Делопроизводство по организации контрольно-ревизионной работы

Реализация результатов ревизии (обсуждение и утверждение материалов ревизии и решений по ним). Организация контроля за выполнением решений, принятых по результатам ревизии

Руководитель контрольно-ревизионного органа по представленным материалам ревизии в срок не более 10 календарных дней определяет порядок реализации материалов ревизии. Основная задача на этом этапе состоит в оказании реальной помощи в устранении вскрытых ревизией недостатков и нарушений и в улучшении работы данной организации.

Реализация одного из основных принципов экономического контроля такого, как действенность, обеспечивается своевременным принятием необходимых решений по результатам его осуществления.

Основными формами такой реализации являются: устранение недостатков по мере их выявления в ходе ревизии; обсуждение результатов ревизии на ревизуемом предприятии; передача дел в судебно-следственные органы; принятие вышестоящей организацией по результатам ревизии решения в виде письма, распоряжения или приказа.

Устранение недостатков по мере их выявления обеспечивается указаниями должностных лиц непосредственно тем должностным лицам ревизуемой организации, в деятельности которых вскрыты те или иные недостатки. Ревизор ставит вопрос о мере ответственности виновных, а при необходимости и об освобождении от должности материально ответственных лиц.

Ввиду оперативности эта форма реализации результатов ревизий и проверок является одной из наиболее действенных, в связи, с чем ее следует, как можно шире использовать в контрольно-ревизионной работе.

Обсуждение результатов ревизии позволяет вовлечь в дело их реализации сотрудников организации, что. способствует значительному повышению действенности экономического контроля. Должностные лица, осуществлявшие ревизию, подготавливают на основе акта ревизии, отчета или справки проверки сообщение об ее основных результатах и совместно с работниками ревизуемой организации разрабатывают мероприятия по устранению недостатков и улучшению ее деятельности.

Принятые в ходе обсуждения решения оформляются протоколом с приложением в необходимых случаях перечня мероприятий, подлежащих, выполнению по результатам проведенной ревизии.

Передача дел в судебно-следственные органы осуществляется при выявлении случаев хищений ценностей в крупных размерах и других уголовно наказуемых действий, требующих принятия срочных мер. Такие факты должны быть оформлены промежуточными актами, которые прилагаются затем к материалам, передаваемым в судебно-следственные органы.

По результатам ревизии руководитель ревизионной группы разрабатывает выводы и предложения. Выводы должны основываться только на фактах, изложенных в акте ревизии, а предложения вытекать из этих выводов.

Выводы не должны повторять содержания акта. В них дают оценку основных нарушений, установленных ревизией, и излагают, в чем конкретно состоит вина должностных лиц.

Выводы должны вскрыть причины и следствия основных фактов нарушений и злоупотреблений.

Предложения по результатам ревизии должны основываться на выводах, быть конкретными и четкими, в них следует указывать, что должно быть сделано и каким путем, кто является ответственным и сроки выполнения.

Выводы и предложения по результатам ревизии представляются руководителю организации, назначившей ревизию. Он рассматривает результаты ревизии и принимает решения по устранению недостатков и нарушений, возмещению материального ущерба, привлечению к ответственности виновных лиц.

Решения по результатам ревизий по линии вышестоящих органов принимаются в тех случаях, когда принятые в ходе ревизии меры не обеспечивают устранение всех недостатков и осуществляются в следующих формах: письмо, распоряжение, приказ, постановление, передача дел в судебно-следственные органы.

Письмо содержит перечень основных недостатков в деятельности ревизуемой организации, вскрытых ревизией, и необходимые меры для их устранения меры, которые надлежит принять этой организации. Письмо относится к документам переписки и адресуется только ревизуемой организации (до сведения подведомственных организаций не доводится).

Распоряжение составляется в тех случаях, когда выявлены незначительные недостатки и нарушения в деятельности организации, не связанные с корыстными целями отдельных работников и не являются причиной материального ущерба. Распоряжение в отличие от письма содержит меры, обязательные к выполнению. Распоряжение подписывает только руководитель вышестоящего органа или его заместитель. По юридическому значению оно приравнивается к приказу. Оно состоит из констатирующей части, в которой излагаются основные недостатки, выявленные ревизией, и распорядительной части, содержащей обязательные для выполнения меры.

Приказ издается в случаях выявления серьезных нарушений и злоупотреблений, требующих наложения на виновных дисциплинарных взысканий или привлечения их к ответственности. Состоит из констатирующей и приказной частей. В констатирующей части излагается содержание результатов ревизии, отмечаются положительные и отрицательные стороны деятельности ревизуемой организации. Приказная часть состоит из двух разделов: в первом - налагается дисциплинарное взыскание на виновников; во втором - излагаются конкретные мероприятия, направленные на ликвидацию выявленных нарушений и предупреждение повторения их в дальнейшем. Приказ подписывается руководителем вышестоящего органа или его заместителем и обязательно доводится до сведения всех подведомственных предприятий и организаций.

Постановление содержит принципиальные направления дальнейшего улучшения постановки контрольно-ревизионной работы и сохранности ресурсов. Эта форма решения присуща для министерств, ведомств и общественных организаций.

Передача дел в судебно-следственные органы имеет целью возмещение причиненного ущерба и привлечения к уголовной ответственности лиц, допустивших те или иные преступления.

