История профессии

В конце концов, такое всеобщее пренебрежение друг к другу приводит к двум явлениям: нечистоплотности и росту преступности.

Стандартная статистика преступлений далека от реальности. Опрос в Нью-Йорке показал, что 99 процентов опрошенных хотя бы раз в жизни совершали правонарушения.

Так как социального контроля нет, нас никто не знает по имени и отчеству. Никто не помнит наших родителей и не знает, где мы работаем. Все это создает благоприятную почву для правонарушений.

В перенаселенном городе фактически невозможно организовать защиту населения, так как пришлось бы задействовать почти 25% населения города. Без социального контроля и эти меры могут не принести должного успеха по той простой причине, что стражи порядка также не находятся под влиянием социального контроля.

Когда я жил на маленькой улице, то напившийся человек прокрадывался к себе домой так, чтобы его не заметили соседи, и страшно стыдился своего поведения. Это и есть естественный социальный контроль.

По этой же причине и мусор выбрасывается куда попало, так как у человека нет конкретной территории, за которую он отвечает.

Для развития своих качеств человек должен отвечать за некоторую часть земли, за близких ему людей, за природу, которая его окружает, и за отношения с людьми, с которыми он рядом живет или вместе работает.

Фактически это и делает нас человеком, избавляет от кармы и создает благоприятную почву для дальнейшего духовного развития.

Документ появляется в глубокой древности прежде всего для нужд формирования систем управления. Чтобы управлять, надо было иметь информацию о том, кем и чем управляешь, учитывать урожай, имущество, облагаемое оброком население. Именно использование письменности в системе управления характеризует уровень культуры общества. И сразу же составление и оформление документа становится специальным видом деятельности. Чтобы составить и оформить документ, прежде всего надо было как минимум знать грамоту, уметь писать, а в ранние периоды развития общества грамотность была доступна лишь очень незначительному проценту населения. Но для оформления официального документа недостаточно просто записать сказанное. Документ должен служить доказательством и, следовательно, должен быть специально оформлен по принятым в тот период правилам. Его оформление в соответствии с установленными правилами придавало ему юридическую силу.

Истоки профессии документоведа можно отнести ко времени Древнего Египта, где зарождается профессия писца – составителя и переписчика документа. Она была одной из самых уважаемых профессий. Написание документа требовало много труда. В курсе «Документоведение» при изучении способов документирования отдельно будет рассматриваться иероглифическое письмо Египта, и вы увидите, сколько усилий и навыков требовалось для выведения каждого иероглифа. Чтобы стать писцом, надо было прилежно и долго учиться. Восхваление профессии писца дошло до нас в нескольких папирусах. Вот как сравнивает свою профессию с другими египетский писец Хети времен двенадцатой династии (1991 – 1785 гг. до н.э.):

«Я видел кузнеца за его работой. Его пальцы покрыты морщинами, как крокодилова кожа… каменщик постоянно борется с твердым камнем… парикмахер бреет до самой ночи, и только когда садится есть, он может опереться на локти, чтобы отдохнуть… лодочник плавает, чтобы получить плату за свой труд… посол завещает свое имущество детям, когда уезжает в дальние страны, потому что опасается встречи с дикими животными или разбойниками… обувщик несчастен, все время стонет, когда дубит кожу… профессия же писца является самой важной, потому что на этом свете нет праздных слов. Кто с детства научится этому, станет уважаемым человеком».

В другом древнеегипетском папирусе о профессии писца написано: «Будь писцом. Писец освобождается от всяких физических повинностей, защищен от работы всякой, избавлен от мотыги и кирки. Писец не таскает корзин, не гребет веслами, его не секут прутьями, и он не находится под властью многочисленных начальников».

До наших дней дошли древнеегипетские статуэтки и барельефы с изоб­ражением писцов древнего Египта.

В каждой стране есть свои особенности формирования специальности.

От периода древнерусского государства сохранились лишь отдельные документы. Всем известные договоры Х в. (911 и 945 гг.) свидетельствуют о том. что уже в тот период существовали определенные правила составле­ния таких документов и их могли составить только лица, знакомые с ними. При князьях всегда были грамотные служители, писавшие документы от их имени. Это были дети представителей привилегированных сословий, обычно бояр и дружинников, которые кончили школу. Они находились обычно на должности печатника - хранителя княжеской печати, накладывание кото­рой сопровождало оформление важнейших документов. Кроме того, доку­менты часто составляли церковные дьяки и псаломщики, как наиболее гра­мотный слой населения, так как школа находилась при церкви. Поэтому в XIV в. лица, занимавшиеся составлением, оформлением и хранением доку­ментов, обычно назывались дьяками. В тот период складывались и укреп­лялись определенные традиции составления различных видов документов. В их текстах использовались устойчивые словосочетания, особенно в на­чальной и конечной части документа, которые нельзя было изменять. Скла­дываются устойчивые формуляры отдельных видов документов и формы их засвидетельствования -"приписи", "скрепы", печати. Все это дьяки дол­жны были хорошо знать. Подробно история развития видов документов, каждого реквизита документа в отдельности изучается в курсе "Документоведение", а история складывания и развития делопроизводства - в исто­рической части курса "Организация и технология документационного обес­печения управления". Поэтому в курсе "Введение в специальность" лишь очень бегло говорится как о развитии самою документа, изменении его внеш­него вида и текста, так и об этапах работ с ним, хотя это и очень интерес­но. В данном курсе мы лишь прослеживаем, как складывалась профессия.

Делопроизводство как технология управления появляется с момента оформления управления в специальный государственный аппарат, т. е. с момента появления приказов. Фактически делопроизводство - это зеркало, отражающее систему управления. Какой порядок решения вопросов принят в государственном аппарате, таков и порядок движения документов: их составления, согласования, оформления, подписания, доставки.

В процес­се оформления Российского централизованного государства складывается система органов управления: Боярская дума, приказы в центре, приказные избы на местах - и формируются соответствующие документационные по­токи: от вышестоящих к нижестоящим, от нижестоящих к вышестоящим, переписка между равными. Вся деятельность этих органов системы управ­ления требует постоянного документирования и обмена информацией. Для ведения документации нужен специальный штат "приказных людей"- дьяков и подьячих, основным занятием которых становится ведение делопро­изводства. Как пишет акад. С.О. Шмидт, "выдвижение таких дельцов - спе­циалистов в области делопроизводства - характерная черта истории утверждения централизованного государства во всех странах. Это - одно из условий жизнедеятельности разраставшегося аппарата власти. В современ­ной зарубежной литературе, посвященной истории Европы XV1-XV1I вв., характеризуя таких людей, используют определение функционер (1а fonctionnaire).

Приказная бюрократия принадлежала к правящим слоям общества, признавалась неподатным сословием. Прослойка приказных людей дели­лась на группы... Иерархия приказных людей - это иерархия канцелярско­го знания и положения, и предопределенных этим социального статуса и материального обеспечения.

Дьяки делились на думных и приказных. Думные дьяки участвовали в заседаниях Боярской думы, докладывали о делах приказов, записывали и формулировали царские указы и приговоры Думы, скрепляли своей подпи­сью документы.

Приказные дьяки готовили решения по делам, рассматриваемым в приказах, и контролировали работу подьячих.

