Понятие коммуникаций

Личное признание руководством фирмы или подразделения.

Поощрение свободным временем.

5. Общественное признание заслуг коллектива и отдельных работников через широкую информацию о них в многотиражной печати и на специальных стендах, вручение памятных знаков и грамот, объявление благодарности на собраниях, награждение туристическими поездками, билетами.

Приведем несколько полезных советов по поводу эффек­тивной мотивации работников, которые дают американские уче­ные Д. Янкелович и Д. Имервер. Они считают, что вознагражде­ние должно быть непосредственно связано с деятельностью, которая приводит к повышению эффективности работы фирмы в целом. При этом каждый работник должен явным образом по­лучать «свою» долю заработанного. За результаты работы, пре­вышающие средний уровень, людям необходимо выражать пуб­личное ощутимое признание. При этом следует избегать столк­новения интересов сотрудников и их противоречий с целями фирмы. Рекомендуется поощрять подчиненных к разработке со­вместно с руководителями тех показателей, по которым их бу­дут потом оценивать. Но при этом не стоит создавать значитель­ного разрыва между обещаниями руководства и фактическим вознаграждением сотрудников, создавать особые привилегии для начальства, увеличивая и без того большой разрыв между ним и теми, кто действительно выполняет повседневную работу.

В последнее время в России премиальные модели оплаты труда реализуются путем привлечения работников:

♦ к участию в доходах: из сумм дохода каждому работнику выплачивается вознаграждение, размер которого определяется по результатам оценки выполнения им производственного зада­ния (вознаграждение выплачивается даже тогда, когда нет при­были от производственной деятельности);

♦ к участию в прибылях: работники получают дифференциро­ванное годовое вознаграждение из прибыли компаний;

♦ к участию в капитале: работники получают премии в виде акций по их номинальной стоимости.

В последние годы чаще всего используются системы груп­пового премирования работников, связанные с ростом произво­дительности труда:

♦ система Скэнлона, согласно которой часть суммы, сэкономленной в результате снижения в стоимости реализован­ной продукции доли затрат на оплату труда работающих (по сравнению с нормативной), распределяется между работника­ми;

♦ система Раккера, предусматривающая выплату работни­кам части средств, сэкономленных в результате уменьшения доли совокупных расходов на рабочую силу в чистой продукции против ее нормативной величины;

♦ система «Импрошейр», ставящая премирование работни­ков в зависимость от перевыполнения ими норм выработки.

Кроме того, широко применяются системы индивидуально­го премирования, такие как премирование за бездефектную работу, за рационализаторство, за выполнение конкретного за­дания (за качество продукции, снижение брака и т. п.).

Для формирования заинтересованности в конечных резуль­татах предприятий и их структурных подразделений размер премирования работников на многих из них поставлен в зависи­мость от этих результатов. Величина вознаграждения обычно резко повышается с повышением уровня влияния на конечный результат (например, от 5—7% постоянной части заработной платы у рабочих, до 50—120% у высшей администрации). В случае ухудшения результатов деятельности наибольшие поте­ри в заработной плате несут специалисты аппарата управления и менеджеры, причем тем большие, чем выше их ранг.

Не менее важный момент — кардинальное совершенствова­ние нормирования труда. Оно стало возможным вследствие пре­кращения государственного регулирования тарифов, при кото­ром нормы несли не свойственную им функцию регулирования заработной платы (разрабатывались заведомо заниженными). Для упорядочения оплаты труда применяемые нормы выработки сле­дует пересмотреть.

Тема 13. Интеграционные процессы в менеджменте. Коммуникации.

1. Понятие коммуникаций.

2. Виды коммуникации.

Представители классической, административной школы управления в 20—30-е гг. XX в. раскрыли содержание управ­ленческой деятельности через взаимосвязь функций менедж­мента. Пять функций управления связаны в единый управлен­ческий процесс посредством связующих (интеграционных) про­цессов, которые представлены двумя направлениями управлен­ческой деятельности: коммуникациями и принятием решений.

Рассмотрим коммуникации. Любой вид совместной деятель­ности людей подразумевает общение между ними, т.е. обмен той или иной информацией.

Коммуникации — это процесс передачи и получения ин­формации между двумя и более людьми. Этот процесс следует назвать связующим. Именно он позволяет людям координиро­вать свои усилия, действовать согласованно, достигая целей орга­низации. Чем лучше организован процесс коммуникации, тем организация больше устойчива, производительна и конкурен­тоспособна. Недооценка важности этого процесса некоторыми ме­неджерами обычно ведет не только к убыткам компании, но и порой к полному прекращению ее деятельности на рынке.

