Автоматизация учета на основе традиционных форм счетоводства

Организация учета с использованием машинных форм учета.

Автоматизация учета на основе традиционных форм счетоводства

Тема 1. Характеристика форм автоматизированного бухгалтерского учета.

Применение ПК оказывает существенное влияние на организацию учетной работы на предприятии:

1) видоизменяется технология обработки первичных документов;

2) основные трудоёмкие работы выполняются на ПК;

3) повышается роль учет. работников, т. к. они, применяют непосредственное участие в обработке данных.

При автоматизации учета важно определить методы рационального использования ПК для системы в целом и для отдельных участков учета, а также выявить взаимосвязь регистров, принципы организации учета в подразделениях предприятия. Немаловажным является вопрос совершенствования формы учета в условиях его ведения на ПК.

На предприятиях используются различные формы счетоводства. Наиболее распространенным является журнально-ордерная форма.

Основные её преимущества:

· используется системы накопительных регистров (ведомостей) для обеспечения равномерной и своевременные записи операций на протяжении учетно-отчетного периода;

· увязка аналитического и синтетического учета, главной книгой и балансом;

· сокращений общего количества регистров аналитического учета;

· подчинение учетных регистров целям отчетности и анализа;

· взаимный контроль записей в учетных регистрах.

Применение ПК без нарушения принципов ведения синтетического и аналитического учета дает возможность получать привычные для бухгалтера регистры в виде печатных форм. ПК можно использовать для ведения аналитического учета и для изготовления журнально-ордерных, вспомогательных ведомостей.

Эксплуатационные особенности ПК приводят к определенным изменениям в технологии обработки информации и её носителей. Ручная регистрация заменяется машинной и может совмещаться с операциями сортировки, вычислительной обработки и выдачи справок.

Использование ЭВМ вызывает изменение внешней формы регистров (перестановка граф, совмещение двух регистров на одном бланке, применение отдельных сводных пронумерованных листов, собираемых в книги, вместо пронумерованных и прошнурованных книг); позволяет воспользоваться методом копиручета, позволяющим получить за один прием несколько документов, и совмещения операций (группировка и подсчеты, токсировка и накопление); влечёт необходимость разработки номенклатур. В результате создаются реальные предпосылки снижения трудоемкости обработки учетной информации и улучшения её качества. Однако остается неизменной взаимосвязь между регистрами и системой их контроля, что и определяет эту форму учета как журнально-ордерную.

Порядок записей в регистры журнально-ордерной формы при использовании ПК можно дифференцировать исходя из массовости и трудоемкости учетных работ. На основе массовых, периодически повторяющихся документов (по учету движения ТМЦ, ГП) вначале целесообразно подсчитать и сгруппировать данные с помощью накопительных и группировочных регистров, а затем изготовить ведомости и журналы по отдельному счету. Используя документы, не имеющие массового характера, можно не разрабатывать вспомогательные регистры, а периодически заносить документы в ПК для формирования массива аналитических записей (проводок), а затем получать справки по любому синтетическому и аналитическому счету. По окончании месяца на принтере печатают все необходимые учетные регистры.

Из подсчитанных и взаимнопроверенных массивов данных создаются сводные файлы в виде итоговых проводок по массовым операциям. В массив, составленный по немассовым документам, добавляются данные из листков-расшифровок. На основе остатков по счетам и оборотов на ПК составляется Главная книга. После этого производится сверка показателей синтетического и аналитического учета и по данным учетных регистров заполняются формы отчетности.

При применении мемориально–ордерной формы учета предусматривается составление мемориальных ордеров на группировку документов. Итоги мемориальных ордеров используется для составления Главной книги. Итоги Главной книги необходимы для составления оборотной ведомости и баланса. Аналитический учет ведется в аналитических регистрах (книгах и карточках).

При использовании ЭВМ для данной формы учета осуществляется следующая последовательность:

1) информация, введенная в компьютерах, обеспечивает получение регистрационного журнала, главной книги, оборотная ведомость по синтетическим счетам;

2) аналитический учет обеспечивается ведением оборотной ведомости по аналитическим счетам;

Для малых предприятий можно вести учет с применением упрощенной формы учета. При этом основным учетным регистром служит «Журнал-Главная», в котором сосредоточены хронологические и систематические записи. Левая часть документа – журнал регистрации, правая – Главная книга.

Для всех рассмотренных форм в условиях использования ПК предусматривается изготовление журнала регистрации хронологических записей, Главной книги и других регистров. При этом внешний вид регистров соответствует в основном регистрам ручных форм счетоводства.

Дата добавления: 2014-01-04