Подьячие были младшими чинами в приказах и делились на три статьи: "старые" (старшие), "средние" и "молодые" (младшие). Обя­занности но работе с документами были строго распределены между ними. Дьяк осуществлял общее руководство деятельностью приказа и в том числе организацией делопроизводства, по его указанию "cтарые" подьячие составляли документы, которые дьяк "чернил", т. е. исправ­лял. Дьяк подписывал окончательно подготовленный беловик докумен­та. Но основную работу вели "старые" подьячие, которые, как правило, заведовали столами и повытьямн - структурными подразделениями при­казов н под руководством которых работали "средние" и "молодые" подьячие. "Средние" подьячие писали черновики документов по указа­ниям "старых" подьячих, наводили справки в делах своего приказа или в других приказах. "Молодые" подьячие переписывали документ набе­ло, то есть готовили его к подписанию. Они же склеивали документы в столбец, так как для приказного делопроизводства характерна столбцовая форма документов. Как пишет С.О. Шмидт, «личный состав приказов, численность приказных людей (точнее даже, именно подьячих) колеба­лась от нескольких человек до нескольких десятков (в Посольском, где было много специализированных переводчиков и "толмачей", в Разбой­ном до более сотни (как в Разрядном) и нескольких сотен (в Большой казне, Большом дворце, особенно в Поместном приказе, где часть подьячих находилась "в отсылках - командировках по делам этого приказа или вы­полняя поручения других приказов).

Работа подьячего была достаточно уважаема и престижна. Н.Ф.Де­мидова в монографии "Служилая бюрократия в России с XVII в. и ее роль в формировании абсолютизма" пишет, что в XV11 в. характерным "становится наследование детьми профессии и даже должности отца - подьячего"

Таким образом, можно сделать вывод, что к концу XVII в. работа с документами в аппарате управления сосредоточилась в руках особой груп­пы служилых людей -дьяков и подьячих. В этот период их численность, по подсчетам Н.Ф. Демидовой, составляла 4 657 человек.

Кардинальные изменения в развитие специальности внес XVIII в., и связаны они с изменением системы государственного управления.

В начале XVIII в. проводятся реформы Петра I. Важнейшей из них была реформа государственного аппарата, в результате котором вложилась новая система государственных учреждений: Сенат, Синод, Koллегии, местные учреждения. Преобразования начались в 1711 г. созданием Сенат как высшего органа управления. Реформа государственною aппapaтa во мно­гом проводилась с учетом опыта управления за рубежом, с которым Петр 1 ознакомился во время своего пребывания за границей. Но надо было не только создать учреждения нового тина, но и заставить государственным аппарат работать по-новому, значительно более оперативно и эффективно, что и было главной задачей. Поэтому именно в период проведения реформ появляются первые организационные документы, в которых прописывается сам порядок paботы государственных учреждений. К таким документам можно отнести указы Петра I о Сенате и создаваемых коллегиях.

Ведение в них делопроизводства расписывалось в регламентах, со­здаваемых коллегией. Однако основным документом, на два столетия опре­делившим порядок ведения делопроизводства в учреждениях дореволюци­онной России и штат работников, занимавшихся делопроизводственным обслуживанием, стал "Генеральный Регламент или Устав, по которому Государственныя Коллегии, також и все оных принадлежащих к ним Канцеля­рий и Контор служители, не токмо во внешних и внутренних учреждениях, но и во отправлении своего чина, подданейше поступать имеют" oт_25 февраля 1720 г._Он был составлен с учетом почти десятилетнего опыта работы новых учреждений.

"Генеральный регламент" стал обобщающим документом и первым законодательным актом, в котором был прописан не только весь порядок работы коллегий, ведения в них делопроизводства, но и обязанности каж­дого работника канцелярии. Это новый тип организационного документа, прообраз всех последующих регламентов, в том числе в наши дни Регла­мента Государственной Думы.

В "Генеральном регламенте" перечислены созданные к этому году коллегии, служба в которых являлась присяжной должностью, определено их устройство, скрупулезно расписан весь порядок работы, должностной состав. Половина глав посвящена порядку работы коллегий - начало работы, время отпусков, прием посетителей, награждений, наказания работни­ков и г. д. Остальные главы касаются непосредственно работы с документа­ми и должностных обязанностей служащих канцелярий.

Возглавлял коллегию президент, которому, согласно главе XV11, "особ­ливой секретарь позволяется иметь, который токмо от своего Президента и его указов зависит, а до Коллегии дела не имеет". Кроме личного секретаря президента, притом что вся работа коллегий была связана с документами, как фиксирующими ее непосредственную деятельность, так и получаемы­ми извне, в коллегии существовало специальное структурное подразделе­ние, занимающееся делопроизводством, - канцелярия, которой посвящены специальные главы "Генерального регламента".

В главе XXVШ определен состав канцелярии: секретарь, нотариус, переводчик, актуариус, регистратор, канцеляристы, копиисты.

Важнейшим организационным моментом является четкое разграни­чение обязанностей должностных лиц и описание функций каждого из них. Всем должностям посвящаются специальные главы. Так. в главе XXIX о секретарском управлении указано, что "...секретарь который в коллегии докладывает сбирает все указы, грамоты, письма, мемориалы, реляции (отписки) и прочее, что в его коллегии приключится и доносит коллегии по порядку... при том припоминает, что к тому потребное, и попечение име­ет, дабы дела равным порядком, как доношение учинено, отправлены были, из которых ежели важные суть, сам сочиняет, а другие (между прочими канцелярскими служителями по должности каждого разделяет)... причем ему крепко того смотреть надлежит, чтобы все отправления или отписки по уставам и резолюциям явственно и ясно изготовлены, и нужные ко­пии сохранены были, дабы никакого просмотра при том не приключилось, ибо он в том ответ дать, и того ради во всех отправах имя свое подпи­сать должен... кроме того також его должность есть по обстоянию вре­мени и дел всегда в Коллегии быть гораздо ранее, прежде заседания Чле­нов, дабы доношения от челобитчиков принимать, також докладу все приуготовить и дела, которые он в руках имеет, в Канцелярии разделить к лучшему оных исправлению '. Кроме того, работа секретаря описана и в главе V "О докладах в коллегии". В ней указывается, в какой последова­тельности секретарь докладывает дела на коллегии.

Должность нотариуса описана в главе XXX: "...должность его чина в том состоит, чтобы он при собрании и Коллегии протокол держал... Записывать разговоры о важных делах, також де записывать и то, ежели Коллегиум о каком деле большого изъяснении требует, и оное до другого времени отсрочить надлежит. Записывать, когда Члены в голосах не согласны... он же Нотариус должен сей протокол помесячно считать, а Канцелярии на бело переписывать, листы нумеровать и алфавитным рее­стром содержание дел и персон напреди сделать, и переплетчика в пере­плет отдать: сверх того надлежит Нотариусу роспись иметь об оных делах, которые прошлой недели не вершепы, и такую роспись пред Прези­дентом на столе иметь, дабы оную в Коллегии ежедневно видеть, и о невершенных делах ведать мочно было, такожде он долженствует роспись о вершепных и оконченных делах иметь".

В обязанности актуариуса, согласно главе ХХХ11, входило "письма прилежно собирать, оным реестр чинить, листы перемечивать... он актуариус надзирание и попечение о бумаге, перьях, чернилах, сургуче. воске, о дровах. свечах и о прочем, что надлежит...".

