Способы формирования выходной информации

Результатом решения учетных задач на АРМБ является выходная информация, пригодная для использования и отображенная в виде документа на человекочитаемом (бумажном) носителе, т.е. в виде машинограмм или с помощью средств визуального воспроизведения на экране. Существуют три способа отображения выходной информации на АРМБ.

Первый способ предусматривает получение полнообъемных отчетных документов на бумажном носителе с целью текущего их использования, архивного хранения и ревизий. Такие документы оформляются с учетом долговременного хранения и имеют юридическую силу.

Второй способ предусматривает составление фрагментарных документов, отличающихся от полных тем, что содержат лишь выборочную информацию, выдаваемую по запросу в справочных целях. Фрагментарные ведомости имеют разовый характер использования и не обладают юридической силой.

Третий способ предусматривает отображение выходной информации в форме видеограмм.

Система формирования выходной информации должна строится на следующих общих принципах:

1)автоматизация отображения выходной информации;

2)разграничение ответственности за отображение выходной информации;

3)регламентация процессов отображения выходной информации с осуществлением контроля за их соблюдением;

4)контроль выходной информации на всех этапах отображения;

5)устранение избыточности и обеспечение соответствия выходной информации потребностям учетного персонала;

6)обеспечение потребностей юридической полноценности отображения информации.

Автоматизация отображения выходной информации предполагает автоматизированную обработку и преобразование выходной информации с широким использованием программно-аппаратных средств.

Разграничение ответственности за отображение выходной информации должно обеспечиваться:

1) на первом этапе отображения – обязательным автоматическим документированием процессов обработки и преобразования выходных документов;

2) на втором этапе – надлежащими формами документов и обязательной регистрацией момента передачи пользователю.

Регламентация отображения предполагает установление технологического процесса автоматизированной обработки информации и осуществления контроля за его соблюдением.

В рамках такого контроля должны осуществляться меры по обеспечению сохранности программных средств. Контроль выходной информации на этапе преобразования обеспечивает ее достоверность и юридическую полноценность.

При отображении выходной информации пользователю должна предоставляться возможность изменять выходных документов в зависимости от круга задач, а также возможность варьировать в определенных пределах содержание выходных документов и способы их формирования. Такая необходимость может возникнуть при изменении нормативных актов или при необходимости получения определенной информации для управления производственно хозяйственной деятельности предприятия.

Дата добавления: 2014-01-04