Учет расчетов с подотчетными лицами (счет 71)

Подотчетными лицами являются работники организации, получившие авансом наличные денежные средств на предстоящие административно-хозяйственные, командировочные расходы. Учет расчета с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71.

Дебетовое сальдо по счету 71 отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию. Кредитовое сальдо по счету 71 отражает сумму не возмещенного предприятием перерасхода подотчетного лица. Счет 71 имеет развернутое сальдо: дебетовый остаток показывается в активе баланса, а кредитовый остаток – в пассиве.

По Дт счета 71 записывают выданные под отчет суммы аванса – Дт71 Кт50, а так же суммы возмещаемого перерасхода.

По Кт счета 71 учитывают суммы, использованные согласно авансовым отчетам, а так же возмещенные в кассу согласно приходным ордерам.

Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм служит журнал-ордер №7. В установленные сроки подотчетные лица обязаны представить отчеты о действительно-израсходованных суммах с приложением оправдательных документов. Например: отчет по командировочным отчетам должен быть представлен в течение 3-х дней по возвращению из командировки. В служебную командировку работник отправляется по распоряжению руководителя, чтобы выполнить какое-либо служебное поручение вне места постоянной работы. Командируют не только постоянных работников, но и временных сезонных работников, но так же работающих по совместительству.

Согласно Трудовому Кодексу запрещается отправлять в командировку беременных женщин и несовершеннолетних работников.

Чтобы бухгалтер выдал сотруднику аванс необходимо:

1) составить и подписать служебное задание у непосредственного начальника работника, который едет в командировку. Руководитель организации утверждает служебное задание;

2) на основании служебного задания отдел кадров издает приказ-распоряжение и оформляет командировочное удостоверение;

3) получив командировочное удостоверение, бухгалтер подписывает расходный кассовый ордер на аванс. Дт71 Кт50 – аванс получен из кассы;

4) вернувшись из командировки, работник в течение 3-х дней сдает в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах. К авансовому отчету прилагаются:

- командировочное удостоверение;

- первичные документы, подтверждающие расходы (проездные билеты, счета и т.д.);

5) в бухгалтерии авансовые отчеты проверяют и определяют расходы, подлежащие утверждению. Дт08,10,25,26 Кт71 – на сумму списанных документально подтвержденных командировочных расходов. Не использованные деньги возвращают в кассу – Дт50 Кт71;

6) командированному работнику возмещают все произведенные им расходы документально подтвержденные: на проживание в размере фактических расходов по найму жилого помещения. Этому работнику так же оплачивают расходы на проезд, куда входят: оплата билета на самолет, поезд или другой общественный транспорт, услуги по предварительной продаже билетов, стоимость постельных принадлежностей в поездах, проезд общественным транспортом, кроме такси, к вокзалам, если они находятся за чертой города и расходы на страхование пассажиров на транспорте. Затраты на проживание могут включать: услуги прачечной, парикмахерской, которые оказывают в гостинице, кроме сумм потраченных в баре, ресторане, за пользование бассейном, сауной. Расходы на проезд не имеют ограничения.

Дата добавления: 2013-12-12