О чине регистратора в главе XXXIII сказано: "...регистратор должен в том состоять, чтобы он письма собирал и по пакетам расклады­вал, и потом велел на бело переписывать сочинения всех указов (грамот) и писем помесечно и во весь год, которые из Коллегии отпущены и в Колле­гии получены. Чего ради надлежит ему следующие книги держать..."

Не забыты в "Генеральном регламенте" и должности канцеляристов (глава XXXIV) и копиистов (глава XXXV). "Канцеляристам надлежит все то, что по peecтpv из отправляемых дел от Секретаря повелено будет и изготовлять, та кож и те дела, о которых они генеральные формуляры (образцовые письма) имеют, а именно: дипломы, патенты и прочее. А что они сами сочинили, то имеют прежде Секретарю для поправления пода­вать... Копиистам надлежит все, что отправляется в Канцелярии на бело писать: того ради имеют выбраны быть добрые и исправные писцы".

Приведенные главы "Генерального регламента" показывают достаточ­но четкое разграничение обязанностей канцелярских служащих, описание функций, выполняемых каждым из них, и на что надо обращать особое вни­мание, в регламен те впервые расписано и как они должны выполнять свою paбoтy, т. е. методика работы. Например, не только сказано, что нотариус ведет протокол, но и как он ею составляет: "...того ради надлежит ему оный следующим образом сочинять: прежде надлежит вверху листа год и число написать, потом присутствующие Члены написать, и потом про­токол держать...".

Для регистратора указано не только, что он peгистрирует документы в журнале, но в каких журналах какие документы и что о каждом записывает: " 1. журнал (повседневная записка), который имеет он
сочинять из всех концептов всего года в Коллегии отправленных дел, в ко­тором ему но алфавиту, числу и месяцу вкратце выписывать содержание каждого дела и имя к тому принадлежащих особ и место, кому и куда
дело послано, но которому журналу (записке) можно найти, что в Pегистратуре (в записных книгах) искать надобно. 2. Регистратура (записка) состоит в следующих четырех книгах: (А) в первой книге все от Коллегии к его величеству во весь год посланные пись­ма, реляции, доклады, следующим образом через копииста вписываются, а именно: перемечивает он в книге листы и ставить па одной стороне число и месяц, на другой стороне год. и означивает потом кратко дело к кому куда отправлено: после того вписывает он весь документ с числом и подписани­ем всех чинов, и потом из сей книги явно будет какие отправлении Коллегиум во весь год имел, и ежели что во оном приискать и посмотреть нужно,, то может оное через журнал (повседневной записке) легко учинить...".

Так же описан порядок ведения и других регистрационных книг.

Учитывая необученность персонала, возможную нерадивость работ­ников, "Генеральный регламент" предусматривает все, на первый взгляд, даже незначительные детали работы с документами. Именно в небрежнос­ти, неполном выполнении операций с документами, которые являются един­ственным способом фиксации просьб и решений, таится возможность зло­употреблений: задержка или сокрытие документа, неполный или неправиль­ный доклад по делу и т. д. Расписывая делопроизводственные операции, "Генеральный регламент...", по сути, расписывает технологию управления, механизм работы учреждения, образно говоря, "кухню управления".

С "Генеральною регламента" фактически начинает складывания про­фессия будущего документовела.

Еще один документ XV111 в. важен для понимания профессии и места службы делопроизводства и ее работников в системе государственных уч­реждений.

24 января 1722 г. был введен "Табель о рангах всех чинов воинских, cтатскиx и придворных, которые в каком классе чины..." - законодательный акт, по которому государственная служба была разделена на гражданс­кую (штатскую), военную и придворную. Каждая разновидность службы делилась на 14 ступеней - классов. "Чины давались за службу в порядке постепенности и как бы обозначали степень деловой подготовки служащих и их пригодность к занятию определенных должностей".

Чины от I до IX класса по службе могли получить потомственное дворянство, oт X до XIV - личное дворянство.

Нас интересует гражданская служба.

Согласно "Табели о рангах", ут­вержденной Петром 1:

• обер-секретарь Сенат получал чин VI класса:

• обер-секретарь иностранной, воинской и адмиралтейской коллегии -
чин VII класса:

• обер-секретарь в коллегии, секретарь в Сенате - чин VШ класса:

• секретари в воинской и иностранной коллегии, а также сенатские
протоколисты и переводчики - чин IX класса;

• секретари прочих коллегий, переводчики и протоколисты воинской,
адмиралтейской и иностранной коллегии получали чины X класса;

• секретари в надворных судах и канцеляриях в губерниях - чины XII
класса;

• секретари в провинциях, переводчики и протоколисты коллежские,
актуариус и регистраторы сенатские - чины XШ класса;

• актуариусы, архивариусы, регистраторы при коллегиях - чины Х1У
класса.

Простейший анализ "Табели о рангах" показывает, что работники кан­целярий занимали высокие чины, например, профессора при акаде­мии получали чин IX класса, такой же, как сенатские протоколисты, пере­водчики и секретари коллегий; бургомистры от магистратов в губерниях - чин X класса.

Начиная с XVIII в. эволюция "Табели" шла в направлении ее упроще­ния, уточнения названий чинов и их места в служебной иерархии. В результате к началу XIX в. номенклатура гражданских чинов приобрела такой вид:

Класс чина Название чина

I Канцлер; Действительный тайный советник

II Действительный тайный советник

III Тайный советник

IV Действительный статский советник

V Статский советник
VI Коллежский советник, военный советник

VII Надворный советник

VIII Коллежский асессор

IX Титулярный советник

X Коллежский секретарь

XI Корабельный секретарь

XII Губернский секретарь

XIII Провинциальный секретарь

X1У Коллежский регистратор

Одним из главных организационных принципов государственной службы было обязательное прохождение всей служебной лестницы снизу вверх |целиком, начиная с выслуги низшею классного чина. В каждом классе чи­новник должен был прослужить известный минимум лет, но за особые зас­луги по службе этот срок мог быть сокращен.

Таким образом, служба начиналась с работ с документам и чины с XIV по X можно было получить, работая в канцеляриях.

Среди проявлений чинопочитания важное значение приобрели формулы титулования - титул но классу или должности. Хотя эти формулы не были установлены законом и сложились постепенно на практике, к концу XVIII в. титулов было пять:

l и ll классы - ваше высокопревосходительство;

III и IV классы - ваше превосходительство;

V класс - ваше высокородие;

V1-VIII - классы ваше высокоблагородие;

IX-XIV классы - ваше благородие.

Титул использовался во всех случаях обращения устного и письмен­ного к вышестоящему по службе или по общественному положению.

XVIII в. характеризуется подъемом экономики и развитием общества, что приводит к расширению связей, активизации переписки, и в_ХVIII_в. появляются должности личных секретарей. При Петре I создается кабинет и личная канцелярия царя, должность кабинет-секретаря. Хотя после смер­ти Петра I кабинет был ликвидирован, но и во время царствования Елнзаветы Петровны составлением документов занимался ее личный кабинет-сек­ретарь барон П. А. Черкасов, принимавший и докладывавший все документы, поступавшие на имя императрицы, и составлявший документы по ее поручению. В словаре Владимира Даля статс-секретарь определен как "до­веренный письмовод государя", так как обязанности секретаря прежде все­го связаны с составлением и оформлением документов. Секретари выпол­няли массу поручений императора, связанных как с государственными, так и с мелкими личными делами.

