Методы обследования объекта

Содержание проектной документации.

На стадии обследования создаются документы Технико-экономическое обоснование (ТЭО) и Техническое задание (ТЗ).

ТЭО имеет вид пояснительной записки и содержит: обоснование цели проектирования и состава комплекса подсистем и задач, перечень организационно-технических мероприятий по разработке и внедрению системы, оценка экономической эффективности.

ТЗ – документ, завершающий предпроектную стадию и включает в себя правовое обоснование проектирования (к нему относятся постановления и приказы, издаваемые вышестоящими организациями), описание цели и расчет экономической эффективности разработки, требования к задачам, техническому комплексу, обеспечивающим подсистемам и их составу. В ТЗ определяется очередность проектирования и внедрения АИС с приложением сетевых графиков и указанием источников финансирования работ.

На стадии проектирования создаются документы Технический проект (ТП) и Рабочий проект (РП).

ТП – технический проект. Документация ТП очень обширна и многообразна:

В пояснительной записке дается краткое изложение проекта с указанием его соответствия существующим нормам и правилам. Особое внимание уделяется комплексу технических средств, указывается их состав, структура, организационные формы использования на различных уровнях создаваемой АИС, описываются методы обмена данными внутри системы и с другими аналогичными АС. Создается сборник заказных спецификаций на такие виды оборудования, как средства ВТ, периферийные технические устройства, контрольно-0измерительная аппаратура, оргтехника и т.д.

План мероприятий по подготовке объекта к внедрению должен содержать перечень работ, обеспечивающих внедрение системы, с указанием содержания и сроков их выполнения, ответственного исполнителя и формы завершения работ.

Результаты расчета экономической эффективности: затраты на создание и эксплуатацию системы, расчетный коэффициент эффективности и срок окупаемости, дают основание сформулировать предложения по учету экономии.

Описание организационной структуры содержит изменения в данной структуре объекта автоматизации и рекомендации для реорганизуемых вновь создаваемых объектов.

Техническим проектом раскрывается постановка автоматизируемых задач, их целевая функция и характеристика, даются алгоритмы и технология решения задач на ЭВМ, определяются эффективные меры контроля достоверности данных. Здесь же дается описание компонентов комплексов задач, реализуемых средствами пакетов прикладных программ, приводится подробное описание используемых экономико-математических методов.

В техническом проекте формируются требования к обеспечивающим подсистемам, определяются способы сбора и организации данных, дается структура массивов информации на технических носителях, логическая структура баз данных.

По программному обеспечению на этом этапе выбираются общесистемные решения, включая операционные системы, системы управления базами данных, определяется возможность настройки пакетов прикладных программ и др.

РП – рабочий проект. Основанием для начала работ на стадии рабочего проектирования является утвержденный технический проект. Основная цель рабочего проекта – это разработка технической, рабочей документации, необходимой для отладки и внедрения АИС. Рабочий проект не утверждается. По своей структуре он аналогичен техническому проекту и содержит в принципе те же разделы. В него входят уточненные и детализированные общесистемные проектные решения, программы, локальные проектные решения по отдельным функциональным и обеспечивающим подсистемам, доведенные до инструктивных материалов, перечень мероприятий по подготовке объекта к внедрению.

Программная документация рабочего проекта включает:

1. руководство программиста, содержащее описание используемых средств программирования, непосредственно программ и их функционирования, алгоритмов обработки данных, способов и средств диагностики и др.;

2. руководство оператора, в составе которого можно выделить описание его действий при запросах программы, правила организации программ на внешних носителях, тестирование;

3. эксплуатационные программы, если используются ППП, или тексты программ;

4. контрольный пример, который включает описание проверяемых функций параметров, состава необходимых технических средств, входной информации и результатов апробирования.

На стадии обследования выявляются основные характеристики экономического объекта и его системы, т.е. изучается иерархическая и кооперационная структура системы управления, определяются содержание, потоки и объемы информации, устанавливаются перечень и взаимосвязь задач, рекомендуемых к решению на ЭВМ. Затем определяются требования к задачам, которые должны решаться в АИС, а также к их техническому, информационному и математическому обеспечению. Завершаются работы на стадии обследования составлением технического задания (ТЗ) на создание АИС, которое является документом, определяющим требования к качеству системы. ТЗ в свою очередь используется при разработке технического проекта, при приемке и оценке качества разработанного проекта и созданной АИС.

Обследование объекта проводится с целью установления структуры системы управления, определения содержания и объема информации, определения потоков информации и взаимосвязи между решаемыми задачами.

Три метода обследования: горизонтальный, вертикальный и комбинированный.

При горизонтальном методе обследование проводится обособленно в каждом структурном подразделении предприятия без информационной связи между структурными подразделениями.

При вертикальном методе информационные потоки изучаются с момента их возникновения до использования при получении результатной информации. Обследование проводится по функциональным службам управления, а внутри служб по отдельным участкам.

При комбинированном методе применяется горизонтальный и вертикальный методы. В этом случае обследование начинается по вертикальному методу, при этом из всей информации системы выделяются потоки необходимые для решения конкретной задачи, затем проводится детальное изучение указанного потока в соответствующих подразделениях.

Обследование проводится разными способами, наиболее распространенными являются:

1. беседы с руководителями и отдельными специалистами,

2. беседы и опрос исполнителей на рабочих местах,

3. анкетный способ,

4. анализ документов и документопотоков, метод аналогии, состоящий в выборочном обследовании только нескольких подразделений, аналогичных по своей деятельности действующей системе учета, планирования, экономического анализа по применяемым формам документов и выполняемой учетно-плановой работе и др.

