Проектирование системы экономической документации

Проектирование классификаторов экономической информации

Состав и содержание операций проектирования классификаторов

Проектирование классификаторов экономической информации

Состав и содержание работ на стадии внедрения, эксплуатации и сопровождения проекта

Состав и содержание работ на стадии техно-рабочего проектирования

Работы на данной стадии выполняются на основе утвержденного «Технического задания».

Разрабатываются основные положения проектируемой системы, а именно:

-принципы ее функционирования и взаимодействия с другими системами;

-определяется структура системы;

-разрабатываются проектные решения по обеспечивающим частям системы.

На стадии «Техно-рабочего проектирования» выполняются два этапа работ:

-техническое проектирование;

-рабочее проектирование.

4.1.3.1. Этап «Техническое проектирование»

На этапе «Технического проектирования» осуществляется проработка функциональной и системной архитектуры ИС. В процессе проектирования строится несколько вариантов всех компонентов системы и проводится их оценка по следующим показателям:

-стоимость;

-трудоемкость;

-достоверность полученных результатов.

Результатом выполнения этапа является составление «Технического проекта».

Все работы этого этапа можно разбить на две группы.

К первой группе относятся разработка общесистемных проектных решений, в том числе:

· Разработка основных положений по системе;

· Определение функциональной структуры;

· Разработка проектно-сметной документации и расчет экономической эффективности системы.

Наиболее принципиальным в данном комплексе является разработка функциональной архитектуры ИС на основе одного из следующих принципов:

-предметного;

-функционального;

-смешанного (предметно-функционального).

Ко второй группе работ относится разработка локальных проектных решений.

К числу локальных решений относят следующие операции:

-разработка «Постановки задачи» для задач, входящих в состав каждой функциональной подсистемы;

-проектирование форм входных и выходных документов, системы ведения документов и макетов экранных форм документов;

-проектирование классификаторов экономической информации и системы ведения классификаторов;

-разработка структуры входных и выходных сообщений;

-проектирование состава и структуры файлов информационной базы;

-проектирование внемашинной и внутримашинной технологии решения каждой задачи;

-уточнение состава технических средств.

Основным компонентом локальных проектных решений, которые являются базой для разработки информационного, программного и технологического обеспечения для каждой задачи, является «Постановка задачи».

Документ «Постановка задачи»содержит три составные части:

· Характеристику задачи;

· Описание входной информации;

· Описание выходной информации.

Характеристика задачи включает:

- Цель;

- Назначение задачи;

- Экономическая сущность задачи;

- Организационная сущность задачи;

- Описание алгоритмов, используемых в задаче;

- Периодичность решения;

- Требования к организации сбора информации;

- Связи с другими задачами.

Входная информация содержит:

- Перечень и описание входных документов и сообщений;

- Перечень структурных единиц информации;

- Наименование, идентификаторы, формы, требования к точности, источник.

Выходная информация по каждой задаче задачи включает:

- Перечень и описание выходных документов;

- Перечень структурных единиц информации;

- Наименование, идентификатор, форма, периодичность, сроки получения.

Результатом работы на данной стадии проектирования является утвержденный «Технический проект».

4.1.3.2. Этап «Рабочее проектирование»

На этом этапе осуществляется техническая реализация выбранных наилучших вариантов и разрабатывается «Рабочий проект». Наиболее ответственной работой на этом этапе выполнения работ является «Кодирование и составление программной документации». В ее состав входят следующие компоненты:

· Описание программ;

· Спецификации программ;

· Тексты программ;

· Контрольные примеры;

· Инструкции для системного программиста, оператора и пользователя.

Большую роль в деле эффективного использования разработанного проекта ИС играет технологическая документация, которая входит в состав «Рабочего проекта».

Технологическая документация предназначена для использования специалистами в своей деятельности на каждом автоматизированном рабочем месте (АРМ).

В состав технологической документации входят:

- технологические карты, разрабатываемые на процесс обработки информации при решении задач каждого класса;

- инструкционные карты, составляемые на каждую технологическую операцию.

Содержание технологического обеспечения можно разделить на несколько типов в соответствии с выделением следующих классов задач, решаемых ИС:

· системы обработки данных;

· системы поддержки принятия решений;

· системы автоматизированного проектирования новой продукции (САПР) и другие.

На стадии «Внедрение системы» проводится подготовка и освоение проектной документации ИС заказчиками системы.

Внедрение может осуществляться с использованием следующих методов:

· последовательный метод, когда последовательно внедряется одна подсистема за другой и одна задача следует за другой задачей;

· параллельный метод, при котором все задачи внедряются во всех подсистемах одновременно;

· Смешанный метод. Согласно этому методу проектировщики, внедрив несколько подсистем первым методом и накопив опыт, приступают к параллельному внедрению всех остальных.

Внедрение проекта осуществляется тремя этапами:

· Подготовка объекта к внедрению;

· Опытное внедрение;

· Сдача проекта в промышленную эксплуатацию;

· Эксплуатация и сопровождение проекта

4.1.4.1. Этап «Подготовка объекта к внедрению»

На этом этапе осуществляются следующие операции:

· Изменяется организационная структура объекта (предприятия);

· Набираются кадры соответствующей квалификации в области обработки информации, эксплуатации и сопровождения системы;

· Оборудуется здание под установку вычислительной техники;

· Выполняются закупка и установка вычислительной техники;

· В цехах и отделах устанавливаются средства сбора, регистрации первичной информации и передачи по каналам связи;

· Осуществляется установка каналов связи;

· Проводится разработка новых документов и классификаторов;

· Осуществляется создание файлов информационной базы с нормативно-справочной документацией.

В результате выполнения этапа составляется «Акт готовности объекта к внедрению» проекта ИС.

4.1.4.2. Этап «Опытное внедрение».

На этом этапе внедряются проекты нескольких задач в нескольких подсистемах.

В процессе опытного внедрения выполняются следующие работы:

· Подготовка исходных оперативных данных для проходящих опытную эксплуатацию задач;

· Ввод исходных данных в ЭВМ и выполнение запланированного числа реализаций;

· Анализ результатных данных на предмет наличия ошибок.

После устранения ошибок оформляют «Акт о проведении опытноговнедрения».

Кроме этого, выявляется неквалифицированная работа операторов, что служит основанием для проведения комплекса мер по улучшению подготовки кадров.

4.1.4.3. Этап «Сдача проекта в промышленную эксплуатацию».

В процессе сдачи проекта в промышленную эксплуатацию осуществляются следующие работы:

· Проверка соответствия выполненной работы договорной документации по времени выполнения, объему проделанной работы и затратам денежных средств;

· Проверка соответствия проектных решений по ИС требованиям ТЗ;

· Проверка технологических процессов обработки данных по всем задачам и подсистемам;

· Проверка качества функционирования информационной базы, оперативности и полноты ответов на запросы;

· Выявление системных и локальных ошибок и их устранение.

В результате выполнения работ на данном этапе осуществляется доработка «Техно-рабочего проекта» за счет выявления системных и локальных ошибок и составляется «Акт сдачи проекта в промышленную эксплуатацию».

4.1.4.4. Этап «Эксплуатация и сопровождение проекта».

На этом этапе решается вопрос о том, чьими силами (персоналом заказчика или разработчика) будут осуществляться эксплуатация и сопровождение проекта.

В процессе эксплуатации системы осуществляются исправления в работе всех частей системы при возникновении сбое, регистрация таких случаев в журналах, накопление статистики о качестве работы всех компонентов системы.

При сопровождении системы выполняется анализ собранного статистического материала.

Результаты анализа позволяют:

· Сделать заключение о необходимости модернизации всего проекта или его частей;

· Определить объемы доработок, сроки и стоимость выполнения этих работ.

Смотри разделы «Информационное обеспечение АИТ и АИС» и «Внемашинное информационное обеспечение АСУ» в курсе «Информационная технология» - 1-ый курс (весна 2007 года)

Напомним, что экономическая информация имеет ряд следующих особенностей:

· большой объем ежегодно создаваемой, обрабатываемой и хранимой информации (до нескольких сотен миллионов знаков в год для среднего предприятия);

· большая часть информации имеет символьное представление и, следовательно, слабо приспособлена для логической и арифметической обработки;

· высокий уровень стоимостных и трудовых затрат на ее поиск и обработку.

Для эффективного поиска, обработки на ЭВМ и передачи экономической информации по каналам связи ее необходимо представить в цифровом виде.