Екатерина II уже в день переворота подбирает секретарей, которые могли бы от ее имени составлять документ, вести ее переписку, разбирать и докладывать прошения. Ее первым секретарем был Г.Н. Теплов, оставав­шийся на своем м пocтy с 1762 по 1779 г. В личный секретариат Екатерины II входили Л.В. Олтуфьев и И.П. Елагин. Секретариат затем получает назва­ние Собственная его Величества Канцелярия. В должности статс-секретаря начинает свою карьеру известный государственный деятель екатерининс­кого периода Л.Л. Безбородко, который в 1780-е гг. стал старшим среди статс-секретарей императрицы и сосредоточил в своих руках все дела, тpeбующие ее утверждения. С 1776 г. императорские манифесты и именные указы составлялись исключительно в канцелярии Л.Л. Безбородко, а в фон­де Сената сохранилось 387 указов, написанных им собственноручно.

Среди секретарей Екатерины II был и Г.Р. Державин, прослуживший на посту статс-секретаря по принятию прошений с 1791 по 1793 г. и оста­вивший "Записку" о своей paбoтe в этой должности.

Екатерина II сама сформулировала обязанности своих секретарей, среди

которых главной была работа с прошениями и ведение ее частной и офици­альной переписки с государственными учреждениями и должностными лицами, подготовка законодательных и распорядительных документов, преж­де всего манифестов и указов. Один из статс-секретарей ежедневно дежурил в ее приемной. Каждый статс-секретарь имел свою рабочую канцеля­рию, т. е. технический персонал: канцеляристов, копиистов, переводчиков.

Во второй половине XVIII в. личные секретари появились и у круп­ных вельмож. Так, известный государственный деятель, реформатор государственного аппарата М.М. Сперанский начинал свою карьеру в 1796 г. секретарем князя А.Б. Куракина.

Конечно, личными секретарями императора или крупного сановника могли стать лишь люди высокообразованные и, прежде всею, умеющие составлять документы и работать с ними. Но и для обычной работы в кан­целярии, начиная с нижнего чина, нужны были люди подготовленные.

Глава XXXVI "Генерального регламента" говорит о "молодых людях для обучения при канцелярии". В ней записано: "...ежели некоторые удоб­ные люди которые впредь при Канцеляриях и конторах служить пожелают, по пропорции каждого Коллегия, заранее допущены и обучены были, чтобы прилежным списыванием дел в письме и арифметике обучались, и при случающейся ваканции, ежели они к делу способны и доброй натуры и по­ступки суть, употреблены быть могли...".

10 ноября 1721 г. Петр 1 указом Сенату предписал организовать шко­лу, "где учить подьячих их делу, а именно цифири, и как держать книги, ко всякому деду пристойные".

Но помимо обязательной общей грамотности обучение шло прежде всего но образцам документов - формулярам. "В первоначальном значении формуляр -текст документа, служащий образцом для составления документа.

В "Генеральном регламенте" в главе о канцеляристах подчеркивалось, что они составляют документы, "о которых они генеральные формуляры (образцовые письма) имеют, а именно: дипломы, патенты и прочее". В конце "Генерального регламента", заканчивая его, дается раздел "О толковании иностранных речей, которые в сем Регламенте". Среди иностранных слов приводится и слово "формуляры", толкуемое как образцы. Создание таких руководств по составлению документов, на которых обучались поко­ления канцелярских работников, начинается еще в приказном делопроиз­водстве. В специальных "образцовых книгах" помешались образцы доку­ментов; типы "деловых" бумаг и писем приводились и в азбуках, "письмов­никах", предназначенных для чтения и переписывания. Таким образцам пытались следовать и в правительственных учреждениях, (центральных и местных), и выборных земских учреждениях, и в канцеляриях крупных фео­далов (светских и духовных), и "площадные подьячие", писавшие челобит­ные и другие бумаги.

В XV1II-XIX вв. составление сборников образцов документов полу­чает широкое распространение. Они имели разные названия: "формулярник", "письмовник", "всеобщий письмовник", "письмоводитель", "секре­тарь-письмоводитель", "всеобщий секретарь", "кабинетный секретарь", "всеобщий стряпчий", "канцелярский самоучитель" и т. д. Но наиболь­шее распространение имели "письмовники", определяемые в словаре В. Даля как "книга, содержащая правила и примеры для писем, бумаг, деловой н частной переписки; сборник писем".

Как отмечает В.Ф. Янковая, «письмовники долгое время были един­ственными источниками правил для написания документов, поэтому в са­мых ранних работах по делопроизводству начала XIX века само умение составлять документы нередко называется "письмо по образцам" или уме­ние писать по образцам».

В XIX в. произошла серьезная реформа государственного аппарата - создание министерств, работу которых регулировал законодательный акт "Общее учреждение министерств" 1811 г. С точки зрения управленца и осо­бенно документоведа, это очень интересный организационный документ, продолжавший вслед за "Генеральным регламентом" определять порядок работы центрального государственного аппарата. Рассмотрим его глазами документоведа.

Состоит "Общее учреждение министерств" из 401 параграфа, и весь текст делится на две почти равные но количеству параграфов части:

часть I - образование министерств (§ 1-204)

часть II - общий наказ министерствам (§ 205-401).

Их анализ показывает, что в первой части в главе 1, включающей параграфы 1-3. названы министерства; в главе II (§ 4-15) указан "предел" ведения каждого министерства; в главе 3 (§ 16-47) определена структура министерства, при­чем среди указанных пяти главных частей министерства четвертой названа канцелярия министра, и в параграфах 35-38 этой главы раскрыт состав канцелярии. Глава IV касается порядка определения, увольнения и производства в чины служащих министерства всех рангов, и самая большая глава V (§ 61 201), составляющая большую часть текста части I, детально расписывает поря­док производства дел в министерстве, т. е. делопроизводственные вопросы.

В соответствии с "Общим учреждением министерств" работа с до­кументами начинается с "вступления дел", и далее в акте подробно разбираются все варианты их движения в канцелярии министра, в департамен­тах, и заканчивается глава ревизией дел. Таким образом, даже самое беглое знакомство с законом 1811 г. показывает, что в нем, так же, как и в "Гене­ральном регламенте", прежде всего расписывается технология работы с до­кументами, так как подготовка документов, их доклад руководству, согла­сование, утверждение, подписание, доведение до исполнителя и составля­ют суть работы аппарата министерства.

Канцелярия в XIX в. - достаточно сложное структурное подразделение, и, учитывая объемы работ с документами, она делится на отделения (столы), возглавляется директором и состоит из начальников отделений, секретарей и нужного числа писцов.

В департаментах "для обшей связи письмоводства учреждается осо­бенная канцелярия при директоре", возглавляемая "правителем канцелярии", и в ее состав входят: журналист, экзекутор, казначей и нужное число их помощников.