5. документальная инвентаризация,

6. фотография, само фотография и хронометраж рабочего дня исполнителей,

7. инвентаризация вычислительных работ в учете, анализе и планировании.

Все эти методы должны применяться в сочетании друг с другом. К основным источникам получения данных относятся паспорт предприятия, годовые отчеты, текущая бухгалтерская, плановая, отчетная, статистическая документация, планы перспективного развития предприятия, положения об отделах и службах, постановления вышестоящих организаций.

Результаты обследования оформляются актами. При этом должны быть определены структура предприятия, функционировало и взаимосвязь его подразделений, объем, качество и трудоемкость обработки информации, необходимые технические средства для обработки информации, установлены показатели, которые специалисты должны получать в условиях АИС, изучена технология формирования информации.

Результаты обследования должны способствовать разрешению трех основных вопросов, связанных с проектированием и созданием АИС: анализ, оптимизация и синтез системы. Сложившиеся в практике методы анализа могут быть подразделены на две группы: одну группу представляют методы обработки данных обследования без применения ЭВМ, другую - методы, ориентированные на ЭММ и ЭВМ.

В первом случае анализ данных обследования предусматривает использование таблиц или отображение изучаемых процессов в виде графиков, диаграмм, структурных схем.

В группу методов, которые используют ЭММ и ЭВМ, входят: построение сетевых функций управления и движения информации, графоаналитический метод исследования информационных потоков, построение модели потоков информации, описание операций обработки данных на алгоритмическом языке. Наиболее полное представление об исследуемой системе дает информационно- логическая модель (ИЛМ). Преимущество ИЛМ в том, что в ней исследуемый объект (система управления) представляется, с одной стороны, как целостная система, а с другой стороны, в ней раскрыты компоненты этого объекта. При этом описываются потоки НСИ и ОИ (оперативной информации) в разрезе каждой функциональной подсистемы (планирование, учет, экономический анализ. оперативное управление), а внутри их по участкам, задачам, исполнителям с указанием периодичности решения задач и состава результатной информации

Важно помнить, что такой подход свойственен для обследования объекта в целях разработки проектной документации для автоматизированного выполнения задач как централизовано, так и в структуре АРМ непосредственно в бухгалтерии предприятия (организации).

В процессе построения информационно-логической модели необходимо учитывать, что выходные потоки (ПвыхИ) относительно одной задачи могут быть входными (ПвхИ) относительно другой. Это дает возможность многократно использовать одни и те же исходные данные. При построении модели существующей системы выделяются недостатки в решении отдельных задач, вырабатываются пути их устранения, т.е. производятся оптимизация, усовершенствование информационно-логической модели управления предприятием и системы обработки экономической информации, построенных на системе анализа. В начале оптимизации подвергаются отдельные части (объекты) системы. Затем эти части объединяются (синтезируются) и вырабатываются предварительные проектные решения, относящиеся к системе в целом.

Экономическая эффективность, косвенный экономический эффект.

Экономическая эффективность рассчитывается для оценки целесообразности решения экономических задач с использованием ЭВМ.

Основными показателями экономической эффективности являются годовая экономия С, годовой экономический эффект (Э_год), коэффициент экономической эффективности капитальных вложений (Е_р) и срок окупаемости (t_р). Для их определения необходимо обязательно сравнивать 2 варианта: один из них базовый, другой сравниваемый. Например, обработка информации традиционными методами (вручную или с калькулятором) – 1 вариант и обработка информации с использованием ЭВМ (2 вариант)

Основными экономическими показателями, характеризующими варианты, являются текущие затраты по i варианту (С_i), капитальные вложения по i – варианту (К_i) и показатель – приведенные затраты по i – му варианту (З_i), позволяющий с помощью коэффициента приведения Е_н учесть С_i и K_i вместе: З_i = C_i + E_н × К_i

Годовая экономия определяется как разность текущих затрат по вариантам: DС = С₁ – С₂

Годовой экономический эффект равен: Э_год = З₁ – З₂

Расчетный коэффициент экономической эффективности капитальных вложений определяется по формуле:

Е_р = Необходимым условием для внедрения 2 варианта является Е_р Е_н

расчетный срок окупаемости

t_р =

Решение экономических задач с использованием вычислительной техники должно способствовать улучшению деятельности системы управления и объекта управления (предприятия). Эффект, получаемый в системе управления, где внедряется АСОЭИ или АСУ, называется прямым. Он возникает за счет снижения затрат на обработку информации. Влияние изменений в системе управления на объект управления и улучшение его деятельности позволяет получить косвенный экономический эффект. Он возникает в результате увеличения производительности труда и улучшения других экономических показателей как дополнительная экономия, определяемая по формуле:

где А₁ и А₂ – объемы реализации продукции до и после внедрения вычислительной техники,

S₁ и S₂ – затраты на 1 руб. реализованной продукции до и после внедрения вычислительной техники,

П₁ – прибыль до внедрения.

Поскольку цель управления – совершенствование процесса производства и улучшение его технико-экономических показателей, то величина должна быть значительной.

Кроме приведенных выше показателей прямой и косвенной экономической эффективности необходимо учесть сокращение длительности информационного цикла, повышение оперативности информации, повышение надежности обработки информации и улучшение других качественных показателей экономической информации.

Дата добавления: 2013-12-12