Обмен информацией необходим при реализации любой из функций менеджмента (планирование, организация, мотивация, контроль, руководство). Он является важнейшим условием при­нятия обоснованных решений, играет огромную роль в межлич­ностных отношениях и формировании имиджа организации. Та­ким образом, обмен информацией — важнейшая составная часть практически всех видов управленческой деятельности. Неуди­вительно, что большую часть своего рабочего времени (50—90%) менеджеры всех уровней тратят на коммуникации.

Коммуникации в менеджерской организации — это слож­ная, многоуровневая система, охватывающая как саму органи­зацию и ее элементы, так и ее внешнее окружение. Рассмотрим эту систему подробнее и начнем с того, какие внешние и внут­ренние коммуникации осуществляет организация.

2. Виды коммуникации.

Внешние коммуникации. Это обмен информацией между организацией и ее внешней средой. Любая организация суще­ствует во взаимодействии со своей внешней средой. И от того, какие факторы этой среды (потребители, конкуренты, органы государственного регулирования, общественное мнение и т. д.) оказывают наибольшее влияние на работу организации и ее ре­зультаты, зависят характер и способы ее коммуникаций.

У организаций имеются разнообразные средства обмена информацией с основными элементами своего внешнего окруже­ния. Так, например, с имеющимися и потенциальными потреби­телями производства товаров и услуг фирмы общаются прежде всего с помощью рекламы и других средств продвижения това­ров на рынок (выставки-продажи, директ-мейл, личные прода­жи и т. п.), а также проводя различные социологические оп­росы.

Организация — объект государственного контроля и регу­лирования, регулярно представляет соответствующим органам (статистики, налоговым, внебюджетным фондам) различные отчеты, справки, сведения и т. п. Используя лоббистов, поддер­живая определенные политические партии, движения, группы и отдельных депутатов, делая взносы в их пользу, крупные организации не только получают от них необходимую информа­цию, но и влияют на законодательство, содержание норматив­ных актов, принимаемых законодательной властью всех уров­ней.

Большое внимание уделяется созданию в общественном мнении благоприятного образа организации, для чего в крупных организациях создаются специальные отделы по связям с обще­ственностью («паблик рилейшнз»), специалисты которых, ис­пользуя разнообразные средства, распространяют необходимую для этого информацию.

Внутренние коммуникации. Под ними понимаются инфор­мационные обмены, осуществляемые между элементами орга­низации. Внутри организации обмены информацией происходят между уровнями руководства (вертикальные коммуникации) и между подразделениями (горизонтальные коммуникации).

Вертикальные коммуникации. С их помощью информация передается с высших уровней руководства на низшие, или по нисходящей. Таким образом, работникам организации сообщают о новых стратегических и тактических целях, изменении при­оритетов, конкретных заданиях на определенный период, из­менении правил, инструкций, стандартов деятельности и т. п.

Параллельно этим информационным потокам в любой орга­низации осуществляется передача информации в противополож­ном направлении — с низших уровней иерархии к высшим, или по восходящей. С ее помощью руководство узнает о реальном положении дел в организации, о результатах принятых реше­ний, о возникающих трудностях, проблемах и предложениях по их разрешению.

Горизонтальные коммуникации. Так как организация со­стоит из нескольких подразделений, нуждающихся в согласо­ванном выполнении своих задач, это вызывает у них необходи­мость обмениваться между собой информацией. Горизонтальные информационные обмены связывают равноправные элементы организации, формируя между ними отношения кооперации и координации.

Эффективность коммуникации по горизонтальным и верти­кальным направлениям различна. Эффективность сообщений, направленных по горизонтальным каналам, значительно вы­ше — она достигает 90%. Информация же, направленная по вертикальным каналам, в значительно большей мере теряется и искажается: только 20—25% информации, исходящей от руко­водства предприятия, доходит до рабочих и правильно понима­ется ими. Еще менее эффективны сообщения, идущие снизу вверх. Различие в эффективности потоков сообщений, идущих по вертикали и горизонтали, объясняется рядом причин. У лю­дей, работающих на одном и том же уровне управления, взгля­ды совпадают в большей мере, психологически они расположе­ны говорить свободно и открыто с равными себе в большей сте­пени, чем с работающими на более высоком уровне. Горизон­тальные потоки чаще бывают неформальными, чем формальны­ми. Кроме того, содержание горизонтальных сообщений носит в основном координационный характер, в то время как вертикаль­ных — приказной.

Коммуникации между руководителем и подчиненным. Этот вид внутренних коммуникаций составляет абсолютное большин­ство всех информационных обменов в организации и занимает особое место в сфере межличностных отношений. Поэтому, хотя коммуникации типа руководитель — подчиненный формально являются одной из разновидностей вертикальных коммуника­ций, их в силу особой значимости принято рассматривать от­дельно. Формальные коммуникации способствуют достижению целей организации и выполнению официальных распоряжений руководителей.