Часть II "Общего учреждения министерств" посвящена распределе­нию обязанностей в министерстве. В ней очерчивается степень и пределы власти министра, его взаимоотношения с властью законодательной, Госу­дарственным советом, Сенатом, другими министерствами и лицами, им рав­ными, и с подчиненными им управлениями, степень и пределы власти де­партаментов и их директоров и их взаимоотношения. В отдельной главе говорится об обязанностях канцелярии министра и ее директора. В соот­ветствии с § 315, "главная обязанность канцелярии министра состоит в пра­вильном распределении дел по департаментам и в исполнении приказаний министра по тем делам, кои не принадлежат ни к одному департаменту, или кои министр предоставил собственному своему усмотрению и решению". Канцелярию возглавляет директор, который имеет те же права, что и дирек­тор любого другого департамента.

В заключительной части "Общего учреждения министерств" перечисле­ны обязанности различных чинов департаментов министерства, в том числе правителя канцелярии, секретарей, столоначальников, начальника архива и прочих канцелярских чинов, порядок их подчиненности и ответственности.

Так как составление документов в начале XIX в. также проходит этап жесткого регламентирования как по составу информации, излагаемой в доку­менте, так и по структуре текста, не удивительно, что в конце "Общего уч­реждения министерств" после всех параграфов как приложение приведены "формы письмоводства”: форма сношения министров между собой и с лица­ми, им равными, и предписания лицам подчиненным; форма отношения и представления к министрам; форма предписания министров их департамен­там; форма представления или докладной записки от департамента министру.

Таким образом, в этом важнейшем документе, определяющем поря­док и стиль работы центрального аппарата России XIX в., вопросам дело­производства отводится важнейшее место. Анализ законодательного акта показывает, что делопроизводство понимается как технология принятия и выработки решении и канцелярия занимает подобающее ей место в структуpe министерства, а директор канцелярии по чину равен директору любо­го функциональною департамента.

Рассматривая статус секретарей Государственного совета. Л.К. Конькова пишет: «Нельзя не вспомнить о статс-секретарях, обер-секретарях и государственных секретарях. Конечно же, это был высший уровень общественной и сословной иерархии, а именно: 1-5 классы "Табели о рангах". С образованном Государственного совета в 1810 году в Государственной Канцелярии работают Государственный секретарь и статс-секретари. Госу­дарственный секретарь и статс-секретари, ведавшие делами каждого из че­тырех департаментов Совета, готовили дела к докладу в департаменте и общем собрании. На Государственного секретаря возлагалась ответствен­ность за точность сведений, предлагавшихся Совету, ясность их изложе­ния, составление всех документов. От него также зависели очередность рас­смотрения документов, подготовка журналов, составление отчетов-меморпй, доклад царю. О влиянии и даже некоторой власти Государственного секретаря свидетельствуют высказывания министра внутренних дел П.Л. Ва­луева, который писал: "Члены государственного совета – ничто, председа­тель- кое-что, государственный секретарь- все".

Во второй половине 19 века государственный секретарь продолжает руководить канцелярией, а в штат государственной канцелярии по-прежнему входят статс-сскретари, заведующие канцелярией одного из департаментов Государственного Совета.

Обычно секретари носили форму, соответствующую их чину, и. пода­вая в отставку. увольнялись "с мундиром и пенсионом".

В середине XIX в. появляются первые работы, обобщающие практику делопроизводства, и труды, в которых начинает разрабатываться его теория. К этим работам прежде всего относятся книги И.В. Варадинова, В. Ведьдбрехта и И.И. Pиxтepa.

И.В. Варадинов делопроизводство рассматривал в связи с той деятельностью. которую оно документирует (отражает в документах), как бы об­служивает.

Основную группу делопроизводственной документации - "канцеляр­ские дела и бумаги"- он определяет как "по форме написанные изложения, заключающие в себе всю деятельность известного места или липа". К канцелярским делам и бумагам он относит входящие дела и бумаги, док­ладные дела и бумаги, заключительные или определительные бумаги, исхо­дящие дела и бумаги.

Выделив канцелярские дела и бумаги, распределив и описав их в соответствии с порядком производства дел, ИI.В. Варадипов подчеркнул, что этии дела и бумаги составляют внутреннее письмоводство присутственного места. Поместив присутственное место в систему равных, высших и низших мест и лиц и замкнув делопроизводство этого присутственного места на внешний кон тур через систему сношений, он, естественно, выделил груп­пу сношений присутственных мест и должностных лиц, просительские дела и бумаги.Эти документы, если они поступают в учреждение, составляют совокупность документов, используемых в процессе производства дел. а если они отравляются из учреждения, то являются совокупностью доку­ментов, создаваемых в процессе исполнения дел (решений).

В.Ве льдбрехт определяет делопроизводство как "правила, которыми канце- лярия руководствуется в составлении докладных записок, журналов, определений и актов вообще, и исполнительных бумаг", иначе говоря, пра­вила, которыми канцелярия руководствуется при документировании произ­водства дел. Излагая эти правила, В. Вельдбрехт выделяет разделы: доклад­ные записки, последствия доклада, исполнительные бумаги, понятие о деле н книгах вообще. В. Вельдбрехт отмечает существенную разницу в процес­се производства дел в присутственных местах(коллегиальный способ принятия решения) и в канцеляриях "начальствующих лиц" (принятие едино­личных решении). Вызванные этим различия в процессе производства дел, включая и процессы документирования, прослеживаются им по всем стадиям: от рассмотрения дела до его исполнения. Важно, что и формы доку­ментов, в которых фиксируется процесс рассмотрения, решения и исполне­ния дела, даются В. Beльд6pexтом в соответствии с выделенными этапами.

Задача канцелярии "доложить дело", что осуществляется посредством составления докладной записки - пространной или кратком. Это этап сбора и анализа информации н подготовки дела к рассмотрению и реше­нию. Следствием доклада является приговор, который в присутственных местах фиксируется в журналах н определениях, а в канцеляриях "началь­ствующих лип" в письменном мнении, составляемом по резолюции началь­ника. Этa стадия соответствует этапу принятия решения и его документи­рования. Последний этап - исполнение принятою решения. Кроме того, В. Вельдбрехт приводит формы документов, поступающих в учреждение и подлежащих рассмотрению власте:, указы, рапорты, предписания, сно­шения и другие установленные законом документы. Описание совокупнос­ти этих документов имеет значение для формирования представлений о системе документов, которые использовались в процессе производства дел, а в некоторых случаях инициировали рассмотрение дела.

Последние разделы работы В. Вельдбрехта затрагивают правила ве­дения книг, реестров и формирования дел. С точки зрения делопроизвод ства, это раздел, касающийся организации документооборота, точнее, его документирования - письменной фиксации движения документов в опре­деленных, установленных для этого формах. В этом же аспекте рассматри­вается и понятие дела - "как составленное по определенным правилам и относящееся к известному предмету собрание бумаг, бывших в рассмотре­нии учреждения и заключающих в себе выражение его решений".

Ф. Наливкин в "Руководстве к сочинению писем и бумаг", вышедшем в 1847 г., пишет: "Искусство сочинять письма и бумаги может иметь свою теорию, точно так же, как и всякое искусство".

В конце XIX в. И.И. Рихтер предпринимает первую попытку приме­нения десятичной системы классификации к классификации документов казенных железных дорог.

Таким образом, с середины XIX в. можно говорить о первых попыт­ках научного осмысления делопроизводственных процессов и появлении теоретиков в этой области деятельности.