Эффективность ревизии зависит не только от качества ее проведения, но и от организации контроля за выполнением решения, принятого по ее результатам.

В практической работе применяются различные способы контроля за выполнением решения по результатам ревизии. К ним относятся:

- получение письменных отчетов о выполнении предложений по итогам ревизии или оперативной информации посредством технических средств связи (телефона, телефакса);

- проверка выполнения решения, принятого по результатам ревизии, по данным отчетности и другим материалам, представляемым в ревизующий орган;

- вызов руководителя и специалистов организации с отчетом о выполнении решения, принятого по материалам ревизии;

- проверка на месте, осуществляемая работниками ревизующей организации;

- проверка в ходе следующей ревизии и отражение ее результатов в основном акте ревизии.

Особому контролю следует подвергать ход рассмотрения переданных в судебно-следственные органы дел, для чего практикуется взаимная сверка дел, при необходимости, представляются дополнительные материалы, помогающие ускорить рассмотрение представленных материалов.

Формы реагирования контролирующих органов и организаций на выявленные нарушения в результате ревизии весьма многообразны. Они включают в себя полномочия, направленные на:

- пресечение выявленных нарушений;

- устранение причиненного ими вреда;

- восстановление установленного порядка и условий деятельности;

- привлечение нарушителей к ответственности - дисциплинарной, административной, гражданско-правовой, уголовно-правовой;

- устранение причин и обстоятельств, способствующих нарушениям.

В современных условиях на долю учетной информации приходится около 60%. Информационное обеспечение, представляющее собой совокупность данных, необходимых для принятия того или иного решения, имеет большое значение в контрольно-ревизионной работе. Основным видом носителя записи этих данных выступают в настоящее время различного рода документы, систематизация которых по отдельным вопросам трудовой деятельности носит название дел, а формирование последних - делопроизводство. Номенклатура дел, под которой понимается систематизированный список наименований дел с указанием сроков их хранения, утвержденный в установленном порядке составляет основу делопроизводства.

Рассмотрим наиболее характерные дела, которые формируются в системе делопроизводства по организации контрольно-ревизионной работы.

Нормативные акты по контрольно-ревизионной работе - здесь систематизируются законодательные, инструктивные, учебно-методические и практические материалы, регламентирующие организацию как непосредственно контрольно-ревизионной работы, так и отдельные вопросы финансово-хозяйственной организации, отдельных должностных лиц, органов управления. Все эти документы накапливаются и постоянно используются в практической работе контрольно-ревизионного аппарата. Срок хранения этого дела - постоянно.

Планы по контрольно-ревизионной работе- это дело формируется из перспективных, годовых и квартальных планов работы соответствующего контрольно-ревизионного органа. Не рекомендуется хранить в данном деле программы и планы проведения отдельных ревизий, поскольку они по своему содержанию представляют собой составную часть контрольно-ревизионных материалов. Срок хранения этого дела - постоянно.

Материалы ревизий и проверок - к этому делу относятся акты ревизий и отчеты о результатах проверок, проведенных собственными силами, привлеченными лицами и другими контролирующими органами. Здесь также хранятся программы и планы проведения ревизий и проверок, рабочие записи контролеров, промежуточные акты, сличительные ведомости, копии документов, письменные объяснения должностных и материально ответственных лиц. Рекомендуется также в этом деле хранить копии решений, принятых по результатам ревизий. Срок хранения этого дела - постоянно.

Журнал учета ревизий и проверок - в нем указываются наименование проверенной организации, дата проведения ревизии или проверки, период, за который она проведена, дата принятия решения по ее результатам, срок, в который должна быть представлена организацией информация о выполнении решения. Срок хранения этого журнала - постоянно.

Переписка по вопросам контрольно-ревизионной работы - систематизируются документы, относящиеся к переписке контрольно-ревизионного органа с другими организациями по различным вопросам, связанным с организацией контрольно-ревизионной работы (повышением квалификации работников контрольно-ревизионного аппарата, сборам и представлением информации о состоянии контрольно-ревизионной работы, приказы, указания, постановления). Срок хранения этого дела - не менее 5 лет.

Книга протоколов служит для регистрации заседаний ревизионной комиссии хозяйственного общества, общественной или кооперативной организации и служебных совещаний в штатных контрольно-ревизионных органах. В нее заносят содержание обсуждавшихся вопросов, выступлений и принятые решения. Срок хранения книги протоколов - постоянно. Кроме того, ведут еще два дела:

- «Заявления и жалобы работников организации», в котором обычно в течение 5 лет хранятся все поступившие заявления, жалобы и письма работников, а также материалы по результатам их рассмотрения;

- «Журнал регистрации входящей и исходящей корреспонденции», в котором в хронологической последовательности регистрируется вся поступающая и исходящая корреспонденция по делопроизводству ревизионной комиссии. Срок хранения этого журнала - 3 года.

Контрольные вопросы

1. Как ведется подготовка к ревизии? Кто разрабатывает программу и план ревизии?

2. Охарактеризуйте порядок оформления результатов ревизии и основное содержание итогового документа.

3. В чем состоят особенности проведения ревизий по требованию правоохранительных органов?

4. Как осуществляется контроль за выполнением решений, принятых по результатам ревизии?

5. Как и в каком порядке ведутся дела по контрольно-ревизионной работе?

Раздел III. Ревизия финансово-хозяйственной деятельности организаций

Дата добавления: 2014-01-04