Их применения

КЛАССИФИКАТОРЫ, КОДЫ И ТЕХНОЛОГИЯ

Классификаторы и коды

Структура и содержание информационного обеспечения.

УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ

ЛЕКЦИЯ 3. КОМПЬЮТЕРНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ОБРАБОТКИ

ВОПРОСЫ:

1. Структура и содержание информационного обеспечения. Классификаторы и коды.

2. Технология ведения электронного документооборота.

Информационное обеспечение (ИО) — важнейший элемент авто­матизированных информационных систем — предназначено для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта и являющейся основой для принятия управленческих ре­шений.

В теории автоматизированных систем обработки управленче­ской информации ИО принято делить на: системы показателей данной предметной области (например, показатели бухгалтерского учета, финансово-кредитной деятельности, анализа и др.); системы классификации и кодирования; документацию; потоки информа­ции — варианты организации документооборота; различные ин­формационные массивы (файлы), хранящиеся в машине и на ма­шинных носителях и имеющие различную степень организации.

Наиболее сложной организацией является автоматизированный банк данных, включающий массивы для решения регламентных задач, выдачи справок и обмена информацией между различными пользователями.

В ходе проектирования ИО, выполняемого совместно с пользо­вателями-управленцами, осуществляются следующие работы:

• определяются состав показателей, необходимый для решения управленческих задач, их объемно-временные характеристики и информационные связи;

• разрабатываются различные классификаторы и коды; изучает­ся возможность использования общегосударственных классифика­торов;

• выявляется возможность применения унифицированной сис­темы документации для отражения показателей, проектируются формы новых первичных документов, приспособленных к требо­ваниям машинной обработки;

• ведется организация информационного фонда; определяются состав базы данных и его организация; проектируются формы вы­вода результатов обработки.

Основу информационной системы составляют классифика­торы и кодификаторы технико-управленческой информации. Система классифи­кации — совокупность правил и результат распределения заданного множества объектов на подмножества в соответствии с признаками сходства или различия. Различают два метода классификации [3].

Иерархический метод — между классификационными группировками уста­навливаются отношения подчинения, последовательной детализации свойств типа: класс — подкласс — группа — подгруппа — вид и т. д. В иерархической классификации каждый объект попадает только в одну классификационную группировку, объединение группировок одного иерархического уровня дает исходное множество объектов. Глубина иерархии определяется классифика­ционными признаками.

Фасетный метод — исходное множество объектов разбивается на подмноже­ства в соответствии со значениями отдельных фасетов. Фасет — набор значе­ний одного признака классификации. Фасеты взаимно независимы. Каждый объект может одновременно входить в различные классификационные груп­пировки.

Группи­ровка информации осуществляется на основе систем классифика­ции и кодирования, позволяющих представить технико-управлен­ческую информацию в форме, удобной для ввода и обработки дан­ных с помощью вычислительной техники. Управленческая инфор­мация фиксируется в документах в виде цифр и букв.

Количественно-суммовые основания показателей имеют циф­ровое выражение, а признаки — буквенно-цифровое. К таким при­знакам можно отнести, например, название учреждения (подразде­ления), фамилию работающего, вид операции, которые не всегда удобны для автоматизированной обработки. Чтобы сделать эту ин­формацию удобной для восприятия человеком и машиной, потре­бовалось создание специальных средств формализованного описа­ния управленческой информации. Эти средства включают целый ряд разработанных классификаторов, входящих в Единую систему классификации и кодирования (ЕСКК).

Систематизация управленческой информации вызывает необхо­димость применения самых разнообразных классификаторов:

Общегосударственных, разрабатываемых в централизованном порядке и являющихся едиными для всей страны.

Отраслевых, единых для какой-то отрасли деятельности. Как правило, отраслевые классификаторы разрабатываются в типовых проектах автоматизированной обработки. Например, для бухгал­терского учета составлены коды планов счетов, видов оплат и удержаний из заработной платы, видов операций движения мате­риальных ценностей и др.

Локальных, которые составляются на номенклатуры, харак­терные для данного предприятия, организации, банка (коды та­бельных номеров, подразделений, клиентов и др.). Разработка ло­кальных кодов ведется на местах.

Общегосударственные классификаторы (ОК) начали создавать­ся в стране по постановлению Правительства в 1970-х годах и в на­стоящее время их создано около четырех десятков. Условно Об­щегосударственные классификаторы делятся на 4 группы:

1. Классификаторы трудовых и природных ресурсов, например ОК профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

2. Классификаторы структуры отраслей (ОК отраслей народного хозяйства — ОКОНХ), органов управления (система обозначе­ний органов государственного управления — СООГУ), админи­стративно-территориального деления (система обозначений административно-территориальных объектов — СОАТО), предприятий и организаций (ОКПО), форм собственности (ОКФС).

3. Классификаторы продукции (ОК промышленной и сельскохо­зяйственной продукции — ОКП, ОК строительной продукции).

4. Классификаторы технико-управленческих показателей (ОКТЭП), управленческой документации (ОКУД), системы обозначений единиц измерения и др.

Приведем примеры построения некоторых ОК, имеющих наи­большее применение при автоматизированной обработке учетной и финансово-кредитной информации.

Идентифицированный номер налогоплательщика (ИНН) — де­сятизначный; первый и второй знак означают территорию, третий и четвертый — номер государственной налоговой инспекции, ос­тальные — номер налогоплательщика и контрольный разряд.

ОК отрасли (ОКОНХ) предназначен для анализа структуры от­раслей.

Код — пятизначный, построен по комбинированной системе и включает пять группировочных признаков: отрасль, подотрасль, вид, группа, подгруппа.

ОК предприятий и организаций присваивается органами госу­дарственной статистики предприятиям, организациям, фирмам любой формы собственности. Состоит из трех блоков: 1 — регист­рационный номер, 2 — наименование организации, 3 — ведомст­венная, территориальная и отраслевая принадлежность предпри­ятия, организации, фирмы. Регистрационный номер проставляется предприятиями и организациями в формах финансовой отчетно­сти. Два других блока используются органами государственной ста­тистики для автоматического ведения ОКПО в электронно-вычислительной машине. Регистрационный номер состоит из 7 знаков, построен по комбинированной системе, первые два знака означают принадлежность к отрасли, последние — порядковый номер предприятия, организации; например: отрасли промышлен­ности присвоен код — 01, лесному хозяйству — 05 и т.д.

Приступая к составлению классификаторов, прежде всего, сле­дует выяснить, какие общегосударственные и отраслевые класси­фикаторы можно использовать при решении данной задачи, и только затем приступают к составлению локальных кодов. Класси­фикаторы приобретают особое значение в компьютерных инфор­мационных системах, предусматривающих создание автоматизиро­ванных рабочих мест (АРМ). Кодированию в документах подлежат те признаки, по которым выполняется группировка информации в машине. Разработка кодов осуществляется при составлении техно-рабочего проекта. Наряду со специалистами по машинной обра­ботке в этом процессе заметную роль играют управленцы-пользователи.

Дата добавления: 2013-12-12