ІС включає такі стадії:

– документування господарських операцій;

– систематизація та узагальнення економічних даних;

– відображення вихідних ТЕПів і їх використання в управлінні.

Перша стадія полягає у створенні матеріальних носіїв інформації, які стосуються керованих об’єктів і мають юридичну доказову силу здійснення господарської операції або явища.

Процес документування ґрунтується на використанні документа для фіксації господарських операцій та явищ. В умовах АРМів паперові первинні документи замінюються машинними (електронними). Змінюється тільки носій даних про господарську операцію, але документ як доказ факту здійснення цієї операції залишається тим самим.

Тільки процес документування може бути виконаний в безпаперовій формі. Відбувається корінна зміна самої технології документування і документообігу.

Первинні документи „виписують" на ПЕОМ. Дані в ці документи заносять з МД і екрану дисплея за певною технологією й одночасно записують на магнітний диск, розміщують в інформаційному фонді, звідки передають системі оброблення даних. Первинне документування як попередній управлінський акт збирання, реєстрації інформації відпадає, тобто здійснюється введення даних на ПК і паралельно реалізується можливість одержати первинний документ. Документ зберігається в пам’яті ПК в електронній формі й за необхідності може бути роздрукований.

При цьому досягається високий рівень автоматизації циклу операцій введення, контролю, оброблення даних первинних документів з використанням інформаційних і програмних ресурсів АРМу.

Основна мета автоматизації цього етапу – зниження обсягу інформації, що вводиться з клавіатури, до мінімуму. АРМ відкриває широкі можливості бездокументного управління реєстрацією господарських операцій безпосередньо на ПК з одержанням первинних документів.

Занесення первинних даних в електронний документ має здійснюватися з максимальним використанням інформації файлів нормативно-довідкової інформації (НДІ), що зберігаються в інформаційному фонді АРМу. Файли НДІ автоматично підключаються в момент заповнення конкретної графи документа.

Автоматизація документування практично знімає проблему можливої невідповідності даних первинних документів і введеної в ПК інформації. Кодування реквізитів-ознак здійснюється автоматизовано з використанням інформації класифікаторів. Відпадає необхідність у ручному веденні журналів, різних накопичувальних відомостей, їх замінює пам’ять комп’ютера.

Умовою реалізації такої комп’ютерної технології підготовки первинних документів є наявність в інформаційному фонді файлів з формами первинних документів на магнітному диску (МД), файлів незмінних текстових фрагментів, що включаються в документи. Ця технологія забезпечує одноразове введення даних у систему, їх оброблення, оскільки сформований в електронному вигляді первинний документ може бути переданий по мережі або за допомогою МД на інші АРМи для проведення необхідних розрахунків.

Порядок оформлення електронних первинних документів має забезпечувати встановлення персональної відповідальності за їх юридичну правочинність, вірогідність і точність первинної інформації, що міститься в них. Умови оформлення таких документів мають надавати змогу:

– однозначно визначати осіб, відповідальних за санкціонування, здійснення та реєстрацію відображених у документах господарських операцій;

– запобігати можливості оформлення документів особами, не наділеними відповідними правами;

– контролювати правильність інформації документа в процесі його створення і виправляти виявлені помилки.

Електронний первинний документ має містити відомості, що дають змогу однозначно ідентифікувати документ (найменування, форму, номер), умови його складання (дату, місце), зареєстровані в ньому господарські операції; осіб, відповідальних за складання документа і зафіксовану в ньому інформацію.

Щоб процеси реєстрації інформації на АРМах могли вважатися документуванням, необхідно визначити осіб, які відповідають за достовірність інформації. Для цього проводять авторизацію інформації, що документується. Авторизація полягає в кодуванні інформації додатковим інформаційним об’єктом, що визначає особу, відповідальну за достовірність інформації, яка документується. Найпоширенішим способом авторизації є ідентифікація користувача і подальше встановлення справжності на основі пароля, графічного підпису.

Автоматизація документування господарських операцій забезпечує значне скорочення і автоматизацію документообігу, що сприяє підвищенню оперативності управління.

Комплексна автоматизація документообігу досягається в умовах локальної обчислювальної машини (ЛОМ). Якщо якому-небудь кінцевому користувачеві АРМу необхідно одержати інформацію, яку має в своєму розпорядженні інше АРМ, він формує документ типу „Запит". Документ-запит відправляється відповідному модулю-зберігачеві інформації, який формує документ-відповідь і відправляє його укладачеві запиту. При цьому має бути чітко визначена процедура проходження документів з урахуванням повноважень особи, яка ініціювала ланцюжок оброблення.

