Архив. Журналы

Описание системы и ее место в общей структуре АСУ гостиницы.

"Эдельвейс" - это автоматизированная система управления, которая одинаково хорошо настраивается для работы, как в гостиницах, так и пансионатах и санаториях.

Некоторые из возможностей системы "Эдельвейс":

Автоматизация предприятия гостиничного типа подразумевает автоматизацию всех сторон деятельности объекта в отдельности и организацию единой информационной системы. АСУ Эдельвейс является неким центром сбора и обработки информации, поступающей из "смежных" систем. При выборе "смежных" программно-аппаратных комплексов мы исходим из их надежности, функциональности, современности и уровня сервисной поддержки.

· Полнофункциональный план отеля (электронная шахматка)

· Возможность поселения по местам (с контролем пола проживающих)

· Мгновенный поиск гостя / номера / заявки по различным параметрам

· Быстрое создание и размещение группового резервирования

· Корректное разделение оплаты: гость-фирма

· Поздние приезды, досрочные выезды, отделения и присоединения к группе

· Контроль дебиторской задолженности партнеров

· Разнесение услуг по разным счетам одного гостя с оплатой разными платежными средствами

· Наличная и безналичная оплата, кредитные карты, зачет по договору

· Контроль оплаты услуг, в т.ч. и автоматический

· Автоматическое занесение проводок на счета

· Возможность настройки под бланки гостиницы

· Трехмерные графики загрузки, маркетинговая информация в различных разрезах

· Трехуровневый статус номера (не убран / убран / готов к заселению)

· Автоматическое изменение статуса с телефонного аппарата в номере

· Блокировка комнат (ремонт, указания руководства)

· Хранение данных о гостях / фирмах / турагенствах

· Статистика по обороту по гостям / фирмам / агенствам

· Статистика всех событий и проводок по гостю и по фирме в целом

На схеме, приведенной на рис.26.3, показаны основные блоки гостиничной структуры, так или иначе связанные с системой Эдельвейс. Система построена в архитектуре клиент-сервер (хотя для небольших гостиниц допускается установка на одном компьютере). В центре показан центральный сервер системы, на котором хранится вся информация, когда-либо занесенная в систему (срок хранения ограничен только размером жесткого диска). По периметру располагаются рабочие места пользователей. На рисунке они сопоставлены конкретным отделам, а количество рабочих мест в каждом отделе показано приблизительно. Стрелками показаны основные информационные потоки, протекающие между рабочими станциями и сервером. На них стоит остановиться подробнее.

№ стрелки	Передаваемая информация
	информация о предстоящих заездах и выездах; информация о наличии мест в гостинице; информация о состоянии счетов гостей;
	ввод данных о заездах (check-in, check-out); размещение гостей; текущая работа с клиентом (внесение информации о пользовании услугами, переселение из номера в номер, прием и отправка сообщений для клиентов и т.п.);
	информация о количестве и типе заказанных пансионов на ближайшие дни;
	информация об изменении стоимости тех или иных стандартных типов или блюд, либо других услуг, предоставляемых рестораном;
	информация об открытии/закрытии определенного класса телефонного доступа в номере (должна поддерживаться телефонной станцией);
	полная информация о совершенных звонках и их стоимости с одновременным включением итоговой суммы в счет клиента;
	нетарифицированная информация о звонке от телефонной станции;
	информация о предоставленных киосками услугах, об их стоимости и оплате;
	информация о запросе клиентом тех или иных услуг (напитки, экскурсии, и т.п.);
	информация о состоянии номера (должна поддерживаться телефонной станцией);
	информация о заезде и выезде; передача сообщений для клиентов; сервисные функции (побудка, запись телефонных звонков и т.п.);
	статистическая информация с возможностью анализа по различным критериям или группе критериев (национальность, социальный статус, предпочитаемые виды услуг, стандартные пакеты, номера, цель поездки и т.п.); доступ к архиву;
	изменение цен, видов услуг, предоставление скидок для тех или иных туроператоров, групп или индивидуалов, категорий туристов, установление квот по загрузке и порядка поселения при овербукинге и т.д.;
	информация о текущей загрузке и количестве брони на будущее, автоматическая печать подтверждений по брони;
	резервирование с указанием статуса (временное, постоянное; возможна и более подробная градация), количества и типа заказываемых номеров, информации о группе (тип, пол, возраст и др.), время заезда и выезда, возможных заказанных услуг и др.; информация о внесении авансовых платежей;
	печать и выставление счетов клиентам; изменение (совместно с отделом маркетинга) расценок на те или иные гостиничные услуги; изменение различных коэффициентов, процентных ставок и т.п.;
	информация обо всех платежах (вид платежа, кто, когда, от кого и за что принял), полученных всеми изображенными на рис.1 службами и ее сохранение в течение заданного периода; сведение бухгалтерских проводок за отчетный период (смена, бизнес-день, неделя, месяц и т.д.) и печать стандартных отчетов; доступ к архиву гостей / групп; доступ к журналу событий / проводок;

Таковы основные информационные потоки, протекающие между рабочими станциями и сервером системы.

Естественно, что конкретное распределение функций между отделами и даже сами названия и количество структурных подразделений могут меняться от гостиницы к гостинице. При этом может меняться и количество необходимых рабочих станций, и список функций, ими выполняемых.

Более того, при необходимости, одно рабочее место (один компьютер) может использоваться несколькими работниками, например бухгалтерией и отделом маркетинга. Здесь стоит заметить, что для разграничения уровней доступа в Эдельвейсе предусмотрена система паролей, которые приписываются каждому пользователю и описывают, кто к каким операциям имеет доступ. Первоначальная установка прав производится разработчиком, последующие изменения или добавления могут производиться непосредственно гостиничным специалистом (на рабочем месте "Администратор сети").