Клиенты, государство, общество)

Группы переговоров

Власть Внешние Тактика

Группы организации знания

Внутренние Устав Профессиональные

Владельцы

Менеджеры

Сотрудники

Групповые цели

Процесс постановки цели

Цель

Разделение на подцели (выполняют менеджеры)

(кредиторы, поставщики, крупные

Рис. 5. 4. Основные группы, влияющие на определение
цели организации

Постоянные изменения во внешней и внутренней среде организации приводит к тому, что цели приходиться корректировать или пересматривать. Одни организации это делают по мере необходимости, другие – в зависимости от конкретной ситуации; третьи – систематически, на основе отслеживания тенденций, не дожидаясь серьезных потрясений.

Наиболее часто в этих ситуациях используется тактика «наползания» одной цели другую. К примеру, сначала разрабатывается долгосрочная цель, а, исходя из нее краткосрочная. При достижении последней с учетом накопившихся изменений разрабатывается новая долгосрочная цель, а на ее основе – очередная краткосрочная. В результате в организации складывается определенная система целей, а также механизм ее постоянного обновления. В ее рамках данные цели упорядочены и сбалансированы.

На основе целей организации формируют задачи, которые должны быть решены в процессе их достижения. Если миссия и цели формируются

топ – менеджментом и консультантами, то задачи на их основе – сотрудниками планово-экономических служб.

Цель может играть различную роль в процессе управления. В зависимости от ее значения можно выделить несколько типов моделей управления. К основным из них можно отнести:

· ситуационное управление (управление по отклонениям), при котором система и процесс управления ориентированы главным образом на ситуацию в процессе деятельности;

· программное управление, предполагающее тщательную разработку конкретных заданий, программ, распределяемых по звеньям системы управления с указанием последовательности их выполнения. Программа отличается от плана характером заданий, их масштабами и организационным статусом. Примером программного управления является составление сетевых и календарных графиков выполнения производственных планов.

· целевое управление (целевой подход к управлению), при котором цельиграет ведущую роль и определяет характер всех управленческих действий.

III. Наряду с официальными целями, или целями-заданиями, содержащимися в планах организации, все более широкое распространение в управлении получают неофициальные цели-ориентиры и сформулированные на их основе самими исполнителями с учетом индивидуальных возможностей и способностей. Именно на них ориентируются прежде люди в своей деятельности и их достижение стимулируется прежде всего.

Управление этими процессами, начиная с постановки целей и заканчивая оценкой их реализации, получило название управление по целям (УПЦ) или целевое управление.

Сущность УПЦ состоит в совместной постановке целей руководителями и подчиненными, что является гарантией их реализации. Официально планирование дополняется при этом подходе системой индивидуальных целей, смягчающих жесткость внешнего руководства, а также персональным их стимулированием

с учетом конкретных должностных обязанностей и личных качеств работников.

Большинство специалистов и исследователей в области менеджмента считают главным разработчиком Питера Друкера, хотя элементы целевого управления существовали уже с первых дней сотрудничества людей, в частности, идея заданий, выработанная Ф. Тейлором и развитая Лилиан Гилберт, была предшественницей целевого управления. П. Друкер осуществил синтез элементов целевого управления и объединил их в общую философию менеджмента, известную как целевое управление.

Считается, что такой подход гибче традиционного и обеспечивает более глубокое понимание сотрудниками целей организации и ее подразделений, а следовательно и лучшее использование ими своих обязанностей, улучшает взаимодействие в системе управления, дает возможность предоставить подчиненным больше полномочий, позволяет уточнять существующие нормы, нормативы и стандарты деятельности, создает для более объективного контроля и поощрения работников.

Целевое управление – это своеобразная форма построения процесса управления и его организационно-практического осуществления. Она характеризуется определяющим и активным влиянием цели управления на все его характеристики.