Документ-відповідь може містити інформацію, недоступну особі, яка прийняла документ для оброблення. Документ-відповідь одержує відповідне АРМ (прикладний модуль), в якому зазначається, чи можна подати одержану інформацію особі, яка дала запит. В умовах ЛОМ можлива підготовка документа у вигляді, що відповідає повноваженням цієї особи. Така технологія реалізується в ІС банківських установ. Наприклад, це стосується процедури перегляду залишків та оборотів коштів на особових рахунках клієнтів.

Запит одного модуля до іншого ніяк не контролюється кінцевими користувачами, що забезпечує конфіденційність інформації. Перевірка повноважень осіб здійснюється ядром системи оброблення даних ЛОМ. Така технологія може бути реалізована з використанням архітектури „клієнт – сервер", в якій всі модулі можуть виконуватися на одному багатозадачному сервері, завдяки чому документообіг стає „електронним". Основою такого документообігу є база даних (БД) та електронна пошта (ЕП), причому БД використовується для формування, збереження документів і доступу до них, а ЕП забезпечує їх доставляння.

9.6.Системи автоматизованої підготовки звітів

На ринку програмних продуктів існує чимало пропозицій щодо автоматизованої підготовки звітів, які мають подібні характеристики. Нарприклад, автоматизована система формування звітної документації "Бест-Звіт" призначена для автоматизації процесів підготовки, подання, прийняття, контролю, збереження, обробки та аналізу звітних документів організаціями, що звітують, органам, подання звітів яким передбачено чинним законодавством України.

Функціональні можливості системи:

– ведення реєстру форм звітності, що використовується;

– формування звітних документів в інтерактивному режимі;

– імпорт даних для звітних документів із будь-яких автоматизованих систем обробки інформації;

– перевірка коректності заповнення звітних документів;

– формування пакетів електронної звітності для передачі в АРМ збору й обробки;

– обробка й аналіз інформації, яку містять звітні документи за допомогою вбудованого генератора звітів і засобами Windows (Word, Excel, Visual Basic, Delphi, Visual FoxPro і т.д.);

– обробка й аналіз інформації в режимі віддаленого доступу.

Сервісні функції:

– наявність засобів адміністрування системи і розподілу доступу;

– авторизація доступу за ім'ям та паролем користувача;

– наявність засобів управління резервними копіями баз даних;

– наявність засобів автоматичного переведення баз даних у випадку зміни версії системи;

– розвинені засоби експорту даних. Будь-які реквізити прийнятої звітності можуть бути експортовані у форматі DBF. Користувач налаштовує структуру і склад експортованих DBF-файлів;

– можливість прийняття пакетів звітності в електронному вигляді з файлів. Файли подаються на дискетах або електронною поштою. При імпорті провадиться автоматичний контроль цілісності даних пакета;

– можливість автоматичної підстановки значень реквізитів з підпорядкованих форм до головних в процесі введення інформації;

– можливість автоматичного розрахунку значень полів форм у процесі введення по визначених формулах;

– автоматична камеральна перевірка пакетів звітності;

– автоматична реєстрація (присвоєння послідовного номера) форм звітності при введенні форм або прийнятті пакета в електронному вигляді;

– наявність внутрішніх звітних форм про кількість і терміни надання прийнятих пакетів звітності.

Експлуатаційні характеристики системи:

– Висока швидкість роботи. Введення інформації в первинний документ провадиться на робочій станції. Звертання до серверу провадиться тільки при відкритті або зберіганні всього документа в цілому, що обумовлює низький трафік мережі. Для зберігання даних використовується СУБД Btrieve (Pervasive 2000), яка забезпечує швидкий доступ і компактне зберігання даних.

– Висока надійність, стійкість до відмов і збоїв. Для забезпечення високої надійності роботи використовується механізм транзакцій Btrieve. У випадку збою (відключення живлення, обриву мережі, відмови апаратури) руйнування бази даних не відбувається. База повертається в стан до початку незавершеної зміни.

– Простота установки й експлуатації системи. Немає необхідності наявності в штаті фахівця – адміністратора бази даних.

Можливості та технічні вимоги до системи:

1.Можливість роботи в локальному і мережевому варіантах.

2.Кількість одночасно працюючих користувачів:

– мережа з виділеним сервером: до 250

– однорангова мережа: до 5

3.Можливість роботи на багатьох платформах. Система працює у мережах:

– з виділеним сервером під управлінням Novell NetVare 3. XX і 4. XX і вище, Windows NT 4.0 і вище, Linux "RedHat" 5.2 і вище;

– однорангових на базі Windows 95/98 або Windows NT (серверний простір для роботи однорангової мережі може знаходитися на будь-якому файловому сервері – Os/2, Unix або іншому).

4.Робочі станції працюють під управлінням:

– MS-DOS,

– Windows 95/98,

– Windows NT 4.0 (SP3 і вище).

Дата добавления: 2014-01-04