Основные правила проведения переговоров

Способы предупреждения конфликтов

1. Создание хороших условий деятельности, четкое распределение функций, прав, ответственности, согласование интересов работников.

2. Выявление потребностей работников и создание условий для максимального их удовлетворения.

3. Формирование рабочих групп с учетом личной совместимости, применение адекватного стиля руководства.

4. Своевременное обнаружение противоречий и разногласий и их разрешение на основе переговоров.

Переговоры – обсуждение спорного (конфликтного) вопроса с целью выработки согласованного решения.

1. Сделайте разграничение между участниками переговоров и предметом переговоров.

Очень часто люди идентифицируются с занимаемыми ими позициями. Поэтому критика позиции может быть воспринята как критика личности.

2. Сосредоточьтесь на интересах, а не на позициях. Несмотря на серьезные различия в позициях, практически всегда может быть найдено решение, которое удовлетворит интересы сторон.

3. Разрабатывайте взаимовыгодные варианты.

Если отойти от позиций, то становится возможным отработать много взаимовыгодных вариантов, учитывающих интересы сторон, и найти тот, который устроит всех.

4.Настаивайте на использовании объективных критериев.

Результат переговоров не должен зависеть от эмоций, упрямства участников и других субъективных факторов. Heобходимо найти справедливые, объективные критерии, который бы признавались сторонами и которые бы определили результат переговоров.

Предупреждение конфликтов в коллективе и их эффективное разрешение требуют определенной социально-психологической информации.

Таким образом, очевидно, что конфликтом нужно целенаправленно и грамотно управлять. Существует несколько эффективных способов управления конфликтной ситуацией, которые можно разделить на две большие группы: структурные и межличностные (табл. 12).

Таблица 12.

Способы разрешения конфликтов

Структурные методы	Межличностные методы
Разъяснение требований к работе— установление и объяснение работникам правил, процедур, политики организации, требований к содержанию и результатам конкретной работы	Уклонение— стремление уйти от конфликта или стараться не попадаться в ситуации, провоцирующие возникновение конфликта
Координационные и интеграционные механизмы— установление иерархии полномочий, совершенствование информационного обеспечения деятельности, организация целевых групп и проведение совещаний между отделами	Сглаживание— стремление не демонстрировать признаки конфликта. В результате наступает внешнее спокойствие, хотя проблема остается и, скорее всего, возникнет новый конфликт
Установление общеорганизационных комплексных целей— реализация совместных усилий различных групп, направленных на достижение общей цели	Принуждение— попытка заставить принять свою точку зрения любой ценой, поэтому эффективен этот способ только в ситуациях, когда руководитель имеет значительную власть над подчиненными
Система вознаграждения— реализация эффективной системы вознаграждения усилий сотрудников, направленных на достижение общих целей, помощь другим группам	Компромисс— когда точка зрения другой стороны принимается с некоторыми изменениями, что дает возможность быстро разрешить конфликт, то лучше не использовать его на ранней стадии конфликта, так как это приведет к сокращению времени поиска альтернатив, а следовательно, может помешать решению проблемы
	Решение проблемы— признание различия во мнениях, поиск причин конфликта и разработка комплекса мер по устранению конфликта

Из таблицы 12 видно, что наиболее рациональным способом управления конфликтом является решение проблемы. В классической теории менеджмента разработана методика разрешения конфликта через решение проблемы, которая состоит в следующем:

- определите проблему в категориях целей, а не решений;

- после того как проблема выявлена, определите решения, которые приемлемы для обеих сторон;

- сосредоточьте свое внимание на проблеме, а не на личных качествах другой стороны;

- создайте атмосферу доверия, увеличив взаимное влияние и обмен информацией;

- во время общения создавайте положительное отношение друг к другу, демонстрируя симпатию и выслушивая мнения другой стороны, а также сводя к минимуму проявления гнева и угроз.

Таким образом, в конфликтных ситуациях менеджеру следует умело и профессионально применять различные способы разрешения конфликтов с целью минимизации последствий конфликтов.

Стресс — обычное и часто встречающееся явление. Незначительные стрессы неизбежны и безвредны, чрезмерный стресс создает проблемы для индивидуумов и организаций.

Стресс, который влияет на решение проблем управления, характеризуется чрезмерным психологическим или физиологическим напряжением. Психологические проявления стресса включают раздражительность, потерю аппетита, депрессию и пониженный интерес к межличностным отношениям. Физиологические признаки стресса — язва желудка, мигрень, гипертония, астма и боли в сердце. Снижая эффективность и благополучие индивидуума, чрезмерный стресс ухудшает результаты деятельности организации. Стресс прямо и косвенно увеличивает затраты на ведение дела и снижает качество трудовой жизни людей.

Причины стресса связаны с факторами работы и деятельности организации или событиями личной жизни человека.

Организационные факторы стресса — это перегрузка или, напротив, слишком малая рабочая нагрузка в конкретный период времени. Вторым фактором является конфликт ролей, который возникает, когда к работнику предъявляют противоречивые требования или когда различаются нормы неформальной группы и требования формальной организации. Третий фактор — неопределенность ролей, возникающая, если работник не уверен в том, что от него ожидают. Четвертый фактор — неинтересная работа.

