Лекция 12. Информация и её роль в управлении

Введение. В лекции рассматривается понятие информации и её роль в управлении. Рассматривается понятие управленческих информационных систем.

Под информацией понимаются сведения об окружающем мире, которые имеют форму символов как доступных, понятных человеку, так и требующих анализа, осмысления, расшифровки. В управленческой деятельности информация представляет собой совокупность сведений о состоянии управляющей и управляемой подсистем, а также окружающей среды.

Важнейшим свойством информации является возможность ее многократного использования. Однако это свойство нередко порождает определенные психологические стереотипы. Многократно повторяемые истины, причины, следствия, решения, стандарты нередко отучают от критического восприятия информации в новых условиях, умения видеть в ней новые явления, отражение новых черт, особенностей, явлений и закономерностей объективного мира. Все понятия, в том числе и те, которыми оперируют экономика и управление, не остаются неизменными, а постоянно совершенствуются, насыщаются новым смыслом, новым содержанием.

Информация является основным предметом труда руководителей всех уровней управления и специалистов, однако конечный результат управленческой деятельности оценивается по эффективности деятельности социально-экономической системы. Различный уровень руководителей, их различная компетентность и сферы деятельности предполагают различия в способах сбора, хранения, обработки и использования информации. При этом принципиально важно, что любой менеджер, любой руководитель обязан владеть как аналитическими, так и синте­тическими способами обработки информации. Вначале любая информация подвергается декомпозиции, то есть аналитическому расчлене­нию на отдельные составные части, фрагменты, эпизоды. Затем из этой мозаики создается новая структура знания, некая модель информаци­онной структуры, в которую каждый человек привносит не только свой, индивидуальный опыт и знания, но и свои аналитика – синтетические способности, а со временем и интуицию.

Информация, используемая для управления, требует тщательнойподготовки. Прежде всего, из нее должен быть устранен так называе­мый информационный шум – та информация, которая не имеет прямо­го отношения к процессам управления. Однако здесь не может быть

безусловных рецептов. Руководители с высоким уровнем творческих способностей могут из неорганизованной «шумящей» информации из­влечь куда больше полезных сведений, чем начинающие, неопытные менеджеры – из обработанной и всесторонней. Необходимо помнить, что при неосторожном обращении с информацией вместе с информа­ционным шумом может быть устранена, выброшена информация о но­вых возникающих рынках сбыта, колебаниях конъюнктуры, оригинальных научно-технических или экономико-организационных нововведениях. Поэтому подготовка информации для принятия и реа­лизации управленческих решений должна предусматривать как эврис­тические, так и формализованные процедуры. Компрессия (сжатие) информации должна осуществляться на основании четких, обоснован­ных принципов, позволяющих проводить многоцелевую обработку, особенно стратегически важной информации.

Большое значение имеет опыт организации специальных групп эк­спертов, которые подвергают анализу большие массивы, информации с целью выявления ее полезных компонентов и получения важных для фирм выводов.

Большое разнообразие информации, используемой в практике уп­равления, нуждается в развитии классификационных подходов. Клас­сификация информации преследует разнообразные цели:

1)развитие системного и комплексного подхода к управлению;

2)совершенствование технологии управленческой деятельности;

3)совершенствование системы профессиональных знаний руко­водителей;

4)поиски путей повышения эффективности управления. Классифицировать информацию, используемую для управления, можно по самым разнообразным признакам. Наиболее часто применя­ются следующие признаки классификации:

1) по различным аспектам управления (характеру возникаю­щих задач);

2) по характеру восприятия человеком;

3) по форме представления;

4) по источникам возникновения;

5) по времени использования;

6) по отношению к хозяйственному субъекту;

7) по возможности использования.

В зависимости от характера возникающих задач и соответствую­щего им аспекта управления информация делится на: организационно-экономическую, собственно управленческую, технико-технологи­ческую, социально-психологическую, идейно-воспитательную. При решении любой из этих задач руководитель должен быть компетент­ным и иметь всю полноту информации. В противном случае эффектив­ность управления может резко снижаться либо приобретать негатив­ный характер.

