Информационное обеспечение управления

Важнейшая особенность процесса управления заключается в его информационной природе. В управляющей системе на основе тщательного изучения и анализа информации о состоянии объекта управления создается информационная модель его будущего состояния, т.е. принимается решения по его преобразованию в соответствии с целями деятельности предприятия.

Реализации принимаемых решений проводится через систему методов воздействия на объект управления с использованием информации о ходе выполнения принятых решений.

Чем точнее, полнее и объективнее информация, находящаяся в распоряжении системы, тем обоснованней постановленные цели.

Так как руководитель в своей работе опирается на информацию о состоянии объектов управления и создает в результате своей деятельности новую командную информацию с целью перевода управляемого объекта из фактического состояния в желаемое, то информация считается предметом и продуктом управленческого труда.

Информация как элемент управления и предмет управленческой деятельности должна обеспечить реальное представление о задачах и состоянии объекта и субъекта управления и обеспечить разработку идеальных моделей желаемого состояния.

Информационное обеспечение – это часть системы управления, которая представляет собой совокупность данных о фактическом и возможном состоянии объекта и субъекта управления и о внешних условиях осуществления производственно – хозяйственной деятельности.

Информация, обращающаяся в системе управления, подразделяется на документированную и недокументированную. Обычно на предприятиях существует смешанная система информации.

Документ представляет собой материальный носитель информации, содержащий ее в зафиксированном виде и специально предназначенный для ее передачи, т.е. документированная информация, представляет собой совокупность документов, отражающих состояние какого-либо процесса. Например, это конструкторская, технологическая, планово-отчетная, учетная, экономическая документация.

Недокументированная (устная) информация наиболее характерна для линейного управления при разработке и реализации оперативных управленческих решений.

Документооборот – это движение всей массы документов в системе управления предприятием от начала их поступления (создания), включая все стадии прохождения (составления, формирования) и воздействия документа на процесс производства, до момента выхода документа из оборота.

В целях повышения эффективности управления предприятием к информационному обеспечению применяется следующее требование:

1. Достаточная полнота объема, т.е. объем информации должен быть достаточен для принятия конкретного управленческого решения. При этом увеличение объема информации ведет к перегрузке руководителей, подразделений, увеличивает длительность цикла принятия решений, а недостаток – ведет к неверному анализу и оценке ситуации, снижает качество управленческих решений.

2. Информация должна быть достоверной, в противном случае может быть принято ошибочное решение.

3. Каждый документ должен иметь минимальный набор реквизитов, что облегчит его обработку.

4. Каждый документ должен быть связан с конкретной функцией (задачей) управления. Не должно находится в обращении документов, не связанных с реализацией конкретных функций (задач).

5. Автоматизация и механизация обработки информации сокращает цикл подготовки управленческих решений и повышает их качество.

6. Оптимизация маршрутов прохождения информации используется с целью минимизации сроков движения документов, обеспечение точной их адресности.

Своевременность поступления информации. Несвоевременное поступление приводит к тому, что управленческие решения принимаются по отношению к уже изменившемуся состоянию объекта управления и не отражают достоверное содержание проблемы.

Дата добавления: 2014-01-04