Характер изложения информации в документе

Стандартизация и унификация – одно из обязательных свойств официально-деловой письменной речи, в той или иной степени характеризует все типы деловых бумаг, обусловливает строгую композиционную соотносимость и закрепленность частей делового письма.

Способ изложения в документном тексте называется формально-логическим. Это означает, что предмет рассматривается с позиции экономико-правовых, социальных отношений, а не межличностных. Дело в том, что официальным автором и адресатом документа почти всегда являются организации в целом, и, несмотря на то, что документ подписывается одним лицом – руководителем организации автором документа является «коллективный субъект». То же можно сказать и об адресате документа. В языковом оформлении это выражается в том, что субъект действия часто представлен собирательными существительными: руководство, администрация, акционерное общество и т.п.; описательными конструкциями типа: Дирекция… ходатайствует …, Фирма… предлагает …, которые подчеркивают неличный характер делового письменного общения. Следует отметить, однако, что представление об отправителе и получателе документа как о коллективном субъекте, а также надличностный характер изложения информации не всегда одинаково проявляются в разных школах делового письма. В большей мере это характерно для отечественной официально-деловой письменной речи. В практике западной деловой переписки передаваемая информация, как правило, имеет индивидуально-личностную направленность.

Ясность, недвусмысленность и точность изложения в документе. Ясность и недвусмысленность языка сообщения достигается предметной и коммуникативной точностью. Предметная точность - это точность факта, соответствие обозначаемому. С точки зрения языкового оформления высказывания предметная точность достигается точностью употребления слов, т.е. использованием слов в соответствии с их лексическим значением. Употребление слов без учета их значений может привести к инотолкованию или бессмыслице. Например: обсчитать данные (глагол обсчитать имеет значение “Умышленно неверно сосчитав, недодать”, например: обсчитать покупателя. Правильнее сказать: обработать данные); отказать под благоприятным предлогом (прилагательное благоприятный имеет два значения: 1.“Способствую-щий, помогающий чему-л.; удобный для чего-л.”, например: благоприятный момент, благоприятные условия;

2. “Хороший, одобрительный”, например: благоприятный отзыв. Следовало написать: отказать под благовидным предлогом); …достигалось неугодными средствами (прилагательное неугодный имеет значение: “Нежелательный, не нравящийся кому-л”. Оно сочетается только с одушевленными существительными, например: неугодный сотрудник. Требованию точности соответствует словосочетание … достигалось неприемлемыми (недопустимыми) средствами).

Под коммуникативной точностью понимают точность реализации замысла пишущего. Она достигается соотношением смысла слов, контекста, грамматической конструкции и соотношения частей текста. Нарушение коммуникативной точности высказывания ведет к непониманию, осложняет восприятие содержания сообщения. Например: Следует познакомиться с выводами комиссии, проведенной год назад. Эта фраза трудно воспринимается, так как не отвечает требованию точности: содержит грамматические, стилистические и текстовые ошибки. Так существительное комиссия может образовывать словосочетания с глаголами образовать, назначить, выбрать, избрать, но не сочетается с глаголом провести, а следовательно, и с образованным от него причастием. Кроме того, важно не то, что комиссия была образована, а то, что она работала и пришла к определенным выводам. Таким образом, правильнее было бы сказать: … с выводами комиссии, работавшей год назад. Вместо глагола познакомиться, имеющего значения: “Вступать в знакомство с кем-либо”; ”Получать сведения, приобретать знания о чем-либо”, уместнее было бы употребить глагол ознакомиться, так как он имеет официально-деловую окраску и употребляется только в значении “Получать сведения, приобретать знания о чем-либо”.

Как видно, лексические и грамматические нарушения и неточности лишают речь такого важного для языка деловых бумаг качества, как точность. Точность же неразрывно связана с грамотностью в широком смысле слова, с умением подобрать “необходимые” слова и выстроить их правильном порядке.

