Во внутреннем круге расположена дополнительная функция.

Анализ использования времени

Одним из способов анализа использования времени может служить составление инвентарной описи всех видов деятельности, в которых вы участвовали как руководитель. Хорошим подспорьем здесь могут служить следующие рабочие таблицы

(СЛАЙД) – анализ видов деятельности и расхода времени

(СЛАЙД) – листок «дневных помех» (перерывов в работе). Сюда заносятся все помехи, которые тормозят или нарушают запланированный или планомерно осуществляемый трудовой процесс: телефонные разговоры, незаявленные посетители, время, потраченное на ожидание и т.п.

(РАЗДАТОЧНЫЙ МАТЕРИАЛ) с помощью следующей самоанкеты из 50 пунктов вы можете сами проанализировать практиковавший вами до сих рабочий стиль и определить, в каких сферах вы теряете время.

ФУНКЦИИ САМОМЕНЕДЖМЕНТА

Ежедневное решение разного рода задач и проблем можно представить в виде ряда различных функций, которые находятся в определенной взаимозависимости между собой, и, как правило, осуществляются в определенной последовательности.

(СЛАЙД) Деятельность руководителя можно представить через следующие виды деятельности или функции.

1. Постановка цели. Анализ и формирование личных целей.

2. Планирование. Разработка планов и альтернативных вариантов своей деятельности.

3. Принятие решений. Принятие решений по предстоящим делам.

4. Реализация и организация. Составление распорядка дня и организация личного трудового процесса в целях реализации поставленных задач.

5. Контроль. Самоконтроль и контроль итогов.

6. Информация и коммуникация. Вокруг этой функции в известной мере вращаются все остальные функции, поскольку коммуникация как обмен информацией необходимы во всех фазах процесса самоменеджмента.

ПОСТАНОВКА ЦЕЛИ

Процесс постановки цели охватывает три фазы (СЛАЙД)

Обеспечьте сначала ясность цели, для чего с помощью предложенный вопросов опишите сначала, чего вы конкретно хотите достичь (жизненные цели)

ПЛАНИРОВАНИЕ

Планирование в круге самоменеджмента означает подготовку к реализации целей. Затрачивая больше времени на планирование, вы сокращает время на исполнение и экономите время в целом.

Правила и принципы планирования.

1. основное соотношение 60: 40. Составляйте план лишь на определенную часть своего рабочего времени, как показывает опыт, лучше всего на 60%. События, которые трудно предусмотреть, отвлекающие моменты («поглотители времени»), а также личные интересы и потребности не могут быть запланированы целиков. Соответственно свое время надо распределить между тремя блоками.

(СЛАЙД)

2. реалистичное планирование. Планируйте лишь тот объем, с которым вы реально можете справиться.

3. письменная форма. В этом случае ничего не будет потеряно и вы будете всегда иметь полный обзор дел.

4. фиксация результатов вместо действий. Фиксируйте в планах результаты или цели (конечное состояние), а не просто какие – либо действия.

Пример: вместо «позвонить господину Иванову» лучше «согласовать с г-ном Ивановым программу для компьютера»

5. установление временных норм. Задавайте точные временные нормы, предусматривайте в своей плане ровно столько времени на то или иное дело, сколько оно действительно требует.

Опыт показывает: На работу, как правило, тратится столько времени, сколько его имеется в распоряжении.

Если вы, например, назначили на промежуток между 10 и 12 часами совещание, то оно продлится именно два часа, хотя его цель может быть достигнут намного быстрее.

Дата добавления: 2013-12-12