По характеру восприятия человеком можно выделить различные органолептические формы информации: визуальную (зрительную), аудиоинформацию (звуковую), тактильную, обонятельную, а также ком­бинированные формы, например, аудиовизуальную. Наибольшую цен­ность представляет аудиовизуальная информация, поскольку система зрительного анализатора дает 94-96% сведений об окружающем мире. Однако наиболее эффективным является комбинированное представ­ление информации, так как оно в значительно большей степени активи­зирует внимание, память, интеллект. Необходимо всегда помнить о возможности сенсорной и интеллектуальной перегрузки организма ин­формацией при ее неупорядоченности и неадекватности, что резко сни­жает эффективность управления и может приводить к ошибочным и даже катастрофическим последствиям.

По форме представления различают знаковую информацию, име­ющую в определенной степени абстрактную форму, и аналоговую, об­разную. Знаковая информация выражается в цифровой, буквенной и кодированной формах.

Буквенная (текстовая) информация обычно характеризует опреде­ленное состояние управляемой и возможности управляющей систе­мы, хотя в сложных случаях диагностики состояния может использо­ваться цифровая или кодированная информация. Это значительно проще, поскольку меньше загружает информационные каналы связи.

Цифровая информация, как и кодированная, может выражать са­мые разные состояния управляемой системы и ее реакцию на управ­ляющие воздействия. Однако эффективное пользование такой инфор­мацией требует формирования определенных профессиональных знаний, умений и навыков, определенной профессиональной культу­ры, психологических стереотипов. При этом значительно повышается роль математической культуры, абстрактного мышления, абстрактной логики.

Используемая в управлении информация по источникам может быть подразделена на внешнюю и внутреннюю. Внешняя информация мо­жет отражать влияние на систему (фирму) как непосредственного ок­ружения, так и более отдаленных сфер внешней среды. Так, эта ин­формация относится к тем сферам, которыми само предприятие управлять не может - экономические циклы, политическая обстановка, рыночная конъюнктура, погода, климат и т.п.

Внутренняя информация характеризует состояние управляющей и управляемой систем, например, состояние системы управления, ее кадровое обеспечение, материальные и финансовые ресурсы управ­ляемой системы, имеющуюся технологию.

По времени ее использования в информационных потоках можно выделить постоянную и переменную информацию. Постоянная инфор­мация является относительно стабильной, например, нормы, нормати­вы, стандарты, численность и состав работающих. Переменная инфор­мация связана с возникновением новых обстоятельств, новых возможностей и ограничений. Пример переменной информации объем выручки, число клиентов.

По отношению к системе информация делится на входную и вы­ходную. Входная информация характеризует потоки энергии, веще­ства, информации, поступающие в данную систему. Выходная инфор­мация характеризует продукт деятельности системы (например, объем и номенклатуру товаров и услуг).

По возможности использования, информацию различают: полезная, шумы, избыточная, ложная, лживая. Шум - это посторонние помехи в канале связи, которые мешают правильному восприятию информации. Эти помехи могут быть спонтанными, хаотичными или целенаправлен­ными. Помимо действительно полезной для управления информации может восприниматься избыточная информация, по сути являющаяся достоверной, но не несущая ничего нового, излишне детализирующая уже полученные сведения. Такая информация только засоряет каналы связи; отвлекает ресурсы от анализа полезной информации. Лживая информация носит сознательный характер, что является ее коренным отличием от ложной, Зачастую, как ложная информация воспринима­ются слабые сигналы (сигналы, количественное значение которых мень­ше значения большинства других входных сигналов) о возможных из­менениях во внутренних и внешних факторах, если они не согласуются с привычным ходом процесса. Теория слабых сигналов играет исклю­чительную роль в управлении, и особенно в стратегическом. Всякий сигнал необходимо рассматривать с двух сторон: во-первых, как сиг­нал опасности, а во-вторых, как сигнал новых возможностей. Когда сигнал мал, у фирмы имеются большие возможности принять необхо­димые меры по предотвращению или ликвидации опасности либо по эффективному использованию новых возможностей. Когда же сигнал становится достаточно большим, то фирма не может ни нейтрализо­вать опасность, ни использовать новую возможность.

