Проектирование форм первичных документов

____________________________________________________________________

Отчисления

Ежемесячные Сумма max

Таблица 2

_____________ Справочник постоянных удержаний_____________

Работник Иванов И.И. Таб.№ 153 Должность - бухгалтер

Квартплата 120.00

В сбербанк 300.00

Ссуда 250.00 5000.00

Способы размещения информации в ПД.

Существуют три основные формы размещения реквизитов и показателей в документе: линейная, анкетная и табличная.

При линейной форме размещения реквизиты располагаются построчно один за другим. Для каждого реквизита предусматривается место для записи его наименования (сверху) и значения (снизу).

При анкетной форме размещения реквизиты располагаются друг за другом в вертикальной последовательности сверху вниз. Каждая строка документа отводится для одного реквизита (показателя). Слева размещается наименование реквизита, справа – его значение.

При табличной форме реквизиты располагаются в виде таблицы в соответствующих строко-графах. По одному и тому же реквизиту может быть записано несколько значений.

При установлении расположения реквизитов и показателей в документе следует учитывать их назначение в процессе обработки данных документа. Любой документ условно делится на три зоны: Зона общих признаков, Содержательная зона, Зона подписей.

Зона общих признаков содержит постоянные, справочные и группировочные реквизиты и показатели, характерные для всего документа в целом (Наименование предприятия, Наименование и код структурного подразделения, Наименование документа, Дата выписки документа).

Содержательная зона содержит постоянные, справочные, группировочные и переменные реквизиты и показатели, характерные для каждой документостроки (Наименование материала, Фамилия, имя и отчество работника, Табельный номер работника, Корреспондируемый счет, цена, количество, оклад, сумма).

Зона подписей предусматривает строки для подписей руководящих и ответственных лиц, придающих документу юридическую силу.

Проектирование и монтаж форм первичных документов осуществляется в следующей последовательности:

- определяется круг реквизитов и показателей, включаемых в документ

- устанавливаются размеры граф и очередность их расположения в документе

- определяется формат бланка документа (согласно ГОСТам)

- редактируются заголовки граф и наименования документа

- вычерчивается бланк.

При определении круга показателей и реквизитов, включаемых в первичный документ, учитывается содержание результатной информации, которая получается в процессе обработки данных на компьютере.

Выбор формата первичного документа определяется содержанием и составом реквизитов и показателей, формой их расположения.

При определении величины бланка необходимо учесть размеры всех граф по ширине и длине. Ширина бланка складывается из суммы размеров всех граф, толщины вертикальных линий (0,5 мм для тонких и 2,2 мм для утолщенных линий) и боковых полей (левое – 16 мм, правое – 8 мм).

Размеры граф определяются с учетом максимальной значности реквизита (показателя) и нормы записи одного знака ширина бланка (Т) рассчитывается по формуле:

Т=3(или 4 мм) х (З_общ + К) + 0,5 х Т_т.л. + 2,2 х Т_ут.л. + 16 + 8, где

- 3(или 4 мм) – норма площади на запись одного знака, мм

- З_общ. – максимальная значность всех реквизитов документостроки, мм

- К – количество граф в документостроке (или еще один дополнительный знак в графе размером 3 или 4 мм для свободы записи значений в графу)

- 16 и 8 –ширины левого и правого полей, мм

- Т_т.л. – количество тонких линий (до 0,5 мм)

- Т_ут.л. – количество утолщенных линий (до2,2 мм)

Длина бланка определяется по формуле:

Д = 20 + 8 + 8 + 6 х К_ш. + 9 х К_стр. + 0,5 х Т_т.л. + 2,2 х Т_ут.л., где

- 20 – длина верхнего заголовка документа (наименование документа), мм

- 8 и 8 – длина верхнего и нижнего полей, мм

- К_ш. – максимальное количество строк в наименованиях заголовков граф (в «шапке» документа)

- 6 – высота каждой строки в «шапке», мм

- К_стр. – количество документострок в бланке документа

- 9 – высота каждой документостроки, мм

Подбор формата бланка документа

После определения размеров бланка документа (Т и Д), подбирается стандартный формат, с учетом которого корректируются отдельные части документа. ГОСТОм предусмотрены основные и дополнительные форматы, как для принтеров с узкой и длинной кареткой, так и для плоттеров.

А – основные форматы (мм) В - дополнительные форматы (мм)

А₀ – 841 х 1189 В₀ – 1000 х 1414

А₁ – 594 х 841 В₁ – 707 х 1000

А₂ – 420 х 594 В₂ – 500 х 707

А₃ – 297 х 420 В₃ – 353 х 500

А₄ – 210 х 297 В₄ – 250 х 353

А₅ - 148 х 210 В₅ – 176 х 250

А₆ – 105 х 141 В₆ – 125 х 176

………………. ……………….

А₁₃ – 9 х 13 В₁₃ – 15 х 22

Дата добавления: 2013-12-12