С этой целью экономическую информацию нужно сначала упорядочить (классифицировать), а затем формализовать (закодировать) с использованием классификаторов.

Классификатор – это документ, содержащий наименования объектов, наименование классификационных группировок и их кодовое обозначение.

С помощью классификаторов осуществляется формализованное описание экономической информации в ИС.

Экономическая информация существует в двух формах:

· в форме экономических показателей;

· в форме экономических документов.

Показатель является составной единицей экономической информации. Он отражает количественную характеристику некоторого процесса предметной области. Показатель включает реквизит-основание вместе с однозначно определяющими его качество реквизитами-признаками.

Реквизиты-основания подразделяются по типу алгоритмов их получения на:

- количественные;

- стоимостные;

- процентные;

- удельные веса и др.

Множество реквизитов-признаков по степени формализации делятся на два подмножества:

· справочные реквизиты-признаки, - как правило, это наименования, предназначенные для понимания показателя экономистом;

· групповые реквизиты-признаки, - как правило, это закодированные аналоги справочных признаков, предназначенные для логической обработки информации на ЭВМ.

Основными объектами классификации и кодирования являются справочные реквизиты-признаки, которые описывают процессы, место, время выполнения процессов, объекты и субъекты действия, отражаемые в показателе.

Например, к числу наименований элементов можно отнести наименования материальных, трудовых, денежных, энергетических ресурсов, основных средств, готовой продукции и услуг.

К числу наименований процессов относятся наименования функций управления, деловых процессов, операций поступления сырья и материалов, отпуск их в производство, производства готовой продукции или оказания услуг, процессов выполнения заказов, обслуживания клиентов, хранения, реализации готовой продукции, расчетов с поставщиками и покупателями и т.д.

К объектам классификации и кодирования относятся наименования показателей и документов, а также наименования компонентов проекта ИС, в том числе файлов, задач, подсистем, программных модулей и т.д.

Целью разработки классификаторов является установление соответствия между значениями справочных или описательных признаков какого-либо элемента или процесса и значениями групповых признаков.

Например, между значением реквизита «Фамилия И.О. рабочего» и значением «Табельный номер» рабочего или между значениями «Наименование материала» и «Код материала».

Классифицирование – это деление множества объектов на классы в соответствии с нужным признаком.

Если признаков несколько и между ними существует иерархическая соподчиненность, то получают иерархическую классификацию.

Правила построения иерархического классификатора следующие:

1.Определить число признаков, указать их наименования и соподчиненность. Например, выделим четыре признака:

- признак А – факультет;

- признак Б – специальности;

- признак В – группы;

- признак Г – номера студентов в группе.

Соподчиненность этих признаков очевидна: А (факультет) включает Б (специальности), Б включает В (группы), В включает Г (номер студента в группе).

2.Определить число значений, принимаемых каждым признаком, и выбрать максимальное. Например, А (факультет) принимает максимальное значение - 5, Б (специальности) – 3, В (группы) – 4, Г (номер студента в группе) –25.

3.Построить классификационное дерево (Рис.1).

М Признак А

М1 М2 М3 М4 М5

Признак Б

М21 М22 М23

Признак В

М221 М222 М223 М224

Признак Г

М2221 М2222 М2223 М22225

Рис. 1. Классификационное дерево

4.Построить структуру кода по схеме (Рис.2).

Х Х Х ХХ

Признак Г

Признак В

Признак Б

Признак А

Рис. 2. Структура кода

Если между признаками нет иерархической зависимости, то имеет место фасетная (многопризначная) классификация. Фасетная система используется для такого деления объектов на классы, при котором ранги всех признаков одинаковы.

Классы-фасеты получают путем отнесения объектов в классы согласно значениям признаков одновременно.

Например, множество студентов можно разделить по трем признакам: пол, успеваемость и место проживания (регион). В результате получим независимые классы-фасеты.

Полученные таким образом фасеты позволяют с помощью операций пересечения, объединения и других получить ответы на различные вопросы. Например, на вопрос: «Какие студенты мужского пола, проживающие в Минске, учатся на отлично»?

В данном примере использована операция пересечения множеств.

В настоящее время существуют три уровня классификаторов экономической информации:

- общегосударственные;

- отраслевые;

- локальные (классификаторы предприятий).