Информация, используемая в системах управления, должна удовлетво­рять определенным требованиям. К числу этих требований относятся:

-необходимое и достаточное количество и качество информа­ции, причем доминирующее значение имеет качественная сторона;

-достоверность и точность информации. Совершенно недопус­тимо пользоваться недостоверной и неточной информацией. Если ин­формация является недостаточной или приблизительной, возможно при­нятие решения с катастрофическими последствиями. Противоречие заключается в том, что абсолютно достоверной и точной информации не существует, а приближающаяся к ней информация мало пригодна для принятия управленческих решений - она довольно быстро устаре­вает. Недостоверность информации обусловливается не только источ­никами ее получения, неправильной или неэффективной методикой ее обработки, но и целевыми установками ее преобразования, интерпре­тацией применения;

-своевременность получения информации. Информация, необ­ходимая для управления, должна быть своевременной. Требование бо­лее раннего представления информации часто может быть связано со значительными материальными и финансовыми затратами (повышен­ные скорость обработки на ЭВМ и пропускная способность каналов связи_: экспертная обработка массивов информации и т.п.) С другой стороны, и запоздалая информация также не представляет практичес­кого интереса;

-полнота информации. В распоряжение руководителя должна поступать информация в достаточном объеме, обеспечивающем эф­фективное решение всех задач. Редуцированная (усеченная) инфор­мация способна резко снизить эффективность управления или даже привести к ошибкам в управление. Вместе с тем требование полноты информации может граничить с ее избыточностью. Как полнота инфор­мации, так и ее неполнота не имеют объективных критериев и ограни­чений, что не следует относить к достоинствам или недостаткам ин­формации. Это объективное противоречие, которое разрешается в процессе творческого труда каждого руководителя;

-полезность. Для принятия решения необходима определенная, конкретная информация, остальная образует информационный шум. Выделение полезной информации из шума является сложной аналити­ческой работой и требует больших затрат.

-технологические характеристики информации, к которым сле­дует отнести плотность ее размещения, возможность сохранения в раз­личных условиях, скорость обработки, извлечения, распечатки, пред­ставления, формы сервиса и т.п. Здесь весьма важны техническое и технологическое совершенство систем, унификация терминологии, по­рядок составления документов и их представления. Информация дол­жна быть разделена по уровням и звеньям управления, а также по нормативно-справочным, расчетно-аналитическим и другим направле­ниям. Важной характеристикой является помехоустойчивость инфор­мации - способность противостоять как активным, так и пассивным помехам. Высокая помехоустойчивость обеспечивает устойчивое уп­равление, его необходимую конфиденциальность (сохранение коммер­ческой и государственной тайны). Стоимость информации в системах управления постоянно возрастает, что обязывает стремиться к посто­янному повышению эффективности ее получения и использования.

Информационные системы управления.

Информационная система социально-экономического объекта – это совокупность средств, методов и исполнителей, обеспечивающих не­обходимой и достаточной информацией реализацию всех мероприятий процесса управления. В информационной системе самое главное – аккуратная, творческая деятельность исполнителей на высоком про­фессиональном уровне. Именно в процессе этой деятельности и реа­лизуются возможности специализированных средств и методов полу­чения, хранения, преобразования и использования информации.