Со второй половины XIX в. активно развиваются новые структуры управления (в банках, трестах, синдикатах, специальных органах надзора, многочисленных комитетах, комиссиях, советах и т. д.). Для ведения их дел требовалось большое количество секретарей и других канцелярских работников. Подготовка канцелярских работников в начале XIX в. проходила в самих министерствах. Согласно § 47 "Общего учреждения министерств" "министерские канцелярии и департаменты могут иметь некоторое число молодых людей сверх штата для приобучения их делам по разным частям ведения министерств и департаментов".

В середине XIX в. создаются школы стенографистов, в 1868 г. в Харькове были открыты специальные курсы подготовки секретарей, в конце века появляются курсы машинописи. В это же время возникают и специальные периодические издания. Так, с 1884 г. выходили журналы "Вестник контор и канцелярий", "Бюллетень конторщика", "Машинопись", "Стенография".

Во второй половине XIX в. в сфере управления начинает использо­ваться женский труд, что было связано с появлением новых средств связи - телеграфа и телефона.

В 1865 г. утверждены "Временные правила о порядке определения лиц женского пола на должности телеграфистов", а в 1874 г. установлены нормы численности женщин, которые могли занимать должности телеграфистов 3 раз­ряда. Эффективность работы женщин в телеграфной системе способствовала расширению сферы применения женского труда и Именным указом от 29 ноября 1869 г. женщины из числа окончивших курс в педагогических классах или выс­ших женских заведениях ведомства Императрицы Марии, стали допускаться на должности секретарей и бухгалтеров, но только в данном ведомстве.

В начале XX в. в свете общих преобразований права женщин на государ­ственную службу были значительно расширены, и в 1905 г. женщинам разреши­ли работать в канцелярии Государственной думы "по письмоводству и счетовод­ству". Но главным образом в Думе женщины работали как стенографистки.

Научно-технический прогресс в XIX в. вторгается и в сферу управле­ния, меняя стиль работы канцелярии. Появление новых средств связи (те­леграфа и в конце века телефона), аппаратов для размножения документов и особенно активное внедрение пишущих машин меняет состав канцеля­рий. К работе управленческого аппарата предъявляются требования большей оперативности, которая может быть достигнута только за счет более быстрой обработки и доставки документов, более тщательного их анализа и сбора информации, необходимой для решения вопросов, и более качественного и быстрого составления документов. Ведомства расписывают работу с документами уже в своих конкретных инструкциях по делопроиз­водству и начинают предпринимать попытки улучшить работу с документа­ми в рамках ведомства (например, военное ведомство, министерство путей сообщения). Можно сказать, что с последней четверти XIX в. начинается поиск путей рационализации делопроизводства на базе внедрения средств механизации. Однако эту работу прерывает начавшаяся Первая мировая война, а затем Октябрьская революция.

Рубежом в развитии специальности в России можно считать революцию 1917 г., приведшую к кардинальной смене власти и, соответственно, всей системы государственного аппарата управления.

Министерства сменили народные комиссариаты (наркоматы). Совет министров - Совет народных комиссаров (Совнарком). Аналогично изме­нились органы власти и управления на местах. Квалифицированный и обу­ченный управленческий персонал заменили наиболее грамотные рабочие и солдаты, не знающие управленческой работы и чаще всего недостаточно грамотные для ее выполнения. В результате общий уровень работы управленческого аппарата резко падает. В то же время начинает постепенно скла­дываться командная система управления, где абсолютно все права и ответ­ственность сосредотачиваются у руководителя. Канцелярия теряет положе­ние одного из главных структурных подразделений в аппарате и, соответ­ственно, все ее работники начинают рассматриваться только как техничес­кий персонал, к работе в ней привлекаются лица, не имеющие достаточно­го образования. Эта тенденция сохраняется в течение многих десятилетий.

Вместе с тем очень скоро обнаруживается, что сбои в работе с доку­ментами влекут за собой крупные просчеты в управлении в целом, и вопро­сами организации работы управленческого аппарата и делопроизводства в 1 920-е гг. начинают заниматься на высоком государственном уровне.

Эти же годы характерны для Америки и Европы широким внедрени­ем принципов научной организации труда (НОТ), которые предполагают изучение трудовых процессов, раскладывание их на части до простейших операций, обработки каждой из них и расчета норм выработки на каждую операцию.

В начале 1920-х гг. по инициативе председателя правительства (Совнар­кома) В. II. Ленина принципы научной организации труда начинают внедрять­ся в России и в сферу управления, для чего в 1922 г. при Наркомате рабоче-крестьянской инспекции (НК РКП) создается Отдел нормализации счето­водства, делопроизводства и складского дела в составе общего управления этого наркомата. Ею деятельность можно считать началом государствен­ной разработки проблемы совершенствования стиля работы государствен­ного аппарата и в первую очередь постановки делопроизводства. так как в этот период делопроизводство рассматривается как техника управления.

Следя за первыми шагами НК РКП в области совершенствования ра­боты государст венного aппарата, правительство летом 1922 г. ставит воп­рос о коренном изменении методов его деятельности. 1 сентября 1922 г. В.И. Ленин пишет письмо заместителю наркома PKИ А.В. Аванесову, нахо­дящемуся в это время в Германии.

"Достать литературу надо и немецкую и американскую. Собрать все сколько-нибудь ценное, особенно по части нормализации работы бюрократической (порядок обмена бумажек;: формы; контроль; переписка на машин­ке; запросы и ответы и т. д. и т. п.)... Я считаю, что нормализацию бумажной paботы мы должны выработать, и ее потом применять всюду. Это самое важное. Если Вас пустят посмотреть одно из лучших учреждений в Герма­нии или Норвегии, стоит остаться на недельку. Главное, нормы (т. е. сколько человек на такую-то сумму работы)".

21 - 23 сентября 1922 г. отделом нормализации была проведена Пер­вая московская инициативная конференция по нормализации техники уп­равления. На конференции с основным теоретическим докладом выступил заведующий отделом нормализации Н.А. Витке, обосновавший роль и перспективы развития отдела как опорного центра изыскании самих учрежде­ний в области совершенствования делопроизводства. Отдел нормализации представил на конференции первую большую методическую работу - две инструкции: по обследованию делопроизводства и ревизии складскою хозяйства.

Надо сразу же указать, что в процессе совершенствования работы госaппapaтa упор всегда делался и делается сегодня прежде всего на информационно-документационное обеспечение его деятельности, г. е. делопроиз­водство, потому и отдел нормализации в первую очередь занимался конт­ролем исполнения бумаг и ускорением их прохождения по инстанциям, т. е. документооборотом.

Однако один отдел был не в состоянии решать все задачи по совер­шенствованию деятельности госаппарата, и председатель СНК В.И. Ленин, считая эту работу важнейшей для советского правительства, в статьях "Как нам реорганизовать Рабкрин" и "Лучше меньше, да лучше" развивает идеи реорганизации Рабкрина, слияния его с Центральной контрольной комис­сией (ЦКК РКП (б) и предлагает основной функцией этого органа сде­лать совершенствование госаппарата.

XII съезд РКП (б) в 1923 г. реализует эти предложения В.IИ. Ленина, создав объединенный партийно-государственный орган ЦКК - ПК РКП, глав­ной задачей которого было постоянное совершенствование государствен­ного аппарата методами НОТ.

В объединенном ЦКК-НК РКП было образовано Управление по улучшению госаппарата, которому было поручено руководство всем дви­жением НОТ в стране^:".