Использование языковых моделей. Одна из особенностей деловой речи – широкое употребление языковых моделей – устойчивых (шаблонных, стандартных) языковых оборотов, используемых в неизменном виде. Наличие их в деловой речи – следствие регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих ситуаций и тематической ограниченности деловой речи. Задача составителя текста упрощается благодаря возможности выбора готовой формулы (Сообщаем что …, Считаем целесообразным…, Просим Вас рассмотреть вопрос о …) в соответствии с речевым замыслом: сообщить, высказать просьбу, свою точку зрения. Помимо выражения типового содержания языковые формулы нередко выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых документ не обладает достаточной юридической силой, или являются элементами, определяющими его видовую принадлежность, например, в гарантийном письме: Оплату гарантируем. Наш расчетный счет …; в письме-претензии: … в противном случае дело будет передано в арбитражный суд. Выражая типовое содержание, языковые формулы обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста и его восприятие.²

4. Особенности этикета и этические аспекты письменного делового общения. Официальность и регламентированность деловых отношений предполагают соблюдение норм делового этикета. В деловом письме регламентированность отношений между адресантом (автором письма) и адресатом (получателем) выражается с помощью речевых этикетных формул обращения и прощания, а также соблюдением общей тональности послания в рамках корректности и учтивости. В деловой письменной речи не допускаются ирония, сарказм, оскорбления. Этикетные формулы не только придают письму необходимый тон вежливости и почтительности, но и свидетельствуют о характере взаимоотношений между отправителем и получателем корреспонденции (официальные, полуофициальные, дружеские отношения).

Немаловажным аспектом делового общения являются вопросы этики отношений между деловыми партнерами. В деловой переписке

этика отношений проявляется в необходимости соблюдения ряда требований, предъявляемых как к адресанту, так и к адресату. Так составителям деловых писем не рекомендуется:

- побуждать адресата к спешке при вынесении решения словами

Срочно, Незамедлительно, В возможно более короткие сроки.

Более приемлемыми являются формулы типа Прошу Вас

ответить до такого-то числа, Убедительно прошу Вас сразу же

сообщить о своем решении;

- навязывать адресату ожидаемый исход освещаемого в письме вопроса, например: Прошу изучить и решить вопрос положительно или Прошу утвердить эту кандидатуру;

- н амекать получателю письма на его мнимую невнимательность, вводя в заключительный текст письма следующую формулировку: Предлагаю внимательно изучить …;

- начинать послание с констатации отказа, в тех случаях, когда выполнение просьбы или поручения не представляется возможным. Вначале следует изложить мотивацию принятого решения и дать понять, что при определенных обстоятельствах к рассмотрению вопроса можно вернуться.

Для получателя официальной корреспонденции обязательным требованием, с точки зрения этических норм, является оперативный и четкий ответ организации – отправителю в виде ответного письма или послания, переданного с помощью других средств связи. Задержка или отсутствие ответа может рассматриваться как нежелание сотрудничать и безусловным нарушением этических норм деловой переписки, выражением неуважения, является форма ответа, при которой письмо-запрос, письмо-предложение возвращается адресанту с размещенной на нем ответной информацией.

Итак, особые условия делового общения, такие как официальный характер, адресность, повторяемость управленческих ситуаций, тематическая ограниченность определяют общие свойства документа, официально-деловой письменной речи.

Мировой опыт официальной переписки показывает, что при всех особенностях и специфике национальных школ делового письма неизменными остаются основные требования к структурному построению, смысловому наполнению и языковому оформления деловых бумаг. Эти требования складывались исторически и обусловлены особенностями делового общения.

Литература:

1. Рахманин Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов: Учеб. Пособие. 4-е изд., испр. – М.: Высшая школа: ИНФРА-М, 1997.

2. Кушнерук С.П. Документная лингвистика: учеб. пособие. – 2-е изд., испр. и перераб. – М.:Флинта: Наука, 2008.

3. Рогожин М.Ю. Документы делового общения. М., 1999

4. Колтунова М.В. Конвенции как прагматический фактор делового диалогического общения. – М.: Акад. гуманитар. исслед., 2005

5. Колтунова М.В. Деловое письмо. Что нужно знать составителю. М., 1999.

Дата добавления: 2013-12-13