Тема 12. Автоматизированная обработка информации по сводному учету и составлению отчетности

Комплекс сводного учета и составления отчетности включает в себя задачи обобщения информации на аналитических и синтетических счетах с дальнейшей группировкой полученных данных по одному или нескольким счетам с целью формирования данных для составления отчетности, анализа, аудита и принятия управленческих решений.

АРМБ сводного учета и составления отчетности предусматривает отражения хозяйственных операций, изменяющих состояние средств предприятия, и их источников на счетах бухгалтерского учета.

Последние служат средством экономической группировки хозяйственных средств и их источников, выраженных в натуральном и стоимостном измерениях, и позволяют получать информацию, необходимую для управления предприятием.

Наряду с отражением хозяйственной деятельности предприятия комплекс задач сводного учета обеспечивает автоматизированное составление баланса и отчетности, что является завершающим этапом учетного процесса и выполняется систематически по окончании отчетного периода.

Рациональная организация синтетического и аналитического учета хозяйственных операций с применением АРМБ обеспечивает:

1. Контроль за движением уставного капитала;

2. Сохранность денежных средств и контроль за использованием их по целевому назначению;

3. Выявление финансовых результатов деятельности предприятия;

4. Систематизацию и обобщение данных о производственно-хозяйственной деятельности предприятия в аналитическом и синтетическом разрезах для принятия управленческих решений.

Решение задач сводного учета и составления отчетности базируется на первичной информации, возникающей в процессе хозяйственной деятельности предприятия, а также на информации, которая полностью формируется в процессе решения задач других участков учета.

Целью автоматизации сводного учета является предоставление информации, удовлетворяющей требования различных пользователей. Пользователей учетной информации можно разделить на три категории, им соответствуют три категории АРМ:

· АРМБ І категории создается для внутреннего пользователя, т.е. для тех пользователей, которые осуществляют учет (зам. главного бухгалтера, сектор сводного учета, главный бухгалтер);

· АРМ ІІ категории создается для управленческого состава предприятия (финансовый директор, главный экономист, руководитель предприятия);

· АРМ ІІІ категории используется внешними пользователями (руководители филиалов, акционеры и т.д.).

Вся информация, подготовленная на АРМБ сводного учета и составления отчетности, рассматривается в свете её конечного влияния на принятие решений. Прежде, чем принять правильное решение, необходимо определить цель или руководящее направление и получить соответствующее решение традиционных задач сводного учета и составления отчетности.

По результатам решения задач формируется единая база данных бухгалтерских записей. Формирование базы данных и логический контроль правильности её заполнения выполняется в течение месяца по мере поступления информации с АРМ смежных участков.

Взаимосвязь данных обеспечивается использованием единой структуры кодов синтетических счетов и объектов аналитического учета, применением одних и тех же бухгалтерских записей на всех участках учета.

Разделение АРМБ сводного учета на три категории проводится организационным образом с авторизацией доступа к необходимой информации. Поэтому структуру данных и технологию решения задач будем рассматривать как единую для всех трех категорий АРМ.

Головное меню имеет следующий вид:

· Входная информация

· НСИ

· Аналитический учет

· Синтетический учет

· Отчетность

· Моделирование управленческих решений

· Ведение информационной базы

· Аудит финансово-хозяйственной деятельности

При выборе функции «Входная информация» в меню второго уровня отображается перечень входной информации:

- бухгалтерская справка

- информация, получаемая из других АРМБ

- книга учета хозяйственных операций

Режим «Бухгалтерская справка» используется для корректировки данных или для ввода тех данных, которые не нашли отражение в других АРМБ.

Структура бухгалтерской справки аналогична структуре справок, описанных для других АРМБ.

В режиме «Информация, получаемая из других АРМБ» осуществляется контроль и отображение информации по каждому в отдельности АРМБ. Это дает возможность бухгалтеру проводить проверку наличия информации, её достоверности и полноты.

В режиме «Книга учета хозяйственных операций» производится ввод первичных операций в Книгу учета хозяйственных операций, которая представляет собой хронологически упорядоченный список бухгалтерских проводок по счетам. Она содержит записи всех операций и служит основным источником для формирования отчетности.

Бухгалтерские записи в Книгу учета хозяйственных операций могут заноситься либо путем непосредственного ввода хозяйственных операций с формированием бухгалтерских проводок, либо при генерации проводок путем использования справочника типовых хозяйственных операций во время формирования первичной информации, либо посредством формирования проводок из других АРМБ.

В Книгу учета хозяйственных операций заносятся все сведения, начиная от даты начала расчетного периода и до необходимой даты. Бухгалтерские записи могут быть скорректированы, добавлены новыми, удалены, скопированы. В настоящее время по технологии формирования Книги учета хозяйственных операций создаются почти все новые программные комплексы, разработанные в Украине.

При выборе режима «НСИ» на экране отображается перечень НСИ:

- справочник валют

- справочник счетов бухгалтерского учета

- справочник указаний по ведению учета

- справочник допустимой корреспонденции счетов

- справочник формирования показателей отчетности

- справочник взаимосвязей показателей отчетности

- справочник группировки статей отчетности

- справочник расчета показателей предприятия

- справочник типовых хозяйственных операций

- справочник структурных подразделений

Дать характеристику каждого справочника.

В режиме «Аналитический учет» формируется аналитическая информация по каждому синтетическому счету. Меню второго уровня имеет следующий вид:

· Ведомость аналитического учета

· Карточка аналитического учета

· Справочная информация по аналитическому счету

Ведомость аналитического учета предназначена для подробной расшифровки объектов учета. Это оборотно-сальдовая ведомость по синтетическому счету в аналитическом разрезе. Бухгалтер имеет возможность произвести анализ аналитических данных по каждому синтетическому счету.