Таким образом, с начала 1920-х п. появляется новое - рационализа­торское - направление работ в постановке делопроизводства.

Практическая рационализаторская деятельность проводилась Отделом административной техники. Эта работа требовала больших усилий и боль­шого количества служащих. Для удовлетворения широкого спроса со ст­ропы государственных учреждений, организаций, предприятий на рацио­нализаторские работы при НК РКП СССР в 1925 г. создается акционерное общество - Государственное бюро организационного строительства - "Oргстрой", деятельность которого была построена на началах хозрасчета и са­моокупаемости. В качестве пайщиков привлекались государственные уч­реждения, предприятия и организации.

В задачи "Оргсгроя" входили: реорганизация и постановка в учреж­дениях и на предприятиях делопроизводства и архива; разработка проектов административных структур учреждений и их частей; конструирование и издание бланков, форм документов, инструкции, руководств; снабжение учреждений и предприятий канцелярским оборудованием, мебелью, пишу­щими и счетными машинками; организация курсов по подготовке практи­ческих работников для всех видов административной и конторской работы. "Оргсгрой" быстро развернул свою деятельность и уже к 15 июня 1925 г. провел 79 работ в 61 учреждении.

Однако скоро выяснилось, что для эффективной деятельности Оргсгроя недостает серьезной научной базы. Необходимо было учреждение, которое обобщало бы накопленный в учреждениях опыт, вело бы методи­ческие и научные разработки. Таким учреждением стал организованный в 1926 г. при ПК РКП Институт техники управления (ИТУ).

На первом Всесоюзном совещании "Opгстроя" в 1929 г. сотрудничество ПК РКП, ИТУ и "Opгстроя" было охарактеризовано следующим обра­зом: «Наркомат является политическим руководителем, вырабатывающим основные директивы по организации госаппарата на основе всестороннего анализа, а Институт должен своей научной работой питать постановочную работу Оргстроя, а последний, в свою очередь, обогащает исследователь­ские работы Института своим богатым экспериментальным материалом».

В задачи института входили:

а) научная разработка вопросов техники управления, изучение техни­ки работы учреждений и выработка систем и практических мероприятий
по рационализации техники управления;

б) консультация и популяризация достижений в области техники управления.

Выполняя эти задачи, институт стал общесоюзным научно-методи­ческим центром.

Особенно тесно была связана деятельность ИТУ с Оргстроем. "Opгстрой" вел обследование учреждений и предприятий, разработку для них рациональной структуры и делопроизводства на основе методических ука­заний и инструкций ИТУ.

Под делопроизводством работники ИТУ понимали в первую очередь документооборот. Поэтому и проекты МТУ по делопроизводству касается главным образом рационализации документооборота. Методика проведения обследования и opi проектирования отражена в опубликованных работах инструкторов ИТУ - Вл. Мейльмана "Руководство по делопроизводству учреж­дений и предприятий" и С.Н. Голубова "Структура и документация".

Деятельность по рационализации делопроизводства складывалась из следующих этапов: ориентировочного обследования, детального обследо­вания, анализа собранных материалов, разработки проекта, прогноза его эффективности, практического внедрения (постановки).

Институтом были разработаны и применялись разнообразные научно обоснованные методы обследования постановки делопроизводства: непос­редственное наблюдение, опрос (интервьюирование), анкетирование, фо­тографии и самофотографии рабочею дня, хронометраж. При обследова­нии делопроизводственного процесса часто применялся метод изучения операции в натуре.

Сотрудники ИТУ на составляемых ими графиках показывали не толь­ко существовавший порядок прохождения документов, но и предлагаемый ими вариант. Графики помогали наглядно увидеть, какие операции и инстанции выпадают при рациональной организации работы с документами.

ИТУ провел исследование систем регистрации документов; изучая исполнение документов, сотрудники института обращали внимание на вопросы составления документов, порядок их подписания, изготовления со­проводительных писем, установление сроков исполнения и контроля за ис­полнением документов; изучался порядок организации хранения докумен­тов в структурных подразделениях (отдельно законченных документов и незаконченных переписок), составление номенклатуры дел, разработки при­знаков классификации документов.

Особенно большое значение в институте придавалось вопросам клас­сификации. В готовые проекты составной частью часто входили разрабо­танные классификаторы.

Занимаясь архивом, разработчики выясняли, централизовано ли хра­нение законченных дел или они хранятся у исполнителей, каков способ хра­нения папок (вертикальный или горизонтальный), есть ли классификатор дел и описи.

В результате обследования создавался "проект реорганизации общего делопроизводства".

Все обнаруженные недостатки ИТУ предлагал устранить путем вне­дрения в практику "Новой системы делопроизводства". Каждый проект на­чинался с изложения общих принципов построения системы делопроизвод­ства, которые сводилось к следующему:

• организация делопроизводства должна быть единой для всего учреждения;

• количество инстанций, через которые проходит каждый документ, сокращается до минимума;

• справочная работа обеспечивается с наименьшей затратой энергии и времени;

• контроль исполнения документов должен быть проверкой по существу, а не носить формальный характер;,

• наблюдение, руководство и ответственность за постановку делопро­изводства возлагается на определенное лицо.

Интересную работу провел ИТУ совместно с управлением Центрархива РСФСР по разработке нового порядка хранения и ликвидации архив­ных документов, который нашел свое отражение в "Правилах постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях РСФСР" (1928). ИТУ предлагал всем наркоматам и другим учреждениям с помощью Центрархива составить перечни категорий дел документов, обращающихся в делопроизводстве данного ведомства, в том числе и подлежащих передаче органам Центрархива с указанием сроков хранения и способов ликвидации для каждой категории дел.

Институт внес также ряд предложений о порядке передачи дел из ар­хивов действующих учреждений в государственные архивы.

Попыткой обобщения норм и требований ПТУ к рациональной организации делопроизводства явились "Общие правила документации и доку­ментооборота", проект которых был опубликован в 1931 г. "Общие прави­ла..." с позиций сегодняшнего дня являются наиболее крупной, удачной и обобщающей работой института. Их предлагалось сделать практическим руководством для постановки делопроизводства в учреждениях, организа­циях и предприятиях СССР. Поэтому в них были охвачены все стадии обра­ботки документов, давались детальные указания по постановке общего де­лопроизводства и приводились приблизительные нормы выработки.

Ликвидация института помешала претворению "Правил" в жизнь.

Помимо "Общих правил" ИТУ был создан ряд типовых и индивидуальных инструкций но делопроизводству.

В рационализаторской работе Института техники управления боль­шое место занимали вопросы стандартизации.

Деятельность по разработке стандартов развивалась в четырех направ­лениях: а) форм документации; б) материалов, применяемых в делопроизводстве (бумага, ленты для пишущих машин, чернила и т. д. в) средств кон­торского груда (ручки, перья, механические приспособления); г) предметов конторского оборудования, главным образом мебели.

Одной из основных работ, проведенных Кабинетом стандартизации, была стандартизация форматов бумаги.

Был разработан и утвержден ряд стандартов писчебумажных изделий: писчая бумага в листах, счетоводная бумага, почтовая бумага, тетради школь­ные и общие, правила упаковки и маркировки и т. д.