Общегосударственные классификаторы делятся на следующие группы:

Первая группа - Классификаторы управленческих документов, видов деятельности, экономических и социальных показателей.

В эту группу входят следующие классификатор: продукции, управленческой документации, видов экономической деятельности, единиц измерения и др.

Вторая группа – Классификаторы организационных структур.

В эту группу входят классификаторы органов государственной власти и управления, предприятий и организаций (ОКПО), отраслей народного хозяйства (ОКОНХ) и другие.

Третья группа – Классификаторы информации о населении и кадрах.

Сюда входят классификаторы информации по социальной защите населения, специальностям по образованию, профессиям рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.

Структуру и содержание классификаторов данного уровня рассмотрим на примере классификатора продукции (ОКП), в котором кодовое обозначение состоит из двух частей: классификационной и идентификационной. Первая содержит высшие классификационные группировки, а вторая — ассортиментную номенклатуру. Структура кода следующая:

Например, классификационная часть кода 021124 означает: 02 — нефтепродукты, 021 — нефтепродукты светлые, 0211 — бензины, 02112 — бензины автомобильные, 021124 — бензины автомобильные марки А-72.

Идентификационная часть зависит от отрасли и ее специфических особенностей.

Отраслевые классификаторы создаются для некоторых отраслей производства или видов деятельности (коды бухгалтерских счетов, коды видов оплат и удержаний, виды операций с материальными ценностями и т.д.).

Локальные классификаторы предназначены для информационного обслуживания отдельного предприятия или организации (табельные номера, коды структурных подразделений, коды поставщиков и т.д.). На данном уровне классификация и кодирование объектов или процессов осуществляются специалистами предприятия.

Коды необходимы для автоматического поиска информации, ее группировки, сортировки и получения сводных результатов вычислений.

Кодирование – это процесс присвоения условного обозначения объектам.

Коды могут быть:

- цифровыми;

- буквенными;

- буквенно-цифровыми.

Наиболее распространенными являются следующие системы кодирования:

- порядковая;

- серийная;

- позиционная;

- мнемоническая (код повторения);

- шахматный код.

Порядковая система кодирования предполагает присвоение всем позициям кодируемой номенклатуры порядковых номеров без пропусков. Например, виды начисления зарплаты могут быть закодированы следующим образом: 01 – основная зарплата; 02 – премия; 03 – за работу в праздничные дни и т.д.

Серийная система ориентирована на кодирование объектов, которые предварительно сгруппированы в серии. Сериям присваиваются номера с учетом их возможного расширения. Например: группа основных цехов – коды от 01 до 07; группа вспомогательных цехов – коды от 11 до 16 и т.д.

Позиционная система кодирования отражает иерархическую соподчиненность признаков классификации. В бухгалтерском учете распространены позиционные двух- и трехпризнаковые коды. Как правило, в кодах счетов бухгалтерского учета выделяют дополнительный, аналитический уровень для получения более детальной информации.

Например, структура кода для счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» выделяют два уровня:

- для подразделений;

- для табельных номеров.

Для счета 10 «Материалы» выделяют три уровня:

- вид материальных ценностей (1 знак);

- склад (1 знак);

- номенклатурный номер (2 знака).

10 Х Х ХХ

Номенклатурный номер

Склад

Вид материала

Номер счета

Рис. 3.Кодирование аналитического уровня бухгалтерского счета 10 «Материалы»

Мнемоническая система кодирования повторяет характеристики объекта. Например, коды гаечных ключей могут быть следующими: ключ 12х14 кодируется как 1214.

Шахматная система применяется для кодирования двухпризначных номенклатур, например:

Причины простоя	Виновники простоя
Поставщики	Администрация	Рабочие
Отсутствие электроэнергии
Отсутствие инструментов
Отсутствие комплектующих

Коды играют определяющую роль в процессе подготовки исходных данных и решении экономических задач.

Эта роль заключается:

- во-первых, в сокращении затрат на ввод исходных данных за счет перенесения справочных данных в макет ввода первичного документа, например, по введенному коду поставщика из справочника автоматически выбирается его наименование и номер расчетного счета;

Иллюстрацией может служить рис. 5.5.

