Документ в системе

Основные функции системы

Система позволяет выполнять следующие основные функции:

· регистрации документов;

· ввода текстов документов (файлов) и поддержки функций работы с файлами;

· обмена документами и сообщениями, направления заданий на исполнение;

· контроля исполнения документов и заданий;

· работы в режиме замещения исполнителя;

· отслеживания делопроизводственных связей между документами, формирования сложно-структурированных папок;

· навигации и поиска документов;

· архивирования документов, восстановления документов из архива;

· отчетности по документообороту;

· сканирования бумажных документов, работы с изображениями документов;

· интеграции с офисными приложениями для работы с электронными документами;

· интеграции с внешними Windows-приложениями;

· рассылки заданий и извещений пользователям электронной почты;

· применения электронной подписи;

· выполнения и контроля делопроизводственных операций над документами;

· работы через Интернет;

· ведения справочников.

СЭД – система, ориентированная на работу с документами. Документ в ней представляет собой совокупность данных по документу и информационных объектов, связанных с документом – регистрационной карточки, файлы и их версии с текстом документа, сведений по истории движения документа, электронной цифровой подписи и т.п. Таким образом, под документом, зарегистрированным в системе, понимают специальный информационный объект – «Документ LanDocs».

Документ LanDocs – это совокупность трех основных составляющих:

· регистрационной карточки;

· текста документа (файл с текстом документа, прикрепленный к регистрационной карточке);

· сведений об истории работы с документом (истории движения и выполнения делопроизводственных действий и операций системы, связанных с обращением к документу).

При вводе документа в систему не просто вносится информация о документе и вводится текст документа, а создается новый информационный объект – документ LanDocs, который при наличии текста документа представляет собой полноценный электронный документ.

Регистрационная карточка – заводится на каждый документ (бумажный или электронный), который требуется ввести в систему. Регистрационная карточка документа содержит атрибуты, характеризующие документ и служащие для поиска документов. Атрибуты регистрационной карточки, как правило, совпадают с реквизитами документа.

Файл документа (текст документа, содержащий текст, таблицу, изображение, звук и т.д.) – прикрепляется к регистрационной карточке и сохраняется в системе в оригинальном формате файла (без преобразований). Система позволяет хранить несколько файлов по одному документу и множество версий одного файла. Перечень форматов файлов, разрешенных к использованию, определяется администратором. Файл может быть импортирован в систему и определен как первая версия текста документа непосредственно при создании РК либо в последующем. Если документ существует в виде бумажного оригинала, то он может быть отсканирован, и в дальнейшем изображение документа будет храниться в системе как электронный образ документа, представленный в графическом формате.

Сведения об истории движения документа и работы с документом представляют собой совокупность информации, содержащейся в перечне сообщений по документу, и записей в протоколах работы системы относительно информационных объектов документа. При активированной системе безопасности в сведения включается информация о примененных электронных цифровых подписях.

«Представление» документа в системе как «документа LanDocs» позволяет придать документам LanDocs то же функциональное назначение, которое имеют и обычные «бумажные» документы: информационное, управленческое и правовое.

Контрольные вопросы к теме

1. Что такое бумажный документ?

2. Что такое электронный документ?

3. В чем заключается процесс выработки и проверки ЭЦП?

4. Какие компоненты необходимы для успешного применения ЭЦП?

5. Как классифицируются системы электронного документооборота?

6. Каковы основные требования к системам электронного документооборота?

7. Опишите системы электронного документооборота, которые Вы знаете.

Дата добавления: 2014-01-04