Документ как юридическая основа хозяйственных ситуаций

Для сплошного и непрерывного отражения объектов бух­галтерского учета необходимо прежде всего фиксировать каж­дую хозяйственную операцию. Финансово-хозяйственная де­ятельность организации сопровождается выполнением многочисленных операций. С этой целью применяется элемент метода бухгалтерского учета — документация — основной способ наблюдения за хозяйственной деятельностью орга­низации, ее первичного контроля. Каждая операция незави­симо от объема и содержания в момент ее совершения офор­мляется документом и является первым этапом учета.

Документ (от лат. documentum — поучительный пример, свидетельство, доказательство) представляет собой письмен­ное доказательство, подтверждающее факт совершения хозяй­ственной операции, право на ее совершение.

Документация служит основанием для последующих бух­галтерских записей и обеспечивает точность, достоверность и бесспорность учетных показателей, а также возможность их

«контроля.

г Документы являются средством, при помощи которого осуществляется сама финансово-хозяйственная деятель­ность. Они используются для оперативного руководства и управления организацией. На основании документов ведется повседневное наблюдение за движением товарно-матери­альных ценностей, денежных средств организации, уста­навливается законность и целесообразность тех или иных операций. Документы подтверждают достоверность учет­ных данных, помогают выявить ошибки в бухгалтерском

учете.

Документы имеют правовое значение, они используют­ся в качестве доказательства при спорах между организаци­ями и лицами. Только правильно и своевременно оформ­ленные документы имеют доказательную силу в арбитраже! я судебных инстанциях. Документы служат основанием для судебно-бухгалтерской экспертизы, проводимой по решению прокуратуры, суда, арбитража, следственных органов.

Документы имеют контрольное значение, так как дают возможность проверять сохранность ценностей, предупреж­дать случаи хищения. Большое значение имеют документы при проведении документальных ревизий, аудиторских про­верок хозяйственно-финансовой деятельности организации. Документы используют, анализируя результаты работы орга­низации. Именно документ является основой информационной системы организации, которая используется в управле­нии. В Законе Российской Федерации «Об информации, ин­форматизации» говорится: «Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, установленном органами государ­ственной власти, ответственными за организацию делопро­изводства, стандартизацию документов, их массивов, безо­пасность Российской Федерации».

Основными направлениями документации являются уни­фикация и стандартизация.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбоме унифи­цированных форм первичной учетной документации.

Унификация форм первичной учетной документации име­ет большое значение для совершенствования учета, так как устанавливает и закрепляет единые требования к докумен­тированию хозяйственной деятельности организаций, сис­тематизирует учет, исключает из оборота устаревшие и про­извольные формы, способствует рациональной организации учета.

За последние годы утверждено 250 унифицированных форм первичной документации, в том числе:

• по учету труда и его оплаты; по учету основных средств и нематериальных активов; по учету материалов; по учету работ в капитальном строительстве (постановление Гос­комстата России от 30.10.98 № 71ф);

• по учету результатов инвентаризации; по учету кассо­вых операций (постановление Госкомстата России от 18.08.98 № 98) и др.

Данные формы первичной учетной документации распро­страняются на юридических лиц независимо от форм собствен­ности, осуществляющих деятельность на территории РФ.

В унифицированные формы первичной учетной докумен­тации (кроме форм по учету кассовых операций) организация при необходимости может вносить дополнительные реквизи­ты. Исключение отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядитель­ным документом организации.

Унифицированные документы — это типовые докумен­ты, утвержденные в установленном порядке и предназначен­ные для оформления однородных операций в организациях с различной формой собственности и различными отраслевы­ми особенностями.

Стандартизация документов— установление одинаковых, стандартных размеров для типовых документов, что позво­ляет сократить расход бумаги на изготовление документов, упрощает их обработку и хранение.

Документы должны составляться своевременно, как пра­вило, в момент совершения операции, или, если это невоз­можно, — непосредственно по окончании операции.

При реализации товаров, продукции, работ и услуг с при­менением контрольно-кассовых машин допускается состав­ление первичного учетного документа не реже одного раза в день по его окончании на основании кассовых чеков.

