Тема 13. Автоматизация бухгалтерского учета на предприятиях малого бизнеса

В настоящее время перед предприятиями и фирмами различных форм собственности встает вопрос, как сделать проще, быстрее и рациональнее сложный и трудоёмкий процесс бухгалтерского учета.

Для предприятий малого бизнеса уже существуют программные средства, реализующие функции синтетического учета, подготовки первичных документов, накопления информации о совершившихся хозяйственных операциях на бухгалтерских счетах и получения внутренней и внешней отчетности предприятия. Эти системы предназначены для небольших предприятий.

Наибольшее распространение в Украине получили следующие информационные системы, предназначенные для малого бизнеса:

· «Парус» (корпорация «Парус»);

· «1С: Бухгалтерия» (фирма 1С) и др.

Как правило, эти программные средства разрабатываются по принципу: бухгалтерские проводки – Главная книга – баланс.

В основу построения информационной системы заложен учет хозяйственных операций в хронологическом порядке, независимо от их содержания. При учете каждой хозяйственной операции составляется следующая информация: краткое содержание операции, наименование, номер и дата документа, подтверждающего совершение операции, наименование участников операции. Бухгалтерские проводки формируются автоматически на основании справочника типовых бухгалтерских операций. Данная структура учета позволяет накапливать информацию для синтетического и аналитического учета.

В состав автоматизированной системы входят подсистемы решения, как отдельных задач учета, так и комплексов задач (например, учет кассовых операций, учет труда и его оплаты и т.д.).

Технологический процесс автоматизированного учета включает следующие основные этапы:

1. Подготовительный этап. На данном этапе осуществляется настройка плана счетов. С этой целью в базу данных вносятся необходимые изменения и дополнения, добавляются недостающие счета и субсчета, определяется необходимый аналитический учет для них.

2. Этап корректировки или дополнения хозяйственных операций в справочнике типовых хозяйственных операций для обеспечения правильности автоматического проведения бухгалтерской записи. Входные остатки по синтетическим счетам на момент внедрения формируются на основании данных главной книги. Входные остатки по счетам, материально-ответственным лицам, наименованиям материальных ценностей в суммовом и количественном выражении формируются из оборотных ведомостей по учету материальных ценностей. При необходимости производится корректировка нормативно-справочной информации.

3. Этап документального оформления фактов хозяйственной деятельности предприятия. На этом этапе при оформлении первичного документа одновременно осуществляется их автоматизированная регистрация.

4. Этап формирования хозяйственных операций и их отражения на счетах бухгалтерского учета. Данные формируются как в синтетическом, так и в аналитическом учете.

5. Этап формирования отчетных форм и сводных регистров учета (Главная книга, оборотный баланс, аналитические ведомости и т.п.)

При формировании отчетности используются входные остатки на начало отчетного периода и обороты по счетам за отчетный период. По завершении отчетного месяца производится закрытие отчетного периода и автоматическое формирование входных остатков по счетам на начало следующего периода.

Для отображения информации и управления работой информационной системой применяются различные интерфейсы, оформленные определенным способом. К ним относятся:

· Главное меню, то есть меню самого высшего уровня. Например, в информационной системе «Парус» оно имеет следующий вид:

Документы

Учет

Обороты

Отчеты

Остатки

Словари

Сервис

Выход

С помощью главного меню выбирается необходимый режим работы информационной системы и открывается доступ к соответствующему объекту учета.

· Окно просмотра. Окно просмотра – это оформленная специальным образом прямоугольная область экрана дисплея, предназначенная для отображения списка объектов учета и для выбора объектов с целью выполнения над ними определенных действий. Окно просмотра может занимать либо весь экран, либо его некоторую часть.

· Форма редактирования данных – это специальным образом оформленный экран, предназначенный для отображения и редактирования характеристик объектов учета.

· Меню выбора – это специальным образом подготовленный экран, предназначенный для отображения перечня возможных действий и для выбора конкретного действия.

Каждый раздел главного меню позволяет выполнить определенные функции. Например, в случае приведенного выше главного меню:

1. Раздел «Документы» позволяет формировать и регистрировать первичные документы;

2. Раздел «Учет» используется для формирования хозяйственных операций по мере поступления первичных данных;

3. Раздел «Обороты» формирует обороты по синтетическим и аналитическим счетам;

4. В разделе «Отчеты» после обработки в учете всех поступивших документов производится формирование и отражение форм отчетности;

5. В разделе «Остатки» производится закрытие отчетного периода и формирование входящих остатков по счетам на начало следующего месяца;

6. В разделе «Сервис» осуществляется выполнение функций сохранения или восстановления информации, обслуживание разделов и системы в целом

Наличие в информационной системе справочника типовых хозяйственных операций позволяет при формировании учетных данных автоматически отображать бухгалтерские проводки, что значительно повышает правильность отнесения хозяйственных операций по бухгалтерским счетам.

Таким образом, несомненными достоинствами информационной системы автоматизации учета в малом бизнесе являются:

· простота в работе;

· настройка на различные стандарты ведения бухгалтерского учета;

· автоматизация формирования бухгалтерских проводок и отчетности;

· простая и быстрая настройка системы на соответствие отчетности законодательным актам Украины.

Литература: [3, 4, 6, 7, 8, 9, 11, 12]

СПИСОК РЕКОМЕНДУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Выграненко В., Михайлов Ю. Защита информации в системах компьютеризированного бухгалтерского учета. // Бухгалтерский учет и аудит. - №9. – 1994г.

2. Заварский А., Кирей А. Методологические проблемы автоматизации учета. // Бухгалтерский учет и аудит. - №12. – 1994г.

3. Завгородний В.П., Савченко В.Я. Бухгалтерский учет, контроль и аудит в условиях рынка. – К.: Блиц-Информ, 1995. – 832с.

4. Завгородний В.П. Автоматизация учета, контроля, анализа и аудита. – К.: А.С.К., 1998 – 768 с.

5. Михайлов Ю. Компьютеризация бухгалтерского учета. // Бухгалтерский учет и аудит. - №1. – 1995г.

6. Мных Е., Цикало Е. Контрольные функции бухгалтерских работников в условиях автоматизации учета. // Бухгалтерский учет и аудит. - №2. – 1995г.

7. Общеотраслевые руководящие методические материалы по созданию и внедрению подсистемы «Бухгалтерский учет» в составе АСУ предприятий (ОРММ-учет). Утверждены ЦСУ СССР и Минфином СССР 2.04.1985г.

8. Орлов Б.И. Сборник задач и упражнений по бухгалтерскому учету в рыбной промышленности. – М.: Агропромиздат, 1985. – 160с.

9. Сводный типовой перечень задач подсистемы «Бухгалтерский учет АСУП по отдельным отраслям и видам хозяйственной деятельности» 2.04.1985г.

10. Чершенгорин А.Т. Что такое АРМ бухгалтера. – М.: Финансы и статистика, 1988. – 95с.

11. Комплекс программ бухгалтерского учета. Типовая конфигурация 1С: Бухгалтерия. Версия 7.7, 2000 – 312 с.;

12. Периодические издания: «Баланс», «Бухгалтерия» и т.д.

© Рысина Виктория Александровна

Информационные системы и технологии в учете, часть ІІ

Конспект лекций

для студентов, обучающихся по направлению

6.030509 «Учет и аудит»

Тираж________экз. Подписано к печати______________

Заказ №__________. Объем 3,75 п.л.

Изд-во «Керченский государственный морской технологический университет»

98309 г. Керчь, Орджоникидзе, 82

Дата добавления: 2013-12-11