Проектирование экранных форм электронных документов

Разработка и использование унифицированных форм документов не решает всех проблем, которые связаны с увеличением эффективности обработки данных, хранящихся в этих документах.

Высокая эффективность обработки данных необходима для принятия своевременных управленческих решений.

В соответствии с данными исследований более 80% всех деловых документов приходится на долю бумажных форм.

Обработка традиционных бумажных форм является дорогостоящим делом и включает:

-задачи проектирования форм;

-заполнения форм;

-хранения, а также рутинной обработки каждой созданной формы.

Очень дорого стоит печать документов, а еще в несколько раз дороже обходится их хранение, распространение и обработка.

Сокращение бумажных форм на предприятиях может вестись по двум направлениям:

- переход от бумажных форм документов к электронным;

- применение более эффективных технологий извлечения данных из бумажных форм.

Под электронными формами документов понимается электронная (безбумажная) технология работы с документами. Она предполагает появление бумажных форм только в качестве твердой копии электронной.

Электронная форма документа – это страница с пустыми полями, которые оставлены для заполнения пользователем.

Формы могут содержать командные кнопки, переключатели, выпадающие меню или списки выбора.

После заполнения электронной формы ее можно отправить по электронной почте, по факсу или на рабочий стол сотрудника.

Можно выделить несколько видов форм, которые имеют различные технологии обработки:

· формы, предназначенные для сбора данных и ввода их в базу данных для последующей обработки. При электронной технологии заполнение и сбор осуществляется по электронной почте или через формы, размещенные в Интернет;

· формы, предназначенные для сбора информации как внутри, так и вне предприятия. Однако эти формы требуют ознакомления и подтверждения. Например, к таким формам можно отнести заказы на покупку, счета, отчеты по командировкам.

Электронная (безбумажная) технология подразумевает не заполнение бумажных форм и их последующую обработку. Она предполагает работу с электронными формами от этапа заполнения до этапа извлечения данных и их сбора в определенной базе данных или экспорта этих данных в какое-либо специализированное приложение.

К недостаткам электронных документов можно отнести неполную юридическую проработку процесса «подписи формы».

Технология обработки электронных документов требует специального программного обеспечения. Это программное обеспечение (ПО) позволяет осуществлять встраивание функций доступа к базам данных, вычисления, управление заполнением, обработкой и маршрутизацией документооборота.

Программы обработки электронных документов позволяют:

· быстро имитировать бумажные формы;

· использовать предоставляемые ими средства, такие как таблицы, кнопки, списки и другие функции автоматизации, включая связи с различными базами данных;

· использовать для выполнения вычислений в электронных формах, как стандартные операции, так и специализированные финансовые и статистические функции;

· использовать средства для установления связи между формами;

· включать макросы или языки высокого уровня. Это позволяет разрабатывать и включать процедуры последовательной обработки электронных документов.

Так как экранные формы связаны с файлами данных, следовательно, можно включать операции обработки данных и функции запросов. Также можно указать, что при заполнении форм будут выполняться задачи. Например, вычисление суммы, проверка типов и т.д.

К первым средствам создания электронных документов можно отнести средства MS Office. Компоненты этой системы позволяют не только автоматизировать процесс заполнения и вычисления полей электронного документа, но его отсылку по электронной почте.

В настоящее время используются и специализированные программные продукты, например «1С: Документооборот». Эта программа позволяет встраивать электронный документ в подсистему электронного документооборота, которая является одной из функциональных подсистем информационной системы управления предприятием.

Дата добавления: 2014-01-04