Основными составляющими информационной системы являются:

1)контингент высококвалифицированных работников, к которому необходимо отнести инженерно-технический и обслуживающий персо­нал, руководителей и менеджеров всех без исключения звеньев и уров­ней управления;

2)информационные ресурсы – информация, которая использует­ся в управленческой деятельности. Особое место занимает информа­ция, которая применяется для работы средств вычислительной техни­ки (математическое обеспечение, алгоритмические языки, машинные программы и т. д.);

3)материальные ресурсы (носители информации, технические средства сбора, хранения, передачи, обработки информации);

4)каналы циркулирования информации. Информационные системы всегда являются человеко-машинными

системами, поэтому могут быть охарактеризованы такими традицион­ными показателями, как объемы основных массивов информации, про­пускная способность каналов, способность хранения информации, быстродействие, надежность и т. д.

Контрольные вопросы к лекции:

1.Что такое информация?

2.Какова роль информации в управлении?

3.Какие функции информации существуют?

Интернет-сайты:

1.http://www.kuchaknig.ru/show_book.php?book=189525 – теория государственного управления (текст лекций)

2. http://socioline.ru/pages/glazunova-n-i-teoriya-gosudarstvennogo-upravleniya - Глазунова Н. И. Теория государственного управления

Литература:

1. Радченко А. И. Основы государственного и муниципального управления: системный подход. М.: ИКЦ «Март»; Ростов-на-Дону, издательский центр «МарТ», 2007, 608 с.

2. Радько Т. Н. Государственное устройство РФ. М.: Проспект, 2012 г., 80 с.

3. Гегедюш Н. С., Масленникова Е. В., Мокеев М. М. и др. Государственное и муниципальное управление. М.: Юрайт, 2012 г., 238 с.

4. Политология. Отв. ред. В. Д. Перевалов. М.: Норма, 2005, 384 с.

Лекция 13. Системный подход и системные исследования в государственном управлении.

В лекции рассматривается теория системного подхода как одного из современных общенаучных подходов. Показывается его роль для государственного управления.

В последние десятилетия в теории и практике управления получил широкое распространение термин системный подход. Однако общепринятого в литературе определения он пока не имеет.

Специалисты по управлению производством под системным подходом понимают либо воздействие на все элементы системы управления, либо взаимосвязанную работу на всех участках управления. Государствоведы видят смысл системного подхода «в системном рассмотрении некоторых совокупностей элементов и связей между ними, который исследователь, в соответствии со своими задачами, обозначает как системы».

Научно-технический прогресс как непременное условие социального развития несет обществу не только материальные и духовные блага. Этот процесс имеет и негативную сторону, которая заключается в непрерывном усложнении всех сфер человеческой деятельности.

Для решения сложных проблем во второй половине XX столетия получили развитие системные исследования. Под последними понимается «совокупность научных и технических проблем, которые при всей их специфике и разнообразии сходны в понимании и рассмотрении иссле­дуемых ими объектов как систем.

Несмотря на значительное количество публикаций по системным исследованиям, системному подходу, общепринятого определения их форм и методов пока нет. Не создан также их категориально-понятийный аппарат. Поэтому наиболее рациональным путем рассмотрения системных исследований является краткий анализ их генезиса.

Возникновение системных исследований связывается с именем австрийского биолога Л. фон Берталанфи, который еще в 30-е годы в борьбе с механизацией и витализмом выдвинул организмическую концепцию. Если механистическая точка зрения заключалась в сведении живых организмов к частям и частичным процессам, то организмическая рассматривает их как организованное целое.

Эта концепция оформилась в результате обобщения сформулированных Берталанфи принципов исследования живых организмов как открытых систем – целостных множеств взаимосвязанных элементов, находящихся в процессе непрерывного обмена с внешней средой веществом и энергией.

Использование системного подхода для решения проблем организации и управления впервые было осуществлено для военных целей.

Командование ВВС США вскоре после начала второй мировой войны предложило Гарвардским курсам деловой администрации найти способ увеличения в течение года существующего состава ВВС с 4 тыс. боевых самолетов и 300 тыс. человек до 80 тыс. самолетов и 2,5 млн. человек, но так, чтобы это обошлось не дороже 10 млрд. долларов.

Чтобы справиться с этим заданием, при курсах была создана так называемая секция статистического контроля.

К концу года проблема, поставленная командованием ВВС США, была решена.