В документах должны быть заполнены все реквизиты, отражающие достоверные данные. Документы могут запол­няться пастой шариковых ручек, химическим карандашом, при помощи пишущих машин или полностью автоматизиро­ванным путем. Документ должен быть оформлен четко, ясно, без помарок, производить записи в документах простым ка­рандашом не разрешается. Итоговые записи, связанные с пе­редачей ценностей, должны быть прочеркнуты.

Перечень лиц, имеющих право подписи документов, ут­верждает руководитель организации по согласованию с глав­ным бухгалтером.

Для оптимизации процесса обработки документов необ­ходимо четко организовать документооборот.

Документооборот — это движение документов на пред­приятии с момента их создания или получения до заверше­ния их исполнения и передачи в архив.

Понятие документооборота включает в себя составление графика прохождения документов, контроль за правильнос­тью оформления документов и соответствующим отражением операции по счетам бухгалтерского учета. Оптимизация документооборота позволяет установить количество необхо­димых документов и число работников, которые обращаются с данными документами.

При составлении графика должны быть соблюдены сле­дующие требования:

• первичные учетные документы, принимаемые бухгалте­рией, должны иметь все обязательные реквизиты;

• при приеме документов должна проверяться правиль­ность арифметических вычислений;

• документы должны оформляться в соответствии с тре­бованиями законодательных и нормативных актов;

• все исправления в документах должны быть заверены подписями лиц, ответственных за их составление, с ука­занием даты исправления;

• по любой сделке должны быть представлены все необ­ходимые документы (договор и дополнения к нему, на­кладная или акт о выполнении, счет-фактура, платеж­ное поручение).

На начальном этапе составления графика документообо­рота главный бухгалтер устанавливает круг лиц, работающих с первичными документами (работники отдела снабжения, лица, ответственные за реализацию, — маркетологи). В офи­циальном порядке до их сведения доводятся правила оформ­ления первичных документов и сроки предоставления дан­ных документов в бухгалтерию. В соответствующем приказе руководителя организации также должна устанавливаться ответственность за несвоевременное предоставление докумен­тов в бухгалтерию.

Своим распоряжением по бухгалтерии главный бухгал­тер обязывает принимать только документы, оформленные в установленном порядке. Бухгалтер, принявший документы, оформленные с нарушением правил, несет персональную от­ветственность.

Контролю подлежит также правильность отражения опе­раций на счетах бухгалтерского учета, для чего к каждому первичному учетному документу прилагается перечень бух- галтерских записей с указанием даты и фамилии ответствен­ного бухгалтера. На этом этапе устанавливается контроль за правильностью оформления первичных учетных документов и отражения на их основании хозяйственных операций на сче­тах бухгалтерского учета.

Главному бухгалтеру необходимо оптимизировать доку­ментооборот. При этом устанавливается:

• перечень первичных документов, применяемых на пред­приятии;

• кто из работников предприятия имеет право подписы­вать данные документы и несет ответственность за пра­вильность их оформления и своевременность представ­ления в бухгалтерию;

• рабочая схема действующих отделов организации;

• порядок движения каждого документа между отделами организации и крайний срок представления документов конечному потребителю информации (например, бухгал­терии);

• график движения документов внутри бухгалтерии, по­зволяющий своевременно организовать начисление на­логов и составление бухгалтерской отчетности.

После составления графика каждому лицу, участвующе­му в документообороте, вручается соответствующая выписка и определяется ответственность за невыполнение требований

документооборота.

График документооборота позволяет улучшить конт­роль со стороны бухгалтерии за всей работой организа­ции, т.е. повышает эффективность всей учетной работы

организации.

При составлении графика документооборота учитывают требования, предъявляемые к рациональной организации документооборота: кратчайший путь движения документов, указание конкретных исполнителей, минимальные сроки прохож­дения по инстанциям.

Рациональная организация документооборота усиливает контрольные функции учета, ускоряет сроки составления бухгалтерской отчетности, повышает оперативность бухгалтерс­кого учета, необходимую при управлении предприятием.

Дата добавления: 2013-12-12