ГЛОССАРИЙ. 2. Что такое электронный документ?

Контрольные вопросы к теме

1. Что такое бумажный документ?

2. Что такое электронный документ?

3. В чем заключается процесс выработки и проверки ЭЦП?

4. Какие компоненты необходимы для успешного применения ЭЦП?

5. Как классифицируются системы электронного документооборота?

6. Каковы основные требования к системам электронного документооборота?

7. Опишите системы электронного документооборота, которые Вы знаете.

Автор документа – физическое или юридическое лицо, создавшее документ.

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий конкретные факты или действия.

Анкета – документ, содержащий вопросы по определенной теме и ответы на них.

Бланк должностного лица – бланк документа, на котором воспроизведена должность автора документа.

Бланк конкретного вида документа – бланк документа, предназначенный для составления документов определенного вида.

Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Бухгалтерские документы – документы необходимые для ведения бухгалтерского чета и являющиеся письменным доказательством совершенствования финансовых, хозяйственных операций.

Внутренний документ – официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

Внутренняя опись документов дела – учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.

Входящий документ – документ, поступивший в организацию.

Государственная тайна – защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности.

Государственный стандарт – нормативный документ, разрабатываемый на продукцию, работы и услуги, имеющие межотраслевое значение, содержащий требования и основные характеристики продукции, работ и услуг.

Дело – совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Делопроизводство, документационное обеспечение управления – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Документ (документированная информация) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документ временного хранения – документ с установленным сроком хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению.

Документ на машинном носителе – документ созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.

Документ постоянного хранения – документ, которому в соответствии с нормативными документами и иными правовыми актами установлено бессрочное хранение.

Документация – совокупность документов по определенному предмету.

Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

Жалоба – письменное или устное обращение физических или юридических лиц в государственные или общественные органы по поводу нарушения прав и охраняемых законом интересов.

Журнал учета документов – журнал, составленный по определенной форме и содержащий записи о документах и операциях с ними.

Заголовок дела – краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле.

Заявление – документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника.

Индекс дела, номер дела – цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку.

Индивидуальный срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.

Инструкция по документационному обеспечению деятельности учреждения (по делопроизводству) – документ, регламентирующий правила приемы и процессы создания, документов и порядок работы с ними в учреждении.

Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

Информационные ресурсы – отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других видах информационных систем).

Информационные продукты (продукция) – документированная информация, подготовленная в соответствии с потребностями пользователей и предназначенная или применяемая для удовлетворения потребностей пользователей.

Информационные процессы – процессы создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и потребления информации.

Исходящий документ – официальный документ, отправляемый из учреждения.

Код – знак (символ) или совокупность знаков (символов), принятых для обозначения классификационной группировки или объекта классификации.

Код организации – идентификатор организации, учреждения, предприятия, выраженный при помощи условного цифрового обозначения.

Код формы документа – идентификатор документа, являющийся условным цифровым обозначением.

Контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Конфиденциальная информация – документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Нормативный документ – документ, изданный уполномоченным на то органом и устанавливающий нормы, правила постоянного или временного действия, рассчитанный на обязательное применение.

Общий бланк – бланк документа, используемый для подготовки всех организационно-распорядительных документов, за исключением писем.

Объем документооборота – количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

Объяснительная записка – документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Организация работы с документами – организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.

Оформление дела – подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

Оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.

Перечень документов со сроками хранения – систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях решения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией.

Подлинник документа – первый или единичный экземпляр официального документа.

Постановление – правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Республики Беларусь в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.

Протокол – документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов.

Регистрация документов – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.

Решение – правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Срок исполнения документа – срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.

Табель унифицированных форм документов – срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом.

Типовой срок исполнения документов – срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом.

Формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Формуляр документа – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Формуляр образец документа – модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

Экспертиза ценности документов – отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Дата добавления: 2013-12-12