- во-вторых, коды с помощью процедур сортировки позволяют выполнять различные группировки данных для получения многоуровневого накопительного результата. Примером может служить документ «Сальдовая ведомость материалов по складам» (табл. 5.1.).

- в-третьих, коды используются в процессе оформления выходных документов. Например, в процессе оформления бухгалтерской отчетности указываются коды организаций, отраслей и т.д.

Смотри разделы «Информационное обеспечение АИТ и АИС» и «Внемашинное информационное обеспечение АСУ» в курсе «Информационная технология» - 1-ый курс (весна 2007 года)

Все классификаторы, разработанные и используемые в ИС, имеют две формы:

- эталонную;

- рабочую.

Эталонная форма – это официальное издание классификатора на бумажном носителе.

Рабочая форма классификатора – это весь классификатор или его раздел, занесенный на машинный носитель и удобный для обработки информации.

Весь процесс разработки системы классификаторов для проектируемой ИС можно разбить на четыре этапа.

На первом этапе определяется перечень, назначение и сфера действия классификаторов, используемых в системе.

Перечень классификаторов определяется на основе анализа реквизитного состава первичных и результатных документов и выделения всей совокупности реквизитов-признаков.

Далее определяется назначение классификаторов. Каждый классификатор может быть предназначен для однозначной идентификации объекта, передачи информации по каналам связи или для поиска и логической обработки первичной информации с целью получения и выдачи результатной информации.

По сфере действия выделяют следующие виды классификаторов:

· международные;

· общегосударственные (общесистемные);

· отраслевые;

· локальные.

Международные классификаторы входят в состав Системы международных экономических стандартов (СМЭС) и обязательны для передачи информации между организациями разных стран мирового сообщества. В состав СМЭС входят классификации Организации Объединенных Наций (ООН) и ее специализированных образований, в том числе:

· Международная стандартная отраслевая классификация всех видов экономической деятельности (МСОК);

· Международная стандартная торговая классификация (МСТК);

· Классификация основных продуктов (КОП);

· Система описания и кодирования товаров и другие.

Общегосударственные классификаторы являются обязательными для организации процессов передачи и обработки информации между экономическими системами государственного уровня внутри страны.

Для выполнения процедур обработки информации и передачи ее между организациями внутри отрасли используются отраслевые классификаторы.

В пределах отдельных предприятий используются, как правило, локальные классификаторы.

На втором этапе определяется состав исходных данных и требований к разрабатываемым классификаторам.

К исходным данным, используемым в процессе проектирования классификаторов, относятся:

· Состав задач, для которых разрабатывается классификатор;

· Состав объектов классификации и мощность исходного множества;

· Состав признаков классификации и число значений каждого признака;

· Наименование отдельных группировок и объектов.

На этом этапе также разрабатывается система взаимодействияклассификаторов разных уровней, которая предназначена обеспечить взаимодействие ИС с внешней средой.

Эта работа представляет разработку некоторого транслятора перехода от одного классификатора к другому.

Третий этап связан с работами по организации сбора и обработки исходных данных, которые необходимы для составления классификаторов. К их числу относится разработка инструктивных материалов по сбору и обработке исходных данных:

· Определение перечня решаемых задач, использующих классификаторы;

· Выделение классификационных объектов;

· Определение состава признаков классификации и значений признаков.

На этом же этапе выполняется работа по сбору и обработке данных согласно разработанным инструкциям.

На четвертом этапе осуществляется построение эталонной и рабочей формы классификатора и системы ведения классификаторов.

Эталонный классификатор должен быть согласован, отпечатан и распространен всем пользователям для кодирования информации первичных документов.

Рабочие классификаторы наносятся на машинные носители в необходимых разрезах, передаются пользователям и заносятся в файлы справочников баз данных. Эти классификаторы обеспечивают выполнение процедуры автоматического заполнения машинных форм первичных документов и для декодирования полученной результатной информации.

Смотри раздел «Понятие унифицированной системы документации» в курсе «Информационная технология» - 1-ый курс (весна 2007 года)

Система документации – это совокупность взаимосвязанных форм документов, которая регулярно используется в процессе управления экономическим объектом.

Унификация системы документации достигается путем введения единых форм документов (Подробности смотри в лекциях по ОАУ).

Дата добавления: 2014-01-04