Что же такое системный подход? Какова его роль и место в познании социальной действительности?

Первоначально Берталанфи рассматривал общую теорию систем как универсальную науку. Эта точка зрения была подвергнута критике.

В своих более поздних работах Берталанфи говорит о некоторой единой системной науке, выступающей в сфере прикладных исследований в форме системного подхода, а в теоретической сфере – в виде общей теории систем.

Однако единая точка зрения по этому вопросу в литературе отсут­ствует.

Отечественные философы И.В. Блауберг и Э.Г. Юдин не считают теорией ту конструкцию Берталанфи, которую он назвал общей теорией систем. «Стало очевидно, - утверждают они, - что общая теория систем не есть прямое и необходимое следствие развития системного подхода, что это две существенно различные сферы методологического знания. При этом общая теория систем... вряд ли способна удовлетворить претензию на то, чтобы быть теорией этого подхода».

Современный уровень системных исследований позволяет, на наш взгляд, говорить о системном подходе как об общенаучном феномене, выполняющем как методологическую функцию, так и теоретическую (метатеоретическую).

Таким образом, мы вправе рассматривать системный подход как те­орию и методологию.

Системный подход не является абсолютно новым явлением. Как отмечают С. Р. Микулинский и Г.Х. Попов, «идея системности – фундаментальная идея диалектики, даже еще домарксовой... Еще Аристотель писал о том, что рука, отделенная от тела, - уже не рука. А Гегель образно выразился: части бывают только у трупа, а организм имеет новое качество: он живет».

В философии системность рассматривается как атрибутивное свойство материи, как принцип диалектического материализма.

Анализируя в труде «Диалектика природы» основные формы движения материи, Ф. Энгельс писал: «Вся доступная нам природа образует некую систему, некую совокупную связь тел, причем мы понимаем здесь под словом тело все материальные ценности, начиная от звезды и кончая ато­мом и даже частицей эфира».

Марксистская материалистическая диалектика, рассматривая природу как связанное единое целое, где предметы и явления зависят друг от друга и друг друга обусловливают, явилась тем фундаментом, на котором стало возможно развитие системного подхода как современной методологии решения сложных проблем.

Впервые практическое применение системного подхода было осуществлено в нашей стране при разработке плана ГОЭЛРО.

Таким образом, идея системности родилась значительно раньше того, что сейчас называется системным подходом. В чем же тогда содержится новизна системного подхода и какие причины обусловили его создание? С.Р. Микулинский и Г.Х. Попов справедливо полагают, что рациональные черты и действительно новые моменты системного подхода связаны не с самой идеей системности, а с процедурой, технологией реализации системного подхода, с особенностями его применения в современной, чрез­вычайно усложнившейся действительности».

Для уяснения сущности системного подхода необходимо дать ответ на вопрос: чем отличаются системные исследования от традиционных, досистемных? «Отвечая на этот вопрос, - отмечают Н.В. Блауберг и Э.Г. Юдин, - Л. Берталанфи, А. Рапопорт и У. Росс Эшби подчеркивают, что наука прошлого была почти исключительно аналитической, тогда как теория систем ставит на первый план задачу синтеза, но такого син­теза, который не завершает анализ, а выступает в качестве исходного принципа исследования».

Системный подход ориентирован не на аналитические, линейно-при­чинные методы исследования, а на анализ целостных интегративных свойств объекта, выявление его связей и структуры.

Каковы же формы системных исследований? «Основными формами теоретического осознания системных методов исследования в рамках самой современной науки, - считает В. Н. Садовский, - являются системный подход, общая теория систем, различные специализированные теории систем – биологические, психологические, лингвистические, технические и т. д.».

Таким образом, на современном этапе развития системного движе­ния в сфере организационного управления основными формами систем­ных исследований является системный подход, общая теория систем, теория систем организационного управления (как специализированная теория систем), системный анализ. При этом системный подход, общая теория систем и теория систем организованного управления относятся к теоретическому разделу системных исследований, а системный анализ – к прикладному. На прикладной характер системного анализа указывается в целом ряде работ».