Особо следует отметить популяризаторскую деятельность Оргстроя и ИТУ,. результатом которой явилось открытие в апреле 1928 г. специальной выставки-музея. Основная цель выставки-музея состояла в наглядном озна­комлении специалистов-рационализаторов и сотрудников учреждений с достижениями в области рационализации госаппарата.

Институт вел значительную публикаторскую работу. Были изданы oтчеты о его деятельности, выходил журнал "Техника управления", на стра­ницах которого отражались результаты научных, методических и практи­ческих разработок института. Институтом был подготовлен ряд крупных изданий. Например, книга Вл. Мейльмана "Руководство по делопроизвод­ству учреждений и предприятий", монография Т. Попова "Новая система делопроизводства центральных государственных учреждений", курс лекций С.Голубова "Структура и документация, брошюра Л. Мануйлова "Специальные делопроизводства. Личный состав. Зарплата. Распоряди тельство. Контроль исполнения" и др.

Однако попытки института применить в своей работе "буржуазные теории" построения госаппарата, пропаганда функционального его построения, осужденного впоследствии XVII съездом партии, привели к ликви­дации института в апреле 1932 г.

После ликвидации Института техники управления проблемы рационализации делопроизводства были переданы ведомствам, каждое из кото­рых решало их применительно к своей системе.

Таким образом, с позиции сегодняшнею дня можно сделать, как нам кажется, достаточно обоснованный вывод о том, что в 20-е годы в области документационного обеспечения управления создаются новые виды про­фессиональной деятельности -развивается научная и появляется оргпроектная работа. Уже опыт ИТУ и Оргсгроя показывает, что сфера научных изысканий в этой области обширна: от унификации oтдельных форм документов до разработки унифицированных систем докумем тации, классификации документов, установления критериев и приемов определения цен­ности документов и соответственно сроков их хранения, организации документооборота, и все это с учетом внедрения новейших для каждого этапа средств механизации, создания и обработки документов.

"Оргстрой" и ПТУ начали систематическую opгпроектную paбoтy по заказу конкретных организаций. Для такой paбoты нужен специалист очень высокой квалификации. Он должен быть в курсе всех новейших достиже­ний рациональной постановки управленческою труда и делопроизводства, уметь изучить и проанализировать состояние делопроизводства в opганизации-заказчике и спроектировать, учитывая особенности и возможности этой организации, рациональную систему документационного обеспечения управленческой деятельности. С начала 30-х гг.. с закрытие ИТУ и Opгстроя почти на два десятилетия эти работы прекращаются.

В 30-е годы в общегосударственном масштабе вопросами постановки делопроизводства в ведомствах интересуется лишь архивная служба. Это было связано с тем, что в 30-е гг. в советских учреждениях уже отложилось значительное количество документов, созданных в процессе их деятельности. Государственные архивы начинают работу по приему этих доку­ментов на постоянное хранение. Естественно, что встает проблема ycтановления сроков хранения документов. Архивные органы активно помогают ведомствам в разработке отраслевых перечней документов с указанием _/ сроков хранения. Кроме того, в процессе приема дел oт учреждений на архивное хранение отчетливо выявляется плохое состояние делопроизводства в учреждениях, что напрямую сказывается на сохранности документов и на порядке их формирования и оформления.

Архивные органы оказывают ведомствам помощь в составлении инструкций по делопроизводству. Составление перечней и инструкции по делопроизводству в 1930-е гг. было основным направлением работ по упорядочению делопроизводства.

Интенсивное развитие экономики и всех сфер жизни общества вызы­вает постоянное увеличение объемов информации в сфере управления и все остpee ставит проблему механизации управленческого труда. Весной 1941 г. состоялось Первое межотраслевое совещание по оргтехнике, созван­ное Всесоюзным научным инженерно-техническим обществом машиностроения (ВНИТОМАШ) для обсуждения вопросов механизации управлен­ческого труда. Так как в сфере управления можно механизировать прежде всего работу с документами, на совещании были затронуты вопросы состояния делопроизводства в стране. Разнобой в составлении и оформлении документов и работе с ними не позволял внедрять средства механизации.

Совещание наметило программу мероприятий по улучшению поста­новки делопроизводства. Она включала:

создание организационно-методическою центpa для руководства постановкой делопроизводства в учреждениях, организациях, предприятиях;

разработку положения о делопроизводстве для всех учреждений, орга­низации и предприятий СССР в качестве общеобязательных норм;

разработку положения о кадрах канцелярских работников, определя­ющего их права, обязанности, должностные характеристики.

широкую механизацию труда работников, развертывание производcтва документационной техники;

проведение унификации и трафаретизации служебной документации.

становление единой системы подготовки переподготовки канце­лярских кадров всех звеньев путем создания для этого единого руководя­щего учебного центра, который обеспечил бы разработку единых типовых программ, учебников и учебных пособий по делопроизводству;

введение в программу средних школ по русскому языку изучения пра­вил составления служебных документов;

создание Всесоюзного научно-исследовательского института для научной разработки вопросов постановки делопроизводства в советских уч­реждениях, организациях и предприятиях.

Как показывает программа, совещание намечало продолжить на но­вой основе работы, начатые Институтом техники управления Opгстро­ем, и что следует особо отметить, ставило вопрос о подготовке квалифи­цированных кадров для служб делопроизводства. Начавшаяся Великая Оте­чественная война не позволила реализовать эту программу.

Однако в эти годы Главное архивное управление завершает серьез­ную работу, проводившуюся в течение длительного времени, и создает проект "Инструкции по постановке документальной части и охране докумен­тальных материалов в текущем делопроизводстве учреждений, организа­ций и предприятий Союза ССР" (1943). В основу проекта инструкции были положены требования:

создание единых норм по постановке делопроизводства, обязатель­ных для всех учреждений, организаций и предприятий Союза ССР;

создание на основе этих норм ведомственных инструкций по дело­производству, в которых должна быть отражена специфика постановки де­лопроизводства в данном ведомстве.

Вновь к вопросам совершенствования постановки делопроизводства в стране активно возвращаются лишь в середине 1950-х гг. после постанов­ления ЦК КПСС и решений XX съезда КПСС о перестройке paботы госап­парата.

В "Положении о Государственном архивном фонде Союза ССР", ут­вержденном постановлением Совета Министров СССР от 13 августа1958 г. кон роль за постановкой документальной части текущего делопроизводства возлагается на Главное архивное управление МВД СССР и соответствующие республиканские и местные архивные opганы. С этого периода архивные органы возглавляют в стране методические работы по постановке делопроизводства.

Резкое отставание в повышении производительности управленческо­го труда и, следовательно, в оперативности работы госаппарата можно было ликвидировать прежде всего за счет внедрения средств механизации в работу с документами, так как управленческий труд весь пронизан информационными потоками, базируется на получении, распределении, обработке и хранении информации, носителем которой в середине XX в. выступали только документы на бумажной основе.

10 декабря 1959 г. Совет Министров СССР принимает постановление о механизации труда инженерно-технических работников и_работников адми­нистративно-управленческого аппарата, в котором была намечена обшир­ная программа выпуска средств механизации делопроизводства. Но механизировать возможно только унифицированные процессы, и с помощью машин обрабатывать унифицированные предметы, детали и т. д. В связи с этим прежде чем механизировать работу с документами, необходимо было привести к определенному единообразию как сами документы, так и операции по их обработке. Постановлением Coвета Министров от 10 декабря

Дата добавления: 2013-12-12