Оформление реквизитов

Каждый документ состоит из элементов, которые называются реквизитами. Различные документы имеют разный набор реквизитов. Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе, составляет формуляр этого документа. Формуляры, характерные для определенного вида документов называются типовыми. Графические модели или схемы построения документов имеют название «формуляр-образец».

ГОСТ Р 6.30-2003 определяет 30 реквизитов для организационно-распорядительных документов, входящих в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД).

Понятие и состав реквизитов ОРД

При оформлении организационно-распорядительных документов(приказов, протоколов, актов и др.) выполняются типовые управленческие действия, связанные с согласованием подписанием, утверждением этих документов, с доведением их до сведения работников под расписку. При этом на документах проставляются стандартные надписи: подпись,гриф утверждения, визы согласования и ознакомления.Отдельные надписи называются реквизитами документа и влияют на его юридическую силу, в связи с чем требуют правильного оформления в соответствии с действующими нормативами. Важно подчеркнуть, что правила оформления отдельных реквизитов являются общими для разных видов организационно-распорядительных документов. Состав реквизитов ОРД, требования к их оформлению и порядок расположения реквизитов на стандартном листе бумаги установлены ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ГОСТ введен в действие с 01.07.2003 постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст. Требования стандарта являются рекомендуемыми,однако их следует придерживаться при оформлении постановлений, распоряжений, приказов, решений, протоколов,актов, писем и других организационно-распорядительных документов, включенных в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД, класс 0200000).

При оформлении документов используются следующие

реквизиты:

01 – Государственный герб Российской Федерации;

02 – герб субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания;

04 – код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер

(ОГРН) юридического лица;

06 – идентификационный номер налогоплательщика/

код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 – место составления или издание документа;

15 – адресат;

16 – гриф утверждения документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о контроле;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложения;

22 – подпись;

23 – гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа;

25 – оттиск печати;

26 – отметка о заверении копии;

27 – отметка об исполнителе;

28 – отметка об исполнении документа и направлении

его в дело;

29 – отметка о поступлении документа в организацию;

30 – идентификатор электронной копии документа.

Схемы расположения реквизитов документов на стандартном листе бумаги формата А4 при двух различных способах расположения (угловом и продольном) показаны в приложениях № 1 и № 2. Каждый документ имеет индивидуальный набор реквизитов,отражающий его особенности и назначение в управленческом

процессе. В то же время отдельные реквизиты являются абсолютно обязательными для каждого документа независимо от его вида и разновидности. Отсутствие таких реквизитов в документе лишает его юридической силы. К обязательным для всех ОРД реквизитам относятся: наименование организации, дата документа, регистрационный номер, текст, подпись.

Другие реквизиты обязательны для отдельных видов документов.Например, для писем необходимы: справочные данные об организации, адресат, отметка об исполнителе, а для приказов: наименование вида документа и место его издания.

Среди обязательных реквизитов есть постоянные, которы не меняются вообще (например: наименование вида документа) или длительное время (например: наименование организации, справочные данные об организации).

Однако многие реквизиты не могут быть постоянными и все время меняются полностью или частично (например: дата документа, заголовок к тексту, текст, отметка об исполнителе и др.).При оформлении документов реквизиты группируются в пределах трех основных частей, на которые можно условно разделить любой документ: заголовочная, содержательная, оформляющая.

Заголовочная часть — это начало документа, где содержатся сведения об организации (авторе документа) и первичные данные о самом документе (реквизиты 01—16).

Содержательная часть — главная часть документа, раскрывающая его смысл и назначение (реквизиты 17—20).

Оформляющая часть — совокупность реквизитов, подтверждающих подлинность документа и достоверность содержащихся в нем сведений (реквизиты 21—24). В оформляющей части документа располагаются также вспомогательные делопроизводственные отметки на документах, облегчающие работу с ними (реквизиты 25—29).

Главной частью документа, безусловно, является содержательная, т.е. текст или таблица, анкета, отражающие смысл и цель документа, ради которых он был составлен.

Однако нельзя пренебрегать заголовочной и особенно оформляющей частями, благодаря которым документ приобретает юридическую силу. Подготовка любого документа, таким образом, всегда складывается из двух взаимосвязанных процессов: составление текста (работа над содержательной частью) и оформление документа — придание документу юридической силы. Изучение практики работы современных организаций показывает, что далеко не каждый бумажный носитель с записанной на нем информацией можно назвать документом. И главной причиной этого, как правило, является отсутствие или неверное оформление отдельных реквизитов документа. В связи с этим каждый специалист, работающий со служебными документами, должен хорошо знать правила оформления всех надписей на организационно-распорядительных документах, а также способы расположения реквизитов ОРД.

Расстояние от левого поля в сантиметрах (кол-во знаков при плотности печати 10 зн./дюйм)

Левое Поле

(0)

1,27 (5)

(16)

(24)

(32)

(40)

(48)

(56)

Правое поле

Верхнее поле

Заголовочная часть документа     20- отметка о контроле

1–Государственный герб

15– гриф ограничения доступа

3–код организации

2– эмблема

17– гриф утверждения

4–код документа

5 – вышестоящая организация

16– адресат

6 – организация

7 – подразделение

8 – почтовый адрес

9– коммуникационные Данные

18 – резолюция

10– вид документа

11– дата

12–индекс

13– ссылка на индекс и дату

14– место издания документа

19– заголовок к тексту документа

Содержательная часть документа

21– текст   22– отметка о наличии приложений

Оформляющая часть документа

23– должность лица, подписавшего документ

Подпись

Расшифровка подписи

24 – гриф приложения

27– печать

25 – гриф согласования

28 – исполнитель

29 – заверение копии

30– отметка об исполнении

32 – отметка о переносе данных

31– отметка о поступлении

Нижнее поле

Рисунок 3.1 Схема расположения реквизитов организационно-распорядительных документов

Стандарт дает максимальный набор реквизитов, которые могут быть использованы при оформлении документов. В конкретном документе будет только часть реквизитов, место для которых очерчено графически.

Документ можно условно разделить на три части:

1. заголовочная часть документа – содержит реквизиты
1–20;

2. содержательная часть документа – содержит реквизиты 21, 22;

3. оформляющая часть документа – содержит реквизиты 23 – 32.

Текст документа выполняется шрифтом Times New Roman в обычном начертании, размером, не менее 13 пунктов. Для формата А4 используется полтора межстрочных интервала, А5 – один межстрочный интервал.

Реквизиты документа отделяются друг от друга полуторными межстрочными интервалами, а при печати на пишущей машинке – двумя-тремя интервалами.

Количество и значение стандартных положений табулятора приведено на рис. 3.1.

Если в тексте есть примечания или выделенная в абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» печатают от нулевого положения, а относящийся к ним текст – через один межстрочный интервал или точно 14пт для компьютера.

Документы со сроком хранения до трех лет допускается печатать на двух сторонах листа.

Дата добавления: 2014-01-04