Неправильные соотношения между полномочиями и ответственностью, плохие каналы обмена информацией в организации и необоснованные требования друг к другу также могут вызвать стресс. Кроме того, стресс может возникнуть в результате плохих физических условий, например, отклонений в температуре помещения, из-за плохого освещения или чрезмерного шума.

Личностные факторы связаны с сильными отрицательными, а иногда и положительными эмоциями от событий в частной жизни человека, которые далеко не всегда связаны с его работой.

Управление стрессами. Чтобы достичь высокой результативности и предотвратить стрессы в организации, руководители должны научиться справляться со своим стрессом.

Уменьшение вероятности возникновения стресса при управлении, нацеленном на высокую производительность труда, предполагает следующие меры:

1. Необходимо проводить оценку способностей, потребностей и склонностей подчиненных и выбор соответствующего объема и типа работы для них. Когда они добьются успеха при выполнении заданий, можно увеличить нагрузку, если они того желают. В определенных случаях можно делегировать полномочия и ответственность.

2. Следует разрешать подчиненным отказываться от выполнения какого-либо задания, когда у них есть для этого достаточные основания. Если необходимо выполнить это задание, надо объяснять его важность и установить приоритеты.

3. Следует четко описать конкретные полномочия, ответственность и ожидаемые результаты, использовать двустороннюю коммуникацию и информирование подчиненных.

4. Необходимо использовать стиль лидерства, соответствующий требованиям данной ситуации.

5. Необходимо обеспечить надлежащее вознаграждение за эффективную работу.

6. Следует быть наставником по отношению к подчиненным, развивать их способности и обсуждать с ними сложные вопросы.

Предотвращение стресса при работе возможно с помощью следующих методов:

1.Разработать систему приоритетов в работе и установить, что нужно сделать сегодня, в течение недели, а что только при наличии времени.

2.Научиться отказываться от заданий, когда загрузка достигает предела возможностей. При этом необходимо, относясь с уважением к начальнику, охарактеризовать важные задания, над которыми в настоящее время приходится работать. Если он настаивает на выполнении нового задания, выяснить, что можно отложить.

3.Наладить эффективные и надежные отношения с непосредственным руководителем, понимать его проблемы, и помогать ему понимать ваши. Научить его уважать вашу работу и давать обоснованные поручения.

4.Не соглашаться с руководителем или кем-либо, предъявляющим противоречивые требования. Объяснять, что эти требования несовместимы, попросить провести совещание со всеми заинтересованными сторонами, чтобы прояснить вопрос. Не занимать обвинительной позиции, объяснять, какие проблемы порождают противоречивые требования.

5.Сообщайте руководителю или сотрудникам о том, что ожидания или стандарты оценки непонятны. Говорите, что не уверены в конкретных, связанных с заданием, вопросах и хотели бы обсудить эти вопросы с ними.

6.Обсуждайте отсутствие интереса к работе со своим руководителем, но не жалуйтесь. Объясняйте, что вы сторонник работы, требующей отдачи сил, и хотели бы принять участие в других видах деятельности.

7.Находите в каждые 45 мин. или 1,5 часа несколько минут для отключения и отдыха, в которые старайтесь расслабиться и выкинуть работу из головы. Не обедайте на рабочем месте и не задерживайтесь на службе, когда работа закончена; уходя с работы, забывайте о ней до утра.

Соблюдение надлежащего режима питания, физкультура и достижение духовного равновесия снижают вероятность стресса.

Поскольку избежать стресса полностью никому не удается, необходимо учиться вырабатывать у себя низкострессовый (нестрессовый) стиль жизни.

Различия между стрессовым и низкострессовым стилем жизни:

Таблица 13.

Стили жизни

Стрессовый	Низкострессовый
Испытывает хронический, неослабевающий стресс	Допускает наличие «творческого» стресса в определенные периоды напряженной деятельности
Попадает в одну или несколько непрекращающихся стрессовых ситуаций	Имеет «пути спасения», позволяющие хотя бы временно отстраниться и расслабиться
Участвует в неинтересной, скучной, раздражающей или иным образом неприятной и неблагодарной работе	Участвует в интересной, благодарной, стоящей работе, которая обеспечивает достойное вознаграждение
Испытывает постоянную нехватку времени; слишком многое нужно сделать за данный отрезок времени	Сохраняет стимулирующую рабочую нагрузку, где периоды перегрузки и кризисов уравновешиваются периодами «передышки»
Беспокоится по поводу потенциально неприятных наступающих событий	Уравновешивает опасные события полезными целями и положительными событиями, к которым следует стремиться
Воспринимает жизнь как серьезную, очень трудную ситуацию; страдает отсутствием чувства юмора	Наслаждается жизнью в целом; может смеяться над собой; имеет хорошо развитое чувство юмора
Воспринимает тяжелые или стрессовые ситуации пассивно; страдает молча	Настойчиво пытается изменить по возможности напряженные ситуации; пересматривает невозможные для выполнения сроки; избегает ненужных напряженных ситуаций; эффективно распределяет время

Таким образом, конфликты – явление неизбежное, но наиболее важным в процедуре их разрешения считается умелое и эффективное разрешение конфликтных ситуаций с функциональными последствиями для предприятия и конфликтующих сторон.

Дата добавления: 2014-01-04