Как отмечается в литературе, в системном анализе воплощаются ме­тоды, способы, инструментарий осуществления системного подхода.

Сферой применения системного анализа является решение новых, неизвестных ранее задач, для которых отсутствуют отработанные способы их решения.

В системном анализе проблемы различаются по степени их структуризации, под которой понимается ясность, осознанность их постановки; степень детализации и конкретизации представлений об их составляю­щих и взаимосвязях; по соотношению количественных и качественных факторов, выявляемых в проблеме.

В соответствии с этим выделяется три класса проблем:

1)хорошо структурированные и количественно сформулированные;

2)слабо структурированные, или смешанные проблемы, содержащие количественные или качественные оценки;

3)неструктуризованные или качественные проблемы.

Первый класс проблем решается при помощи исследования операций. Основной областью приложения методов системного анализа является второй класс проблем – слабо структуризованных. Для решения неструктуризованных проблем обычно применяются эвристические методы решения. Между этими тремя классами нет четкой границы.

Таким образом, одной из главных задач системного анализа является правильная и четкая постановка проблемы.

Разнообразие объектов, целей и задач исследований обусловливает необходимость различных методик системного анализа.

Поэтому каждый исследователь в зависимости от целей системного анализа и имеющихся для его осуществления условий разрабатывает свой инструментарий.

Применение идей системного анализа к решению проблем повыше­ния эффективности организационного управления привело к возникно­вению нового управления, получившего название «конструирование орга­низаций». Приверженцы этого направления рассматривают организа­цию (завод, учреждение, больницу и т.д.) как совокупность рутинных процессов и процессов решения проблем.

Американский исследователь С. Янг одним из первых предпринял попытку теоретического обобщения этого положения и применения его на практике. В начале 60-х годов под руководством С. Янга была разработана и внедрена в одной из больниц США усовершенствованная система управления, в основу которой положена модель принятия решения.

Исходным положением С. Янга является тезис о неспособности традиционной или, как он говорит, бюрократической системы управления успешно решать проблемы, возникающие в организации.

Поэтому он считает, что бюрократическая система управления должна быть перестроена на основе системного подхода. При этом определяющее значение имеет разработка системы управления в виде проекта, по­зволяющего связать все системы управления в единое целое.

В основе концепции С. Янга лежит логическая схема процесса разработки решения проблемы – модель принятия решений.

Подводя итог вышеизложенному, следует отметить, что сущность системных исследований заключается в конкретизации философского принципа системности, в соответствии с котором объекты анализа и синтеза при решении сложных проблем рассматриваются в качестве систем.

Контрольные вопросы к лекции:

1.Что такое «системный подход»?

2.Каких представителей системного подхода в науке Вы знаете?

3.Какова роль системного подхода в управлении?

Интернет-сайты:

1.http://www.kuchaknig.ru/show_book.php?book=189525 – теория государственного управления (текст лекций)

2. http://socioline.ru/pages/glazunova-n-i-teoriya-gosudarstvennogo-upravleniya - Глазунова Н. И. Теория государственного управления

Литература:

1. Радченко А. И. Основы государственного и муниципального управления: системный подход. М.: ИКЦ «Март»; Ростов-на-Дону, издательский центр «МарТ», 2007, 608 с.

2. Радько Т. Н. Государственное устройство РФ. М.: Проспект, 2012 г., 80 с.

3. Гегедюш Н. С., Масленникова Е. В., Мокеев М. М. и др. Государственное и муниципальное управление. М.: Юрайт, 2012 г., 238 с.

4. Политология. Отв. ред. В. Д. Перевалов. М.: Норма, 2005, 384 с.

5. Кравченко А. И. История менеджмента. М.: Академический проспект; Трикста, 2009, 560 с.

6. Абакумова О. Г. Социология управления. М.: «Приор-издат», 2006, 160 с.

Дата добавления: 2014-01-04