КАТЕГОРИИ: Архитектура-(3434)Астрономия-(809)Биология-(7483)Биотехнологии-(1457)Военное дело-(14632)Высокие технологии-(1363)География-(913)Геология-(1438)Государство-(451)Демография-(1065)Дом-(47672)Журналистика и СМИ-(912)Изобретательство-(14524)Иностранные языки-(4268)Информатика-(17799)Искусство-(1338)История-(13644)Компьютеры-(11121)Косметика-(55)Кулинария-(373)Культура-(8427)Лингвистика-(374)Литература-(1642)Маркетинг-(23702)Математика-(16968)Машиностроение-(1700)Медицина-(12668)Менеджмент-(24684)Механика-(15423)Науковедение-(506)Образование-(11852)Охрана труда-(3308)Педагогика-(5571)Полиграфия-(1312)Политика-(7869)Право-(5454)Приборостроение-(1369)Программирование-(2801)Производство-(97182)Промышленность-(8706)Психология-(18388)Религия-(3217)Связь-(10668)Сельское хозяйство-(299)Социология-(6455)Спорт-(42831)Строительство-(4793)Торговля-(5050)Транспорт-(2929)Туризм-(1568)Физика-(3942)Философия-(17015)Финансы-(26596)Химия-(22929)Экология-(12095)Экономика-(9961)Электроника-(8441)Электротехника-(4623)Энергетика-(12629)Юриспруденция-(1492)Ядерная техника-(1748) |
И направления автоматизации документооборота
ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ Увеличение числа обрабатываемых документов требует внедрения новых технологий работы с ними и совершенствования системы документооборота. Особенности российской технологии работы с документами: - на предприятиях создаются специализированные службы, занимающиеся вопросами документационной деятельности — канцелярии, экспедиции и другие; - функционирование названных служб и порядок работы с документами регламентируется соответствующими инструкциями и стандартами; - для отслеживания потоков документов в службах документационного обеспечения ведутся регистрационные журналы и карточки: журнал регистрации договоров, актов ввода, приема и передачи основных средств и нематериальных активов, журнал учета выданных доверенностей, регистрации приходных и расходных кассовых ордеров и платежных ведомостей, регистрации нормативных документов, принятых к исполнению, и другие; - движение документальных потоков происходит преимущественно по вертикали — от руководителя к исполнителям и от исполнителя к руководителям; - функции руководителей и исполнителей состоят в непосредственной работе с документами, а функции персонала, занимающегося делопроизводством, в отслеживании их действий; - бухгалтерские документы в силу своей специфичности не подлежат централизованной регистрации, а сразу передаются на исполнение в бухгалтерию; - поступающие в бухгалтерию документы подлежат проверке по форме и содержанию, систематизируются по датам совершения операций, оформляются мемориальными ордерами (накопительными ведомостями), содержащаяся в них информация может накапливаться в учетных регистрах; - используемые программные средства призваны обеспечивать сокращение объема бумажного документооборота и снижение рутинных операций по обработке документов. Особенности западной технологии работы с документами: - отсутствуют централизованный контроль за движением документов в рамках всей организации и соответствующие организационные структуры предприятия; - движение документальных потоков происходит преимущественно по горизонтали. Документы регистрируются их непосредственными исполнителями, а потому система изначально ориентирована на высокую исполнительскую дисциплину работников; - используемые программные средства призваны обеспечивать максимальное использование электронных документов; - имеет место выраженный отказ от использования бумажных носителей информации. Направления автоматизации документооборота. Автоматизация документооборота предусматривает автоматизацию процессов разработки, согласования, распространения, поиска и архивного хранения документов. В современных технологиях автоматизации документооборота используются: - системы обработки изображений документов; - системы оптического распознавания символов; - системы управления документами; - системы автоматизации деловых процедур; - программное обеспечение для рабочих групп. Системы обработки изображений документов предназначены для ввода, обработки, хранения и поиска графических образов бумажных документов, их классификации по различным критериям, передачи изображений на рабочую станцию для просмотра, модификации или печати. Применяются в организациях с большим объемом документооборота. Системы оптического распознавания символов позволяют решить проблему перевода бумажных документов в электронную форму в виде текстового файла, получать электронную копию документа с печатного листа, либо копию документа, пришедшего по факсу. С помощью сканирующего устройства изображение считывается с документа и преобразуется в текстовый файл. В результате бумажный документ автоматически преобразуется в электронную форму. Системы, управления документами о беспечивают автоматизацию хранения, поиска и управления электронными документами различных форматов, в том числе и изображениями документов. Такие системы облегчают заполнение полей форм документов, избавляя сотрудников от ручного труда, в них реализована функция контроля, предназначенная для передачи заданий исполнителям работ, уведомления о требующих выполнения работах, получения сведений об их исполнении. Развитые системы управления документами выполняют функции индексирования, поиска по ключевым словам, организации доступа к документу независимо от места его хранения, функции выдачи, возврата и рассылки документов. Системы автоматизации деловых процедур предназначены для создания сложных прикладных систем коллективной обработки документов. Позволяют производить обработку по принятому алгоритму и заранее определенным маршрутам, описывать документопоток в виде диаграмм с указанием сроков представления отчетов и их форм. При жесткой маршрутизации движение документа по всем рабочим местам определяется заранее, при свободной — путь движения документов исполнитель может определить сам. Программное обеспечение для рабочих групп разрабатывается для предприятий, сотрудникам которых требуется постоянный обмен документами. С его помощью осуществляется хранение, просмотр и совместное использование документов, их маршрутизация, календарное планирование, управление изображениями документов и другие виды работ. Хранение электронных документов осуществляется во внешней памяти ЭВМ. Для хранения и поиска данных может быть использован бумажный журнал регистрации входящих и исходящих документов. Некоторые фирмы предлагают электронную регистрацию и поиск документов. Манипулирование электронными документами предполагает непосредственную работу с ними, контроль исполнения, электронное распространение, распечатку и тиражирование.
Дата добавления: 2013-12-12; Просмотров: 972; Нарушение авторских прав?; Мы поможем в написании вашей работы! Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет |