Рутина как память организации

Рутина как память организации.

Начнем с терминологии и основных понятий. Нельсон и Уинтер используют слово «рутина» весьма гибко. Оно может относиться к постоянно повторяющейся деятельности всей организации, к индивидуальному умению или (прилагательное «рутинный») к бессобытийному эффективному функционированию на уровне индивидуума или организации. Типичный член организации владеет определенными умениями, или рутинами. Совокупность умений, или рутин, которые может исполнить конкретный член организации при некоторых подходящих условиях, называется репертуаром (repertoire) этого члена [Нельсон, Уинтер, 2002, с. 140].

Нетрудно предположить, что на вопрос: «Где обитают знания организации?» правильным будет ответ: «В памяти организации». Но что такое память организации и где она находится? Нельсон и Уинтер полагают, что наиболее важная форма хранения специфических операционных знаний организации — рутинизация ее деятельности. По существу, они утверждают, что организации запоминают путем делания (remember by doing), хотя и с некоторыми важными уточнениями и оговорками.

Мысль о том, что организации запоминают рутину чаще всего путем ее реализации, во многом схожа с идеей запоминания умений индивидуумов путем их реализации. То обстоятельство, что запоминание в значительной степени достигается упражнением и не может быть полностью гарантировано посредством письменных записей или иных средств документирования, не отрицает факта сохранения фирмами формальной памяти и важной роли, которую она играет.

Но память организации — нечто гораздо большее, нежели формальные протоколы. Даже в тех многочисленных случаях, когда можно вести формальные протоколы, делание остается преобладающим способом хранения для уменьшения издержек.

Чтобы понять, каким образом реализация рутины выступает в качестве памяти организации, рассмотрим организацию, функционирующую целиком рутинным образом, и зададимся вопросом о том, что на самом деле нуждается в запоминании, если достигнуто такое состояние. При таком режиме как для организации в целом, так и отдельных ее членов нет существенных новшеств: ситуации, возникающие сегодня, повторяют те, что были вчера (на прошлой неделе, месяц назад, в прошлом году), и с ними справятся так же, как и тогда. Масштабы деятельности в таком статичном состоянии и операционные знания, связанные с нею, крайне ограничены. Члены организации исполняют лишь малую часть рутин из своего репертуара.

Токарь на токарном станке изготовляет несколько конкретных деталей; он мог бы произвести несравненно большее их число (после соответствующего обучения и наладки станка). Умения токаря водить грузовик и на скорую руку готовить пищу никогда не бывают востребованы и, возможно, неизвестны другим членам. Рутинное функционирование организации не требует, чтобы токарь сохранял умение жарить яичницу с ветчиной или обрабатывать на станке детали изделий, производство которых прекратилось три года назад. И другим членам нет надобности помнить о том, что токарь владеет или когда-то владел такими умениями. Если ожидается, что то же состояние рутинного функционирования будет продолжаться неограниченное время, то от хранения информации такого рода в памяти организации не предвидится никакой экономической выгоды.

Для того чтобы организация продолжала рутинно функционировать, все ее члены должны продолжать знать свое дело, определенное рутиной. Прежде всего, это означает, что они сохраняют в своих репертуарах все рутины, являющиеся реально востребованными при рутинном функционировании организации.

Однако знание своего дела в организации предусматривает нечто гораздо большее, нежели просто наличие в репертуаре соответствующих рутин. Нужно еще знать, какие рутины и когда исполнять. Для индивидуального члена организации это влечет за собой способность принимать и интерпретировать поток сообщений, поступающих от других членов и из окружающей среды. После приема и интерпретации сообщения член организации использует содержащуюся в нем информацию при отборе и исполнении соответствующей рутины из своего репертуара. (Это может быть, например, рутина «передать сообщение дальше» или даже «сдать в архив и забыть».)

Сообщений много, и они разнообразны. Очевидные примеры сообщений — прежде всего письменные и устные сообщения в форме явных директив. Они подразумевают реализацию формальной власти. Далее идут письменные и устные сообщения, которые не имеют такой формы, но реакция на них во многом та же. Далее идут все ручные сигналы, жесты, взгляды, свистки, звонки и т. п. — то, что может служить заменой устных и письменных сообщений в тех же целях.

Далее авторы рассматривают несколько других видов сообщений, которые идут от одного члена организации к другому, например, на конвейере, и сообщения, которые не исходят непосредственно ни от каких других людей, например, от часов и календаря.

Способность принимать эти разнородные сообщения включает обладание определенным уровнем сенсорного восприятия и способность понимать язык письменных и устных коммуникаций того общества, частью которого является организация. Эти способности обычно характеризуют индивидуума вне связи с его ролью в организации, т. е. это то, с чем новый член обычно приходит в организацию.

Можно легко увидеть связь между рутинным функционированием и памятью организации. Информация действительно хранится прежде всего в памяти членов организации, где пребывают и все артикулируемые и неявные знания, образующие их индивидуальные умения и рутины, и владение как обобщенным языком, так и специфическим диалектом организации, а также, что важнее всего, ассоциации, связывающие поступающие сообщения со специфическими действиями, которых они требуют. Поскольку в памяти индивидуальных членов организации хранится так много информации, необходимой для исполнения рутин организации, то можно сказать, что знания, которыми располагает организация, можно свести к знаниям ее индивидуальных членов. Именно такую точку зрения будет иметь тот, кто считает, что знание есть нечто, присущее только людям.

Но знания, хранящиеся в памяти людей, наполнены смыслом и эффективны только в определенном контексте. Для знаний, реализуемых при исполнении какой-либо роли в организации, таким контекстом является контекст данной организации. Как правило, сюда входят многообразные формы внешней памяти — картотеки, информационные стенды, руководства, память компьютеров и т.д., дополняющие и подкрепляющие память людей, но сохранение этих видов памяти в значительной степени является рутинной функцией организации. Поэтому может возникнуть желание объявить их скорее частью памяти организации, нежели родом деятельности индивидуальных членов организации по хранению информации. Для сохранения памяти важно поддерживать физическое состояние оборудования и рабочую обстановку в целом. Выполнение функции памяти организации отчасти неявно подразумевает тот факт, что здания, сооружения и оборудование суть объекты длительного пользования: они, как и общее состояние рабочей обстановки, не подвержены радикальным и скачкообразным изменениям. Их целостность может быть разрушена из-за пожара или сильной бури. Разрушения, вызванные подобными событиями, носят как физический, так и информационный характер, ибо при этом рушится привычный контекст интерпретации информации, которой обладают люди — члены организации. Поэтому можно сказать, что организация «помнит» — отчасти путем содержания в порядке и исправности оборудования, зданий и сооружений и рабочей обстановки (в той мере, в какой ей это удается). Наконец, и это важнее всего, информация, которой обладает индивидуальный член организации, зависит от информации, находящейся в распоряжении других членов организации. Если крановщик не может интерпретировать подаваемый рукой сигнал «чуть-чуть ниже» и соответственно опустить крюк, то способность осознать необходимость в таком сигнале и его подаче лишена смысла. Сведение памяти организации к памяти ее индивидуальных членов означает игнорирование или недооценку связей, сложившихся в памяти индивидуумов благодаря опыту совместной работы в прошлом — работы, в ходе которой была сформирована весьма детализированная специфическая система коммуникаций, лежащая в основе исполнения рутины.

Дата добавления: 2014-01-04