Неформальные коммуникации. Наряду с формальной струк­турой существует и неформальная, которая основана на лич­ных, неслужебных, нерегламентированных отношениях, и, со­ответственно, кроме информации, передаваемой по официаль­ным, формальным каналам, циркулирует и неофициальная ин­формация, проще говоря, слухи, передаваемые при помощи неформальных коммуникаций.

Неформальные коммуникации способствуют удовлетворе­нию потребностей людей в общении. Они довольно часто ис­пользуются руководителями, чтобы выяснить реакцию сотруд­ников на те или иные предполагаемые изменения. Особенность неформальных коммуникаций — гораздо большая скорость пе­редачи информации, значительный объем аудитории, сравни­тельно меньшая достоверность передаваемых сообщений.

Наличие в организации неформальных коммуникаций — явление нормальное, однако лишь до определенной степени. Следует помнить, что слухи — это всегда следствие недостатка информации, и большой объем сведений, распространяемых с помощью слухов, неформальных информационных обменов, свидетельствует о неблагополучии системы коммуникаций и ее неэффективности.

Коммуникации пронизывают все элементы организации. Их основная цель — обеспечить взаимопонимание людей, участву­ющих в информационном обмене. Этот процесс включает в себя девять составляющих элементов. Вот их определения:

♦ отправитель — сторона, посылающая обращение или информацию другой стороне;

♦ кодирование — процесс представления информации в символической форме;

♦ обращение — набор символов, передаваемых отправите­лем;

♦ средства распространения информации — каналы ком­муникации, по которым обращение передается от отправителя (здесь следует отметить растущую сегодня популярность элек­тронной коммуникации: телевидение, радио, различные виды компьютерной связи и т. д.);

♦ расшифровка — процесс, в ходе которого получатель при­дает значение символам, переданным отправителем;

♦ получатель, получающий обращение, переданное другой стороной;

♦ ответная реакция — набор откликов получателя, воз­никших в результате контакта с обращением;

♦ обратная связь — часть ответной реакции, которую по­лучатель доводит до сведения отправителя;

♦ помехи — появление в процессе коммуникации незапла­нированных вмешательств среды или искажений, в результате чего к получателю поступает обращение, отличное от того, что посылал отправитель.

Необходимая информация или сообщение передается по каналу передачи информации в устной, письменной или нагляд­ной форме. Выбор формы зависит как от самой информации, так и от ее предназначения. Канал передачи информации может быть:

♦ односторонним, когда информация передается только в одном направлении;

♦ двусторонним, когда информация передается в обоих на­правлениях.

В случаях, когда канал связывает более двух людей или организационных единиц, следует говорить о наличии комму­никационной сети. Существует несколько видов таких сетей.

Эффективность коммуникационных сетей зависит от дли­ны дистанции, по которой проходит информация, и, соответ­ственно, от времени и усилий, необходимых для ее прохожде­ния. Чем дистанция и время меньше, а усилия значительней, тем сеть эффективнее.

Также большое значение имеет непосредственно передава­емая информация. Для обеспечения эффективной коммуника­ции она должна быть: достоверной, ценной, своевременной, пол­ной и компактной.

Среди основных причин плохих коммуникаций можно на­звать следующие:

♦ плохое содержание и структура информации;

♦ неправильно выбранная форма передачи информации;

♦ нерациональное расположение рабочих мест сотрудников;

♦ наличие затруднений или полное отсутствие обратной связи;

♦ неправильная психологическая или мотивационная установка сотрудников;

♦ психологическая и профессиональная несовместимость со­трудников;

♦ недостаточное понимание важности информации;

♦ слабая память.

Руководители часто ошибаются, считая, что работникам и даже руководителям нижестоящего уровня необязательно знать о положении дел на предприятии в целом. Исследования показывают, что осведомленность об общем состоянии дел ра­ботники ставят на одно из первых мест в перечне важнейших моральных факторов.

Недостатки психологической установки проявляются в виде:

♦ стереотипов мышления;

♦ предвзятых мнений;

♦ неправильных взаимоотношений с кем-то;

♦ отсутствия внимания и потери интереса;

♦ неполноты фактического материала.

Основные принципы современной коммуникации:

♦ важно не то, что говорит отправитель информации, а то, что понимает ее получатель;

♦ ответственность за качество передаваемой информации всегда лежит на отправителе.

Таким образом, одним из главных связующих процессов в менеджменте следует назвать коммуникацию — процесс пере­дачи и получения информации.

Задача менеджера — обеспечивать в организации условия для эффективной коммуникации.

Дата добавления: 2013-12-11