Нормативно-методическая база управленческой документации

Общая структура и содержание информационных ресурсов предприятия

В информационном обществе основой развития становится информационный ресурс, а также средства его обработки и доставки потребителю. В Федеральном законе "Об информации, информатизации и защите информации" предлагается определение информационных ресурсов следующего содержания: информационные ресурсы – это отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных и других системах), созданные, приобретенные за счет средств федерального бюджета, бюджетов субъектов РФ [1]. Иными словами информационные ресурсы общества – это сведения различного характера, материализованные в виде документов, баз данных и баз знаний.

Сегодня известны следующие государственные информационные ресурсы:

1. Ресурсы государственной системы экономической и научно-технической информации (адрес в Интернете: www.rosinf.ru).

2. Ресурсы в сфере финансов и внешнеэкономической деятельности (адрес в Интернете: www.minfin.ru).

3. Ресурсы Банка России (адрес в Интернете: www.cbr.ru).

4. Ресурсы государственного таможенного комитета (адрес в Интернете: www.gtk.ru).

5. Информация о природных ресурсах, явлениях, процессах (ответственным за данный ресурс является Министерство природных ресурсов РФ, которое создало «Единую информационную систему недропользования».

6. Ресурсы Государственной системы статистики (адрес в Интернете: www.gks.ru).

Контрольные функции по отношению ко всем государственным ресурсам осуществляют соответствующие министерства и ведомства. Информационные ресурсы служат исходным сырьем для создания информационных продуктов, под которыми понимается результат обработки информационного ресурса с помощью информационных технологий, используемый для целей управления (формирования решений). Он также фиксируется на материальных носителях (документах, базах данных и т.д.).

Информационные ресурсы, как и иные ресурсы (материальные, трудовые, финансовые, энергетические и прочие), играют центральную роль в управлении предприятием.

Информационный ресурс предприятия (организации) -совокупность собственных и внешних (поступающих извне) данных как бумажных, так и электронных, предназначенных для его функционирования и развития.

Формы существования такого рода ресурсов могут быть следующими: бумажные документы, электронные документы, базы данных, базы знаний, web-сайты, файлы различной природы (аудио, видео) и т.д. В сущности, информационные ресурсы – это общий объем данных и знаний, циркулирующих, входящих в предприятие и исходящих из него, материализованных на каком-либо носителе.

Внешние информационные ресурсы возникают во внешней среде и отражают экономические, социальные, рыночные, технологические, банковские, налоговые, страховые и другие отношения, в которых находится предприятия с иными хозяйствующими субъектами. Форма существования таких информационных ресурсов – это web-сайты, электронные документы, документальные хранилища данных.

Внешние информационные ресурсы:

1. Приобретаемые платные ресурсы (ценовые и энергетические прогнозы, биржевые сводки, конъюнктура, бюллетени).

2. Получаемые информационные ресурсы

a. Документы сторонних организаций (банковские, страховые, налоговые, из министерств, муниципалитета и др.)

b. Документы из сети Интернет.

Среди информационных ресурсов предприятия документация занимает одно из центральных мест, так как в ней фиксируются все производственно-хозяйственные и финансовые операции. Данный подкласс информационных ресурсов является неформализованным, однако их содержание и вид материальных (бумажных) носителей регламентируются государственными стандартами.

В соответствии с Федеральным законом «Об информации, информатизации и защите информации» документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать [1]. Документ обладает двумя свойствами: многофункциональность (регистрация информации, передача, обработка и хранение) и наличием юридической силы.

Документ – информационное сообщение на естественном языке зафиксированное ручным или печатным способом на бланке установленной формы и имеющем юридическую силу (с подписью ответственного лица и печатью).

Форма и содержание управленческих документов, циркулирующих на предприятии, регламентируется нормативно-методической базой, создаваемой государственными органами. Под нормативно-методической базой управленческих документов понимается свод законов, нормативно-правовых и методических документов, регулирующих процессы их создания, обработки и хранения.

Данная база содержит:

1. Законодательные акты РФ в сфере информации и документации.

2. Государственные стандарты на управленческую документацию. Стандарты регламентируют форму и содержание большинства документов, циркулирующих на предприятии. Документы, разработанные в соответствии с этими стандартами, называются унифицированными.

Унификация систем документации может осуществляться на различных уровнях: межотраслевом (государственном), отраслевом и на уровне предприятий.

В соответствии со стандартами в РФ создано 8 унифицированных систем документации:

1. Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций.

2. Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий.

3. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации.

4. Унифицированные системы отчетно-статистической документации.

5. Унифицированные системы банковской документации.

6. Унифицированные системы документации Пенсионного фонда РФ.

7. Унифицированные системы документации по труду.

8. Унифицированные системы внешнеторговой документации.

В соответствии с принципами создания унифицированных систем документации, реально действующие управленческие документы соответствуют формуляру-образцу, разработанного для той или иной системы документации. Расположение реквизитов в документе должно выполняться в тех полях, которые указаны в формуляре-образце.

Стандартная форма построения документа состоит из 3 частей:

§ Заголовочная часть содержит:

– Наименование учитываемого объекта (предприятия, организации, работающего);

– Характеристика документа (индекс, код по ОКУД);

– Наименование документа;

– Постоянные для реквизиты – признаки (имеющие в данной хоз операции 1 значение).

В заголовочной части отражается в основном текстовая инф, которую необходимо закодировать для автоматизированной обработки. Для этого вверху документа выделяется рамка для проставления кодов.

§ Содержательная часть строится в виде таблицы, состоящей из строк и граф, где располагаются переменные реквизиты – признаки и количественно–суммовые основания. Документы, как правило, являются многострочными. Все производные строки и графы имеют подсказки.

§ Оформляющая часть документа содержит подписи юридических лиц, отвечающих за правильность его составления, а также дату заполнения документа и печать.

Дата добавления: 2014-01-04