Содержание целевого управления заключается в реализации следующих положений:

· анализе того, что сделано на данный момент, определение желательных характеристик будущего результата, детализации того, что, почему и как должно быть сделано, какие корректирующие действия и в какое время необходимо произвести, чтобы достичь поставленных целей;

· логически обоснованной декомпозиции главной цели на цели более низкого уровня – построение «дерева целей»;

· создания так называемой Декларации – документа, содержащего систему

индивидуальных или коллективных целей работников организации (подразделения);

· согласования дерева целей с системой управления;

· использования целей более низкого уровня как исходной позиции и основы всех последующих управленческих воздействий;

· подведения итогов деятельности работников в системе управления по целям.

Декларация позволяет определить конкретных лиц, ответственных за то или иное дело; обязанности каждого их них в процессе реализации поставленных задач; усилить связь между официальными и личными целями; создать необходимую основу для персонифицированного морального и материального поощрения в соответствии с тем вкладом в общее дело, который каждый предполагает внести. Положения, определяемые в Декларации, находят свое отражение в конкретном плане действий под каждую цель (сроки, промежуточные и конечные результаты, ресурсы), в котором определяется также сфера ответственности управляющего. Система индивидуальных, в отличии от плановых целей, является стабильной и подвижной одновременно, определяется с учетом должностных обязанностей и личного потенциала каждого.

Следует учитывать, что формулировка целей Декларации сопряжена с рядом трудностей:

1. Она требует весьма большой подготовительной работы и соответственно немалых затрат времени, а иногда и средств;

2. Преувеличивает роль количественных показателей, порождает путаницу при наличии их большого числа, хотя не все цели могут быть выражены количественно;

3. Декларация непригодна для рабочих;

4. Декларация может не соответствовать реальности, ибо в нее стараются включить прежде всего «красивые», глобальные, престижные, а не важные цели; цели, связанные с преодолением помех, вместо ориентированных на поиск дополнительных возможностей; цели, связанные с решение проблем, лежащих на поверхности, и игнорирующие неявные, которые могут иметь для организации перспективное значение.

К положительным сторонам целевого управления следует отнести:

· улучшение управления, поскольку появляется возможность детально конкретизировать цели и задачи для всех звеньев и уровней;

· появление возможности выработки эффективных методов контроля и упрощается сам контроль;

· позволяет оценить вероятность достижения низших, так и высших целей, исходя из имеющихся ресурсов;

· позволяет установить приоритет целей;

· увязку работы персонала со стратегическим планированием и дает возможность быстро реагировать на изменение внешней среды, позволяет работнику точно знать, что от него ждут.

Недостатками целевого управления считается появление чувства страха у персонала или отдельных личностей по причине не достижения установленных целей, «перескакивание» управляющих с места на место, что вызывает не стабильность, использование только количественных критериев.

Примером целевого управления является управление на основе древовидного разомкнутого графа, который не имеет циклов, т.е. замкнутых целей. На практике применяются графы, получившие название «дерево целей».

Дерево целей – это графическое изображение связи между целями и средствами их достижения, построенное по принципу дедуктивной логики и с применением эвристических процедур (см. рис. 5.2).

Дерево целей позволяет представить полную картину взаимосвязей будущих событий вплоть до получения перечня конкретных задач и получить информацию об их относительной важности. Оно обеспечивает работу по доведению целей до непосредственных исполнителей путем построения соответствия между организационной структурой управления и структурой целей.

При построении дерева целей используются такие их свойства, как соподчиненность, развертываемость и соотносительная важность.

• Соподчиненность целей обусловливается иерархическим построением производственных систем, а также наличием иерархии по времени и важности (значимости). Цели производственных подразделений определяютсяцелями предприятия, тактические цели – стратегическими, а краткосрочные – долгосрочными.

• Развертываемость состоит втом, что каждая цель данного уровня делится на подцели более низкого уровня. Например, цели промышленного предприятия развертываются в цели цехов и других подразделений, цели цеха — в цели участков,

• Соотносительная важность целей заключается в том, что цели одного и того же уровня имеют различное значение для достижения цели более высокого уровня. Это позволяет ранжировать цели по степени важности, количественно определять их соотносительную важность через коэффициент значимости.