Карточка аналитического учета отображается по мере необходимости на каждый аналитический объект. В карточке приводятся характеристики объекта, движение по аналитическому счету и остатки на конец отчетного периода. При аудите или анализе бухгалтер может отобразить требуемую аналитическую информацию за определенный период времени в разрезе документов и дат проведения этих операций. Бухгалтер проверяет достоверность информации и выдает конкретные предложения. Аналитический учет необходим и для анализа, и для принятия решений по тому или иному виду хозяйственной деятельности.

При выборе режима «Синтетический учет» на экран выдается следующий перечень:

· Главная книга

· Оборотно-сальдовый баланс

· Шахматная ведомость

· Справочная информация

Главная книга служит основным бухгалтерским регистром для обобщения бухгалтерской информации.

Оборотно-сальдовый баланс может формироваться в разрезе выбранного периода времени. При необходимости может производиться расшифровка проведенных хозяйственных операций.

Режим «Справочная информация» предусмотрен для контроля по проведенным хозяйственным операциям в целом по предприятию (подразделению). При этом осуществляется проверка всех хозяйственных операций на правильность их отражения на счетах учета. Формируемая ведомость позволяет проанализировать неправильно введенные (рассчитанные) данные, отраженные на счетах учета.

Шахматная ведомость предназначена для анализа и контроля за проведенными операциями. Занесенные в нее итоги по вертикали и горизонтали дают представление о проведенных оборотах по счетам, что дает возможность наглядно проконтролировать каждый счет.

Режим «Отчетность» позволяет создавать различные формы финансовой и налоговой отчетности, также возможна генерация новых форм или видоизменение имеющихся.

Исследование финансового состояния и прогнозирование финансово-хозяйственной деятельности предприятия осуществляется в режиме «Моделирование управленческих решений», который, в сою очередь, подразделяется на:

· Аудит имущественного положения предприятия

· Показатели платежеспособности

· Показатели рентабельности

· Показатели ликвидности

· Безубыточность предприятия

· Модель финансовой стратегии

· Учет финансовых результатов

Аудит имущественного положения предприятия следует начинать с анализа состояния основных средств в динамике за несколько лет или на протяжении одного года. На основе информационной базы, справочника показателей предприятия формируется модель характеристики основных средств, которая позволяет определить долю основных средств предприятия, процент износа и наметить основные пути по укреплению материально-технической базы предприятия.

Для исследования ликвидности предприятия необходим анализ производственных запасов.

Этот анализ проводится по схеме, описанной при рассмотрении АРМБ учета материальных ценностей. По результатам такого анализа формируется модель анализа отклонений по цене на материалы и отклонений по использованию материалов. Эти модели могут рассчитываться в разрезе материальных ценностей, кодов заказов, видов услуг и работ, по структурным подразделениям, по центрам ответственности. С их помощью можно принимать управленческие решения в процессе производства продукции, что дает возможность своевременно устранить имеющиеся недостатки и избежать их в дальнейшем.

Важным моментом является использование модели для принятия решений по отклонениям фонда оплаты труда и производительности труда. Данная модель может быть построена в разрезе отдельных подразделений и предприятия в целом. Она позволяет произвести анализ по центрам ответственности и выявить имеющиеся резервы и недостатки.

При анализе финансового состояния важным моментом является выявление источников средств и определения объема, в котором они используются для покрытия товарных запасов.

По видам источников, используемых для формирования запасов, можно судить об уровне платежеспособности предприятия.

Одним из важных критериев моделирования платежеспособности предприятия являются:

- признание структуры баланса неудовлетворительной, а предприятие – неплатежеспособным;

- наличие реальной возможности предприятия-должника восстановить платежеспособность;

- наличие реальной возможности утраты платежеспособности, т.е. если предприятие в ближайшее время не сможет выполнить своих обязательств перед кредиторами.

Для оценки удовлетворенности структуры баланса формируется модель оценки платежеспособности предприятия по трем критериям: коэффициентам текущей ликвидности, обеспеченности собственными оборотными средствами, восстановления платежеспособности.

Коэффициент текущей ликвидности рассчитывается как отношение оборотных средств в запасах, затратах и прочих активах (текущих активах) к срочным обязательствам. Он показывает общую обеспеченность предприятия оборотными средствами и своевременность погашения срочных обязательств.

Коэффициент обеспеченности собственными оборотными средствами (Косо) характеризует долю собственных оборотных средств в общей их сумме.

Коэффициент восстановления платежеспособности характеризует реальную возможность восстановления платежеспособности за необходимый период времени (Косо расчетный/Косо установленный).

Для анализа рентабельности в пространственно-временном аспекте используется режим «Показатели рентабельности»

По результатам расчета показателей рентабельности производится исследование оценки рентабельности по отношению к выпускаемой и реализуемой продукции и оценки рентабельности по отношению к инвестициям или авансированному капиталу.

Модель финансовой стратегии позволяет проводить комплексное прогнозирование будущего финансового состояния предприятия на основе исследования финансовых результатов его хозяйственной деятельности.

Важным моментом анализа является прогнозирование данных баланса и отчета о финансовых результатах.

Для учета и анализа финансовых результатов существует режим «Учет финансовых результатов». После его выбора на экране выводятся следующие альтернативы:

· Ведомость учета прибыли от реализации продукции

· Моделирование получения максимальной прибыли

Ведомость учета прибыли от реализации продукции дает возможность проанализировать факторы и причины, влияющие на получение максимальной прибыли, и наметить определенные управленческие решения, направленные на недопущение отклонений в дальнейшей деятельности предприятия.

Дата добавления: 2014-01-04