Этапы разработки положения об организационной структуре компании

Этапы разработки положения об организационной структуре компании.

Таблица проекций функций на исполнительные звенья (рис. 4.2, блок 4) может иметь весьма большую размерность. В средних компаниях — это 500 единиц — 20 звеньев на 25 функций, в больших компаниях может быть 5000 единиц — 50 звеньев на 100 функций. Становится очевидным, почему задача построения правильной организационной структуры компании не может быть решена методом, принятым в нашей стране, т.е. директорским рисованием клеточек «сверху вниз». Конечно, есть гении, способные проделать подобные упражнения в уме. Однако практики считают, что лучше ориентироваться на людей обыкновенных, как это делал Генри Форд. Поэтому проводить такую работу под управлением руководителя должна специальная группа, работающая по специальной методике, четко разбивающей и регламентирующей работу по этапам.

Сообщив о своих принципиальных решениях относительно организационной структуры компании персоналу, директор должен зафиксировать все это в документе — «Положении об организационной структуре», содержащем следующие разделы:

♦ Виды деятельности, продукты и услуги, бизнесы.

♦ Перечень обеспечивающих функций.

♦ Перечень функций менеджмента.

♦ Перечень организационных (структурных) звеньев.

♦ Закрепление видов деятельности, обеспечивающих функций, функций менеджмента за структурными звеньями.

♦ Организационная структурная схема.

Порядок разработки «Положения об организационной структуре» (рис. 4.3).

1. Создание рабочей группы, назначение руководителя.

2. Ознакомление с методикой и анкетами по обследованию организационной структуры.

3. Ознакомление с примерами заполнения анкет.

4. Ознакомление с примером «Положения об организационной структуре».

5. Проведение обследования организационной структуры выбранной фирмы и заполнение соответствующих моделей.

6. Подготовка в соответствии с результатами обследования проекта «Положения об организационной структуре» и согласование его с заинтересованными должностными лицами и службами.

7. Утверждение «Положения об организационной структуре».

8. Подготовка и утверждение приказа по фирме о порядке разработки и изменения «Положения об организационной структуре».

Потом директор обязан выпустить приказ примерно следующего содержания. Пункт первый — утвердить «Положение об организационной структуре»; пункт второй — назначить Иванова Ивана Ивановича ответственным за «введение в жизнь» организационной структуры; пункт третий — проводить актуализацию организационной структуры не реже чем раз в квартал (или чаще, по необходимости).

Рис. 4.3. Общий алгоритм разработки «Положения об организационной структуре»

Источник: [Семь нот менеджмента, 2001, с. 436].

Это постоянное возвращение и повторение управленческого цикла является принципиальным элементом регулярного менеджмента. В противном случае уже через 2-3 месяца описание структуры не будет соответствовать сложившемуся распределению функций и звеньев.

Далее мы рассмотрим на примере компании «Росбытхим», как практически разрабатывается «Положение об организационной структуре» и входящие в него модели¹.

1 этап. Составление перечня продуктов и услуг (продуктовая модель)

Удовлетворение нужд потребителя входит в число главных функций компании. Поэтому составление и согласование перечня продуктов и услуг открывает разработку «Положения об организационной структуре».

На принятый компанией перечень продуктов и услуг настраиваются все компоненты ее системы управления:

♦ маркетинговый блок поддерживает необходимые исследования рыночного окружения компании, прогнозирует объемы продаж, обеспечивает продвижение и продажи содержащихся в перечне продуктов и услуг;

♦ финансовый блок поддерживает управление финансовыми ресурсами и результатами деятельности компании в целях обеспечения предоставления потребителю необходимого объема продуктов и услуг;

♦ блок учета обеспечивает регистрацию управленческой информации, необходимой для предоставления потребителю выбранного перечня продуктов и услуг;

♦... также по всем основным блокам системы управления.

Составление перечня продуктов и услуг требует определенной аккуратности и точности. Для небольших компаний этот перечень может включать всего несколько позиций, которые легко можно найти в прайс-листе компании. Для больших компаний или работающих с широким ассортиментом продукции и услуг этот список может включать тысячи позиций и требует продуманной группировки и иерархического упорядочения.

¹ Приведенный в качестве примеров материал главным образом демонстрирует форматы и модели «Положения об организационной структуре». Модели не следует воспринимать как эталон, они являются только результатом первого этапа работы автора этой книги в качестве консультанта для одной конкретной компании.

В качестве упражнения, хорошо помогающего разобраться в существе дела, можно порекомендовать читателям попробовать составить перечень направлений деятельности или продуктов и услуг известной им компании, а приведенный ниже перечень продуктов компании «Росбытхим» использовать как опорный пример. Графически иллюстрирует этот перечень рис. 4.4.

Перечень направлений деятельности компании «Росбытхим»

Анкета 1

Код направления	Направление	Код бизнеса	Бизнес-проект
1.1	Торговля	1.1.1	Торговля косметикой
1.1	Торговля	1.1.2	Торговля галантереей

Рис. 4.4. Основные направления деятельности компании «Росбытхим»

2 этап. Составление перечня функций и построение функциональных моделей

Предоставление потребителю продуктов и услуг требует реализации компанией функций закупки, поставки, производства, хранения, сбыта и т.д. Современный подход к организации управления, зафиксированный в стандарте ISO 9000, предполагает аккуратное выделение и документирование функций, выполняемых компанией.

При документировании функций часто используются два списка: во-первых, список функций обеспечения деятельности компании: поставки, производство, сбыт (их часто также называют функциями логистики, бизнес-функциями); во-вторых, список функций менеджмента: управление финансами, учет, маркетинг и т.д. Помимо такого разделения функций могут встречаться и другие варианты, например группировка функций, выполняемых компанией по продуктовому или территориальному признаку. Возможно и составление единого общего списка всех функций.

В любом случае функции должны быть обязательно выделены и пронумерованы. При более детальном рассмотрении сложные функции могут разделяться на составляющие, и таким образом возникают иерархические перечни функций: сначала указываются более общие, а затем составляющие их частные функции. В нашем примере мы будем использовать разделение всех функций компании на функции обеспечения направлений деятельности и функции менеджмента, а в качестве перечня функций менеджмента — классификацию, предложенную в книге «Семь нот менеджмента», где основными компонентами менеджмента выступают: структура, финансы, учет, маркетинг, экономика, бизнес-планирование, персонал [Семь нот менеджмента, 2001].

Следующим шагом станет составление перечня функций обеспечения и перечня функций менеджмента знакомой компании, а в качестве опорного решения используем приведенный ниже перечень функций компании «Росбытхим», основным направлением деятельности которой является торговля косметикой и галантереей. Для визуального представления иерархических перечней функций удобно использовать язык структурных схем (рис. 4.5 и 4.6). Иерархические перечни функций и их визуализацию часто называют функциональной моделью компании.

Перечень обеспечивающих функций компании «Росбытхим»

Дата добавления: 2014-01-04