Построение дерева целей начинается с формирования главной цели. Каждую цель более высокого уровня можно представить как самостоятельную систему, включающую в себя цели более низкого уровня (подцели) как ее элементы. При этом необходимо установить полный состав подцелей. Цель второго уровня может быть расчленена на цели третьего и последующих уровней, как это представлено на рис. 5.2.

Признаком завершения построения дерева целей является формулировка таких целей, которые дальше не расчленяются и дают конечные результаты, определенные главной целью.

Для формулировки целей и оценки их значимости широко используются экспертные методы. Важность целей по отношению друг к другу оценивается на втором и последующих уровнях с помощью метода ранжирования и взвешивания. При ранжировании каждой цели приписывается порядковый номер, показывающий ее относительную важность для достижения цели более высокого уровня. При взвешивании устанавливается коэффициент значимости каждой цели в долях единицы или в процентах по отношению к цели более высокого уровня и по отношению к главной цели. При определении коэффициентов значимости вопрос ставится так: на сколько будет достигнута главная цель (цель 1), если удастся полностью достигнуть цели 1.1. Возможный ответ- на половину (0,5), т, е. на 50 %. Сумма коэффициентов значимости целей каждого уровня должна быть равной 1, или 100%

Для определения коэффициентов значимости по отношению к главной цели необходимо последовательно перемножить коэффициенты значимости данной цели на коэффициенты значимости по всей цепочке целей более высокого уровня. В приведенном на рис.5.5. примере коэффициент значимости цели 1.1.1 по отношению к главной цели равен произведению веса цели вышележащего над ней уровня (1.1) на ее вес на данном уровне, т. е.

q” 1.1.1 = q 1.1 * q 1.1.1 = 0,5 * 0,4 = 0,2.

Это означает, что достижением цели 1.1.1 будет обеспечено достижение главной цели на 20 %.

Взвешивание целей дает ориентиры для распределения ресурсов в зависимости от степени важности цели.

Метод построения дерева целей применяется для разработки целевых программ и решения проблем, имеющих иерархическую структуру.

Менеджер в системе целевого управления выступает по отношению к подчиненным преимущественно в роли консультанта, регулярно встречается с ними для промежуточной оценки (если цель годовая, то ежеквартально), которая проводится путем сопоставления достигнутых результатов с положениями Декларации и целями организации. Это может осуществляться, например, с помощью план-графика, где отражается план и фактическое выполнение работ.

1.1

1.2

1.2.1

q 1.1. = 0,5

q 1.2 = 0,3 q 1.3 = 0,2

q 1..1.1 = 0,4 q 1.1.2 = 0,3 q 1.2.1=0,8 q 1.2.2 = 0,2 q 1.3.1=0,6 q 1.3.2=0,3

1.3

1.1.1

1.1.2

1.2.2

1.3.1

1.3.2

Рис. 5.5. Определение коэффициентов значимости целей:

q – коэффициент значимости цели по отношению к вышележащей;

q”- коэффициент значимости цели по отношению к главной цели.

Для того, чтобы цели реально повышали трудовую активность персонала, они должны соответствовать основным принципам и методам работы, принятым в организации, интересам людей, быть достаточно трудными и увлекательными, пробуждать азарт и стремление проявить себя.

Вопросы для самоконтроля:

1. Что означают следующие понятия: цель, задача, миссия, дерево целей и управление по целям?

2. Какова причинно-следственная связь «потребность-цель-функционирование-результат»?

3. Какими свойствами обладают цели?

4. Какие функции выполняют цели?

5. Каковы требования предъявляемые к целям организации?

6. Какие виды целей существуют?

7. В чем состоит проблема взаимодействия целей?

8. Какие группы влияют на формирование целей?

9. Раскройте содержание целевого управления?

10.Какие свойства используются при построении дерева целей?

11.В чем сущность ранжирования целей и какова необходимость в этом?

Тема 6 «Функции управления»

Дата добавления: 2014-01-04